¿Qué es un flujo de trabajo y por qué es importante?

¿Qué es un flujo de trabajo?

Un flujo de trabajo es un conjunto de pasos necesarios para lograr los objetivos comerciales y se describe visualmente a través de diagramas y cuadros. Los flujos de trabajo se utilizan en todas las empresas para operar de manera más transparente, efectiva y con un tiempo de retorno de la inversión más rápido.

Los tres componentes de un flujo de trabajo

Existen diferentes tipos de flujo de trabajo según las funciones comerciales y sus respectivos objetivos finales. Sin embargo, tres componentes esenciales deberían formar parte de todo buen flujo de trabajo. Son:

• Entrada: El inicio de un flujo de trabajo, que involucra recursos (documentos, formularios, etc.), herramientas o empleados que son esenciales para completar los pasos de este proceso.
• Transformación: Todas las acciones que se desencadenan a partir de la entrada y los cambios que conducen a la salida.
• Salida: El resultado de la transformación. Alternativamente, el resultado puede servir como entrada para el siguiente paso en los próximos flujos de trabajo.

Tipos de flujos de trabajo

Dependiendo de su complejidad, los flujos de trabajo se pueden clasificar en tres categorías principales. Se trata de flujos de trabajo secuenciales, de máquinas de estados y basados en reglas.

• Los flujos de trabajo secuenciales se basan en gráficos y la finalización de una tarea empresarial específica depende del paso anterior.
• Los flujos de trabajo de las máquinas de estado pueden ir y venir entre los pasos del flujo de trabajo y, a menudo, se ven en procesos que involucran a muchas partes interesadas o dependen de la retroalimentación de los tomadores de decisiones clave.
• Los flujos de trabajo basados en reglas se ejecutan en base a flujos de trabajo secuenciales con herramientas variadas y complejas para determinar el éxito.

Diferencias entre flujos de trabajo, procesos y listas de verificación

Un flujo de trabajo es una serie de pasos repetibles y planificados que deben realizarse para completar una tarea. Los procesos describen cómo funcionan los flujos de trabajo y procedimientos específicos para lograr objetivos comerciales más amplios, mientras que las listas de verificación son solo un breve resumen de las tareas a realizar. 

La diferencia entre un flujo de trabajo automatizado y manual

En un flujo de trabajo manual, cada paso solo puede progresar con la participación humana. Los flujos de trabajo automatizados utilizan tecnología de automatización de procesos para asignar tareas y enviar documentos. Los flujos de trabajo automatizados son más rápidos y precisos que los manuales. También utilizan tecnología de automatización de procesos para asignar tareas y enrutar documentos con mayor velocidad, minimizando la necesidad de pasos manuales y repetitivos que atascan los procesos.

Ejemplos de flujos de trabajo entre funciones y organizaciones

Los flujos de trabajo permiten tomar decisiones precisas y más rápidas en todos los departamentos y funciones empresariales. En el día a día se llevan a cabo para agilizar procesos como:

RR. HH. e incorporación de empleados

Las actividades administrativas manuales y repetitivas pueden reducir a cualquier departamento de recursos humanos a procesos frustrantes de búsqueda de papel y alternancia entre sistemas. Con la ayuda de la automatización del flujo de trabajo, RR. HH. puede simplificar:

• Incorporación de nuevos empleados
• Capacitar a nuevos empleados
• Aprobar o denegar solicitudes de vacaciones anuales
• Gestionar reclamaciones por acoso
• Investigar incidentes de seguridad
• Simplificar del reconocimiento de documentos de los empleados

Solicitudes de servicios de TI

Cuando se trata de facilitar el trabajo a sus equipos de TI, un sistema de flujo de trabajo conectado les brinda la capacidad de resolver problemas o implementar actualizaciones más rápido con una vista completa de toda la información crucial necesaria.

Cuentas por pagar (CP)

Cada vez es más costoso procesar facturas en papel y el costo se multiplica cuando se agrega la entrada manual de datos a la mezcla. Sin embargo, los flujos de trabajo de facturación automatizados brindan información precisa a las partes interesadas adecuadas en toda la organización, para que se realicen revisiones y aprobaciones más rápidas antes de que los datos confirmados se publiquen en los respectivos sistemas financieros. Específicamente para el recorrido de CP, la implementación de flujos de trabajo puede:

• Estandarice los procesos de cuentas por pagar en toda la organización para eliminar la confusión
• Olvídese del papel con herramientas electrónicas de captura de datos
• Minimice retrasos y permita un acceso más rápido a la información

¿Qué son los diagramas de flujo de trabajo y cómo se crean?

Los diagramas de flujo de trabajo (también conocidos como diagramas de flujo de trabajo) son representaciones gráficas de los pasos secuenciales que se deben ejecutar para completar con éxito una tarea, acompañadas de los detalles de lo que debe ocurrir y en qué secuencia.

¿Cómo es un diagrama de flujo de trabajo?

Las mejores prácticas al crear un gráfico de flujo de trabajo incluyen:

1. Limite el primer desencadenante del flujo de trabajo, seguido de cómo se ve una tarea completada con éxito.
2. Salga de su primer "desencadenante" y planifique cada paso posterior desde el principio hasta el final de una tarea.
3. Identifique y describa los recursos necesarios. Pueden ser documentos, empleados responsables o responsables clave que aceleren los procesos.
4. Ejecute este flujo de trabajo. Para una finalización más rápida, identifique posibles cuellos de botella en el flujo de trabajo y descomponga las alternativas si ocurren para garantizar que los procesos continúen.
5. Introduzca la automatización en su flujo de trabajo para aumentar la productividad y eliminar los riesgos de entradas manuales propensas a errores.

¿Qué es un sistema de gestión de flujo de trabajo y cómo funciona?

La gestión del flujo de trabajo automatiza los procesos, comparte el trabajo de manera eficiente entre los trabajadores y los relaciona con la mejor tarea para sus respectivas habilidades y funciones laborales. 

En un entorno de admisiones a la educación superior, por ejemplo, esto significaría que, después de que una solicitud universitaria se colocara en un software de automatización del flujo de trabajo, se enviaría electrónicamente al miembro del personal adecuado. Eso podría basarse en la carga de trabajo, la especialización o cualquier otro factor que decida la universidad.

El material de apoyo, como transcripciones y ensayos, podría adjuntarse y recuperarse fácilmente, lo que liberaría al personal de las tareas de poco valor de buscar documentación suelta en papel.

Cuando terminan con su trabajo, la tarea se envía automáticamente al siguiente trabajador.

¿Cuáles son los beneficios de un sistema de gestión de flujo de trabajo?

Los sistemas de gestión del flujo de trabajo benefician a las organizaciones que enfrentan el desafío de:

• Los empleados dedican demasiado tiempo a buscar documentos 
• Algunos empleados están abrumados por el trabajo, mientras que otros están inactivos 
• Tomadores de decisiones ocupados provocan cuellos de botella en el proceso
• Los empleados seleccionan cuidadosamente el trabajo (el más interesante, el más valioso para ellos, etc.) en detrimento de los objetivos corporativos

Un sistema de gestión de flujo de trabajo resuelve los desafíos anteriores, con herramientas ágiles que admiten rutas más rápidas hacia los documentos, procesos eficientes y una mínima participación manual. Estos pueden resultar en:

Reducción de riesgos en la gestión de proyectos

Los flujos de trabajo eficientes garantizan que los retrasos en la programación se mantengan al mínimo. Las organizaciones también minimizan las pérdidas de productividad que conlleva no tener una ubicación centralizada para almacenar, compartir y acceder a los documentos necesarios para hacer avanzar el flujo de trabajo.

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Mayor responsabilidad con definiciones de roles más claras

Con un flujo de trabajo visible, resulta más fácil para los miembros del equipo ver quién está a cargo (o simplemente involucrado) en secuencias específicas, por lo que no hay confusión sobre las responsabilidades de las tareas y cuándo realizarlas.

Seguimiento transparente de todas las misiones críticas

Cada etapa crucial del flujo de trabajo se puede examinar instantáneamente para garantizar que no haya problemas que impidan que los equipos finalicen. Esto beneficiará enormemente a los gerentes de proyectos cuando necesiten evaluar qué tan bien se desarrolla el procedimiento de principio a fin.

Sólido cumplimiento normativo

Los senderos sólidos del flujo de trabajo describen cada paso y muestran cómo se logran los objetivos, respaldan los esfuerzos de cumplimiento y permiten una línea transparente de responsabilidad entre las organizaciones.

Experiencias de servicio al cliente de calidad

Las organizaciones que implementan la automatización del flujo de trabajo pueden liberar a sus empleados para que puedan centrarse en tareas de mayor valor, como ofrecer mejores experiencias a los clientes.