Veinte casos de uso de procesamiento inteligente de documentos (IDP)

IDP en la gestión de contratos

El IDP agiliza el proceso de revisión de contratos y minimiza el riesgo de supervisión, lo que garantiza que las organizaciones puedan tomar decisiones informadas al tiempo que mitigan los posibles riesgos. Estas son algunas de las formas en que el IDP alivia el estrés de la gestión de contratos:

1. Captura de documentos

Al aprovechar las capacidades de captura inteligente, el IDP reconoce palabras clave, frases y párrafos dentro de documentos legales, ayudando a su equipo a identificar posibles riesgos para facilitar una toma de decisiones más rápida.

IDP en servicios financieros

Con su capacidad para agilizar los procesos de uso intensivo de documentos, el IDP revoluciona las funciones críticas dentro de las instituciones financieras, ofreciendo monitoreo en tiempo real, mayor uniformidad y eficiencia mejorada. Estas son algunas de las áreas clave en las que el IDP se está utilizando para ayudar a impulsar la industria hacia un futuro caracterizado por la velocidad, la precisión y la seguridad:

5. Procesamiento de préstamos

El IDP elimina la tarea de revisar numerosos documentos, que consume mucho tiempo, al automatizar la extracción y verificación de documentos financieros esenciales para las solicitudes de préstamos, lo que agiliza el proceso de aprobación de préstamos.

6. Tramitación de hipotecas

Al utilizar sus capacidades para extraer información esencial y automatizar el proceso de verificación de documentos, el IDP ayuda a agilizar el proceso de suscripción de hipotecas y reduce el tiempo necesario para la aprobación.

7. Finanzas y contabilidad

El IDP aborda procesos que requieren un uso intensivo de papel, como la gestión de facturas y nóminas, obteniendo información en tiempo real para mejorar la supervisión y el control financieros, al tiempo que reduce la dependencia de la entrada manual de datos.

8. Procesamiento de facturas

El IDP utiliza un software de imágenes de documentos para agilizar la extracción de datos de facturas y recibos, lo que permite a los equipos financieros acelerar el procesamiento y aprovechar los descuentos por pago anticipado.

9. Procesamiento de reclamaciones

El IDP acelera la liquidación de reclamaciones a través del procesamiento automatizado de datos estructurados y no estructurados, al tiempo que detecta actividades fraudulentas, refuerza la integridad de los procesos de siniestros y ofrece a las aseguradoras una herramienta para la mitigación de riesgos.

10. Detección de fraudes

Mediante la validación y verificación automatizadas de las transacciones, el IDP mejora la detección del fraude documental, añadiendo una capa adicional de seguridad y permitiendo a las instituciones financieras abordar las actividades fraudulentas con rapidez.

IDP en recursos humanos

El IDP agiliza los flujos de trabajo de gestión de documentos de empleados en el mundo de los recursos humanos (RR. HH.) con la extracción y el procesamiento de datos automatizados. Esto no solo acelera el proceso de incorporación, sino que también mejora la precisión en el manejo de los datos de los empleados. Estas son algunas de las formas en que el IDP libera a los profesionales de RR. HH. para que se centren en los aspectos estratégicos de la adquisición y gestión del talento:

11. Revisión de currículos

A través del análisis automático, el IDP facilita una coincidencia perfecta entre los currículos de los solicitantes de empleo y las descripciones de los puestos, lo que simplifica el proceso de contratación al identificar rápidamente a los candidatos cuyas habilidades y calificaciones se alinean con los requisitos del puesto.

12. Incorporación de empleados

El IDP proporciona a los profesionales de recursos humanos un flujo de trabajo eficiente mediante la recopilación y el procesamiento de documentos de recursos humanos, lo que agiliza el proceso de incorporación y reduce el esfuerzo manual necesario para gestionar varios trámites relacionados con los empleados.

13. Información de los empleados

El IDP simplifica los procesos y garantiza un enfoque coherente para la gestión y custodia de documentos, como formularios, certificaciones, currículos y otra documentación crucial.

IDP en el transporte y la logística

Al adoptar el IDP, las empresas están reinventando los enfoques tradicionales para la gestión de documentos y el procesamiento de datos en el sector del transporte y la logística. Esta tecnología supera los cuellos de botella del procesamiento manual de documentos, lo que permite a las organizaciones mejorar la eficiencia operativa, reducir los errores y mejorar la visibilidad en varios puntos de la cadena de suministro. Así es como el IDP puede ayudar al sector del transporte y la logística:

14. Envíos y gestión de inventario

El IDP transforma los sistemas en papel que se utilizan con frecuencia en los envíos, la gestión de permisos y las operaciones de flota, mejorando la precisión de los datos y reduciendo el tiempo necesario para gestionar el inventario y tramitar los pedidos.

15. Ventas y distribución

Al extraer información relevante de los pedidos de venta y las facturas, el IDP optimiza cada paso del proceso de compra y despacho de pedidos, minimizando los errores que pueden surgir de la intervención manual para garantizar que los productos se envíen y entreguen con prontitud.

16. Logística

Desde las etapas iniciales de la coordinación de envíos hasta el tramo final de la entrega al cliente, IDP garantiza que el manejo de datos se haga con mayor precisión, lo que permite un mejor seguimiento de los envíos para optimizar la planificación logística y mantener operaciones fluidas.

IDP en el sector público

Desde los servicios al ciudadano hasta las funciones administrativas, el IDP desempeña un papel transformador en la mejora de la eficiencia y la transparencia de las instituciones y las agencias gubernamentales. En una era en la que la demanda de procesos gubernamentales simplificados es esencial, veamos cómo el IDP gestiona las dificultades del manejo de grandes cantidades de documentos:

17. Impuestos y cumplimiento

El IDP ayuda a agilizar el procesamiento de declaraciones de impuestos y las auditorías de cumplimiento, lo que se traduce en un manejo más rápido y mejorado de los documentos relacionados con los impuestos.

18. Gestión de registros públicos

Al utilizar un software de captura de documentos, el IDP facilita la digitalización y el archivo de los registros gubernamentales, lo que contribuye a una práctica eficiente de mantenimiento de registros y garantiza un enfoque organizado para la recuperación y el archivo de la información.

IDP en el sector sanitario

El IDP transforma los procesos de gestión de documentos en las organizaciones de atención médica. Desde las historias clínicas de los pacientes hasta el papeleo administrativo, reduce los errores manuales y optimiza los flujos de trabajo. Veamos cómo el IDP puede mejorar la atención al paciente y la eficiencia operativa en general en un sector en el que la información oportuna y precisa es importante:

19. Reclamaciones de seguros

El IDP acelera el procesamiento de reclamaciones al garantizar el cumplimiento, lo que lleva a tiempos de respuesta más rápidos para los pacientes y los proveedores de atención médica, procesos administrativos optimizados y un procesamiento de reclamaciones más eficaz.

20. Gestión de historias clínicas

El IDP facilita la digitalización de los registros de los pacientes, mejorando la accesibilidad y reduciendo los riesgos asociados con la pérdida de datos, al tiempo que garantiza que los profesionales de la salud puedan acceder de forma rápida y segura a la información del paciente cuando sea necesario.

— Infosource, 2024 Global Capture & IDP Software Vendor Matrix Report 

El futuro del IDP en todos los sectores

El IDP desempeña un papel crucial en diferentes industrias, desde la transformación de los procesos de gestión de documentos hasta el aumento de la eficiencia operativa. Tanto para la gestión de contratos, la atención al paciente u otros sectores como las finanzas, el transporte y el gobierno, la versatilidad del IDP para abordar diferentes necesidades y desafíos comerciales es evidente.

Hyland IDP combina la captura de documentos y la automatización del procesamiento, utiliza inteligencia artificial (IA) para la clasificación y separación de documentos y sobresale en la extracción inteligente de datos. Marcando el comienzo de una nueva era de automatización, Hyland IDP no solo hace que los procesos sean más rápidos y fluidos, sino que también mejora la calidad y la eficiencia de la forma en que se gestionan los documentos.