Découvrez comment l'ECM évolue pour répondre aux besoins changeants des organisations d'aujourd'hui, et explorez les principales tendances et fonctionnalités des solutions ECM modernes.—
Avec le rythme rapide de l'innovation technologique, la gestion de contenu d'entreprise (ECM), autrefois perçue comme une solution de stockage de documents, est devenue un outil stratégique permettant aux organisations de tirer parti de leur contenu pour bénéficier d'un avantage concurrentiel.
L'un des principaux moteurs de cette évolution est la numérisation croissante des entreprises, qui entraîne la création et la gestion d'une quantité considérable de contenu sous forme numérique. Alors que les organisations cherchent à améliorer le flux d'informations et la collaboration, à optimiser les processus internes et à améliorer la prise de décision, l'ECM devient un élément essentiel de ce parcours de transformation.
Découvrez où en est l'ECM à l'heure actuelle, quelles sont les principales technologies et tendances qui façonnent son avenir, ainsi que la manière dont les plateformes ECM modernes permettent aux organisations de prospérer à l'ère du numérique.
Les systèmes ECM hérités sont véritablement dépassés. Ils sont généralement déployés sur le site, fournissent des solutions trop complexes à des défis modernes apparemment simples et offrent très peu, sinon pas de flexibilité pour répondre aux besoins spécifiques d'une organisation.
Une nouvelle génération de solutions ECM a émergé pour remplacer ces systèmes existants, et ces solutions modernes promettent non seulement de révolutionner la manière dont les entreprises gèrent le contenu, mais aussi la manière dont elles exploitent le contenu pour un avantage stratégique.
L'ECM moderne va au-delà de la gestion documentaire traditionnelle et fournit un système dynamique qui connecte l'ensemble de l'entreprise. Il ne s'agit plus de déplacer des documents papier vers un dossier en ligne : il s'agit plutôt de mettre en place un système de gestion de l'information efficace qui permette aux employés de donner le meilleur d'eux-mêmes.
En ce qui concerne les systèmes d'entreprise, l'intégration est essentielle. Si vos systèmes ne communiquent pas entre eux, vos investissements technologiques pourraient finir par créer davantage de silos et d'obstacles pour vos employés.
C'est pourquoi les organisations reconnaissent de plus en plus la valeur d'un système ECM qui s'intègre de manière fluide avec d'autres systèmes métier tels que :
En supprimant les barrières entre les services et en permettant un accès flexible au contenu pertinent selon les besoins, les organisations améliorent la circulation de l'information et la collaboration entre les services, créant ainsi une entreprise plus agile et résiliente.
Au cours des deux dernières décennies, les entreprises ont rapidement adopté des solutions basées sur le cloud, délaissant les systèmes existants sur site.
Cette transition s'accélère encore davantage avec la généralisation du télétravail, poussant les organisations à opter pour une infrastructure évolutive et agile, accessible de partout, à tout moment et sur n'importe quel appareil, afin d'améliorer la productivité et la collaboration.
Les plateformes ECM cloud-natives exploitent la puissance du cloud computing pour offrir aux entreprises une accessibilité et une flexibilité accrues, tout en leur permettant de réaliser des économies.
En transférant l'ECM vers le cloud, les entreprises obtiennent de nombreux avantages :
> En savoir plus : Un guide pour construire votre analyse de rentabilité pour le cloud
Dans le domaine de l'ECM, l'automatisation offre un potentiel considérable pour rationaliser les processus, accélérer la prise de décision et optimiser les coûts… et les organisations s'intéressent de plus en plus à la façon dont elles peuvent l'utiliser à leur avantage.
Les solutions ECM modernes offrent un large éventail de capacités d'automatisation, y compris :
En tirant parti de l'automatisation dans l'ECM, les entreprises peuvent augmenter considérablement leur efficacité opérationnelle, gagner du temps et réduire les coûts.
Découvrez comment les plateformes de services de contenu modernes libèrent l'intelligence du contenu pour rationaliser les flux de travail, renforcer la gouvernance et générer de meilleurs résultats commerciaux. Obtenez des informations pratiques sur la préparation à l'IA, l'adoption de l'intelligence de contenu et les stratégies de transition de la main-d'œuvre.
L'avenir de l'ECM réside dans l'adoption de solutions de contenu intelligentes, qui exploitent les capacités de l'intelligence artificielle (IA) et de l'apprentissage automatique (ML) pour révolutionner la manière dont les entreprises gèrent leurs informations.
Les solutions de contenu intelligent permettent aux organisations de gérer le contenu de manière dynamique. Elles proposent des fonctionnalités avancées capables d'améliorer l'efficacité, de renforcer la prise de décision et d'offrir des expériences utilisateur personnalisées.
L’automatisation intelligente des processus combine la puissance du moteur OCR, du robotic process automation et de l’intelligence artificielle/apprentissage automatique (IA/ML) pour aider les organisations à identifier, classer et extraire intelligemment et précisément les données de divers formats de documents.
Cette puissante combinaison de technologies injecte des informations dans la capture et le traitement du contenu, simplifiant et accélérant les processus basés sur les documents. Grâce à l'automatisation intelligente des processus, les organisations peuvent atteindre des niveaux de précision et de productivité plus élevés en rationalisant leurs opérations et leurs workflows.
Les analyses prédictives utilisent l'analyse des données pour répondre à la question : « Sur la base des événements passés, que pourrait-il se passer à l'avenir ? »
Cela implique d'analyser des données provenant de plusieurs sources pour identifier des informations pertinentes pour les entreprises et fournir des recommandations basées sur les activités historiques et actuelles, dans le but de prendre des décisions plus précises.
Les solutions ECM intelligentes utilisent des analyses avancées pour prédire le comportement des utilisateurs en analysant les modèles dans leurs préférences et leur utilisation du contenu afin de prévoir les tendances et d'anticiper les besoins des utilisateurs et de l'organisation. Cela améliore non seulement les résultats commerciaux, mais aide également les organisations à identifier de nouvelles opportunités d'optimisation des processus.
Dans le paysage numérique d’aujourd’hui, où la surcharge d’informations est un défi constant, les expériences de contenu personnalisées sont de plus en plus cruciales pour impliquer votre personnel et stimuler la productivité.
Les solutions ECM intelligentes permettent aux entreprises de fournir du contenu personnalisé en fonction du contexte et des besoins des utilisateurs. En comprenant les préférences des utilisateurs et les exigences spécifiques aux rôles, les organisations peuvent offrir une expérience plus intuitive et rationalisée aux employés, ce qui leur permet de trouver les informations dont ils ont besoin pour accomplir leur travail efficacement.
Selon Research and Markets, le marché mondial de l'ECM devrait atteindre 133,7 milliards de dollars d'ici 2030.
Lorsque nous réfléchissons à l'avenir de l'ECM, plusieurs tendances clés émergent qui façonneront son parcours.
Les technologies d'entreprise s'inspirent du modèle B2C : l'expérience de l'utilisateur final est essentielle.
L'accent croissant mis sur l'expérience utilisateur (UX) dans les solutions ECM est fortement influencé par les principes de design des applications grand public. À mesure que les utilisateurs modernes s'habituent aux applications faciles à utiliser dans leur vie quotidienne, ils s'attendent de plus en plus à la même chose sur leur lieu de travail.
Les employés attendent désormais davantage de leurs employeurs et des solutions qu'ils utilisent. S'ils passent des heures à naviguer dans un système laborieux et obsolète, les employés peuvent commencer à chercher du travail ailleurs chez un employeur davantage tourné vers l'innovation.
Alors que les employeurs cherchent à retenir leurs talents, la satisfaction des salariés devient une priorité absolue. Une façon simple d’y parvenir est d’utiliser des solutions ECM avec :
En optimisant l'expérience de gestion de contenu numérique pour les employés, les organisations peuvent favoriser l'adoption de solutions, augmenter la productivité et améliorer la satisfaction sur le lieu de travail.
Depuis des années, les plateformes ECM héritées ont exigé des investissements considérables en ressources et en temps pour leur mise en œuvre et leur maintenance, les rendant inaccessibles à de nombreuses entreprises.
Cependant, avec l'essor des plateformes low-code et no-code, cela est en train de changer. Les organisations optent de plus en plus pour des solutions ECM low-code et no-code qui leur permettent de développer et de déployer rapidement des applications personnalisées sans avoir besoin de connaissances ou d'expérience approfondies en codage.
Ces plateformes permettent aux organisations de créer des applications qui répondent à leurs besoins spécifiques et qui peuvent être facilement modifiées à mesure que l'entreprise évolue. Cela réduit non seulement considérablement le temps et les coûts de mise en œuvre, mais permet également une approche plus flexible et agile de l'ECM.
Avec la multiplication des violations de données et l'entrée en vigueur de réglementations plus strictes telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et le California Consumer Privacy Act (CCPA), il n'est pas surprenant que la conformité et la sécurité soient des priorités pour les entreprises.
Les solutions ECM modernes offrent des fonctionnalités de sécurité avancées et des capacités d'automatisation qui soutiennent les efforts de conformité :
Grâce à des solutions de contenu intelligent, les organisations peuvent garantir leur conformité réglementaire et protéger efficacement leurs informations précieuses sans faire appel à un employé pour surveiller les menaces en permanence.
L'accent mondial sur la durabilité, l'environnementalisme et la responsabilité sociale des entreprises (RSE) a entraîné une surveillance accrue et une demande croissante de pratiques commerciales durables.
La gestion inefficace des données et les processus basés sur papier ne sont plus acceptables, non seulement en raison de leur impact environnemental, mais aussi à cause des coûts économiques. Le stockage de données à plusieurs endroits ou l’impression de documents inutiles est coûteux et gaspille les ressources.
La gestion moderne du contenu d'entreprise (ECM) joue un rôle clé dans la promotion de la gouvernance de l'information, la réduction de la dépendance au papier et la promotion de la collaboration numérique. Cela permet de réaliser des économies de ressources et de réduire les émissions de carbone, contribuant ainsi à un modèle d'entreprise plus écologique et plus respectueux de l'environnement.
Les solutions ECM modernes offrent des capacités de gestion de contenu dynamique et des fonctionnalités avancées qui permettent aux organisations d'atteindre efficacement leurs objectifs métier.
Lorsque vous évaluez une plateforme ECM, recherchez les fonctionnalités clés suivantes :
> En savoir plus : Stratégies pour la modernisation des applications
« En optant pour Hyland au lieu de mettre à jour FileNet, nous avons instantanément économisé 400 000 dollars [environ 335 000 €]... et nous continuons à faire évoluer le système nous-mêmes à un coût bien moindre. Par exemple, le développement de notre workflow actuel dans FileNet aurait coûté 200 000 dollars de plus. »
– Kimberly Wraight, coordinatrice ECM, Comté de Washtenaw, MI (États-Unis)
La mise en œuvre de la bonne solution ECM peut faire la différence entre une entreprise prospère et agile et une entreprise qui peine à suivre la concurrence. En adoptant les dernières tendances et fonctionnalités en matière d'ECM, les organisations rationalisent les processus, stimulent la collaboration, responsabilisent les employés et augmentent la productivité à tous les niveaux.
Que votre organisation souhaite améliorer son efficacité, optimiser la prise de décision ou promouvoir des pratiques commerciales durables, l'ECM est un outil puissant pour générer des résultats.
