L'émergence de la gestion intelligente de l'information

• Découvrez les 6 V de la gestion moderne des informations et pourquoi les systèmes existants ne peuvent plus répondre aux exigences actuelles en matière de données.

• Découvrez les quatre principaux avantages d'une stratégie de contenu moderne et intelligente, y compris comment obtenir un accès illimité aux informations, exploiter les capacités de contenu intelligentes et améliorer l'automatisation métier.

• Découvrez comment utiliser l'IA et les plateformes basées sur le cloud pour transformer le contenu non structuré en un puissant atout stratégique, moteur d'efficacité et d'innovation.

Les organisations ont toujours eu besoin de gérer efficacement leurs informations. Aujourd'hui, cependant, le défi est plus grand que jamais. En effet, les services informatiques sont soumis à une pression immense pour équilibrer utilisation sans faille et sécurité robuste, tout en favorisant un travail à distance productif et en assurant une parfaite conformité. Cette pression s'est intensifiée avec la récente évolution rapide vers des modèles de travail hybrides, obligeant les entreprises à s'adapter sur plusieurs fronts.

Dans ce climat de changement, une posture défensive pourrait sembler logique. Pourtant, les organisations avant-gardistes y voient une opportunité : 71 % des gestionnaires de contenu éloignent de manière proactive les utilisateurs et le contenu des solutions héritées, selon Forrester. En faisant des investissements stratégiques en période de volatilité, elles se positionnent pour être les leaders de l'avenir. Au cœur de cette stratégie se trouve la gestion intelligente des informations.

Ce guide s'intéresse aux raisons qui poussent les organisations à investir dans des stratégies modernes de gestion des informations pour s'adapter au changement, atténuer les risques et créer de la valeur commerciale. Il montre également comment les plateformes de gestion de contenu basées sur le cloud fournissent les réponses nécessaires.

La nécessité d'utiliser de meilleures solutions métier s'est intensifiée pendant la pandémie, mais la tendance était déjà bien présente. Le monde et ses travailleurs ont exigé, et continuent d'exiger, de nouveaux moyens sûrs et efficaces pour être compétitifs dans un environnement en évolution rapide.

Les 6 V de la gestion des informations sont des pressions distinctes qui mettent au défi les organisations de toutes tailles :

1. Volume : la quantité de données et de contenu générée par les organisations augmente plus rapidement que leur capacité à les traiter et à les stocker. Cette croissance exponentielle ne montre aucun signe de ralentissement et exige des solutions évolutives.

2. Variété : le contenu moderne ne se limite plus à des documents numérisés. Il comprend un riche mélange de vidéos, d'images, de messages provenant des médias sociaux, de données non structurées et d'autres, qui doivent tous être gérés de manière cohérente.

3. Vitesse : les informations sont générées à une vitesse sans précédent, et l'on s'attend à ce qu'elles informent ou automatisent la prise de décision tout aussi rapidement. Pour répondre à ces exigences, l'automatisation intelligente devient un enjeu de taille.

4. Variation : les organisations doivent gérer des informations provenant d'un large éventail de sources, de référentiels et de systèmes d'entreprise disparates. Cela nécessite une intégration transparente pour accéder aux données et automatiser les actions sur différentes plateformes.

5. Valeur : selon un livre blanc d'Intelligent Business Solutions, jusqu'à 80 % des données des entreprises ne sont pas structurées et sont hébergées dans de multiples référentiels sur site et dans plusieurs clouds. Le contenu étant dispersé dans toute l'entreprise, il est essentiel d'identifier, d'extraire et d'acheminer efficacement ces informations pour en libérer la valeur intrinsèque.

6. Visibilité : à mesure que les organisations se développent, leurs silos d'informations augmentent également. La recherche et la gestion des informations dans un labyrinthe d'outils disparates nécessitent une solution élégante et unifiée pour offrir une visibilité claire.

Ces six facteurs rendent obsolètes de nombreux outils traditionnels de gestion des informations, tels que les anciens systèmes de gestion de contenu d'entreprise (ECM). Ils ne peuvent tout simplement pas répondre aux exigences du monde des affaires moderne.

> En savoir plus | Modernisation des systèmes existants à l'ère numérique

Les plateformes ECM ont été une pierre angulaire des opérations commerciales depuis le début des années 2000, fournissant gouvernance et contrôle sur les documents et les données. Cependant, le paysage commercial actuel est fondamentalement différent, et les outils utilisés pour gérer les informations évoluent rapidement.

Les plateformes ECM traditionnelles se heurtent à plusieurs limitations critiques qui entravent aujourd'hui leur efficacité.

Des plates-formes vieillissantes

De nombreux systèmes ECM hérités reposent sur des cadres monolithiques obsolètes. Cette architecture limite la fonctionnalité, complique l'intégration avec les applications modernes et entraîne des cycles de développement et de maintenance coûteux pour les personnalisations ou les modules complémentaires.

Limitations du Cloud

Au départ, de nombreux fournisseurs d'ECM et leurs clients hésitaient à adopter le cloud. Mais la nécessité indéniable d'accéder au contenu à tout moment et en tout lieu, associée à la confiance croissante dans la sécurité du cloud, incite de plus en plus d'entreprises à faire le grand saut. 92 % des personnes interrogées dans le cadre d'une étude de Forrester ont indiqué investir dans des applications cloud et Web qui simplifient le travail à distance et l'utilisation de divers appareils pour soutenir leur stratégie de contenu. Pour toute stratégie de contenu moderne, il est essentiel de s'assurer que les outils de gestion ne sont pas seulement prêts pour le cloud, mais qu'ils sont pleinement fonctionnels et optimisés pour le cloud.

> En savoir plus | Gestion de contenu moderne dans le cloud : l'émergence d'un ECM compatible avec le cloud

Une innovation limitée

L'accent mis sur la restructuration des infrastructures modernes entraîne souvent une baisse de l'innovation. Les utilisateurs de ces anciennes plateformes passent à côté des capacités transformatrices telles que l'intelligence artificielle, l'intelligence du contenu et l'automatisation intelligente. Ils ne sont pas non plus intégrés aux outils de collaboration modernes et aux interfaces utilisateur simplifiées, ce qui les place dans une position nettement désavantageuse par rapport à la concurrence.

Des coûts de mise en œuvre toujours élevés

Le déploiement de systèmes ECM traditionnels implique généralement une planification minutieuse, de longs cycles de développement et une formation approfondie des utilisateurs. Tous ces efforts combinés se traduisent par des coûts de mise en œuvre et de maintenance élevés, en particulier par rapport aux modèles de tarification mensuels flexibles basés sur l'utilisation et aux options de personnalisation étendues disponibles sur les plateformes modernes.

Une prolifération des informations

Pendant des années, les fournisseurs ont promis un système unique capable de stocker tout le contenu d'une organisation… une promesse qui n'a jamais été tenue. Au lieu de cela, les entreprises ont fini par disposer en moyenne de 21 référentiels, selon Forrester. Des systèmes d'information déconnectés n'ont d'ailleurs jamais été conçus pour fonctionner ensemble. Il en résulte un assemblage catastrophique de plateformes vieillissantes, de sites de collaboration abandonnés et de solutions disparates d'un service à l'autre. Cette prolifération d'informations rend quasiment impossible l'exploitation de données non structurées pour prendre des décisions rapides et éclairées et améliorer l'efficacité de l'entreprise.

Ces lacunes mettent en évidence la nécessité d'adopter une nouvelle approche qui intègre le cloud, favorise l'innovation et offre l'agilité dont les organisations modernes ont besoin pour réussir leurs stratégies de gestion intelligente des informations.

— The Rise of Content Intelligence: A new era of innovation in ECM, Forrester, 2025

Voici quatre domaines clés dans lesquels une approche moderne de l'ECM a un impact significatif.

1. Accès illimité aux informations

Le passage au travail hybride a souligné le besoin crucial d’accéder aux informations depuis n’importe quel appareil, à tout moment et où que vous soyez. Résultat, un accès transparent au contenu à partir de n'importe quel système d'entreprise, qu'il s'agisse d'un client de messagerie, d'un système ERP ou d'une interface ECM native, est plus que jamais indispensable.

Une architecture d'information moderne alimentée par le cloud offre plusieurs avantages clés pour permettre ce niveau d'accès :

• Extensibilité illimitée : le cloud offre une extensibilité élastique et permet aux organisations d'augmenter ou de diminuer leurs ressources en fonction de la demande. Ainsi, une université pourrait augmenter sa puissance de traitement pendant la période de candidature des étudiants.

• Coût total de possession maîtrisable : les architectures cloud réduisent les coûts d’exploitation, simplifient la gestion des ressources et offrent un meilleur contrôle du coût total de possession.

• Architecture de microservices : les plateformes cloud reposent sur une architecture modulaire qui permet une mise à l'échelle indépendante des services et une adoption facile des nouvelles innovations cloud.

• Accès instantané à l'innovation : le modèle d'intégration continue et de livraison continue (CI/CD) permet de déployer les mises à jour logicielles instantanément et sans intervention de l'utilisateur, garantissant ainsi un accès aux dernières fonctionnalités.

• Options d'intégration multiples : les solutions de pointe unifient facilement et en toute sécurité l'accès au contenu dans d'autres applications d'entreprise, de sorte que les résultats de recherche et l'accessibilité ne sont pas limités à un seul référentiel.

2. Capacités de gestion de contenu intelligente

Selon Forrester, 74 % des décideurs en gestion de contenu s'attendent à ce que l'IA ait un impact significatif sur leur capacité à atteindre leurs objectifs clés. C'est un fait : le moment est venu de passer à la gestion de contenu intelligente.

En transformant le contenu non structuré en données prêtes pour l'IA, les organisations peuvent :

• Exploiter les informations contextuelles

• Stimuler l’automatisation basée sur l’IA

• Établir un cadre robuste pour la gouvernance des données

• Rationaliser les opérations

• Accélérer la prise de décision

• Permettre aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée

Les solutions modernes de contenu intelligent se distinguent par plusieurs capacités :

• Curation des données : transformez le contenu de centaines de formats de fichiers différents en données structurées prêtes pour l'IA.

• Enrichissement du contexte : améliorez les données non structurées en les reliant à des informations contextuelles pertinentes afin d'optimiser la recherche et la compréhension.

• Recherches alimentées par l'IA : unifiez les informations provenant de plusieurs référentiels de contenu pour fournir une vue unique et exploitable de toutes les données de l'entreprise.

• Sortie vérifiée de l'IA : retracez facilement les réponses générées par l'IA jusqu'aux documents sources pour vérifier leur exactitude et obtenir des informations plus approfondies.

• IA agentique : créez des agents d'IA d'entreprise capables de lire de grandes quantités de contenu, de décider d'un plan d'action et d'exécuter des tâches de manière autonome.

3. Automatisation améliorée des processus métier

Les plateformes ECM modernes ne s'arrêtent pas à l'automatisation rudimentaire des premiers systèmes de gestion documentaire : elles offrent les capacités avancées nécessaires pour atteindre de nouveaux niveaux d'efficacité et d'innovation.

Les fonctionnalités d'automatisation par IA incluent :

• Le traitement intelligent des documents (IDP) : utilisez l'IA pour capturer, classer et extraire automatiquement les données pertinentes des documents sans intervention humaine.

• L'orchestration des processus : acheminez automatiquement le contenu vers les bonnes personnes, les workflows ou les systèmes pour révision, approbation et pour d'autres tâches professionnelles.

• L'intégration des systèmes : connectez des systèmes et des applications disparates afin de faciliter la circulation fluide des données et des processus au sein de votre organisation.

• La gestion de cas : gérez les données, les tâches, les activités, la correspondance et les événements pour les processus non structurés et axés sur les connaissances.

• L'automatisation des processus agentiques : déployez des agents d'IA pour réaliser des tâches complexes ou même des processus métier entiers avec peu de supervision humaine.

• La création d’automatisation intuitive et low-code : mettez à disposition des utilisateurs des prompts alimentés par l’IA générative et des outils de conception visuelle simples pour créer des automatisations sans nécessiter d'expertise technique.

En tirant parti de ces fonctionnalités, vous pouvez soulager vos équipes des tâches fastidieuses et répétitives liées aux données et réduire l'épuisement professionnel tout en leur permettant de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

4. Création de solutions innovantes

Chaque organisation a des besoins uniques que les logiciels prêts à l'emploi ne satisfont parfaitement… que très rarement. Une plateforme ECM moderne résout ce problème grâce à de puissants outils de développement low-code qui permettent la création rapide d'applications spécifiques.

Les outils low-code offrent un large éventail d'avantages :

• Prototypage rapide : créez et testez rapidement de nouvelles applications afin de favoriser une culture d'innovation et de résolution de problèmes.

• Développement centré sur l'entreprise : permettez aux équipes de développer des solutions qui résolvent les véritables problèmes de l'entreprise sans cycles de développement trop longs.

• Agilité accrue : configurez et personnalisez rapidement les solutions existantes pour s'adapter aux besoins changeants de l'entreprise.

• Collaboration renforcée : impliquez à la fois des analystes commerciaux et des développeurs informatiques dans le processus de création grâce à un modèle de conception visuelle facile à apprendre.

Ces outils permettent aux organisations de créer des solutions sur mesure plus rapidement et à moindre coût, vous offrant ainsi l'agilité nécessaire pour prospérer.

L'essor de l'IA a créé l'occasion idéale pour les organisations d'innover dans leurs pratiques de gestion des informations et d'embrasser une nouvelle ère d'intelligence guidée par la technologie. En structurant de vastes quantités de contenus non structurés auparavant cachés, les plateformes ECM modernes peuvent inaugurer une nouvelle ère d'efficacité et d'accès aux informations.

Hyland permet aux organisations de découvrir des informations détaillées qui alimentent l'innovation et redéfinissent leur mode de fonctionnement. En tirant parti de l'IA et des technologies cloud, vous pouvez transformer le contenu de votre entreprise en un puissant atout stratégique.

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