La guía de automatización de procesos de 2025: Establecer las prioridades correctas

Comprender la automatización de procesos

• La automatización de procesos emplea tecnología para sustituir tareas manuales y repetitivas que requieren mucho tiempo de los empleados pero un mínimo de reflexión.

• La automatización moderna de procesos digitales aprovecha el software, los bots y la IA para crear flujos de trabajo electrónicos, captura inteligente de documentos y toma de decisiones automatizada.

• Las organizaciones ahora consideran la automatización de procesos como esencial para seguir siendo competitivas.

Principales beneficios y aplicaciones

• La automatización de procesos impulsa procesos optimizados, reduce la tarea manual, aumenta la productividad, mejora la precisión y mejora la escalabilidad en todas las industrias.

• Puede ser utilizada para una variedad de tareas en diversas industrias, incluyendo atención médica, servicios financieros y gobierno.

• Las implementaciones en el mundo real muestran resultados contundentes: las firmas de inversión reducen el procesamiento de facturas de 30 días a un plazo de un día, ahorrando 1 millón de dólares anualmente.

Tipos de automatización de procesos y el futuro con la IA

• El futuro de la automatización de procesos está siendo moldeado por la IA.

• Las tecnologías de automatización de procesos abarcan un espectro de herramientas, desde tipos más simples que automatizan flujos de trabajo fijos y preprogramados, como la automatización robótica de procesos (RPA), hasta soluciones inteligentes que pueden utilizar el poder de la IA para aplicar inteligencia similar a la humana a procesos como el procesamiento inteligente de documentos (IDP).

• Las soluciones impulsadas por IA de Hyland, como Hyland IDP, alcanzan niveles más altos de automatización mediante el reconocimiento óptico de caracteres, la clasificación inteligente y las capacidades de aprendizaje continuo.

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos es el uso de tecnología para sustituir tareas manuales y repetitivas a cargo de seres humanos. Normalmente se aplica a procesos que requieren mucho tiempo de los empleados, pero poco trabajo intelectual. Los tipos de automatización de procesos incluyen la automatización de procesos empresariales, la automatización inteligente de procesos y la automatización de flujos de trabajo.

La automatización de procesos inicial se parecía a la famosa línea de montaje de Henry Ford y utilizaba maquinaria masiva. La automatización de procesos digitales (DPA) de hoy en día implica flujos de trabajo electrónicos, enrutamiento de documentos, captura inteligente e incluso análisis de contenido y toma de decisiones. La tecnología moderna de automatización de procesos utiliza software, bots y, más recientemente, inteligencia artificial (IA) para mejorar la eficiencia empresarial.

La pregunta ya no es: "¿Vale la pena la inversión en tecnología para la eficiencia de los procesos?"

Es: "¿Puede una organización mantenerse al día sin ello?"

Para la mayoría de las organizaciones, invertir en la eficiencia de procesos será imperativo para mantenerse al día con la competencia y las expectativas de los clientes. Las iniciativas de automatización inteligente por sí solas estaban activas o en marcha en el 88 % de las organizaciones de los encuestados en una encuesta reciente del Índice de impulso del mercado: automatización inteligente, inteligencia artificial y datos, a cargo Deep Analysis con el apoyo de Hyland. Esto indica que no solo las organizaciones están adoptando la automatización de procesos, sino que también están interesadas en mejorar la sofisticación de sus herramientas.

“A medida que la automatización de procesos se integra cada vez más en los programas de IA, crece el potencial para un cambio radical”, manifestó Gartner en su Guía del mercado de herramientas de automatización de procesos de negocio de 2025.

Beneficios de la automatización de procesos

La automatización de procesos beneficia a las organizaciones al impulsar la velocidad y la precisión. También puede crear un mejor entorno laboral y una atmósfera de atención al cliente.

Más beneficios incluyen

• Procesos optimizados: cuando se configura correctamente, la automatización de procesos proporciona un flujo de trabajo eficiente y bien organizado. En los procesos manuales, los empleados a menudo crean soluciones rápidas para mantener el flujo de trabajo en movimiento. Estas soluciones transitorias normalmente terminan creando dificultades en los procesos a medida que escalan.

• Reducción del esfuerzo manual: si su flujo de trabajo requiere que alguien lea documentos e introduzca datos, la automatización de procesos le ahorrará tiempo. Es posible que la IA incluso pueda tomar decisiones sobre los próximos pasos.

• Aumento de la productividad y la innovación: la automatización de las tareas rutinarias permite a su equipo centrarse en tareas más críticas para el negocio. Esto podría incluir innovar o proporcionar un valor de alto contacto a los clientes.

• Mayor precisión: los procesos manuales a menudo introducen errores, y, en lo que respecta a los datos, incluso los errores más pequeños pueden resultar costosos. Los procesos automatizados siguen las reglas y marcan todo lo que no se ajusta a los parámetros.  Si combina su solución de automatización de procesos con la IA, la IA aprende a resolver estos problemas por sí misma.

• Reducción de costos: un proceso rápido, preciso y ajustado elimina las ineficiencias. Esto genera ahorros de costos que usted puede reinvertir en áreas prioritarias.

• Cumplimiento más estricto: los procesos estandarizados y ejecutados de manera sistemática significan un mejor cumplimiento. Una solución que ofrece trazas de auditoría automatizadas ahorra tiempo y ayuda a demostrar el cumplimiento.

• Mejor escalabilidad:  para las empresas con picos estacionales o aquellas que experimentan períodos rápidos de crecimiento, los procesos automatizados pueden compensar fácilmente el aumento de la carga de trabajo.

• Excelente punto de entrada para llevar la IA a su lugar de trabajo: desde la captura inteligente hasta el aprendizaje automático que ayuda a optimizar sus procesos y resultados, la IA le permite mejorar continuamente sin perder todos los beneficios de la automatización.

La automatización de procesos se puede utilizar prácticamente en cualquier industria y en muchos departamentos, y la aplicación de la tecnología es amplia. A continuación se presentan algunos casos de uso de la automatización de procesos para darle una idea de cómo las organizaciones la utilizan:

Asistencia sanitaria

Las grandes organizaciones de atención médica reciben millones de documentos de pacientes e historias clínicas al año. Estos archivos deben clasificarse rápidamente para permitir tomar decisiones óptimas de atención.

Para un importante proveedor, la automatización del proceso de clasificación de historias clínicas con tecnología inteligente de captura, extracción y validación cambió vidas, tanto para los pacientes como para los proveedores. Los datos se incorporaron con precisión al sistema de manera temprana, luego los bots los movieron a los lugares correctos y los presentaron a las personas adecuadas. En consecuencia, los registros se volvieron accesibles más rápidamente que cuando se procesaban manualmente.

Servicios financieros

Los bots, como los que se utilizan en la automatización robótica de procesos (RPA), pueden identificar fácilmente los datos de la documentación de préstamos hipotecarios, replicarlos en los lugares adecuados y adelantarlos en el sistema de originación de préstamos, suscripción y cualquier otro sistema que lo requiera.

Administración pública

La oficina de auditoría de un condado tenía seis empleados que completaban 90,000 declaraciones de impuestos sobre bienes personales manualmente. Hacían esta tarea durante casi la mitad del año, todos los años.

Luego introdujeron un sistema de RPA agnóstico al sistema. Este automatizó la tediosa y repetitiva tarea de introducir los datos de las declaraciones de impuestos en su sistema. Mediante reglas de negocio condicionales, la RPA permitió incluso a detectar datos erróneos o fraudulentos que se enviaron a un auditor humano para su revisión. En el primer año de este sistema, el condado procesó un tercio de sus declaraciones sin puntos de contacto humano.

Educación

La Universidad Estatal de Indiana (ISU) enfrentaba desafíos con las soluciones de terceros que empleaba para las operaciones del campus, como un rendimiento lento y funcionalidad limitada, especialmente en el procesamiento de la ayuda financiera.

Para abordar estos problemas, ISU implementó Hyland Automate, una plataforma nativa en la nube que se integra perfectamente con su sistema Hyland Perceptive Content existente. Automate permite formularios dinámicos con firmas digitales y visualización de campos condicionales, mejorando la eficiencia y la experiencia del usuario.

Al reemplazar su solución de formularios heredada, ISU superó limitaciones como la falta de flexibilidad y la mala integración. La universidad planea expandir el uso de Automate a otros departamentos, racionalizando los flujos de trabajo y mejorando la eficiencia operativa en toda la institución.

> Lea el estudio de caso | La Universidad Estatal de Indiana transformó la manera en que gestionaba los formularios y los procesos

Conozca cómo la Universidad Estatal de Indiana aprovechó la solución nativa en la nube de Hyland para mejorar la eficiencia operativa.

> Lea el estudio de caso |  La Universidad Estatal de Indiana transformó la manera en que gestionaba formularios y procesos

Departamento de cuentas a pagar

Una empresa de inversión inmobiliaria utilizaba un proceso basado en papel en 50 sucursales. Los tiempos de respuesta de las facturas demoraban hasta 30 días. Este caos de contenidos estaba afectando negativamente a los empleados, los clientes y los resultados de la empresa.

En respuesta, la empresa adoptó una solución de automatización de procesos de cuentas a pagar, aumentada con IA y una integración a su sistema de línea de negocio JD Edwards. La empresa recortó semanas de su ciclo de pago. Esto significó que los empleados pudieran capturar una factura en una sucursal por la mañana y emitir un cheque esa misma tarde. Además, la calidad de los datos mejoró y se eliminó la posibilidad de facturas perdidas.

> Leer el estudio de caso | La automatización inteligente de procesos genera ahorros de $1 millón al año

Departamento de Recursos Humanos

Al equipo de RR. HH. de una empresa de comercio minorista le resultaba difícil gestionar las operaciones con procesos en papel y varias oficinas. Esto cambió cuando incorporó un componente de automatización de procesos a su plataforma de servicios de contenido.  La nueva tecnología digitalizó el contenido, automatizó la retención de documentos y desmanteló los silos de flujo de trabajo. Documentos que solían quedarse atascados en los escritorios durante días ahora eran visibles para todo el equipo y podían seguir avanzando mejor.

A medida que evolucionan las soluciones de automatización, nos gusta recordar la observación de Sir Isaac Newton: "Si he visto más lejos que otros, es por haberme apoyado en los hombros de gigantes".

La automatización de procesos puede emplear una variedad de tecnologías de automatización, desde las relativamente simples hasta las muy avanzadas, incluidas las tecnologías más modernas de hoy en día que utilizan la IA. Es importante recordar que el caso de uso y los requisitos de su organización a menudo determinarán la solución de automatización adecuada. La buena noticia es que hay muchas opciones disponibles. Existe la herramienta adecuada para cada tarea, y algunas tareas pueden incluso requerir varias tecnologías de automatización que funcionen conjuntamente.

Veamos algunas de las opciones a su disposición:

Automatización de procesos de negocio (BPA)

La automatización de procesos empresariales (BPA) ayuda a unificar y automatizar actividades y servicios empresariales repetibles. Mejora la precisión, la eficiencia, la visibilidad y el cumplimiento de las tareas empresariales básicas en el día a día.

Automatización inteligente de procesos (IPA)

La automatización inteligente de procesos (IPA) revoluciona los procesos organizacionales y elimina las tareas robóticas diarias de los usuarios. En cambio, los robots con IA completan ese trabajo repetitivo. La IPA acelera el trabajo, reduce los errores manuales y simplifica las interacciones.

Procesamiento inteligente de documentos (IDP)

El procesamiento inteligente de documentos (IDP) es una solución digital impulsada por IA que va más allá de las capacidades fijas de RPA y reconocimiento óptico de caracteres (OCR). El IDP utiliza la IA para leer y comprender el texto y el formato dentro del contenido semiestructurado y no estructurado. Esta capacidad permite que los formularios y documentos se procesen automáticamente.

Mientras que las aplicaciones de IDP heredadas utilizaban aprendizaje automático (ML) para “enseñar” al software de IDP a interpretar los documentos, las soluciones de IDP de próxima generación aprovechan los Grandes Modelos de Lenguaje (LLM) para pasar del reconocimiento básico de texto a una comprensión y razonamiento profundos de los documentos.

Automatización del flujo de trabajo

La automatización del flujo de trabajo es el proceso de automatizar las tareas manuales, la documentación y los flujos de datos mediante reglas y lógica. Un flujo de trabajo en sí mismo es una secuencia de tareas que deben completarse en un orden específico para lograr un objetivo.

Automatización robótica de procesos (RPA)

La RPA utiliza un software con bots para impulsar la eficiencia y la precisión del negocio mediante la automatización y la estandarización de las tareas empresariales repetitivas. Imita el comportamiento humano predecible dentro de un sistema, como completar los clics que haría un trabajador en un flujo de trabajo estandarizado).

Integración de aplicaciones

La integración directa entre dos o más aplicaciones también puede ser una excelente manera de automatizar las tareas centradas en los datos sin necesidad de ningún toque humano.

Automatización de procesos con agentes

La automatización de procesos con agentes es el siguiente nivel de automatización inteligente, aprovechando los agentes de IA para tareas complejas o incluso procesos empresariales completos de manera autónoma o semiautónoma, sin guiones predeterminados. Si es necesario, los agentes de IA pueden colaborar con seres humanos, otros agentes de IA y utilizar integraciones de sistemas, aplicaciones de software y otras herramientas no agénticas y tecnologías de automatización para completar la tarea.

La automatización de procesos con agentes no necesita reemplazar todas las demás tecnologías de automatización en su organización. De hecho, complementar su estrategia de automatización actual con agentes de IA puede ser la forma más rápida de generar valor con esta tecnología de última generación.

Mediante tecnologías de IA, la automatización agéntica de procesos puede transformar la manera en que hace negocios ayudando a reducir la intervención humana e impulsando decisiones más inteligentes. Con herramientas que orquestan agentes impulsados por IA, puede construir e implementar agentes de IA, así como añadir componentes, servicios, agentes y bots de RPA de IA a sus procesos.

> Más información | Conozca el poder de los agentes de IA

"En lugar de reemplazar a las personas, la IA puede sustituir las partes de su trabajo que las retrasan", escribió Jitesh S. Ghai, Director Ejecutivo de Hyland, en un artículo reciente de Fast Company. “Solo necesitamos usarla estratégicamente”.

Y muchas organizaciones lo están haciendo. De hecho, Deep Analysis concluyó que "el uso de la automatización inteligente y la IA parece estar impulsando a las organizaciones a considerar desmantelar su pila actual de aplicaciones empresariales".

Por ejemplo, una mayoría significativa de los encuestados estaba planeando reemplazar los sistemas centrales:

• El 74 % indicó que estaría dispuesto o muy dispuesto a reemplazar su sistema ERP por una alternativa habilitada por la IA.

• El 82 % dijo lo mismo sobre su sistema de gestión de contenido empresarial/gestión de documentos

En resumen, la pregunta no debería ser “¿Cómo podemos eliminar empleos con IA?”; en cambio, los líderes en el camino correcto deberían preguntarse: “¿Cuál es la tecnología que necesitamos para ayudar a nuestros equipos a hacer su trabajo más significativo?”.

> Más información | 10 perspectivas sobre el futuro de la automatización inteligente

El futuro de la automatización de procesos está ligado a la IA

Las primeras generaciones de soluciones de automatización de procesos carecen de las capacidades de las opciones actuales impulsadas por la IA. En pocas palabras, la inteligencia artificial lo cambia todo.

Con la maduración de la IA, las organizaciones pueden ampliar sus horizontes sobre lo que es posible automatizar.

Las oportunidades de automatización de procesos solían estar limitadas a caminos repetibles y programables. Con la IA, ahora se pueden aplicar a procesos no estructurados y dinámicos. Donde antes se requería revisión e intervención humanas, hoy en día, se puede enseñar un procesamiento preciso a las máquinas. Estas máquinas pueden aprender a ser aún más parecidas a los seres humanos mientras trabajan, al mismo tiempo que ofrecen una mayor precisión a una mayor velocidad.

La fusión de la IA con la automatización de procesos aumenta drásticamente el valor y el impacto que las organizaciones obtienen de sus iniciativas por expandir la automatización.

Los procesos que dependen de una base de conocimientos histórica (esa alarmante situación que ocurre cuando el conocimiento institucional está encerrado en una sola persona, por ejemplo) pueden mejorarse drásticamente con la IA. Una solución de automatización por IA no solo puede acceder y comprender datos vastos e intrincados de situaciones anteriores, sino que también puede extraer información y conclusiones de esos datos.

"Invertir en inteligencia artificial para el crecimiento, la eficiencia y la competitividad ya no es un acto de fe, sino una necesidad estratégica para las empresas", afirmó Tiago Cardoso, Director Principal de Productos de Hyland. "Las tecnologías de IA en rápida evolución pueden suponer un riesgo significativo para las organizaciones que no las adopten. Llegar tarde al juego de la IA puede significar no solo perder oportunidades, sino también correr el riesgo de que las empresas queden obsoletas y no puedan seguir el ritmo de los competidores que utilizan la IA".

"En lugar de reemplazar a las personas, la IA puede sustituir las partes de su trabajo que las retrasan", escribió Jitesh S. Ghai, Director Ejecutivo de Hyland, en un artículo reciente de Fast Company. “Solo necesitamos usarla estratégicamente”.

Y muchas organizaciones lo están haciendo. De hecho, Deep Analysis concluyó que "el uso de la automatización inteligente y la IA parece estar impulsando a las organizaciones a considerar desmantelar su pila actual de aplicaciones empresariales".

Por ejemplo, una mayoría significativa de los encuestados estaba planeando reemplazar los sistemas centrales:

• El 74 % indicó que estaría dispuesto o muy dispuesto a reemplazar su sistema ERP por una alternativa habilitada por la IA.

• El 82 % dijo lo mismo sobre su sistema de gestión de contenido empresarial/gestión de documentos

En resumen, la pregunta no debería ser “¿Cómo podemos eliminar empleos con IA?”; en cambio, los líderes en el camino correcto deberían preguntarse: “¿Cuál es la tecnología que necesitamos para ayudar a nuestros equipos a hacer su trabajo más significativo?”.

> Más información | 10 perspectivas sobre el futuro de la automatización inteligente

Las soluciones inteligentes de automatización de procesos de Hyland transforman el funcionamiento de las empresas al digitalizar sin problemas los procesos empresariales, optimizar los flujos de trabajo y proporcionar a los equipos los conocimientos necesarios para trabajar de manera más inteligente y rápida.

Con la automatización impulsada por la IA en su núcleo, Hyland ofrece resultados medibles. Nuestras herramientas de automatización integrales no solo eliminan las tareas manuales, sino que lo capacitan con flujos de trabajo inteligentes que se adaptan a las necesidades únicas de su organización, proporcionando la escalabilidad y seguridad que exigen los líderes empresariales.

Herramientas de automatización de Hyland:

• Hyland RPA: ofrece un paquete integral de automatización robótica de procesos que utiliza herramientas low-code de arrastrar y soltar para proporcionar una verdadera automatización de extremo a extremo para tareas predecibles.

• Hyland IDP: utiliza IA avanzada para automatizar la captura, extracción y clasificación de documentos, lo que permite un procesamiento de datos eficiente y preciso.

• Hyland Automate: aprovecha la automatización habilitada por IA para simplificar los procesos complejos, reducir las tareas manuales y aumentar la eficiencia operativa.

• Hyland Agent Builder: construye una fuerza laboral inteligente para impulsar procesos más inteligentes e implementar la IA a gran escala.

El conjunto de herramientas de automatización de Hyland aporta inteligencia similar a la humana al flujo de trabajo de automatización de procesos. Al eliminar los puntos de contacto humano más lentos y menos precisos de esos procesos tradicionales, Hyland le permite mejorar la eficiencia y la precisión, al tiempo que lo habilita para utilizar tecnología impulsada por IA.

Inicie su viaje hacia la automatización de procesos de forma inteligente. Chatee con Hyland hoy.