Gestion de contenu moderne dans le cloud : l'émergence d'un ECM compatible avec le cloud

Le passage à la gestion de contenu cloud moderne

Reconnaître les points faibles des systèmes ECM existants

Les organisations qui conservent des systèmes ECM hérités sont souvent confrontées à plusieurs défis interconnectés qui s'aggravent au fil du temps. En effet, ces plateformes vieillissantes créent des frictions opérationnelles significatives qui ne se limitent pas aux services informatiques.

Limites d'une infrastructure vieillissante : de nombreuses plateformes ECM traditionnelles conservent leur architecture monolithique d'origine du début des années 2000. Ce design crée des goulets d'étranglement fonctionnels, rend l'intégration avec les systèmes d'entreprise modernes complexe et coûteuse et nécessite de longs cycles de développement, même pour les personnalisations de base.

Lacunes en matière de préparation au cloud : alors que certains fournisseurs traditionnels ont fini par proposer des options cloud, ces solutions n'offrent souvent pas toutes les fonctionnalités et les performances des véritables architectures cloud native. Les entreprises ont besoin d'une gestion de contenu qui leur permette d'y accéder à tout moment et en tout lieu, tout en respectant les normes de sécurité et de conformité de l'entreprise.

Prolifération des informations : malgré les promesses de stockage de contenu unifié, en moyenne, le contenu d'entreprise est réparti sur 21 systèmes, selon Forrester. Cette fragmentation rend presque impossible l'obtention d'informations complètes à partir des données d'entreprise ou la création de workflows efficaces et automatisés entre les services.

Capacité d'innovation limitée : les fournisseurs traditionnels concentrent souvent leurs ressources sur le maintien d'une infrastructure vieillissante plutôt que sur le développement de nouvelles capacités. Résultat, les entreprises n'ont pas accès aux technologies transformatrices telles que l'intelligence de contenu alimentée par l'IA, l'automatisation avancée et les cadres d'intégration modernes.

L'évolution des services de contenu

La gestion moderne de contenu dans le cloud représente un changement fondamental du stockage traditionnel de documents vers des services de contenu intelligents. Cette évolution reconnaît qu'une gestion de contenu efficace ne doit pas se limiter au stockage et à la récupération : elle doit englober l'ensemble du cycle de vie du contenu et permettre l'utilisation des technologies les plus récentes.

Les entreprises d'aujourd'hui ont besoin de plateformes capables d'extraire automatiquement des informations à partir de données non structurées, d'acheminer intelligemment le contenu à travers les processus métier et de s'intégrer de manière transparente aux applications d'entreprise existantes. L'objectif ? Transformer des référentiels de documents passifs en plateformes de business intelligence actives qui favorisent l'efficacité opérationnelle et la prise de décision stratégique.

Principales caractéristiques de la gestion de contenu cloud moderne

Accès à l'information et extensibilité

Les plateformes de gestion de contenu cloud native offrent une extensibilité illimitée qui s'adapte aux besoins organisationnels en temps réel. Cette architecture élastique permet aux organisations d'augmenter la puissance de traitement pendant les périodes de pic, à l'image des universités devant traiter les demandes d'inscription des étudiants, tout en réduisant la consommation de ressources pendant les périodes plus calmes.

L'architecture cloud permet également de contrôler le coût total de possession grâce à des dépenses d'exploitation prévisibles et à une gestion simplifiée des ressources. Les organisations bénéficient d'architectures de microservices qui permettent une mise à l'échelle et un positionnement modulaires pour tirer parti des services cloud native émergents dès qu'ils sont disponibles.

Intelligence de contenu alimentée par l'IA

Les plateformes modernes peuvent transformer les données non structurées en contenu prêt pour l'IA grâce à des capacités de traitement avancées. Ces systèmes extraient automatiquement des métadonnées, catégorisent les documents et établissent des relations contextuelles entre des sources de contenu disparates.

Les fonctionnalités d'intelligence de contenu incluent :

• La curation des données : convertissez le contenu à travers plus de 600 formats de fichiers en données structurées prêtes pour l'IA
• L'enrichissement du contexte : associez des données non structurées à des informations contextuelles pertinentes pour améliorer la possibilité de recherche et les informations
• La recherche alimentée par l'IA : permettez une découverte unifiée d'informations à travers plusieurs référentiels et systèmes d'entreprise
• Des capacités de vérification : permettez aux utilisateurs de retracer les réponses générées par l'IA jusqu'aux documents sources pour valider leur exactitude

Fédération de contenu

Plutôt que de nécessiter des migrations complexes, la gestion de contenu cloud moderne unifie l'accès aux référentiels existants. La fédération de contenu crée des connexions sécurisées entre les systèmes actuels, y compris entre les solutions telles que Hyland OnBase, Microsoft SharePoint, Salesforce et Workday, sans nécessiter de projets coûteux de déplacement de données.

Cette approche maintient les normes de gouvernance et de conformité tout en permettant une gestion et une orchestration centralisées du contenu de l'entreprise, quel que soit son emplacement physique.

Processus métier automatisés

Les capacités d'automatisation intelligente vont bien au-delà du routage traditionnel du workflow. Les plateformes modernes offrent :

• Un traitement intelligent des documents : capture, séparation et classification des documents grâce à l'intelligence artificielle avec extraction de données précise
• Une orchestration des processus : acheminement automatisé du contenu vers les workflows, les systèmes et le personnel appropriés
• Une automatisation des processus agentiques : des agents d'IA qui accomplissent des tâches complexes de manière autonome, s'adaptant aux conditions changeantes sans script prédéterminé

> En savoir plus | Utiliser l’IA pour redéfinir la gestion de contenu

Sécurité et conformité cloud native

Les plateformes modernes de gestion de contenu cloud fournissent une sécurité de niveau entreprise avec des fonctionnalités telles que le cryptage de bout en bout, la reprise après sinistre et la géo-redondance. Ces plateformes conservent généralement un temps de disponibilité de 99,99 % tout en répondant à des exigences réglementaires strictes dans tous les secteurs d'activité.

Innovation par la création de solutions

Les outils de développement intuitifs low-code permettent de concevoir rapidement des applications spécifiques à l'activité sans nécessiter une expertise technique approfondie. Ces capacités prennent en charge les interfaces de conception visuelle, les environnements de développement collaboratifs et les processus d'amélioration itératifs qui accélèrent les cycles d'innovation.

Feuille de route pour une gestion de contenu moderne dans le cloud

1. Imaginez de nouvelles possibilités

Commencez par repenser tout ce qui est possible lorsque les contraintes de gestion de contenu sont levées. Les plateformes modernes permettent aux organisations de réfléchir de manière stratégique à la manière dont le contenu peut favoriser la transformation numérique au lieu de simplement stocker des documents.

Créez des listes de souhaits de toutes les solutions qui pourraient bénéficier aux employés, aux partenaires et aux clients. Réfléchissez à la manière dont les informations basées sur l'IA, les workflows automatisés et les intégrations transparentes pourraient transformer les processus métier actuels.

2. Évaluez les exigences fondamentales

Identifiez les fonctionnalités essentielles dans quatre domaines clés :

1. Accès à l’information
2. Intelligence du contenu
3. Automatisation intelligente
4. Conception rapide de solutions

Différents fournisseurs excellent dans différents domaines, c'est pourquoi comprendre les besoins spécifiques de l'organisation aide à guider le choix d'une plateforme.

3. Rechercher et valider

Appuyez-vous sur les études de cas de modernisation, les évaluations par les pairs et les rapports d'analystes pour comprendre les mises en œuvre dans le monde réel. Les organisations doivent étudier de manière approfondie les capacités des fournisseurs, les niveaux de satisfaction des clients et les feuilles de route à long terme des plateformes.

4. Tester et valider

Les fournisseurs modernes de gestion de contenu doivent démontrer l'agilité de leur plateforme à travers des projets de preuve de concept ou des implémentations pilotes. Ces tests permettent aux organisations de valider les affirmations des vendeurs concernant la rapidité des cycles de développement et l'efficacité des solutions.

5. Exécutez en toute confiance

Les progrès technologiques s'accélèrent continuellement, et les volumes de contenu augmentent de manière exponentielle. Chaque jour passé à maintenir des systèmes existants offre aux concurrents des avantages en termes d'efficacité, d'innovation et d'expérience client.

Avantages de la modernisation avec Hyland 

Hyland Content Innovation Cloud™ illustre la gestion de contenu moderne dans le cloud en connectant les systèmes existants à des capacités alimentées par l'IA. Plutôt que de nécessiter un remplacement complet de la plateforme, le Content Innovation Cloud permet une transformation progressive tout en préservant les investissements existants.

La plateforme prend en charge les environnements hybrides et multicloud, permettant aux organisations de déployer des solutions dans le cloud de Hyland, dans des clouds privés ou sur une infrastructure sur site. Cette flexibilité garantit que la modernisation s'aligne sur les stratégies informatiques existantes et les exigences de conformité.

L'approche fédérée de Content Innovation Cloud unifie l'accès et la gestion du contenu sur tous les référentiels d'entreprise sans nécessiter de migrations complexes. La plateforme enrichit le contenu fédéré avec des métadonnées, du contexte et des relations, créant des bases prêtes pour l'IA pour l'automatisation et la génération d'informations.

Les organisations utilisant Content Innovation Cloud peuvent :

Unifiez les solutions de contenu dans les environnements cloud et sur site tout en maintenant une gouvernance centralisée.

• Offrez des expériences utilisateur modernes qui augmentent les taux d'adoption et la productivité.
• Automatisez les processus centrés sur le contenu grâce à des capacités d'orchestration intelligentes
• Intégrez l'intelligence dans les flux de travail quotidiens pour améliorer la prise de décision
• Réalisez une plus grande valeur d'innovation à partir des investissements logiciels au-delà de la maintenance de base.