Le véritable coût de la maintenance des systèmes existants

Que sont les systèmes existants ?

Gartner définit un système existant comme « un système d'information qui peut être basé sur des technologies obsolètes, mais qui est essentiel aux opérations quotidiennes. » Dans ce contexte, le terme « existant » désigne non seulement les technologies vieillissantes, mais également tout logiciel informatique, langage de programmation ou système matériel qui ne bénéficiera plus de l'assistance du fournisseur.

Bien que la plupart des systèmes existants fonctionnels répondent aux besoins de leurs utilisateurs, leur structure demeure monolithique et ils peinent à évoluer au rythme des besoins de votre entreprise. Les dirigeants d'entreprise peuvent rester réticents à se séparer des systèmes existants en raison de leurs coûts, de leur importance opérationnelle, de la continuité des activités ou simplement parce qu'ils fonctionnent toujours.

Face à l'appel de la modernisation des systèmes, certaines entreprises choisissent de conserver leurs technologies encore fonctionnelles, sans se rendre compte que le coût élevé de leur maintenance grèvera leurs résultats financiers.

Outre des frais de maintenance et de réparation élevés, les systèmes existants nécessitent une surveillance constante et des correctifs personnalisés afin de réduire les risques de sécurité, de remédier aux inefficacités opérationnelles et de résoudre les problèmes système, ce qui représente un investissement important en termes de coûts et de ressources.

Bien qu’une mise à niveau puisse représenter un processus long et complexe, le coût total de possession (TCO) de systèmes obsolètes reste bien supérieur à celui de leur modernisation.

Plutôt que d’attendre que ces systèmes vieillissants deviennent inutilisables (ou pire, inutilisables), les organisations devraient adopter une démarche proactive et prendre en compte à la fois les coûts cachés et les coûts explicites liés à leur maintenance.

Le passage à une solution moderne n'est pas seulement financièrement judicieux : c'est aussi une initiative pérenne, car cela permet à votre organisation de rivaliser sur son marché avec l'agilité et l'innovation nécessaires pour suivre le rythme.

Comprendre les coûts des systèmes existants

Avec les systèmes existants, les organisations investissent des fonds dans des éléments qu'elles devront éventuellement remplacer. Les dirigeants d'entreprise sont déjà soumis à une pression énorme pour faire plus avec moins, et s'ils sont laissés à l'abandon, les systèmes existants peuvent rapidement se transformer en une importante charge financière qui aura également un impact sur les performances de l'entreprise. 

Voici quelques exemples de coûts explicites engendrés par l’utilisation continue de systèmes existants :

Frais de maintenance continus

Dans cette étude Deloitte menée auprès de 300 chefs d'entreprise, trois principaux obstacles internes à la réduction des coûts ont été identifiés :

• Infrastructure technologique
• Incapacité à ajuster rapidement la structure des coûts
• Incapacité à activer l'infrastructure numérique

À mesure que les systèmes existants arrivent en fin de vie, les coûts liés à la maintenance des serveurs et aux modifications personnalisées nécessaires au bon fonctionnement de l'infrastructure augmentent de manière exponentielle. Le coût exact de la maintenance des infrastructures existantes peut être difficile à quantifier, ce qui peut conduire les entreprises à sous-estimer l'ampleur de ces coûts.

Une liste non exhaustive des dépenses potentielles pourrait inclure les modèles de licence, les ressources informatiques spécialisées, les mises à niveau matérielles, les contrats de fournisseur et l'assistance technique.

Risques de sécurité

L'utilisation de systèmes vieillissants vous rend vulnérable aux exploits, aux violations de données et à d'autres risques de cybersécurité… des risques qui peuvent avoir de graves répercussions financières.

En 2023, le coût moyen mondial d’une fuite de données s’élevait à 4,45 millions de dollars américains. Des cas très médiatisés de violations de données, tels que les incidents documentés du géant du transport maritime Maersk et de l’agence de crédit Equifax, ont été attribués à des technologies obsolètes et à des mesures de sécurité des données insuffisantes.

Outre l'absence de correctifs de sécurité réguliers, les systèmes existants sont incompatibles avec les bonnes pratiques en matière de sécurité, telles que l'accès basé sur les rôles ou les règles de cryptage des données. Nombreuses sont les entreprises à ne pas disposer de fonctionnalités de sauvegarde et de récupération. Un manque qui peut conduire à la perte définitive de leurs données critiques.

Dette technique

La dette technique va de pair avec la maintenance des systèmes existants, et les coûts peuvent rapidement s'accumuler si les organisations ne se montrent pas prudentes.

La dette technique, également appelée dette de code, correspond au coût engendré par des raccourcis pris lors du développement logiciel, que ce soit par manque de temps, de compétences ou à cause des priorités projet. En privilégiant la rapidité au détriment de la qualité, les développeurs peuvent livrer un code mal conçu, générant des solutions temporaires et des bogues qui devront être corrigés à terme.

Bien qu'une certaine dette technique soit inévitable, elle ne doit pas être telle que la tâche de votre équipe technique soit de résoudre des problèmes de plus en plus complexes au lieu de développer des solutions innovantes.

La gestion de la dette technique n'est pas seulement un fardeau pour vos ressources informatiques : c'est aussi une charge pour les budgets technologiques déjà limités.

Coûts opérationnels cachés

Les coûts cachés sont des dépenses imprévues ou indirectes qui ne sont pas immédiatement visibles mais qui ont un impact tangible sur la performance ou les budgets d'une entreprise. Conserver des systèmes existants peut entraîner les coûts cachés suivants :

Pertes de productivité

Vos employés ont été embauchés pour accomplir un travail ; se débattre chaque jour avec un système existant frustrant ne devrait pas en faire partie.

Travailler avec des systèmes obsolètes, lents, peu intuitifs et qui fonctionnent mal empêche vos équipes de fournir un travail de qualité.

Lorsque l'efficacité et la productivité des employés chutent, cela déclenche une réaction en chaîne sur d'autres aspects critiques de vos opérations commerciales. Résultat ? Le service client perd en qualité, les cycles de développement ralentissent et les projets sont perturbés, ce qui se répercute sur vos résultats financiers. 

Employés démotivés

Une pile technologique héritée peut également affecter la capacité de votre organisation à fidéliser et motiver vos employés.

Travailler avec des systèmes existants est un processus lent et inefficace qui complique l'accessibilité aux technologies et empêche les équipes à distance de remplir efficacement leurs fonctions.

Les employés qui se sentent insuffisamment soutenus dans leurs fonctions finiront par rejoindre des organisations plus visionnaires, capables de leur offrir les ressources nécessaires pour travailler efficacement et innover.

Le taux de rotation du personnel est une préoccupation coûteuse pour les organisations : recruter, embaucher et former des remplaçants prend du temps et des ressources, et la perte d’un employé peut coûter à l’entreprise jusqu’à deux fois le salaire annuel de cet employé pour le remplacer.

Les défis de l'intégration

Conçus bien avant l’ère actuelle de l’interopérabilité et de la connectivité, les systèmes existants ne sont pas adaptés au paysage technologique moderne. Comment pourraient-ils l'être ? Nombre des applications devenues aujourd’hui incontournables ne se sont démocratisées que ces dernières années.

Faire en sorte que les systèmes technologiques de première génération communiquent efficacement avec des applications ou des fonctionnalités plus récentes et modernes telles que l'accès mobile, la compatibilité multiplateforme ou le déploiement dans le cloud est presque impossible, ou nécessite des interfaces ou des intergiciels développés sur mesure pour combler ces lacunes.

En plus de ces besoins de développement, l’intégration personnalisée exige des compétences spécialisées pour assurer la maintenance et le support, ce qui augmente encore les coûts opérationnels.

Opportunités manquées

Renoncer à des opportunités d'innovation au profit de la maintenance des systèmes existants peut réduire votre part de marché dans l'industrie et restreindre vos opportunités d'évoluer, de vous adapter et d'affronter efficacement la concurrence.

En retardant la mise en œuvre de nouvelles technologies telles que les services cloud, l'intelligence artificielle (IA) et l'automatisation des processus, les entreprises passent à côté de leviers puissants et rentables de modernisation.

Posez-vous la question : vos concurrents exploitent-ils déjà des outils plus modernes pour automatiser leurs workflows essentiels, stimuler leur productivité et ouvrir de nouvelles sources de revenus ? L’utilisation agile et efficace des technologies est un différenciateur clé qui distingue les entreprises florissantes de celles qui peinent à suivre le rythme.

Le passage des solutions ECM existantes aux solutions modernes

La notion de modernisation des solutions de gestion de contenu d'entreprise (ECM) est une perspective décourageante pour de nombreuses organisations, car la plupart de leurs contenus commerciaux critiques sont dispersés et cloisonnés à travers l'entreprise. Compte tenu de l'effort et de la planification nécessaires au processus de migration, il est facile de comprendre pourquoi les entreprises choisissent de simplement conserver leurs systèmes ECM existants le plus longtemps possible.

Cependant, la modernisation des solutions ECM ne consiste pas seulement à déplacer du contenu d'un système à un autre : l'objectif est de maximiser la valeur de votre contenu d'entreprise en le rendant plus facile à trouver et à gérer.

En outre, les limites inhérentes à l'infrastructure ECM existante peuvent sérieusement compromettre la résilience commerciale d'une organisation, car elles l'empêchent de s'adapter rapidement et efficacement aux évolutions des demandes du marché.

Avant de changer de fournisseur, assurez-vous que le fournisseur de services ECM que vous avez sélectionné présente les caractéristiques suivantes :

• Solution conçue nativement pour le cloud, avec une architecture pensée pour le contenu
• Fournit des solutions intelligentes de gestion de contenu de bout en bout sur une plateforme centralisée
• Exploite une IA métier pour capturer, enrichir et optimiser les informations
• Assure la gouvernance des données, en garantissant la conformité et la protection contre toute perte de contenu 
• solution hautement configurable et évolutive, pour s’adapter précisément à vos besoins

Étude de cas : Liberty Mutual économise plus de 21 millions de dollars grâce à une solution ECM moderne

Le service Global Specialty du cabinet Liberty Mutual Insurance était aux prises avec ses systèmes de gestion de contenu existants, cloisonnés et obsolètes.

En tirant parti d'Alfresco Content Services sur AWS pour moderniser ses capacités ECM, Liberty Mutual Insurance a réalisé 21 millions de dollars d'économies directes. La solution a permis au cabinet de dématérialiser ses opérations grâce à une automatisation totale, de la récupération des documents à la gestion des dossiers, améliorant ainsi la collaboration et la productivité sur 18 marchés à travers le monde.

L’histoire de Liberty Mutual illustre parfaitement les avantages opérationnels et financiers des solutions ECM modernes. Ce choix stratégique a offert à l’assureur mondial un avantage concurrentiel qu’il n’aurait pas pu atteindre en conservant son infrastructure existante.

Il est temps de tourner la page des systèmes existants

En matière de technologie, le coût de la stagnation est bien plus élevé que celui du changement. La modernisation ne se résume pas à une question budgétaire : les systèmes existants privent les entreprises d’opportunités cruciales de croissance et d’innovation.

Moderniser ses systèmes existants, en particulier pour la gestion de contenu, va bien au-delà d’une simple mise à niveau informatique. Une infrastructure vieillissante et des exigences de conformité en constante évolution peuvent limiter la capacité de votre organisation à exploiter pleinement ses informations.

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