Guía sobre el procesamiento inteligente de documentos (IDP) para principiantes

¿Qué es el procesamiento inteligente de documentos (IDP)?

El IDP es un subconjunto de automatización inteligente que utiliza la inteligencia artificial (IA) de vanguardia para procesar información dentro de datos no estructurados y semiestructurados. Extrae, lee, reconoce y comprende el contenido del texto antes de convertirlo en un formato estructurado y accesible.

Piense en el IDP como un asistente inteligente para los documentos de su empresa: permite el procesamiento directo de varios formatos de archivos dinámicos, como facturas, contratos, correos electrónicos e imágenes, a gran velocidad y escala, todo ello sin intervención humana adicional. Al eliminar la necesidad de engorrosas tareas manuales, aumenta la eficiencia operativa y la productividad de la fuerza laboral.

Las soluciones de IDP se desarrollan para imitar las capacidades cognitivas humanas. Operan con motores avanzados de aprendizaje continuo que se vuelven más inteligentes con el tiempo, implementando automáticamente mejoras en sus algoritmos de captura y extracción de datos para obtener mejores resultados.

> Más información: El futuro de la empresa inteligente es el IDP impulsado por IA 

¿Cómo funciona el IDP?

IDP combina tecnologías de automatización y reconocimiento óptico de caracteres (OCR) con la captura y datos contextualizados para un nivel mejorado de precisión.

Si bien muchas de estas capacidades existen desde hace algún tiempo (piense en soluciones de "captura inteligente"), los avances en IA y tecnología low-code han permitido a los principales proveedores de software llevar al mercado plataformas de IDP de próxima generación.

Así es como funciona una solución de IDP de nivel empresarial:

Paso 1: Preprocesamiento de documentos

Los documentos se introducen en la plataforma de procesamiento y se preparan para su análisis. Primero se escanean mediante la tecnología OCR y se procesan con técnicas de captura como la reducción del ruido y la corrección de desvíos para mejorar la legibilidad y la calidad de los datos.

Paso 2: Separación de documentos

Los paquetes grandes de varios documentos se dividen en documentos individuales para su posterior procesamiento.

Paso 3: Clasificación de documentos

A continuación, el documento se clasifica en función de su contenido, formato y estructura. Se despliegan algoritmos de NLP, que analizan los datos de forma similar a los seres humanos, para interpretar el texto contextualmente y reconocer la información crítica para el negocio.

Paso 4: Extracción de datos

A continuación, el software identifica y extrae los datos relevantes, como nombres, direcciones y números. El aprendizaje automático refina continuamente el rendimiento del software de IDP a lo largo del tiempo, lo que mejora la precisión y la eficiencia del proceso de extracción.

Paso 5: Validación de datos

Cualquier error en los datos extraídos se marca para su revisión. La validación "human-in-the-loop" resuelve las discrepancias a la vez que ajusta los algoritmos de predicción del modelo para acelerar su proceso de aprendizaje. A continuación, el resultado final se integra en bases de datos u otros flujos de trabajo descendentes para su posterior análisis.

¿Son IDP y RPA lo mismo?

RPA es una solución programática implementada para automatizar tareas repetitivas y predecibles, mientras que IDP tiene inteligencia nativa para manejar trabajos más complejos y centrados en datos. En conjunto, IDP mejora las capacidades de RPA para formar una solución de automatización de extremo a extremo verdaderamente integral que proporciona resultados mejores y más eficientes.

Este flujo de trabajo automatizado se integra perfectamente en los sistemas de contabilidad pertinentes, lo que resulta en un sistema de procesamiento de facturas rentable con gestión de documentos mejorada.

> Más información: Cómo la RPA y la IA impulsan la automatización de procesos inteligentes de extremo a extremo

¿Por qué es importante el IDP?

Más allá de la mera digitalización de documentos, el IDP es un potente catalizador de la modernización. A medida que aumenta el volumen y la complejidad de la información empresarial importante, el procesamiento manual de documentos deja de ser una opción viable, ya que provoca costosos errores y cuellos de botella en el flujo de trabajo que pueden interrumpir las operaciones.

La implementación del IDP evita estos desafíos, permitiendo un procesamiento de documentos rápido, mejorado y rentable.

Tomemos como ejemplo las facturas: el IDP resuelve las ineficiencias del manejo manual de facturas en papel, ya que la información crítica, como los números de orden de compra y los nombres de los proveedores, se extrae y se convierte a un formato digital, lo que acelera el proceso de entrada de datos.

Este flujo de trabajo automatizado se integra perfectamente en los sistemas de contabilidad pertinentes, lo que resulta en un sistema de procesamiento de facturas rentable con capacidades mejoradas de gestión de documentos.

Según Bain and Company, los ejecutivos descubrieron que los integrantes del equipo pueden asumir tareas de mayor valor con la automatización en su flujo de trabajo. Este mismo informe sugiere un aumento del 45 % en la flexibilidad del personal después de la implementación, junto con algunos otros beneficios para sus resultados financieros. 

Además, el IDP también actúa como un diferenciador competitivo, convirtiendo los datos sin procesar en inteligencia empresarial crítica que estimula una mayor innovación y crecimiento.

Con estas fortalezas en mente, es fácil entender por qué muchas organizaciones están comenzando a priorizar el IDP en sus iniciativas de optimización de procesos, y por qué usted también debería hacerlo.

¿Cuáles son los beneficios de IDP?

Las soluciones modernas de IDP cambian las reglas del juego (incluso en comparación con las ofertas de IDP heredadas) para cualquier empresa con procesos que impliquen una gran cantidad de documentos. Aporta beneficios empresariales tangibles como:

Mayor eficiencia y precisión

El IDP minimiza los errores humanos comúnmente asociados con el procesamiento manual al capturar datos de manera confiable para obtener mejores resultados. La automatización de las tareas centradas en documentos también agiliza los flujos de trabajo y reduce los tiempos del ciclo comercial, lo que mejora la eficiencia en toda la empresa.

Ahorro de tiempo y costos

La optimización de los procesos administrativos rutinarios mediante la aplicación de técnicas de extracción basadas en IA puede ahorrar a las empresas entre un 30 y un 40 % de las horas y un 20 % de los costos operativos que suelen dedicarse al procesamiento de documentos.

Toma de decisiones más rápida y potente

Aproveche la valiosa información basada en datos para respaldar decisiones empresariales rápidas y estratégicas que aprovechen las tendencias emergentes u obtengan una ventaja competitiva.

Mejora de la productividad de los empleados

A medida que el IDP libera a tus empleados del trabajo manual, ellos pueden centrarse en iniciativas estratégicas de mayor valor.

Servicio al cliente mejorado

El IDP permite a su equipo ofrecer experiencias excepcionales a los clientes al reducir drásticamente los tiempos de respuesta a las consultas. Los datos extraídos también proporcionan un enfoque personalizado para abordar las necesidades individuales de los clientes.

Cumplimiento y gestión de riesgos

Las capacidades de clasificación automatizada de documentos de IDP fortalecen los esfuerzos de cumplimiento y gobernanza de los datos al garantizar que los registros se administren y conserven de acuerdo con las políticas regulatorias apropiadas.

Seguridad de los datos

Proteja los datos confidenciales reduciendo el contacto humano y con sólidas medidas de seguridad integradas, como el encriptado de datos y los controles de acceso, que se adhieren a los estándares globales de privacidad y seguridad de datos.

Una plataforma configurable y escalable

Las soluciones de IDP pueden variar en cuanto a capacidades, pero las plataformas ideales son versátiles (en lugar de soluciones fijas, cableadas y pro-código) y pueden personalizarse para satisfacer una amplia gama de aplicaciones industriales. Su arquitectura escalable también admite volúmenes crecientes de documentos sin comprometer el rendimiento.

Integración perfecta

Diseñado para integrarse a la perfección con las aplicaciones empresariales existentes, como las plataformas ERP y CRM, IDP tiende puentes entre los silos de contenido para respaldar una colaboración multifuncional efectiva.

Más información: ¿Qué puede hacer con Hyland IDP?

5 casos de uso comunes para IDP

Debido a su naturaleza ágil y versátil, IDP ofrece una solución independiente de la industria para el procesamiento de datos. Echa un vistazo a algunas de sus aplicaciones comunes a continuación:

• Seguros: las compañías de seguros utilizan el IDP para automatizar el ciclo de reclamaciones, acelerar los tiempos de respuesta y optimizar el proceso de contratación. La IA de aprendizaje continuo del software también analiza patrones de datos para detectar actividades fraudulentas.

• Atención médica: el IDP reduce la carga administrativa de los médicos agilizando el procesamiento de los registros de los pacientes, los estudios médicos por imágenes y los resultados de laboratorio. El IDP también extrae información valiosa de estas fuentes de datos para permitir una visión unificada del paciente y mejorar los resultados.

> Más información | El poder del procesamiento inteligente de documentos (IDP) en la atención médica 

• Servicios financieros: en sectores muy regulados, como la banca comercial, el IDP extrae y valida con precisión los datos de los clientes para las solicitudes de préstamos, la apertura de cuentas y las verificaciones KYC (Conozca a su cliente).

• Cuentas por pagar: el software basado en IA de IDP acelera la aprobación de las facturas, lo que garantiza los pagos puntuales y permite a su equipo obtener descuentos por pago anticipado. Sus capacidades analíticas predictivas también ofrecen una perspectiva general para optimizar la gestión del flujo de caja.

• Recursos humanos: la capacidad del IDP para reconocer textos y sintaxis complejos lo hace ideal para gestionar las responsabilidades de RR. HH. centradas en el contenido, desde la contratación hasta la gestión del desempeño. Simplifica estos procesos al ingerir grandes cantidades de documentos y extraerlos y almacenarlos automáticamente para aplicaciones futuras.
  

> Más información: 20 casos de uso del procesamiento inteligente de documentos (IDP)

Elegir el software de IDP adecuado para su organización

Con las diversas ofertas de IDP disponibles en el mercado, puede resultar difícil seleccionar una para su empresa. Es importante tener en cuenta cómo el IDP puede abordar las necesidades específicas de su organización y si tiene las funcionalidades adecuadas para satisfacerlas.

Aquí presentamos algunas características que debe tener en cuenta al evaluar las opciones:

¿Qué grado de precisión tiene?

La mayoría de las soluciones de IDP tienen una tasa de precisión que oscila entre el 80 % y el 99 %. Pregúntele al proveedor qué tan preciso es el motor basado en IA de la solución a la hora de extraer, clasificar y verificar tipos de documentos complejos, incluidos formatos estructurados y no estructurados.

¿Tiene un rendimiento uniforme?

Evalúe la fiabilidad de la solución para gestionar una afluencia de documentos y, al mismo tiempo, garantizar la calidad de los resultados.

¿Es escalable a tus necesidades?

Busque una opción configurable que permita, incluso a los usuarios sin conocimientos técnicos, ampliar las capacidades de la plataforma con herramientas low-code o no-code para adaptarse a las crecientes necesidades de su empresa.

¿Es fácil de usar?

La solución debe tener una interfaz de usuario intuitiva basada en la web que sea fácil de usar y se integre perfectamente con las aplicaciones empresariales existentes.

¿Cuáles son sus políticas de gobernanza de datos?

La gobernanza de la información es una alta prioridad para muchas empresas. Asegúrese de que la solución cuente con políticas sólidas de registro de datos y retención de documentos estructuradas para fines de cumplimiento y auditoría.

¿Qué tan efectivo es su modelo de entrenamiento?

Las soluciones de IDP funcionan con un modelo de inteligencia integrado que puede aprender, mejorar y entrenarse a sí mismo con el tiempo. Asegúrese de comprender el alcance de sus capacidades y limitaciones basadas en la IA, y la eficacia con la que puede incorporar los aportes humanos.

¿Tienes acceso a soporte técnico?

El proveedor también debe proporcionar acceso a capacitación técnica completa y a soporte experto según sea necesario.