BentallGreenOak
Una empresa de desarrollo inmobiliario obtiene un retorno de 1 millón de dólares sobre la inversión en automatización de CP.
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Aunque el equipo de cuentas por pagar de BentallGreenOak hacía todo lo posible por gestionar 9.000 proveedores y 1.000 facturas en papel cada día, el enorme volumen de documentos que circulaban por la organización era una carga difícil de superar.La implementación de soluciones de software empresarial de Hyland ayudó a BentallGreenOak a agilizar el proceso de cuentas a pagar en toda la empresa, acelerando el ciclo de pagos y ahorrando un millón de dólares anuales.
Identificar una oportunidad
BentallGreenOak es la organización de servicios y asesoramiento inmobiliario líder en Canadá, que atiende a los principales inversores institucionales y privados y ofrece una gama de servicios de gestión de activos, gestión de propiedades, arrendamiento y desarrollo a clientes que representan más de 22.000 millones de dólares en inversiones inmobiliarias.
La gestión de los procesos de cuentas por pagar en 50 ubicaciones de oficinas era un proceso de varios pasos que requería mucho tiempo e involucraba varios escritorios, mensajeros y oficinas. A lo largo del proceso, los empleados hicieron múltiples copias para retener registros, creando un entorno con papeleo duplicado, entrada de datos redundante, incapacidad para rastrear facturas y un tiempo de respuesta de hasta 30 días.
"El procesamiento de facturas de un escritorio a otro con varias personas tocando e ingresando la misma información fue bastante lento y oneroso para nuestro personal de pago", dijo Ben Adams, director de procesos comerciales de BentallGreenOak.
Al ver una oportunidad para mejorar y ejercer un mayor control sobre el proceso de facturación, el equipo de gestión implementó Perceptive Content de Hyland, una solución de gestión de documentos, imágenes y flujo de trabajo, así como Brainware, una solución de captura inteligente.
"Elegimos Perceptive Content porque nos brinda una solución automatizada que se integra con JD Edwards, mejora la calidad de los datos de transacciones y es fácil de usar", dijo Adams.
Con Brainware, podemos capturar una factura en una ubicación por la mañana y emitir un cheque desde nuestra oficina central esa misma tarde. Eso nunca fue posible con un proceso manual.
— Ben Adams, Director de procesos comerciales, BentallGreenOak
Acelerar el proceso
BentallGreenOak simplificó su proceso de cuentas por pagar de principio a fin, recortando semanas del ciclo de pago. Los datos de las facturas ahora se capturan en cada ubicación, se codifican y enrutan electrónicamente para su aprobación, acelerando el proceso en cada etapa.
"Con Brainware, podemos capturar una factura en un lugar por la mañana y emitir un cheque desde nuestra oficina central esa tarde", dijo Adams. "Eso nunca fue posible con un proceso de escritorio a escritorio".
Con las capacidades de automatización de Brainware, BentallGreenOak puede procesar un mayor volumen de facturas y transacciones con menos personal. La empresa no solo pudo eliminar esfuerzos redundantes y reasignar recursos, sino que también puede acceder a informes sobre el desempeño de los empleados.
Mejorar la calidad de los datos
Los empleados escanean las facturas inmediatamente cuando llegan a las ubicaciones de las oficinas distribuidas. Utilizando la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), la información como el proveedor, el número de factura, la fecha y el monto se extrae automáticamente a un formulario electrónico, donde los usuarios pueden validar la información. Debido a que Perceptive Content y JD Edwards están tan estrechamente integrados, los datos del repositorio de Perceptivo Content se extraen de JD Edwards en tiempo real, lo que hace imposible que los usuarios seleccionen proveedores que no estén calificados y activos.
"La integración entre Perceptive Content y nuestro sistema JD Edwards garantiza que los datos sean precisos", dijo Adams.
Es fundamental que las facturas lleguen a la persona correcta en el momento adecuado, pero eso no siempre era fácil con un sistema en papel. Con la nueva solución, una vez que la factura está codificada y lista para su aprobación, los empleados de cuentas por pagar la envían a través de un flujo de trabajo que sigue reglas basadas en los datos de la factura, como el monto de la factura.
"Tenemos reglas de enviio en Perceptive Content que garantizan el 100 % de cumplimiento de nuestras reglas comerciales, el 100 % del tiempo", dijo Adams. "Es un ambiente limpio y controlado".
La organización también utiliza Perceptive Content para procesar más de 3000 transacciones de tarjetas de compra cada mes, lo que representa casi el 20 % de su carga de facturas. Aprovechando el mismo flujo de trabajo de aprobación, BentallGreenOak ha reducido el tiempo que lleva llegar a un acuerdo con el banco de 42 días con un proceso manual a 32 días con Hyland.
El mayor beneficio de las soluciones de Hyland para BentallGreenOak es que nos permite ahorrar un millón de dólares anualmente a través de la creación de eficiencias y la optimización de nuestros procesos de cuentas por pagar.
— Ben Adams, Director de procesos comerciales, BentallGreenOak
Mayor visibilidad
Adams dijo que otra ventaja de la solución es la visibilidad mejorada de las facturas y las capacidades de generación de informes. Los usuarios pueden buscar facturas cuando sea necesario, independientemente de dónde se encuentren los documentos en el proceso, lo que elimina el desperdicio de hacer copias antes de enviar los documentos.
"Ya no se pierde ninguna factura ", dijo Adams.
"Los usuarios autorizados pueden buscar en Perceptive Content para ver en qué parte del proceso se encuentran las facturas y tomar medidas si es necesario".
Un sistema basado en papel podría dar lugar a disputas sobre las facturas, pero los registros de auditoría en Perceptive Content eliminan las preguntas sobre quién hizo qué. Los aprobadores ven no solo la factura, sino exactamente dónde se codifica y cada detalle, qué acciones se tomaron, cuándo y por quién.
Gestión de contratos y obligaciones
Perceptive Content también ayuda a BentallGreenOak a cumplir y gestionar sus obligaciones contractuales. Los contratos se almacenan electrónicamente y, cuando se acercan las fechas límite de determinadas obligaciones u otros eventos definidos, se envían automáticamente alertas a los gestores de activos por correo electrónico para que revisen el contrato y tomen medidas. El uso de la solución garantiza que los gestores de activos no pasen por alto los acuerdos contractuales, ya que los contratos no se recuperan manualmente de un archivador.
Beneficios
La implementación de Perceptive Content y Brainware permitió a BentallGreenOak ahorrar una importante cantidad de dinero en toda la organización. Aunque la empresa introdujo mejoras drásticas en los procesos e invirtió en tecnología compleja, recuperó toda la inversión en solo 11 meses. BentallGreenOak calcula que se ahorrará un millón de dólares al año.
"El mayor beneficio de las soluciones Hyland para BentallGreenOak es que nos permiten ahorrar un millón de dólares al año mediante la creación de eficiencias y la racionalización de nuestros procesos de cuentas por pagar", dijo Adams.