Cómo elegir la solución IDP adecuada

El procesamiento inteligente de documentos (IDP) ha evolucionado rápidamente en los últimos años. Supera las capacidades de la captura tradicional, que se basa en el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para el reconocimiento de contenido y, en cambio, utiliza IA para procesar y entender documentos. A medida que la IA ha ampliado su presencia, ha evolucionado junto con el IDP para aportar nuevos valores como la autoclasificación inteligente y la extracción de formatos semiestructurados y no estructurados.

El grupo de proveedores de soluciones de IDP también se ha ampliado. La firma de inteligencia de mercado Infosource señala que su campo de análisis de proveedores se ha más que duplicado en menos de 10 años, con su último informe Global Capture & IDP Software Vendor Matrix cubriendo a los 20 principales proveedores de IDP.

Al buscar soluciones de IDP, puede ser difícil saber cómo evaluar a los proveedores. En primer lugar, es importante tener en cuenta cómo el IDP puede abordar las necesidades específicas de su organización y si tiene las funcionalidades adecuadas para cubrirlas.

¿Cómo podría su organización decidir qué solución de IDP es la más adecuada para sus necesidades específicas? Los siguientes criterios de selección se pueden utilizar para juzgar la idoneidad de una solución de IDP.

12 preguntas para los proveedores de IDP

1. ¿Qué tan precisa es la solución IDP?

La mayoría de las soluciones de IDP tienen una tasa de precisión que oscila entre el 80 % y el 99 %. Pregúntele al proveedor qué tan preciso es el motor basado en IA de la solución a la hora de extraer, clasificar y verificar tipos de documentos complejos, incluidos formatos estructurados y no estructurados.

2. ¿Funciona con distintos archivos, documentos y tipos de lenguajes?

Es crucial que una solución de IDP tenga la capacidad de identificar y separar automáticamente documentos complejos y asegurar que se extraigan los datos correctos de cada uno, sin importar el tipo de documento o el idioma.

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3. ¿Puede limpiar y enriquecer los datos que ingiere?

La capacidad de hacer funciones de limpieza de imágenes como enderezarlas, eliminar líneas y sombreado de puntos o mejorar caracteres es clave. Su solución de IDP debe ir más allá de la simple extracción. La solución ideal debería poder validar los datos extraídos contra un sistema de registro para asegurarse de que sean precisos. Las capacidades de enriquecimiento de contenido también pueden ser beneficiosas si su proceso de negocio aprovecha metadatos adicionales o de información contextual, resúmenes y recomendaciones generados por IA. información.

4. ¿Es fácil de usar?

Una interfaz intuitiva no code o low-code que permite a los usuarios empresariales diseñar e implementar nuevas automatizaciones sin necesidad de una codificación sumamente técnica o experiencia en IA es fundamental para democratizar la digitalización. La solución debe tener una interfaz de usuario intuitiva basada en la web que sea fácil de usar y se integre perfectamente con las aplicaciones empresariales existentes. Las soluciones más recientes incluso ofrecen herramientas de diseño e implementación basadas en chat impulsadas por GenAI.

5. ¿Es versátil?

Con tantos casos de uso posibles para el IDP en los departamentos de su organización, tener una plataforma y un proveedor diferentes para cada uno se volvería rápidamente inmanejable. La plataforma adecuada podrá extenderse fácilmente a todos los casos de uso que necesite con soluciones escalables y personalizadas para cada caso de uso que se puedan administrar desde una consola de orquestación central.

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6. ¿Aprovecha el poder de la IA?

Los principales proveedores de IDP emplean la IA en sus soluciones para aportar valor donde su organización realmente lo necesita.

Asegúrese de comprender el alcance de sus capacidades basadas en la IA, así como sus limitaciones y la eficacia con la que puede incorporar los aportes humanos. Las soluciones más antiguas pueden utilizar modelos de aprendizaje automático (ML) en lugar de LLM, lo que significa que, para volverse más precisos, los modelos pueden requerir un entrenamiento considerable para aprender dónde se encuentra la información clave (como en imágenes, tablas, documentos, códigos de barras, etcétera).

En lugar de eso, las soluciones modernas de IDP utilizan los LLM de la IA generativa para reconocer, extraer y comprender datos en los documentos sin necesidad de entrenamiento inicial. Esto acelera drásticamente la configuración de la automatización y el tiempo para obtener valor, eliminando la carga del procesamiento y la entrada de datos manuales, y pone rápidamente los datos extraídos a disposición de los procesos y las personas de su organización.

7. ¿Cómo trabajan juntos el IDP y la IA generativa?

La IA generativa le permite comprender mejor sus documentos y lo ayuda a recuperar respuestas precisas basadas en el contenido de su empresa a través de la generación aumentada de recuperación (RAG). La IA generativa llena los vacíos de información generando metadatos faltantes. También puede crear nuevos campos de metadatos a partir de las instrucciones o preguntas del usuario en lenguaje natural. Esto le permite comprender mejor los documentos y recuperar respuestas precisas basadas en el contenido de su empresa.

8. ¿Cuáles son las políticas de gobernanza de datos y seguridad de la solución?

La gobernanza de la información y la seguridad de los datos deben estar entre sus elementos de máxima prioridad. Asegúrese de que la solución de IDP cuente con políticas sólidas de registro de datos y retención de documentos estructuradas para fines de cumplimiento y auditoría. Los controles de permisos basados en roles para varios grupos empresariales dentro de la organización deben estar presentes. Y el registro de datos de IDP es esencial para la evaluación de riesgos de seguridad, el cumplimiento y la auditoría. En la era de la IA, la capacidad de registrar y retener registros, aplicar políticas de retención de datos estructurados, respaldar la gobernanza de la información y minimizar el riesgo legal es esencial.

9. ¿Tiene acceso al soporte técnico?

Su proveedor de IDP debe proporcionar acceso a capacitación técnica integral, una plataforma de aprendizaje en línea y soporte de expertos cuando sea necesario.

10. ¿Tiene capacidades analíticas avanzadas?

El acceso a métricas clave de procesos e indicadores de rendimiento, así como a métricas que destacan la precisión y el rendimiento de la solución de IDP en sí misma, es esencial. La capacidad de ver datos analíticos completos es crucial, ya que le permite tomar decisiones mejor informadas, optimizar procesos y garantizar la eficacia de sus iniciativas de transformación digital.

11. ¿Cuáles son sus capacidades de integración de aplicaciones?

Las soluciones de IDP excepcionales ofrecen una amplia gama de funcionalidades listas para usar, incluidos conectores preconstruidos, lo que le permite expandir su solución de IDP para satisfacer requisitos del negocio cada vez más complejos, trabajando sin problemas con otras aplicaciones empresariales para crear una experiencia de usuario óptima.

Soluciones de IDP y en la nube

Parte del impulso del IDP se puede atribuir al aumento del poder de procesamiento de la nube, según Infosource. Aunque la captura y el IDP se han proporcionado tradicionalmente en las instalaciones, la entrega basada en la nube ha aumentado de forma constante durante la última década, según el informe de Infosource. Sin embargo, debe evaluar a su proveedor de IDP según lo que necesite, ya sea IDP para una nube privada, pública o local. El proveedor adecuado puede proporcionarle servicios donde usted esté.

12. ¿Posee capacidades de automatización ampliadas?

La integración de IDP en sus operaciones no es solo un paso hacia la automatización; es un salto hacia un futuro más inteligente en materia de datos. Características como la automatización de procesos integrada, la extracción de datos avanzada impulsada por IA y una arquitectura de bajo código (o low-code) y muy escalable aceleran la implementación y la expansión.

Su solución de IDP debe ofrecer una cartera de productos complementarios, como la gestión de casos, el flujo de trabajo, la automatización inteligente o la automatización robótica de procesos (RPA), para respaldar sus programas de automatización y digitalización.

Hyland IDP es una solución de IDP avanzada que proporciona automatización de captura y procesamiento de documentos, clasificación de documentos impulsada por IA y extracción inteligente de datos.

Además de las razones por las que los clientes de Hyland eligen asociarse con nosotros para obtener soluciones de contenido empresarial, Hyland IDP tiene sus propios diferenciadores. Por ejemplo:

1. Procesamiento impulsado por IA: Hyland IDP aprovecha las principales tecnologías de LLM para proporcionar un reconocimiento, separación, clasificación y extracción de datos de documentos excepcionales.

2. Experiencia del usuario: con una IA generativa, una interfaz basada en consignas, sugerencias inteligentes y una configuración e integración low-code, Hyland IDP es fácil de configurar y usar.

3. IA de documentos: Como parte de Hyland Content Innovation Cloud™, Hyland IDP proporciona acceso a inteligencia de contenido avanzada para optimizar los procesos del negocio.

4. Despliegue rápido: Hyland IDP proporciona una implementación más rápida y logra un tiempo de retorno de la inversión más rápido que las soluciones de IDP menos modernas.

5. Conectividad adicional a herramientas de alta potencia: Hyland IDP es compatible con servicios adicionales de IA y servicios de RPA de Hyland y de terceros.

6. Interfaz web: Hyland IDP tiene una interfaz web que acelera y simplifica la configuración y gestión de la automatización.

¿Quiere explorar el mundo del procesamiento inteligente de documentos con Hyland? Chatee con Hyland sobre IDP.

¿Le gustó este artículo? Buenas noticias: es un fragmento de nuestro informe, The future of the intelligent enterprise is AI-powered IDP. Descargue el informe para profundizar en el IDP.