Modernisation des systèmes existants à l'ère numérique

La modernisation des systèmes est le processus essentiel de mise à jour des logiciels, des infrastructures et des applications obsolètes pour répondre aux exigences actuelles et futures à mesure que la technologie évolue.

L’impératif de modernisation des systèmes

• Les systèmes existants ont du mal à s’adapter rapidement à la dynamique des entreprises modernes en raison de leur architecture obsolète et de leur nature propriétaire.

• La modernisation des systèmes améliore leur fonctionnement et leur efficacité en intégrant les données historiques aux technologies actuelles.

Défis et avantages de la modernisation

• La maintenance des systèmes existants est coûteuse, freine l’innovation, limite l’intégration aux systèmes d’entreprise et crée des silos de données.

• Les anciens systèmes sont sujets à l’instabilité, aux failles de sécurité et au manque d’extensibilité, ce qui les empêche de répondre aux demandes croissantes et de maintenir la conformité.

• La modernisation, notamment par le passage à des infrastructures cloud natives, réduit les investissements en capital et les coûts de maintenance, améliore la sécurité et garantit l’adaptabilité à la croissance ultérieure.

Approches de la modernisation

• Les stratégies telles que l’encapsulation, le réhébergement et la fédération introduisent souvent de nouvelles complexités, des surcharges de performance et des dépendances sans résoudre complètement les problèmes sous-jacents.

• Il existe une approche plus efficace, qui consiste à utiliser de nouvelles solutions cloud natives offrant une meilleure extensibilité, des performances accrues et la possibilité d’exploiter des technologies de pointe telles que l’IA et le machine learning.

État actuel : systèmes hérités vs. modernes

Alors que les entreprises ont besoin de solutions de plus en plus agiles et adaptables, les systèmes de gestion de contenu d’entreprise (ECM) existants sont rapidement devenus obsolètes. En fait, Forrester a découvert que 76 % des dirigeants investissent dans des efforts de modernisation visant à abandonner leurs outils existants afin de réduire les risques, d’éliminer les silos et d’améliorer l’agilité informatique.

Les systèmes existants de nombreuses entreprises sont en place depuis des années et ont même joué un rôle crucial dans leurs opérations commerciales et leur croissance. Ils ont peut-être su remplir leur mission par le passé, mais le fait est qu’ils ne le peuvent plus. Ces systèmes n’ont jamais été conçus pour s’adapter rapidement à l’évolution de la dynamique des entreprises. Par conséquent, le fait de tenter d’utiliser des systèmes obsolètes pour effectuer des tâches modernes entraînera une baisse de productivité, et le système créera plus d’obstacles que de solutions.

Bien que l’adoption de solutions plus modernes puisse sembler monumentale, les plateformes ECM modernes simplifient grandement cette transition. Les principales ECM d’aujourd’hui :

• fournissent des environnements et des outils sophistiqués tels qu’une architecture cloud native, un traitement intelligent et des capacités d’intégration robustes ;

• tirent pleinement parti des architectures cloud natives ;

• obtiennent de nouvelles informations et augmentent l’efficacité grâce à des capacités de traitement intelligent ;

• diffusent du contenu en contexte grâce à des intégrations robustes avec les principaux systèmes d’entreprise.

Avec les nouvelles technologies comme l’IA et l’infrastructure prête pour le cloud, le moment est venu d’envisager la modernisation de vos systèmes existants. Examinons certains points à prendre en considération pour évaluer la prochaine étape.

Les systèmes ECM existants reposent sur une technologie obsolète et des processus manuels. Leurs fonctionnalités étaient censées être simples : stocker et indexer des copies numériques de registres d’entreprise pour les localiser et les récupérer ultérieurement, dans le cadre d’un processus métier ou en réponse à une demande ponctuelle.

Mais aujourd'hui, ils présentent également des lacunes à plusieurs égards :

Défi 1 : maintenance élevée

Les systèmes existants nécessitent souvent une maintenance fréquente, ce qui requiert des ressources de maintenance spécialisées et des budgets informatiques plus importants. Même dans ce cas, la maintenance et les mises à niveau dont bénéficient ces systèmes ne couvrent souvent principalement que la correction de bugs ou l’amélioration de la compatibilité, et ajoutent peu d’innovation ou de nouvelles capacités, voire aucune.

Défi 2 : Problèmes d’intégration

Les systèmes existants reposent souvent sur des interfaces, des formats de données ou des protocoles de communication exclusifs incompatibles avec les méthodes d’intégration standard actuelles, ce qui rend difficile l’échange de données avec d’autres systèmes. En découlent des silos de données et des inefficacités qui entravent la communication, les opérations et les efforts de modernisation.

Défi n°3 : manque de fiabilité du système

Les systèmes existants sont sujets à des pannes et des défaillances. La cause ? Des logiciels mal entretenus, une maintenance irrégulière et des architectures complexes ou obsolètes difficiles à maintenir et à corriger. Les entreprises s'exposent alors à un risque de perturbation de leurs opérations ou de failles de sécurité.

Défi 4 : manque d’extensibilité

L’extensibilité devient un problème lorsque les systèmes existants ne peuvent plus gérer l’augmentation des demandes des clients, la croissance du nombre d’utilisateurs, le volume et la complexité des données. Cela est souvent dû à un système obsolète dont les architectures, rigides, compliquent l’évolutivité horizontale ou verticale.

Défi n° 5 : Incapacité à s’adapter aux menaces nouvelles et changeantes

En raison de leur architecture obsolète et de l'absence de mesures de cryptage, les systèmes plus anciens disposent souvent de mesures de sécurité inadéquates. Des violations de données, des fuites, des cyberattaques et des interruptions de service peuvent alors se produire, nuisant au respect de la conformité et à la fiabilité et la crédibilité d'une entreprise.

Défi 6 : Mauvaises expériences utilisateur

En demandant à votre équipe de persévérer avec des interfaces obsolètes, vous entravez la production en raison de solutions vieillissantes et mal intégrées, ce qui donne de mauvais taux d’adoption parmi les utilisateurs.

Défi 7 : pénurie de compétences

À mesure que les systèmes existants deviennent obsolètes et sont remplacés par des systèmes plus modernes, la demande en matière de connaissances des nouveaux systèmes augmente, tandis que les compétences requises pour les systèmes existants, elles, diminuent. Les entreprises qui dépendent de systèmes existants sont de moins en moins en mesure de les maintenir et de les adapter aux défis d’aujourd’hui, car il peut être difficile de trouver des personnes capables d’assurer la maintenance, la sécurité et la mise à jour de leurs capacités système.

La modernisation des systèmes existants peut être une tâche intimidante, alors qu'il existe plusieurs approches possibles qui dépendent de divers facteurs tels que la complexité et la taille du système existant, le budget disponible et les priorités commerciales essentielles.

Certaines approches, bien que plus simples et moins coûteuses à mettre en œuvre, présentent leurs lots de problèmes.

Encapsulation

L’encapsulation consiste à intégrer les systèmes existants (à savoir les composants ou fonctionnalités hérités) dans une architecture plus récente et modernisée, ce qui signifie que seule la couche d’interface est modifiée. L’idée étant que, puisque les nouvelles données et fonctions sont appliquées à l’aide d’une API externe, l’ensemble des processus reste contrôlé par les systèmes existants.

Il s'agit d'une approche progressive de la modernisation, mais l'encapsulation ne résout pas tous les problèmes auxquels les entreprises sont déjà confrontées lorsqu'elles envisagent de moderniser leurs systèmes existants, notamment les difficultés liées à la maintenance, à l'intégration et à la mise à niveau.

L’encapsulation pose également des défis supplémentaires, l’un d’eux étant la surcharge de performance : elle augmente les ressources de calcul (telles que le processeur, la mémoire et la bande passante réseau) ou le temps requis par un système ou une application pour exécuter des tâches ou des processus supplémentaires. Au lieu de résoudre les  complexités opérationnelles, l’encapsulation les aggrave, car les entreprises doivent maintenir et gérer la couche d’encapsulation en plus du système existant.

Les entreprises peuvent également devenir dépendantes de fournisseurs spécifiques ou de technologies propriétaires pour maintenir la couche d’encapsulation, ce qui limite la flexibilité et le choix des fournisseurs.

Réhébergement et replatforming

Le réhébergement et le replatforming sont des stratégies de modernisation alternatives que les entreprises peuvent envisager.

Le réhébergement consiste à déplacer les applications actuelles du site vers un cloud ou un matériel différent avec des modifications de code minimales, ce qu’on appelle le « lift and shift ». Les applications et les bases de données sont ainsi transférées vers le cloud, et ajustées pour fonctionner dans le nouvel environnement.

Le replatforming a une approche similaire, avec une étape supplémentaire connue sous le nom de « tinkering » (qui consiste à effectuer des ajustements mineurs tels que la mise à jour des configurations, l’ajustement des paramètres ou l’optimisation du code pour de meilleures performances).

Ces deux approches présentent des inconvénients. Le réhébergement ne résout pas les problèmes sous-jacents ni les inefficacités de l’architecture des applications. En migrant simplement les applications vers un nouvel environnement, les systèmes peuvent toujours présenter les mêmes limites, qu’il s’agisse de goulets d’étranglement de performance, d’une extensibilité inflexible ou de défis de maintenance.

Remplacer

De nombreuses entreprises se rendent compte que leur système existant doit être remplacé, soit parce que leur solution ne se prête pas à l’encapsulation, au réhebergement ou au replatforming, soit parce qu’elle ne répond tout simplement plus aux exigences.

Remplacer des systèmes existants par de nouvelles solutions permettrait d’intégrer les caractéristiques et fonctionnalités nécessaires pour répondre aux besoins actuels et futurs de votre organisation, tout en incorporant de nouvelles capacités non disponibles sur l’ancien système. Vous pourriez ainsi réduire les coûts de maintenance à long terme et contribuer de manière significative à l’augmentation du retour sur investissement.

Les solutions modernes permettent aux organisations d’intégrer les dernières technologies, fonctionnalités et caractéristiques pour répondre aux problèmes métier actuels, offrant ainsi aux entreprises la possibilité d’aligner étroitement leurs systèmes sur leurs objectifs et buts afin de soutenir leur croissance future.

La gestion de la modernisation des systèmes existants implique de mêler planification stratégique, communication efficace, gestion des risques et exécution minutieuse. Commencez par mettre en œuvre ces bonnes pratiques :

1. Évaluer les systèmes actuels

Ensuite, effectuez une évaluation approfondie de votre système existant, en vous concentrant sur les performances, les limitations, l’extensibilité et les autres exigences.

2. Comprendre les besoins de l’entreprise

Définissez la façon dont la mise à niveau de votre solution peut répondre à vos exigences commerciales, en tenant compte de vos ambitions de croissance actuelles et futures.

Assurez-vous que vos efforts de modernisation prévus garantissent la continuité des activités et une intégration fluide avec les données passées et actuelles.

3. Consulter des experts

Collaborez avec les principaux experts technologiques et sectoriels au sein de votre organisation et au-delà, y compris les dirigeants d’entreprise, les professionnels de l’informatique, les cabinets d’analystes et les partenaires externes.

4. Traiter les domaines les plus impactants

Concentrez-vous sur le traitement des zones à fort impact tout en minimisant les perturbations des opérations commerciales en cours. Vous pourriez par exemple privilégier des changements progressifs susceptibles d'apporter des avantages tangibles, ou, dans des cas plus délicats, à repenser le système en le redéveloppant ou en le remplaçant.

5. Investir dans la formation et l'assistance

Investissez dans des programmes de formation et d'accompagnement afin de doter les membres de votre équipe des compétences, des connaissances et des ressources nécessaires pour qu'ils puissent mener leurs tâches à bien.

6. Effectuer des bilans réguliers

Surveillez la progression par rapport aux objectifs visés, en suivant les KPI et les jalons atteints pour vous assurer qu'ils s'alignent sur les objectifs du projet.

Le maintien de votre ancien système ECM nuit à la capacité de votre entreprise à gérer et exploiter efficacement les contenus et informations de valeur, entraînant des retards opérationnels et vous plaçant dans une position concurrentielle défavorable.

Selon un rapport McKinsey, les entreprises « réinventées » enregistrent une croissance du chiffre d’affaires 2,5 fois plus élevée, ainsi qu’un doublement de la croissance du BAII et du ROI sur les efforts numériques par rapport à leurs homologues traditionnels.

Une plateforme ECM robuste est souvent bénéfique aux entreprises qui modernisent leurs systèmes existants. Les plateformes ECM facilitent la migration du contenu des systèmes existants vers des systèmes modernes, gèrent le contenu tout au long de son cycle de vie et renforcent les pratiques de gouvernance de l'information, entre autres avantages tangibles.

Voici une vue d'ensemble du rôle que peuvent jouer les ECM dans la modernisation des systèmes :

Architecture moderne basée sur le cloud et extensibilité

Les ECM sont généralement basés sur le cloud, offrant une extensibilité et réduisant les coûts informatiques tout en améliorant la sécurité.

Les systèmes ECM modernes étant généralement conçus sur des architectures cloud natives avec des API robustes, les composants peuvent être déployés et mis à l'échelle de manière indépendante pour répondre aux besoins changeants. Ils permettent également une intégration fluide avec des sources de données et des systèmes externes, facilitant l'interopérabilité et l'échange de données, et permettant la fédération de contenus sur des référentiels disparates.

En tirant parti des API et des connecteurs, les ECM modernes accèdent et agrègent du contenu provenant de diverses sources, y compris les systèmes existants, les applications cloud, les bases de données et les référentiels externes. Vous disposez ainsi d'une vue unifiée des ressources de contenu.

Dans l’ensemble, cela permet l’extensibilité, réduit les coûts informatiques et renforce la sécurité.

Capacités de traitement intelligent

L’IA et le machine learning (ML) automatisent la catégorisation et le balisage des contenus, extraient des données intelligentes et soutiennent les analyses prédictives pour prévoir les tendances. Des produits tels que Hyland Knowledge Enrichment éliminent les obstacles au traitement des données non structurées et rendent votre contenu compatible avec l’IA. Les données que vous possédez déjà (qui étaient auparavant trop difficiles à obtenir et à exploiter) sont ainsi plus puissantes pour les produits d’IA en aval.

> En savoir plus | Utiliser l’IA pour redéfinir la gestion de contenu

Une plateforme ECM robuste est souvent bénéfique aux entreprises qui modernisent leurs systèmes existants. Les plateformes ECM facilitent la migration du contenu des systèmes existants vers des systèmes modernes, gèrent le contenu tout au long de son cycle de vie et renforcent les pratiques de gouvernance de l'information, entre autres avantages tangibles.

Voici une vue d'ensemble du rôle que peuvent jouer les ECM dans la modernisation des systèmes :

Architecture moderne basée sur le cloud et extensibilité

Les ECM sont généralement basés sur le cloud, offrant une extensibilité et réduisant les coûts informatiques tout en améliorant la sécurité.

Les systèmes ECM modernes étant généralement conçus sur des architectures cloud natives avec des API robustes, les composants peuvent être déployés et mis à l'échelle de manière indépendante pour répondre aux besoins changeants. Ils permettent également une intégration fluide avec des sources de données et des systèmes externes, facilitant l'interopérabilité et l'échange de données, et permettant la fédération de contenus sur des référentiels disparates.

En tirant parti des API et des connecteurs, les ECM modernes accèdent et agrègent du contenu provenant de diverses sources, y compris les systèmes existants, les applications cloud, les bases de données et les référentiels externes. Vous disposez ainsi d'une vue unifiée des ressources de contenu.

Dans l’ensemble, cela permet l’extensibilité, réduit les coûts informatiques et renforce la sécurité.

Capacités de traitement intelligent

L’IA et le machine learning (ML) automatisent la catégorisation et le balisage des contenus, extraient des données intelligentes et soutiennent les analyses prédictives pour prévoir les tendances. Des produits tels que Hyland Knowledge Enrichment éliminent les obstacles au traitement des données non structurées et rendent votre contenu compatible avec l’IA. Les données que vous possédez déjà (qui étaient auparavant trop difficiles à obtenir et à exploiter) sont ainsi plus puissantes pour les produits d’IA en aval.

> En savoir plus | Utiliser l’IA pour redéfinir la gestion de contenu

Automatisation des processus

Les technologies de Robotic Process Automation (RPA) et de traitement intelligent des documents (IDP) utilisent l’IA, l’OCR et l’automatisation pour capturer et extraire des données de documents dans les processus métier et rationaliser les flux de travail.

> En savoir plus | Guide d’automatisation des processus

Un accès partout et à tout moment

En fournissant à votre équipe la technologie dont elle a besoin pour accomplir son travail avec les données les plus récentes, vous lui facilitez la vie et améliorez son travail. Lorsque chaque personne dispose des outils nécessaires pour accéder facilement et en toute sécurité au bon contenu au bon moment, elle peut prendre des décisions plus éclairées et offrir un service haut de gamme. De plus, grâce à des systèmes modernisés, votre contenu reste protégé par des pratiques de sécurité des données et des plans de sauvegarde de premier plan, même en cas de catastrophe.

Intégrations aux principaux systèmes d’entreprise

L’intégration parfaite de votre solution de gestion de contenu au sein des systèmes critiques de l’entreprise est essentielle à votre parcours de modernisation. Lorsque vous êtes capable de gérer l’ensemble de votre contenu et de vos processus grâce à de puissantes connexions entre les outils de contenu et les applications d’entreprise, vous pouvez améliorer les flux de travail, les résultats et les expériences.

Les systèmes ECM existants qui reposent sur une technologie dépassée et des processus manuels peuvent engendrer des inefficacités opérationnelles, poser des défis d’intégration, accroître les coûts et présenter des risques de conformité et de sécurité. Cela affecte considérablement la productivité et la croissance de l’entreprise.

Content Innovation Cloud™, la plateforme de gestion de contenu cloud native moderne de Hyland, redéfinit fondamentalement ce que vous pouvez faire avec votre contenu. Elle permet l’extensibilité et l’intégration, et elle simplifie les migrations. Notre suite d’outils d’intelligence de contenu ainsi que notre écosystème de services professionnels, de partenaires et de réseaux d’intégrateurs de systèmes fournissent des interfaces conviviales low-code, garantissent une mise en œuvre rapide et permettent aux développeurs de créer plus rapidement. Découvrez pourquoi Hyland pourrait être la solution idéale pour la modernisation de votre système existant.