Aspectos destacados
Acerca de Indiana State University: Una reconocida universidad moderniza la gestión de formularios con Hyland Automate para optimizar sus operaciones y ofrecer una mejor experiencia a sus estudiantes.
Hyland product: Hyland Automate, Hyland Perceptive Content
Principales logros:
Revolucionó las operaciones de ayuda financiera con formularios dinámicos que incluyen firmas digitales y campos condicionales que se adaptan en tiempo real
Eliminó las limitaciones de los sistemas heredados al reemplazar los documentos estáticos por soluciones escalables y nativas de la nube que se integran sin fricciones con la infraestructura existente
Mejoró la eficiencia operativa en todos los departamentos con flujos de trabajo optimizados y procesos automatizados de extremo a extremo
Posicionó a la universidad para una expansión en toda la organización, más allá de la ayuda financiera, hacia finanzas y otros departamentos
Ofreció una mejor experiencia de usuario para estudiantes, padres y personal mediante una tecnología de formularios intuitiva y adaptable
El desafío
Indiana State University (ISU) solía depender del soporte de terceros para cumplir su compromiso de modernizar las operaciones del campus y atender mejor a sus estudiantes y su personal. Sin embargo, este enfoque podía generar más demoras que eficiencias. La universidad necesitaba seguridad y funciones actualizadas, lo que derivaba en parches y actualizaciones más frecuentes que consumían tiempo y resultaban frustrantes para los usuarios. Los datos de ayuda financiera de los estudiantes —ingresados mediante una solución de formularios heredada y validados por los padres o tutores— existían como documentos estáticos, lo que limitaba su utilidad más allá de la recopilación. La universidad necesitaba una solución escalable, fácil de implementar e integrar con sus sistemas existentes, para automatizar y facilitar flujos de trabajo fluidos de extremo a extremo.
Nuestro sistema anterior nos frenaba. La naturaleza estática de los formularios y los problemas de integración con nuestro SIS creaban obstáculos importantes, sobre todo en un entorno tan dinámico como el de la ayuda financiera. Sabíamos que necesitábamos una solución más dinámica que pudiera crecer con nosotros.
La solución
Para hacer frente a estos desafíos, ISU buscó un sistema capaz de ofrecer formularios dinámicos y adaptables, además de integraciones sin fricciones con la infraestructura existente. Como ISU ya usaba y confiaba en Perceptive Content, la universidad eligió Automate por su despliegue nativo de la nube y sus capacidades de integración. La arquitectura nativa de la nube de Automate ofreció accesibilidad y escalabilidad, y su capacidad de integrarse sin problemas con Perceptive Content permitió un enfoque unificado de la gestión de contenido, esencial para optimizar las operaciones de la universidad.
Julie Cuffle, gerente de sistemas de aplicaciones de ISU, comentó: “Hyland Automate se destacó como la solución ideal porque no solo ofrecía una integración fluida con nuestros sistemas existentes, sino que también aportaba la flexibilidad y el soporte que necesitábamos para modernizar nuestros procesos”.
Automate también permitió a los usuarios crear formularios dinámicos con opciones de firma digital. Los campos condicionales hacían que los formularios se adaptaran en tiempo real según la información ingresada, lo que optimizó aún más el proceso para los solicitantes. Con acceso al soporte directo del equipo de Hyland —un servicio disponible con cada inversión en Automate—, ISU pudo superar sin contratiempos los obstáculos de adopción, lo que reforzó la escalabilidad y la confiabilidad de su nuevo sistema y afianzó la confianza en su alianza con Hyland.
La diferencia
Eficiencia a escala
La transición a Automate ha revolucionado las operaciones en ISU al habilitar formularios dinámicos con firmas digitales, lo que mejoró notablemente la experiencia del usuario y aumentó la eficiencia dentro del departamento de ayuda financiera.
“Hyland Automate ha transformado la forma en que gestionamos los formularios y los procesos. Hemos visto mejoras en la eficiencia, y esto es apenas el comienzo. Tenemos muchas ganas de aprovechar Automate en más departamentos en el futuro”, dijo Carol Wiemuth, analista programadora de ISU.
Resolver los desafíos heredados
Automate resuelve desafíos importantes relacionados con la solución de formularios heredada de ISU, entre ellos el soporte, la funcionalidad y la integración. Los sistemas heredados suelen carecer de flexibilidad, ya que los usuarios no pueden adaptar con facilidad los campos según la información ingresada, lo que genera ineficiencias y mayores tasas de error. Automate sienta las bases para una mayor versatilidad y personalización.
“Los campos condicionales han mejorado significativamente nuestros flujos de trabajo. Ahora los formularios pueden cambiar de forma dinámica según las respuestas del usuario, algo que antes no era posible. Todo el proceso se volvió más ágil y eficiente”, afirmó Wiemuth.
Al conectarse sin fricciones con diversas aplicaciones de las líneas de negocio, Automate permite a las organizaciones completar por completo los ciclos de sus procesos.
De cara al futuro, ISU planea ampliar el uso de Automate a funciones más allá de la ayuda financiera. La universidad tiene previsto incorporar por completo al departamento de finanzas y optimizar los flujos de trabajo en toda la institución para lograr mayor conectividad y operatividad, con un enfoque más dinámico y adaptable de los formularios y los procesos.
La universidad aprovecha Hyland Automate para modernizar la recopilación de formularios, ganar eficiencia operativa y mejorar la experiencia de los estudiantes.