Les organisations ont toujours eu besoin de gérer efficacement leurs informations. Aujourd'hui, cependant, le défi est plus grand que jamais. En effet, les services informatiques sont soumis à une pression immense pour équilibrer utilisation sans faille et sécurité robuste, tout en favorisant un travail à distance productif et en assurant une parfaite conformité. Cette pression s'est intensifiée avec la récente évolution rapide vers des modèles de travail hybrides, obligeant les entreprises à s'adapter sur plusieurs fronts.
Dans ce climat de changement, une posture défensive pourrait sembler logique. Pourtant, les organisations avant-gardistes y voient une opportunité : 71 % des gestionnaires de contenu éloignent de manière proactive les utilisateurs et le contenu des solutions héritées, selon Forrester. En faisant des investissements stratégiques en période de volatilité, elles se positionnent pour être les leaders de l'avenir. Au cœur de cette stratégie se trouve la gestion intelligente des informations.
Ce guide s'intéresse aux raisons qui poussent les organisations à investir dans des stratégies modernes de gestion des informations pour s'adapter au changement, atténuer les risques et créer de la valeur commerciale. Il montre également comment les plateformes de gestion de contenu basées sur le cloud fournissent les réponses nécessaires.
Les conclusions d'une récente étude menée par Forrester Consulting à la demande de Hyland soulignent l'importance de tirer parti de la puissance du contenu d'entreprise et des données non structurées.
Découvrez ces conclusions, qui présentent également les capacités d'intelligence de contenu prêtes à se développer.
La nécessité d'utiliser de meilleures solutions métier s'est intensifiée pendant la pandémie, mais la tendance était déjà bien présente. Le monde et ses travailleurs ont exigé, et continuent d'exiger, de nouveaux moyens sûrs et efficaces pour être compétitifs dans un environnement en évolution rapide.
Les 6 V de la gestion des informations sont des pressions distinctes qui mettent au défi les organisations de toutes tailles :
Ces six facteurs rendent obsolètes de nombreux outils traditionnels de gestion des informations, tels que les anciens systèmes de gestion de contenu d'entreprise (ECM). Ils ne peuvent tout simplement pas répondre aux exigences du monde des affaires moderne.
> En savoir plus | Modernisation des systèmes existants à l'ère numérique
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Les plateformes ECM ont été une pierre angulaire des opérations commerciales depuis le début des années 2000, fournissant gouvernance et contrôle sur les documents et les données. Cependant, le paysage commercial actuel est fondamentalement différent, et les outils utilisés pour gérer les informations évoluent rapidement.
Les plateformes ECM traditionnelles se heurtent à plusieurs limitations critiques qui entravent aujourd'hui leur efficacité.
De nombreux systèmes ECM hérités reposent sur des cadres monolithiques obsolètes. Cette architecture limite la fonctionnalité, complique l'intégration avec les applications modernes et entraîne des cycles de développement et de maintenance coûteux pour les personnalisations ou les modules complémentaires.
Au départ, de nombreux fournisseurs d'ECM et leurs clients hésitaient à adopter le cloud. Mais la nécessité indéniable d'accéder au contenu à tout moment et en tout lieu, associée à la confiance croissante dans la sécurité du cloud, incite de plus en plus d'entreprises à faire le grand saut. 92 % des personnes interrogées dans le cadre d'une étude de Forrester ont indiqué investir dans des applications cloud et Web qui simplifient le travail à distance et l'utilisation de divers appareils pour soutenir leur stratégie de contenu. Pour toute stratégie de contenu moderne, il est essentiel de s'assurer que les outils de gestion ne sont pas seulement prêts pour le cloud, mais qu'ils sont pleinement fonctionnels et optimisés pour le cloud.
> En savoir plus | Gestion de contenu moderne dans le cloud : l'émergence d'un ECM compatible avec le cloud
L'accent mis sur la restructuration des infrastructures modernes entraîne souvent une baisse de l'innovation. Les utilisateurs de ces anciennes plateformes passent à côté des capacités transformatrices telles que l'intelligence artificielle, l'intelligence du contenu et l'automatisation intelligente. Ils ne sont pas non plus intégrés aux outils de collaboration modernes et aux interfaces utilisateur simplifiées, ce qui les place dans une position nettement désavantageuse par rapport à la concurrence.
Le déploiement de systèmes ECM traditionnels implique généralement une planification minutieuse, de longs cycles de développement et une formation approfondie des utilisateurs. Tous ces efforts combinés se traduisent par des coûts de mise en œuvre et de maintenance élevés, en particulier par rapport aux modèles de tarification mensuels flexibles basés sur l'utilisation et aux options de personnalisation étendues disponibles sur les plateformes modernes.
Pendant des années, les fournisseurs ont promis un système unique capable de stocker tout le contenu d'une organisation… une promesse qui n'a jamais été tenue. Au lieu de cela, les entreprises ont fini par disposer en moyenne de 21 référentiels, selon Forrester. Des systèmes d'information déconnectés n'ont d'ailleurs jamais été conçus pour fonctionner ensemble. Il en résulte un assemblage catastrophique de plateformes vieillissantes, de sites de collaboration abandonnés et de solutions disparates d'un service à l'autre. Cette prolifération d'informations rend quasiment impossible l'exploitation de données non structurées pour prendre des décisions rapides et éclairées et améliorer l'efficacité de l'entreprise.
Ces lacunes mettent en évidence la nécessité d'adopter une nouvelle approche qui intègre le cloud, favorise l'innovation et offre l'agilité dont les organisations modernes ont besoin pour réussir leurs stratégies de gestion intelligente des informations.
Voici quatre domaines clés dans lesquels une approche moderne de l'ECM a un impact significatif.
Le passage au travail hybride a souligné le besoin crucial d’accéder aux informations depuis n’importe quel appareil, à tout moment et où que vous soyez. Résultat, un accès transparent au contenu à partir de n'importe quel système d'entreprise, qu'il s'agisse d'un client de messagerie, d'un système ERP ou d'une interface ECM native, est plus que jamais indispensable.
Une architecture d'information moderne alimentée par le cloud offre plusieurs avantages clés pour permettre ce niveau d'accès :
Investir dans des applications basées sur le cloud/le Web qui simplifient le travail à distance
Adopter une stratégie axée sur le cloud pour les processus de gestion de contenu
Migration proactive des utilisateurs et du contenu depuis une plateforme ECM héritée
Selon Forrester, 74 % des décideurs en gestion de contenu s'attendent à ce que l'IA ait un impact significatif sur leur capacité à atteindre leurs objectifs clés. C'est un fait : le moment est venu de passer à la gestion de contenu intelligente.
En transformant le contenu non structuré en données prêtes pour l'IA, les organisations peuvent :
Les solutions modernes de contenu intelligent se distinguent par plusieurs capacités :
La suite d'outils de gestion de contenu intelligente de Hyland apporte un nouveau niveau de valeur aux stratégies de gestion de contenu d'entreprise. Ensemble, ils n'optimisent pas seulement la gestion de contenu : ils redéfinissent fondamentalement la manière dont les organisations fonctionnent et innovent. De l'IA agentique à l'extraction de connaissances, nos outils alimentés par l'IA vous donneront accès à de meilleurs résultats.
Les plateformes ECM modernes ne s'arrêtent pas à l'automatisation rudimentaire des premiers systèmes de gestion documentaire : elles offrent les capacités avancées nécessaires pour atteindre de nouveaux niveaux d'efficacité et d'innovation.
Les fonctionnalités d'automatisation par IA incluent :
En tirant parti de ces fonctionnalités, vous pouvez soulager vos équipes des tâches fastidieuses et répétitives liées aux données et réduire l'épuisement professionnel tout en leur permettant de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
Chaque organisation a des besoins uniques que les logiciels prêts à l'emploi ne satisfont parfaitement… que très rarement. Une plateforme ECM moderne résout ce problème grâce à de puissants outils de développement low-code qui permettent la création rapide d'applications spécifiques.
Les outils low-code offrent un large éventail d'avantages :
Ces outils permettent aux organisations de créer des solutions sur mesure plus rapidement et à moindre coût, vous offrant ainsi l'agilité nécessaire pour prospérer.
Content Innovation Cloud est l'avenir de la gestion de contenu d'entreprise. En exploitant une plateforme unifiée d'intelligence de contenu, de processus et d'applications, votre organisation peut débloquer des informations approfondies à partir de contenus d'entreprise et de données non structurées, favorisant l'innovation sans perturbation.
L'essor de l'IA a créé l'occasion idéale pour les organisations d'innover dans leurs pratiques de gestion des informations et d'embrasser une nouvelle ère d'intelligence guidée par la technologie. En structurant de vastes quantités de contenus non structurés auparavant cachés, les plateformes ECM modernes peuvent inaugurer une nouvelle ère d'efficacité et d'accès aux informations.
Hyland permet aux organisations de découvrir des informations détaillées qui alimentent l'innovation et redéfinissent leur mode de fonctionnement. En tirant parti de l'IA et des technologies cloud, vous pouvez transformer le contenu de votre entreprise en un puissant atout stratégique.
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