Qu'est-ce qu'un système de gestion des documents (DMS) ?

Chaque jour, les entreprises traitent d'innombrables documents, tels que des contrats, des factures, des accords avec les fournisseurs et des informations sur les employés, qui se présentent sous différents formats de fichiers.

Lorsqu'une personne au sein de l'organisation a besoin d'un accès immédiat à ces documents, elle est obligée de perdre du temps à rechercher les informations qu'elle recherche. Sans emplacement central pour le stockage des fichiers, les employés devront passer d'un système à l'autre ou naviguer dans différents dossiers, boîtes de réception et appareils pour trouver ce dont ils ont besoin.

Ce chaos d'informations affecte la vitesse à laquelle vos employés, vos parties prenantes et vos clients ont accès à des données cruciales, ce qui leur fait perdre du temps à consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée et à améliorer l'expérience client.

Imaginez à quel point ces employés seraient plus productifs s'ils pouvaient se concentrer sur leur véritable fonction.

Qu'est-ce qu'un système de gestion des documents (DMS) ?

Un système de gestion des documents gère la capture, le suivi et le stockage des documents, permettant à tous les membres de l'équipe d'accéder à un dossier centralisé. Il enregistrera également les personnes qui accèdent aux documents et les modifient.

Avec un système de gestion de documents en place, les informations et le contenu de votre organisation deviennent accessibles via des outils tels que le contrôle de version des documents, l'automatisation du workflow, le balisage des métadonnées et l'indexation du contenu pour une recherche facile.

Les systèmes de gestion de documents sont importants, car ils permettent aux organisations de fonctionner plus efficacement, de rester conformes aux réglementations et de réduire les coûts globaux en permettant un flux d'informations intuitif et consultable.

Pour qu'une organisation réussisse, l'information doit être transmise aux bonnes personnes, au moment et à l'endroit où elles en ont besoin. Lorsque l'on s'appuie sur des processus manuels et sur le papier pour gérer les documents, les informations sont souvent égarées ou ne parviennent que tardivement aux personnes appropriées.

La mise en place d'un système de gestion documentaire au sein de votre organisation présente de nombreux avantages, dont les plus courants sont les suivants :

Permettre un accès immédiat à l’information

Les organisations deviennent inefficaces à cause de pertes de temps cachées qui entraînent des retards dans de nombreux processus quotidiens et réduisent par conséquent la productivité. Grâce à une gestion centralisée des documents qui stocke les fichiers et les données de manière méthodique (par le biais de hiérarchies de fichiers, de noms de projets normalisés, de dates, de types de fichiers, etc.), les employés ne perdent plus de temps à courir après le papier et à se perdre dans des données non structurées, mais ils peuvent rechercher et récupérer immédiatement les informations dont ils ont besoin.

Permettre aux équipes de collaborer plus efficacement

Les systèmes de gestion de documents basés sur le cloud offrent aux organisations la confiance dont elles ont besoin pour travailler sur plusieurs sites avec un maximum de sécurité. La collaboration sur différents projets devient plus rapide et plus précise à l'aide d'outils tels que le contrôle des versions et la conservation de dossiers de bout en bout, permettant aux entreprises de faire preuve de plus de transparence et de responsabilité dans tous leurs workflows quotidiens.

Minimiser les coûts et le stockage liés à la gestion du papier

Le stockage de documents est devenu une utilisation coûteuse et inefficace de l'espace de bureau. Au-delà de l'occupation de l'espace physique par les classeurs, les processus papier impliqueront l'achat de recharges d'encre d'imprimante et éventuellement la location de solutions de stockage hors site pour faire face à l'afflux massif de documents papier traités par votre organisation.

Assurer une sécurité et une conformité renforcées

La sécurité des données et des documents est essentielle pour chaque organisation. Chaque année, la législation sur la manière dont les organisations doivent stocker les informations sensibles des clients devient de plus en plus stricte et de plus en plus de lois sur la sécurité des données sont imposées pour garantir que cela est fait conformément à la réglementation. Les systèmes de gestion de documents conservent une trace de tout grâce à des pistes d'audit solides en place et protègent les données en suivant et en contrôlant quel utilisateur peut voir, modifier et télécharger un document.

L'achat d'une nouvelle solution de gestion de documents est une décision importante. Bien que chaque organisation ait des besoins uniques, il est judicieux de prendre en compte les critères fondamentaux suivants lors du choix d'un fournisseur de solutions de gestion de documents. Posez-vous les questions suivantes :

• Dispose t-il d'une expertise sectorielle pertinente ? Les exigences en matière de gestion des documents varient d'un secteur à l'autre. Il est donc judicieux de vérifier que le logiciel de gestion des documents que vous recherchez a fait ses preuves dans votre secteur.

• Le logiciel s'intègre-t-il facilement et en toute sécurité à d'autres applications ? Pour tirer pleinement parti d'un système de gestion de documents moderne, celui-ci devra s'intégrer aux autres systèmes que vous utilisez, afin que les employés ne se retrouvent pas à jongler avec un trop grand nombre d'applications et d'interfaces.

• Offre t-il un bon niveau d'assistance ? Comprenez le soutien que vous apporte leur contrat de niveau de service, parcourez les témoignages de clients existants et vérifiez s'il existe des groupes communautaires de pairs qui pourraient être utiles à votre organisation à l'avenir.

• Comprend-il vos besoins en matière de sécurité ? Un système de gestion de documents sécurisé doit permettre d'accorder et de révoquer l'accès aux documents, de dissimuler les informations sensibles et de préserver l'intégrité des documents à chaque étape.

• Votre système préféré peut-il répondre aux besoins croissants de votre organisation ? Envisagez un logiciel qui offre des outils évolutifs tels que l'automatisation du workflow, la capture de données et les signatures électroniques, afin que vos processus de gestion des documents puissent évoluer avec l'innovation numérique.

Bien que les systèmes avancés de gestion de documents puissent avoir une gamme de fonctionnalités, voici quelques-unes de leurs principales fonctionnalités :

Méthodes de saisie de documents multiples

La plupart des organisations utilisent différents types de documents papier et numériques, qui peuvent être enregistrés dans un système par le biais de l'imagerie et de la capture de documents. Une solution de gestion documentaire moderne doit être capable de recevoir tous ces fichiers et de gérer les téléchargements en masse, manuels et automatisés, ainsi que les entrées provenant d'applications mobiles.

Automated Indexing

Pour catégoriser et récupérer correctement un document, il doit d'abord être correctement indexé. Une solution avancée de gestion de documents automatisera une grande partie, voire la totalité, du processus d'indexation. Cela signifie que dès qu'un document est capturé, il est automatiquement indexé correctement, ce qui permet un stockage plus rapide et plus précis des fichiers.

Contrôles des autorisations

Pour garantir la sécurité, vous devrez contrôler la façon dont les utilisateurs consultent, accèdent et modifient les fichiers. Un système de gestion de documents permet cette sécurité grâce à des fonctionnalités telles que :

• Contrôles et sécurité basés sur les rôles

• Révocation de l'accès

• Transferts de propriété

• Une plateforme de gestion de contenu dédiée

Signatures électroniques

Les systèmes de gestion de documents dotés de fonctionnalités de signature électronique accélèrent les processus métier qui restaient traditionnellement lents en raison de l'impression, de la signature, de la numérisation et de l'enregistrement manuels nécessaires. Les fonctionnalités de signature électronique accélèrent ces processus, protègent les organisations contre la modification frauduleuse des documents et garantissent la conformité au suivi des accusés de réception électroniques.