La guía de automatización de procesos de 2025: Establecer las prioridades correctas
El uso de la IA en la automatización de procesos revolucionará los lugares de trabajo; solo asegúrese de que su organización esté a la cabeza.
Resumen
Comprender la automatización de procesos
- La automatización de procesos emplea tecnología para sustituir tareas manuales y repetitivas que requieren mucho tiempo de los empleados pero un mínimo de reflexión.
- La automatización moderna de procesos digitales aprovecha el software, los bots y la IA para crear flujos de trabajo electrónicos, captura inteligente de documentos y toma de decisiones automatizada.
- Las organizaciones ahora consideran la automatización de procesos como esencial para seguir siendo competitivas.
Principales beneficios y aplicaciones
- La automatización de procesos impulsa procesos optimizados, reduce la tarea manual, aumenta la productividad, mejora la precisión y mejora la escalabilidad en todas las industrias.
- Puede ser utilizada para una variedad de tareas en diversas industrias, incluyendo atención médica, servicios financieros y gobierno.
- Las implementaciones en el mundo real muestran resultados contundentes: las firmas de inversión reducen el procesamiento de facturas de 30 días a un plazo de un día, ahorrando 1 millón de dólares anualmente.
Tipos de automatización de procesos y el futuro con la IA
- El futuro de la automatización de procesos está siendo moldeado por la IA.
- Las tecnologías de automatización de procesos abarcan un espectro de herramientas, desde tipos más simples que automatizan flujos de trabajo fijos y preprogramados, como la automatización robótica de procesos (RPA), hasta soluciones inteligentes que pueden utilizar el poder de la IA para aplicar inteligencia similar a la humana a procesos como el procesamiento inteligente de documentos (IDP).
- Las soluciones impulsadas por IA de Hyland, como Hyland IDP, alcanzan niveles más altos de automatización mediante el reconocimiento óptico de caracteres, la clasificación inteligente y las capacidades de aprendizaje continuo.
¿Qué es la automatización de procesos?
La automatización de procesos es el uso de tecnología para sustituir tareas manuales y repetitivas a cargo de seres humanos. Normalmente se aplica a procesos que requieren mucho tiempo de los empleados, pero poco trabajo intelectual. Los tipos de automatización de procesos incluyen la automatización de procesos empresariales, la automatización inteligente de procesos y la automatización de flujos de trabajo.
La automatización de procesos inicial se parecía a la famosa línea de montaje de Henry Ford y utilizaba maquinaria masiva. La automatización de procesos digitales (DPA) de hoy en día implica flujos de trabajo electrónicos, enrutamiento de documentos, captura inteligente e incluso análisis de contenido y toma de decisiones. La tecnología moderna de automatización de procesos utiliza software, bots y, más recientemente, inteligencia artificial (IA) para mejorar la eficiencia empresarial.
¿Por qué es relevante la automatización de procesos ahora?
La pregunta ya no es: "¿Vale la pena la inversión en tecnología para la eficiencia de los procesos?"
Es: "¿Puede una organización mantenerse al día sin ello?"
Para la mayoría de las organizaciones, invertir en la eficiencia de procesos será imperativo para mantenerse al día con la competencia y las expectativas de los clientes. Las iniciativas de automatización inteligente por sí solas estaban activas o en marcha en el 88 % de las organizaciones de los encuestados en una encuesta reciente del Índice de impulso del mercado: automatización inteligente, inteligencia artificial y datos, a cargo Deep Analysis con el apoyo de Hyland. Esto indica que no solo las organizaciones están adoptando la automatización de procesos, sino que también están interesadas en mejorar la sofisticación de sus herramientas.
“A medida que la automatización de procesos se integra cada vez más en los programas de IA, crece el potencial para un cambio radical”, manifestó Gartner en su Guía del mercado de herramientas de automatización de procesos de negocio de 2025.
Ejemplos de automatización de procesos
La automatización de procesos se puede utilizar prácticamente en cualquier industria y en muchos departamentos, y la aplicación de la tecnología es amplia. A continuación se presentan algunos casos de uso de la automatización de procesos para darle una idea de cómo las organizaciones la utilizan:
Asistencia sanitaria
Las grandes organizaciones de atención médica reciben millones de documentos de pacientes e historias clínicas al año. Estos archivos deben clasificarse rápidamente para permitir tomar decisiones óptimas de atención.
Para un importante proveedor, la automatización del proceso de clasificación de historias clínicas con tecnología inteligente de captura, extracción y validación cambió vidas, tanto para los pacientes como para los proveedores. Los datos se incorporaron con precisión al sistema de manera temprana, luego los bots los movieron a los lugares correctos y los presentaron a las personas adecuadas. En consecuencia, los registros se volvieron accesibles más rápidamente que cuando se procesaban manualmente.
> Lea el estudio de caso | Cómo un sistema de salud académico redujo los tiempos de respuesta
Servicios financieros
Los bots, como los que se utilizan en la automatización robótica de procesos (RPA), pueden identificar fácilmente los datos de la documentación de préstamos hipotecarios, replicarlos en los lugares adecuados y adelantarlos en el sistema de originación de préstamos, suscripción y cualquier otro sistema que lo requiera.
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¿Cuáles son los tipos de automatización de procesos?
A medida que evolucionan las soluciones de automatización, nos gusta recordar la observación de Sir Isaac Newton: "Si he visto más lejos que otros, es por haberme apoyado en los hombros de gigantes".
La automatización de procesos puede emplear una variedad de tecnologías de automatización, desde las relativamente simples hasta las muy avanzadas, incluidas las tecnologías más modernas de hoy en día que utilizan la IA. Es importante recordar que el caso de uso y los requisitos de su organización a menudo determinarán la solución de automatización adecuada. La buena noticia es que hay muchas opciones disponibles. Existe la herramienta adecuada para cada tarea, y algunas tareas pueden incluso requerir varias tecnologías de automatización que funcionen conjuntamente.
Veamos algunas de las opciones a su disposición:
Automatización de procesos de negocio (BPA)
La automatización de procesos empresariales (BPA) ayuda a unificar y automatizar actividades y servicios empresariales repetibles. Mejora la precisión, la eficiencia, la visibilidad y el cumplimiento de las tareas empresariales básicas en el día a día.
Automatización inteligente de procesos (IPA)
La automatización inteligente de procesos (IPA) revoluciona los procesos organizacionales y elimina las tareas robóticas diarias de los usuarios. En cambio, los robots con IA completan ese trabajo repetitivo. La IPA acelera el trabajo, reduce los errores manuales y simplifica las interacciones.
Procesamiento inteligente de documentos (IDP)
El procesamiento inteligente de documentos (IDP) es una solución digital impulsada por IA que va más allá de las capacidades fijas de RPA y reconocimiento óptico de caracteres (OCR). El IDP utiliza la IA para leer y comprender el texto y el formato dentro del contenido semiestructurado y no estructurado. Esta capacidad permite que los formularios y documentos se procesen automáticamente.
Mientras que las aplicaciones de IDP heredadas utilizaban aprendizaje automático (ML) para “enseñar” al software de IDP a interpretar los documentos, las soluciones de IDP de próxima generación aprovechan los Grandes Modelos de Lenguaje (LLM) para pasar del reconocimiento básico de texto a una comprensión y razonamiento profundos de los documentos.
Automatización del flujo de trabajo
La automatización del flujo de trabajo es el proceso de automatizar las tareas manuales, la documentación y los flujos de datos mediante reglas y lógica. Un flujo de trabajo en sí mismo es una secuencia de tareas que deben completarse en un orden específico para lograr un objetivo.
> Más información | Guía para los flujos de trabajo de gestión de activos digitales
Invertir en inteligencia artificial para el crecimiento, la eficiencia y la competitividad ya no es un acto de fe, sino una necesidad estratégica para las empresas.
— Tiago Cardoso, Director principal de productos, Hyland
El futuro de la automatización de procesos está ligado a la IA
Las primeras generaciones de soluciones de automatización de procesos carecen de las capacidades de las opciones actuales impulsadas por la IA. En pocas palabras, la inteligencia artificial lo cambia todo.
Con la maduración de la IA, las organizaciones pueden ampliar sus horizontes sobre lo que es posible automatizar.
Las oportunidades de automatización de procesos solían estar limitadas a caminos repetibles y programables. Con la IA, ahora se pueden aplicar a procesos no estructurados y dinámicos. Donde antes se requería revisión e intervención humanas, hoy en día, se puede enseñar un procesamiento preciso a las máquinas. Estas máquinas pueden aprender a ser aún más parecidas a los seres humanos mientras trabajan, al mismo tiempo que ofrecen una mayor precisión a una mayor velocidad.
La fusión de la IA con la automatización de procesos aumenta drásticamente el valor y el impacto que las organizaciones obtienen de sus iniciativas por expandir la automatización.
Los procesos que dependen de una base de conocimientos histórica (esa alarmante situación que ocurre cuando el conocimiento institucional está encerrado en una sola persona, por ejemplo) pueden mejorarse drásticamente con la IA. Una solución de automatización por IA no solo puede acceder y comprender datos vastos e intrincados de situaciones anteriores, sino que también puede extraer información y conclusiones de esos datos.
"Invertir en inteligencia artificial para el crecimiento, la eficiencia y la competitividad ya no es un acto de fe, sino una necesidad estratégica para las empresas", afirmó Tiago Cardoso, Director Principal de Productos de Hyland. "Las tecnologías de IA en rápida evolución pueden suponer un riesgo significativo para las organizaciones que no las adopten. Llegar tarde al juego de la IA puede significar no solo perder oportunidades, sino también correr el riesgo de que las empresas queden obsoletas y no puedan seguir el ritmo de los competidores que utilizan la IA".
Automatización inteligente de procesos en su lugar de trabajo
"En lugar de reemplazar a las personas, la IA puede sustituir las partes de su trabajo que las retrasan", escribió Jitesh S. Ghai, Director Ejecutivo de Hyland, en un artículo reciente de Fast Company. “Solo necesitamos usarla estratégicamente”.
Y muchas organizaciones lo están haciendo. De hecho, Deep Analysis concluyó que "el uso de la automatización inteligente y la IA parece estar impulsando a las organizaciones a considerar desmantelar su pila actual de aplicaciones empresariales".
Por ejemplo, una mayoría significativa de los encuestados estaba planeando reemplazar los sistemas centrales:
- El 74 % indicó que estaría dispuesto o muy dispuesto a reemplazar su sistema ERP por una alternativa habilitada por la IA.
- El 82 % dijo lo mismo sobre su sistema de gestión de contenido empresarial/gestión de documentos
En resumen, la pregunta no debería ser “¿Cómo podemos eliminar empleos con IA?”; en cambio, los líderes en el camino correcto deberían preguntarse: “¿Cuál es la tecnología que necesitamos para ayudar a nuestros equipos a hacer su trabajo más significativo?”.
> Más información | 10 perspectivas sobre el futuro de la automatización inteligente