Comprendre la gestion de contenu d'entreprise (ECM)

Qu'est-ce que la gestion de contenu d'entreprise (ECM) et comment cela fonctionne-t-il ?

L'ECM, parfois appelée gestion des documents ou gestion des dossiers, est le processus de gestion du cycle de vie complet du contenu d'une organisation, y compris les documents, les feuilles de calcul, les contrats, les images numérisées, les photographies, les vidéos, les dessins CAO et tout autre type de document. Lors du choix d'un ECM, l'objectif est de réduire les risques et d'améliorer la productivité, l'efficacité et l'expérience client en éliminant les tâches papier et en améliorant la visibilité des processus.

Principaux composants du processus ECM

Comprendre les principaux composants de l'ECM aide les organisations à gérer efficacement le cycle de vie de leurs informations. Voici les éléments clés de l'ECM :

• Capture : les solutions ECM modernes peuvent capturer des données provenant de différentes sources, y compris physiques et numériques, tout en préservant les types de fichiers d'origine. Il utilise l'IA pour un traitement intelligent, automatisant le tri des documents et l'extraction d'informations.


• Gestion : implique l'automatisation des processus métiers structurés, la consolidation des informations non structurées et l'amélioration de la gestion des dossiers, sans surcharger les ressources informatiques.


• Stockage : offre des solutions de stockage fiables qui sécurisent et protègent le contenu tout en garantissant sa destruction en conformité avec les normes juridiques.


• Intégration : s'intègre parfaitement aux applications existantes, facilitant ainsi l'efficacité des workflows et la synchronisation des données sans avoir besoin d'un développement spécifique approfondi.


• Accessibilité : fournit un accès sécurisé, personnalisé, intégré et adapté aux mobiles aux informations, permettant aux employés et aux clients d'interagir avec les données à tout moment et en tout lieu, augmentant ainsi la productivité et améliorant le service client.


• Mesure : utilise des analyses et des tableaux de bord en temps réel pour fournir une visibilité sur les processus et la santé du système, ce qui permet une prise de décision rapide et une optimisation opérationnelle sans dépendre de l'informatique.

Les principaux avantages d'une ECM efficace

De grands volumes de contenu entrant et sortant peuvent être difficiles à suivre, et il n'est pas surprenant que de nombreuses organisations aient du mal à maintenir une stratégie de gestion de contenu réussie.

Voici quelques avantages que les solutions ECM peuvent apporter à une organisation.

1. Conformité aux exigences réglementaires

Les réglementations de conformité internes et externes deviennent de plus en plus strictes. Compte tenu de la quantité de documents que la plupart des entreprises doivent conserver, il est extrêmement difficile de s'assurer que les audits sont réalisés avec précision et en temps voulu lorsque l'on utilise des processus métier existants, tels que le papier ou le travail manuel.

Une solution ECM facilite les audits et les autres exigences de conformité. Il fournit une structure et une sécurité à l'ensemble du processus d'audit, permettant aux équipes d'exercer un meilleur contrôle sur tous les documents pertinents. Les organisations peuvent ainsi améliorer l'efficacité de leurs processus internes et réduire les dépenses liées aux opérations manuelles.

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2. Contrôle des documents

Comment votre entreprise pourrait-elle réussir si chaque représentant commercial travaillait à partir d'une liste de prix différente ? Ou si certains utilisaient des contrats obsolètes pour finaliser les ventes ?

Une solution ECM permet de gérer les documents et de contrôler les versions. Les organisations, quelle que soit leur taille, peuvent centraliser tous les fichiers importants, assurer une synchronisation hors ligne pour les utilisateurs distants et veiller à ce que tout le monde ait accès aux dernières versions des documents.

En savoir plus | ECM vs. DMS : comprendre la différence et déterminer lequel est le mieux adapté à vos besoins

3. Amélioration de l'expérience client et des employés

Une récente étude de Forrester Consulting a révélé que 78 % des responsables de la gestion de contenu considèrent l'expérience client comme un objectif principal de leur stratégie de gestion de contenu. Malheureusement, les processus papier et les workflows manuels peuvent avoir un impact négatif sur le service fourni aux clients. La lenteur des temps de réponse, l'absence d'une « source de vérité » et les erreurs introduites par l'homme peuvent toutes contribuer à l'insatisfaction des clients.

Un ECM peut améliorer l'expérience client grâce à des délais d'exécution plus rapides et à un meilleur contrôle de la qualité. En outre, cela peut contribuer à réduire les coûts en libérant le personnel des tâches manuelles et en appliquant des pratiques commerciales cohérentes pour garantir la responsabilité et la conformité.

Les solutions ECM efficaces permettent également de créer des expériences utilisateur sur mesure, adaptées aux besoins spécifiques de l'organisation. Contrairement aux systèmes rigides qui obligent les organisations à adopter des workflows et des dispositions de formulaires prédéfinis, les solutions ECM modernes permettent la personnalisation, garantissant que l'expérience et la satisfaction des utilisateurs restent une priorité. Cette flexibilité permet aux organisations de concevoir et de mettre en œuvre des expériences utilisateur qui améliorent les interactions et la satisfaction des clients et des employés.

4. Gestion utile des informations

Des solutions ECM efficaces garantissent que les bonnes informations parviennent à la bonne personne, dans le bon contexte et au bon moment. En centralisant les documents et en facilitant leur recherche, les systèmes ECM simplifient l'accès aux informations dont les employés ont besoin pour prendre des décisions rapides et précises fondées sur des données.

Les employés dépendent de méthodes rapides et simples pour trouver les informations nécessaires à l'analyse des situations et à la prise de décision. L'accès omniprésent, les outils de recherche efficaces et la source unique de recherche sont tous essentiels lors de la réalisation de recherches pour prendre des décisions commerciales. Malheureusement, peu de solutions existantes répondent à ces exigences importantes.

Contrairement aux systèmes existants qui exigeaient que tout soit stocké dans le référentiel du système, les meilleures solutions ECM étendent leurs services de gestion de contenu pour inclure d'autres référentiels au sein de l'entreprise.

Il s'agit notamment des partages de fichiers, des référentiels de contenu provenant d'autres systèmes ECM et du contenu stocké dans d'autres systèmes d'entreprise tels que les systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP), de gestion de la relation client (CRM) et de ressources humaines (RH). En fédérant les résultats dans l'ensemble de l'entreprise, il n'est pas nécessaire de procéder à une migration importante des données pour créer une source unique de vérité.

En intégrant de manière transparente les référentiels de l'entreprise, les meilleurs systèmes simplifient la recherche et accélèrent l'accès aux informations essentielles. Cette « source unique de vérité » virtuelle permet aux clients et aux employés d'utiliser un seul outil de recherche pour trouver des informations qui peuvent être dispersées dans l'ensemble de l'entreprise.

5. Rationalisation des processus métier

L'efficacité des processus métier est essentielle au succès de l'organisation et à la stabilité de vos résultats. Que votre approche soit globale ou plutôt centrée sur l'efficacité de vos collaborateurs au quotidien, la manière dont les informations circulent au sein de votre organisation joue un rôle prépondérant.

Les meilleures solutions ECM de leur catégorie rassemblent intelligemment les bonnes informations pour la prise de décision, améliorant ainsi l'efficacité des employés et maximisant les opportunités d'automatisation. En rationalisant les approbations des employés à l'aide de données pertinentes ou en automatisant les décisions à l'aide des bonnes informations, ces systèmes améliorent la productivité et l'efficacité globales.

En outre, l'intégration des meilleures solutions ECM à des applications de base, telles que la planification des ressources d'entreprise (ERP), la gestion de la relation client (CRM) et les systèmes de ressources humaines (RH) garantit que la documentation pertinente soutient les processus métier.

Cette intégration transparente simplifie la prise de décision, permettant des décisions plus éclairées et plus rapides, générant ainsi de meilleurs résultats commerciaux.

Le bon fournisseur ECM fournira des fonctionnalités intuitives et natives pour aider votre organisation à réaliser son travail rapidement, efficacement et de manière efficiente.

> Lire la suite | Comment créer un modèle de processus métier ? (en anglais)

6. Une transformation numérique efficace

Les documents papier consomment du temps et de l'espace dans une organisation. Les services tels que les ressources humaines, les comptes fournisseurs et débiteurs et la gestion des installations connaissent souvent des retards, des informations incomplètes et un travail en double lorsqu'ils utilisent du papier.

Les organisations qui passent au zéro papier se tournent souvent vers les solutions ECM parce qu'elles améliorent la collaboration, permettent de réaliser des économies et favorisent une meilleure gouvernance des données. Elles facilitent l'accès aux archives électroniques, garantissant que les documents peuvent facilement être recherchés et stockés en toute sécurité. De plus, les solutions ECM s'intègrent parfaitement aux processus numériques, ce qui permet aux organisations de se connecter et d'automatiser leurs fonctions.

En adoptant la transformation numérique via des solutions ECM, les organisations peuvent améliorer l'efficacité, réduire les coûts et améliorer la productivité globale, ouvrant ainsi la voie à un environnement commercial agile et réactif.

> En savoir plus | Numériser et rationaliser le processus d'approbation des factures

Choisir la bonne plateforme ECM

Sélectionner la bonne plateforme ECM est essentiel pour optimiser les processus de gestion de contenu de votre organisation. Voici quelques principaux facteurs à prendre en compte :

• Cloud natif : optez pour une solution ECM basée sur le cloud offre extensibilité, flexibilité et accessibilité, permettant aux utilisateurs d'accéder au contenu de n'importe où tout en réduisant les coûts et la maintenance de l'infrastructure.


• Flexibilité de déploiement : choisissez une plateforme ECM qui prend en charge les déploiements cloud, sur site et hybrides, motivés par des préoccupations concernant l'exposition aux risques liés à la propriété intellectuelle (IP) sensible, aux informations personnellement identifiables (PII) ou aux exigences réglementaires du secteur.


• Sécurité de premier ordre : recherchez une plateforme ECM dotée de fonctionnalités de sécurité fiables, notamment le contrôle d'accès, le suivi des documents et la conformité aux réglementations du secteur.


• Capacités d'intégration : votre choix d'ECM doit s'intégrer parfaitement à d'autres applications et systèmes d'entreprise, permettant ainsi un échange de données efficace et une interopérabilité du workflow.


• Automatisation : sélectionnez une plateforme ECM capable de tirer parti de l'automatisation robotisée des processus (RPA) pour rationaliser les tâches et les processus répétitifs à l'aide de fonctionnalités telles que la capture de données et l'automatisation du workflow, améliorant ainsi l'efficacité au sein de l'organisation.


• Alimenté par l'IA : utilisez une plateforme ECM moderne qui utilise des capacités d'intelligence artificielle (IA) pour optimiser la capture, la séparation, la classification et l'extraction de données des documents, ce qui permet d'accélérer la prise de décision et d'améliorer les connaissances.


• Extensibilité : assurez-vous que votre plateforme ECM peut évoluer avec votre organisation, du volume croissant de contenu et de l'évolution de l'environnement de travail à distance sans compromettre les performances.


• Capacités low-code/no-code : choisissez une plateforme ECM dotée d'une interface visuelle conviviale qui permet aux utilisateurs de créer et de personnaliser des workflows et des applications sans connaissances approfondies en programmation, ce qui réduit la charge de travail de l'équipe informatique et accélère l'achèvement des projets.


• Fournisseurs réputés : établissez des partenariats avec des fournisseurs ECM réputés, reconnus pour leur leadership et leur capacité d'innovation dans le secteur, car ils garantissent un support, des mises à jour et une maintenance continus, ainsi que l'accès à un écosystème de ressources et de services.

>Lire la suite | Accélérer la modernisation avec des services de contenu d'entreprise dans le cloud (en anglais)

Adopter l'ECM pour réussir à l'avenir

Le contenu, et la capacité d'une entreprise à l'utiliser pour améliorer son efficacité et ses connaissances commerciales, n'ont jamais été aussi essentiels à la réussite d'une entreprise. Compte tenu de la rapidité du monde des affaires d'aujourd'hui, les innovations technologiques telles que le cloud computing, l'IA et l'automatisation intelligente joueront un rôle décisif dans la capacité d'une organisation à suivre le rythme.

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