Bonnes pratiques pour la gestion d’équipes à distance

5 conseils pour gérer une équipe à distance

1. Priorisez l’engagement des employés

Aujourd’hui, les employés recherchent : un sens, des opportunités de développement, du coaching et des liens pour se sentir engagés et savoir que leur travail contribue à un objectif plus vaste. Les entreprises avisées favorisent et encouragent ces approches, que le travail soit effectué à distance ou sur site. À défaut, le désengagement peut freiner les performances de l’entreprise et même peser sur le moral de l’équipe.

Les managers – qui, selon Gallup, peuvent expliquer jusqu’à 70 % des variations de l’engagement des employés d’un service à l’autre – ont l’occasion d’influencer profondément le travail de leur équipe et, in fine, la réussite de l’entreprise.

2. Favoriser un environnement de soutien

D’après la Harvard Business Review, dans son article « What amazing bosses do differently » (« Ce que les managers exceptionnels font différemment »), les leaders hors pair savent écouter. Être attentif, faire preuve d’empathie et reconnaître la situation unique de chaque membre de l’équipe rend le travail plus agréable et plus porteur de sens.

Pour bien gérer une équipe à distance, un manager peut soutenir ses collaborateurs de plusieurs façons :

• Faire confiance aux personnes qu’il a recrutées : l’absence de visibilité directe sur le travail quotidien des employés à distance peut être déstabilisante, mais il faut garder à l’esprit qu’eux aussi veulent accomplir leurs missions. Donnez-leur le temps et l’espace nécessaires pour atteindre leurs objectifs, et valorisez leurs réussites.
• Instaurer des points de suivi réguliers : des réunions virtuelles récurrentes – hebdomadaires ou même quotidiennes – avec les collaborateurs profitent autant au manager qu’à l’employé. Elles permettent de clarifier les attentes, de suivre les avancées, de lever les obstacles et de passer en revue les livrables. Ces échanges renforcent aussi la relation professionnelle et, in fine, la qualité du travail.
• Gérer consciemment la culture du télétravail : le travail à distance n’est pas un copier-coller du travail au bureau. À domicile, les employés ont accès à leurs outils à toute heure. Un accord du type « mes horaires ne sont pas forcément les vôtres » peut aider, mais il est tout aussi important de définir un socle commun. Par exemple, certaines études montrent que la productivité atteint son pic entre 10 h 30 et 15 h. Fixer ces heures comme période obligatoire de présence en ligne, avec une flexibilité de part et d’autre pour s’adapter aux réalités de la vie personnelle, peut offrir un équilibre optimal aux employés comme aux managers.

3. S’assurer que l’équipe dispose des bons outils technologiques

Passez en revue les solutions technologiques de l’entreprise afin de garantir que les employés puissent travailler efficacement, en toute sécurité et sans complexité, même à distance. Commencez par vous poser ces questions :

• Les membres de l'équipe disposent-ils des ordinateurs et de l'équipement nécessaires pour accomplir efficacement leur travail et communiquer avec leurs équipes et leurs clients ?
• Les employés disposent-ils d'un accès Internet fiable et sécurisé ?
• Peuvent-ils accéder facilement et de manière sécurisée aux informations internes dont ils ont besoin, ainsi qu’aux applications essentielles, depuis n’importe où ?
• Les informations dont ils disposent sont-elles à jour, quel que soit l’endroit où ils travaillent ?
• L’entreprise dispose-t-elle d’une architecture numérique adaptée pour soutenir une équipe répartie ?

4. Renforcer la confiance numérique des équipes

Les membres d’une équipe n’ont pas tous le même niveau d’aisance avec les outils numériques en situation de télétravail. Évaluez leur maîtrise des applications clés dont ils auront besoin pour réussir, comme les solutions de visioconférence. Proposez des formations, par exemple sur les bonnes pratiques en visioconférence, et envisagez de définir une politique d’entreprise précisant si l’activation de la caméra est obligatoire ou facultative. Cela permet d’établir des attentes claires et de renforcer les liens au sein de l’équipe

5. Concentrez-vous sur l'amélioration des processus et la mesure des résultats

Si votre équipe débute en télétravail ou continue à appliquer ses anciens processus en présentiel, c’est l’occasion idéale de réévaluer et d’optimiser vos méthodes. Cela peut passer par une révision des stratégies de relation client afin d’améliorer la qualité de service et de réduire les coûts opérationnels dans un environnement numérique.

Accompagner les managers dans la gestion d’une équipe à distance exige des entreprises qu’elles repensent leur façon d’organiser le travail. Encouragez les membres de l’équipe à se concentrer sur les objectifs à atteindre et à mesurer la performance non pas en heures passées, mais en qualité du travail réalisé.

Garantir la sécurité des accès à l’information

Les violations de données constituent une préoccupation majeure pour les directeurs de la sécurité (CSO) et les directeurs de l’information (CIO). Pour que les équipes à distance travaillent en toute sécurité, il est essentiel de concentrer les efforts sur trois leviers : les personnes, la technologie et les processus – comme le souligne McKinsey & Company dans son étude « Cybersecurity tactics for the coronavirus pandemic » (« Stratégies de cybersécurité pour faire face à la pandémie de coronavirus »).

Adopter une approche de sécurité centrée sur l’humain

Phishing, smishing, vishing, baiting… La liste des attaques de cybercriminalité par ingénierie sociale est longue et inquiétante, surtout parce qu’elles exploitent avant tout l’erreur humaine. Ces campagnes ciblent aussi bien les systèmes que les individus vulnérables et, avec un nombre croissant de personnes travaillant à distance pour la première fois, les risques sont plus élevés que jamais. Les équipes de sécurité doivent sensibiliser les employés à l’intensification de ces menaces en période de crise et rappeler les formations déjà dispensées afin de réduire les risques d’exploitation.

Il est dans l’intérêt de tous de mettre en place une politique officielle de télétravail et d’organiser des sessions de formation régulières. Cette politique doit couvrir les exigences en matière de sécurité des données, de protection des mots de passe et de bonnes pratiques professionnelles.

Garantir la sécurité des outils et des connexions

Le Wi-Fi domestique sécurisé peut sembler un détail, mais il représente en réalité un enjeu majeur. Au bureau, le service informatique contrôle la configuration du réseau ; à domicile, les connexions peuvent être moins bien protégées, exposant ainsi le réseau de l’entreprise aux cyberattaques. Il est donc essentiel de prévoir un plan pour fournir aux employés l’équipement et l’assistance nécessaires à la protection des données.

Misez sur des solutions de sécurité cloud avec livraison cloud : elles permettent aux collaborateurs d’accéder aux informations dont ils ont besoin tout en veillant à ce que ces données soient protégées. Les solutions cloud de pointe offrent notamment : centres de données sécurisés, connexions chiffrées en transit, redondance intégrée, réplication des données, reprise après sinistre, ainsi que tests de pénétration et de vulnérabilité continus.

Dans un nouvel environnement de télétravail, certains employés peuvent être tentés de recourir à des solutions informatiques non autorisées (shadow IT) pour contourner des obstacles de productivité. Les équipes informatiques doivent donc être prêtes à évaluer ces outils, fournir des alternatives validées et assurer leur sécurité.

Enfin, même si la mise en place de l’authentification multifacteur peut sembler contraignante au départ, ses bénéfices en matière de sécurité sont considérables. Selon McKinsey & Company, un déploiement progressif est recommandé, en commençant par les utilisateurs disposant de privilèges élevés et ceux qui travaillent sur des systèmes critiques.

Pour les collaborateurs qui n’ont jamais travaillé à distance, se connecter à un VPN ou authentifier leurs identifiants peut sembler complexe et hors de leur zone de confort numérique. Renforcez la capacité du service informatique afin que les nouveaux télétravailleurs puissent obtenir l’aide dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin.

Maintenez une culture d'entreprise forte

Les valeurs d’une organisation influencent le type de travail réalisé et la manière de l’accomplir. Avec des équipes connectées à distance, il peut être plus difficile de faire vivre la culture d’entreprise au quotidien. Pour que les valeurs de l’entreprise restent visibles et applicables, les organisations doivent continuer à offrir une expérience collaborateur positive, qui encourage et valorise les contributions de chacun.

L'importance d'une solution moderne de gestion de contenu

Un système moderne de gestion de contenu est indispensable pour gérer efficacement une équipe à distance. Ces plateformes assurent un accès sécurisé et contextuel aux informations, disponible partout et à tout moment, tout en intégrant des mesures de sécurité avancées comme le chiffrement et les politiques d’accès. Ces fonctionnalités garantissent que les équipes à distance puissent non seulement travailler de manière fluide et sécurisée, mais aussi rester pleinement engagées, connectées et productives au sein d’une culture d’entreprise vivante.

Découvrir les solutions modernes de gestion de contenu