Un système de gestion de documents efficace est un référentiel centralisé dans lequel les documents peuvent être facilement recherchés, consultés et mis à jour par les utilisateurs professionnels autorisés.
Chaque jour, les entreprises traitent d'innombrables documents, tels que des contrats, des factures, des accords avec les fournisseurs et des informations sur les employés, qui se présentent sous différents formats de fichiers.
Lorsqu'une personne au sein de l'organisation a besoin d'un accès immédiat à ces documents, elle est obligée de perdre du temps à rechercher les informations qu'elle recherche. Sans emplacement central pour le stockage des fichiers, les employés devront passer d'un système à l'autre ou naviguer dans différents dossiers, boîtes de réception et appareils pour trouver ce dont ils ont besoin.
Ce chaos d'informations affecte la vitesse à laquelle vos employés, vos parties prenantes et vos clients ont accès à des données cruciales, ce qui leur fait perdre du temps à consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée et à améliorer l'expérience client.
Imaginez à quel point ces employés seraient plus productifs s'ils pouvaient se concentrer sur leur véritable fonction.
Un système de gestion des documents gère la capture, le suivi et le stockage des documents, permettant à tous les membres de l'équipe d'accéder à un dossier centralisé. Il enregistrera également les personnes qui accèdent aux documents et les modifient.
Avec un système de gestion de documents en place, les informations et le contenu de votre organisation deviennent accessibles via des outils tels que le contrôle de version des documents, l'automatisation du workflow, le balisage des métadonnées et l'indexation du contenu pour une recherche facile.
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Les systèmes de gestion de documents sont importants, car ils permettent aux organisations de fonctionner plus efficacement, de rester conformes aux réglementations et de réduire les coûts globaux en permettant un flux d'informations intuitif et consultable.
Pour qu'une organisation réussisse, l'information doit être transmise aux bonnes personnes, au moment et à l'endroit où elles en ont besoin. Lorsque l'on s'appuie sur des processus manuels et sur le papier pour gérer les documents, les informations sont souvent égarées ou ne parviennent que tardivement aux personnes appropriées.
La mise en place d'un système de gestion documentaire au sein de votre organisation présente de nombreux avantages, dont les plus courants sont les suivants :
Les organisations deviennent inefficaces à cause de pertes de temps cachées qui entraînent des retards dans de nombreux processus quotidiens et réduisent par conséquent la productivité. Grâce à une gestion centralisée des documents qui stocke les fichiers et les données de manière méthodique (par le biais de hiérarchies de fichiers, de noms de projets normalisés, de dates, de types de fichiers, etc.), les employés ne perdent plus de temps à courir après le papier et à se perdre dans des données non structurées, mais ils peuvent rechercher et récupérer immédiatement les informations dont ils ont besoin.
Les systèmes de gestion de documents basés sur le cloud offrent aux organisations la confiance dont elles ont besoin pour travailler sur plusieurs sites avec un maximum de sécurité. La collaboration sur différents projets devient plus rapide et plus précise à l'aide d'outils tels que le contrôle des versions et la conservation de dossiers de bout en bout, permettant aux entreprises de faire preuve de plus de transparence et de responsabilité dans tous leurs workflows quotidiens.
Le stockage de documents est devenu une utilisation coûteuse et inefficace de l'espace de bureau. Au-delà de l'occupation de l'espace physique par les classeurs, les processus papier impliqueront l'achat de recharges d'encre d'imprimante et éventuellement la location de solutions de stockage hors site pour faire face à l'afflux massif de documents papier traités par votre organisation.
La sécurité des données et des documents est essentielle pour chaque organisation. Chaque année, la législation sur la manière dont les organisations doivent stocker les informations sensibles des clients devient de plus en plus stricte et de plus en plus de lois sur la sécurité des données sont imposées pour garantir que cela est fait conformément à la réglementation. Les systèmes de gestion de documents conservent une trace de tout grâce à des pistes d'audit solides en place et protègent les données en suivant et en contrôlant quel utilisateur peut voir, modifier et télécharger un document.
L'achat d'une nouvelle solution de gestion de documents est une décision importante. Bien que chaque organisation ait des besoins uniques, il est judicieux de prendre en compte les critères fondamentaux suivants lors du choix d'un fournisseur de solutions de gestion de documents. Posez-vous les questions suivantes :
Bien que les systèmes avancés de gestion de documents puissent avoir une gamme de fonctionnalités, voici quelques-unes de leurs principales fonctionnalités :
La plupart des organisations utilisent différents types de documents papier et numériques, qui peuvent être enregistrés dans un système par le biais de l'imagerie et de la capture de documents. Une solution de gestion documentaire moderne doit être capable de recevoir tous ces fichiers et de gérer les téléchargements en masse, manuels et automatisés, ainsi que les entrées provenant d'applications mobiles.
Pour catégoriser et récupérer correctement un document, il doit d'abord être correctement indexé. Une solution avancée de gestion de documents automatisera une grande partie, voire la totalité, du processus d'indexation. Cela signifie que dès qu'un document est capturé, il est automatiquement indexé correctement, ce qui permet un stockage plus rapide et plus précis des fichiers.
Pour garantir la sécurité, vous devrez contrôler la façon dont les utilisateurs consultent, accèdent et modifient les fichiers. Un système de gestion de documents permet cette sécurité grâce à des fonctionnalités telles que :
Les systèmes de gestion de documents dotés de fonctionnalités de signature électronique accélèrent les processus métier qui restaient traditionnellement lents en raison de l'impression, de la signature, de la numérisation et de l'enregistrement manuels nécessaires. Les fonctionnalités de signature électronique accélèrent ces processus, protègent les organisations contre la modification frauduleuse des documents et garantissent la conformité au suivi des accusés de réception électroniques.
L'une des principales caractéristiques d'un système de gestion des documents est le contrôle complet des versions. Cette fonctionnalité permet de réduire les fichiers en double et de suivre toutes les modifications apportées à un document, de sorte qu'il n'y a pas de risque que les employés travaillent à partir d'anciennes versions ou qu'il y ait des incohérences dans les documents.
Le personnel moderne travaille plus souvent à distance que jamais. C'est pourquoi la solution de gestion de documents que vous avez choisie doit être en mesure de répondre aux besoins du travailleur à distance, en lui permettant d'accéder à la version correcte et la plus récente de chaque document, quel que soit l'endroit où il se trouve.
OnBase permet la création, la révision et la distribution de documents commerciaux critiques pour les organisations qui traitent des informations importantes au quotidien.
Il centralise la gestion des modifications des documents commerciaux et fournit une synchronisation hors ligne pour les utilisateurs à distance, garantissant ainsi que chacun accède au bon document quand il en a besoin.
