Gestión moderna de contenido en la nube: la aparición de ECM habilitada para la nube

La transición a la gestión moderna de contenido en la nube

Reconociendo los puntos problemáticos del ECM heredado

Las organizaciones que mantienen sistemas de ECM heredados a menudo enfrentan varios desafíos interconectados que se agravan con el tiempo. Estas plataformas envejecidas crean una fricción operativa significativa que se extiende mucho más allá de los departamentos de TI.

Limitaciones de la infraestructura envejecida: muchas plataformas de ECM tradicionales conservan su arquitectura monolítica original de principios de la década de 2000. Este diseño crea cuellos de botella en la funcionalidad, hace que la integración con los sistemas empresariales modernos sea compleja y costosa, y requiere ciclos de desarrollo prolongados incluso para las personalizaciones más básicas.

Brechas en la preparación para la nube: aunque algunos proveedores tradicionales eventualmente ofrecían opciones en la nube, estas soluciones a menudo carecen de la funcionalidad completa y el rendimiento de las verdaderas arquitecturas nativas de la nube. Las organizaciones necesitan una gestión de contenido que ofrezca acceso en cualquier momento y lugar, manteniendo estándares de seguridad y cumplimiento de nivel empresarial.

Dispersión de la información: a pesar de las promesas de un almacenamiento de contenido unificado, el contenido empresarial se distribuye en un promedio de 21 sistemas, según Forrester. Esta fragmentación hace que sea casi imposible obtener información completa a partir de los datos empresariales o crear flujos de trabajo eficientes y automatizados en todos los departamentos.

Capacidad de innovación limitada: los proveedores heredados a menudo concentran sus recursos en mantener la infraestructura envejecida en lugar de desarrollar nuevas capacidades. Esto deja a las organizaciones sin acceso a tecnologías transformadoras como la inteligencia de contenido impulsada por IA, la automatización avanzada y los marcos de integración modernos.

La evolución de los servicios de contenido

La gestión moderna de contenido en la nube representa un cambio fundamental desde el almacenamiento tradicional de documentos hacia servicios de contenido inteligentes. Esta evolución reconoce que la gestión eficaz del contenido debe ir más allá del almacenamiento y la recuperación básicos para abarcar todo el ciclo de vida del contenido, además de permitir el uso de las últimas tecnologías.

Las organizaciones actuales requieren plataformas que puedan extraer automáticamente conocimientos de datos no estructurados, enrutar contenido de manera inteligente en distintos procesos de negocio e integrarse sin problemas con las aplicaciones empresariales actuales. El objetivo es transformar los repositorios de documentos pasivos en plataformas activas de inteligencia empresarial que impulsen la eficiencia operativa y la toma de decisiones estratégicas.

Principales características de la gestión de contenido en la nube moderna

Acceso a la información y escalabilidad

Las plataformas de gestión de contenido nativas de la nube ofrecen una escalabilidad ilimitada que se adapta a las necesidades de las organizaciones en tiempo real. Esta arquitectura elástica permite a las organizaciones escalar la potencia de procesamiento durante los períodos pico (como las universidades que gestionan las temporadas de solicitudes de estudiantes) mientras reducen el consumo de recursos durante los momentos más tranquilos.

La arquitectura en la nube también permite un costo total de propiedad controlable mediante gastos operativos predecibles y una gestión de recursos simplificada. Las organizaciones gozan de las ventajas de las arquitecturas de microservicios que permiten un escalado modular y un posicionamiento para aprovechar los servicios emergentes nativos de la nube a medida que se vuelven disponibles.

Inteligencia de contenido potenciada por IA

Las plataformas modernas pueden transformar datos no estructurados en contenido listo para la IA a través de capacidades de procesamiento avanzadas. Estos sistemas extraen automáticamente metadatos, clasifican documentos y establecen relaciones contextuales entre fuentes de contenido dispares.

Las características de inteligencia de contenido incluyen:

• Curación de datos: conversión de contenido en más de 600 formatos de archivo a datos estructurados y listos para la IA
• Enriquecimiento contextual: vincular los datos no estructurados con información contextual relevante para mejorar la capacidad de búsqueda y obtener mejores perspectivas
• Búsqueda potenciada por IA: proporcionar un descubrimiento de información unificado a través de distintos repositorios y sistemas empresariales
• Capacidades de verificación: permitir a los usuarios rastrear las respuestas generadas por la IA hasta los documentos fuente para validar su precisión.

Federación de contenido

En lugar de requerir migraciones complejas, la gestión moderna del contenido en la nube unifica el acceso a los distintos repositorios existentes. La federación de contenido crea conexiones seguras entre los sistemas actuales, incluidas soluciones como Hyland OnBase, Microsoft SharePoint, Salesforce y Workday, sin necesidad de costosos proyectos de transferencia de datos.

Este enfoque mantiene los estándares de gobernanza y cumplimiento mientras permite la gestión centralizada y la orquestación del contenido empresarial, independientemente de su ubicación física.

Procesos de negocio automatizados

Las capacidades de automatización inteligente se extienden mucho más allá del enrutamiento tradicional de flujos de trabajo. Las plataformas modernas ofrecen lo siguiente:

• Procesamiento inteligente de documentos: captura, separación y clasificación de documentos impulsadas por IA con extracción precisa de datos
• Orquestación de procesos: enrutamiento automatizado del contenido a los flujos de trabajo, sistemas y personal adecuados
• Automatización agéntica de procesos: agentes de IA que hacen tareas complejas de manera autónoma, adaptándose a condiciones cambiantes sin scripts predefinidos

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Seguridad y cumplimiento nativos de la nube

Las plataformas modernas de gestión de contenido en la nube ofrecen seguridad para empresas con funciones como cifrado de extremo a extremo, recuperación ante desastres y redundancia geográfica. Estas plataformas suelen mantener un tiempo de actividad del 99.99% mientras cumplen con los estrictos requisitos normativos en todos los sectores.

Innovación mediante la creación de soluciones

Las herramientas de desarrollo intuitivas y low-code permiten la creación rápida de aplicaciones específicas para el negocio sin requerir una amplia experiencia técnica. Estas capacidades respaldan interfaces de diseño visual, entornos de desarrollo colaborativo y procesos de refinamiento iterativos que aceleran los ciclos de innovación.

Hoja de ruta para la gestión moderna de contenido en la nube

1. Imagine nuevas posibilidades

Comience por reimaginar lo que es posible cuando se eliminan las restricciones de gestión de contenido. Las plataformas modernas permiten a las organizaciones pensar estratégicamente sobre cómo el contenido puede impulsar la transformación digital en lugar de simplemente almacenar documentos.

Cree listas completas de soluciones que puedan beneficiar a los empleados, socios y clientes. Considere cómo los conocimientos impulsados por IA, los flujos de trabajo automatizados y las integraciones fluidas podrían transformar los procesos de negocio actuales.

2. Evalúe los requisitos fundamentales

Identifique la funcionalidad esencial en cuatro áreas clave:

1. Acceso a la información
2. Inteligencia de contenido
3. Automatización inteligente
4. Construcción rápida de soluciones

Los diferentes proveedores sobresalen en distintas áreas, por lo que comprender las necesidades específicas de la organización ayuda a orientar la selección de la plataforma.

3. Investigue y valide

Aproveche estudios de casos de modernización, revisiones de pares e informes de analistas para evaluar implementaciones del mundo real. Las organizaciones deberían investigar a fondo las capacidades de los proveedores, los niveles de satisfacción de los clientes y las hojas de ruta de las plataformas a largo plazo.

4. Pruebe y valide

Los proveedores modernos de gestión de contenido deben demostrar la agilidad de sus plataformas mediante proyectos de prueba de concepto o implementaciones piloto. Estas oportunidades de prueba permiten a las organizaciones validar las afirmaciones de los proveedores sobre los ciclos de desarrollo rápidos y la efectividad de las soluciones.

5. Ejecute con confianza

El avance de la tecnología se acelera continuamente, y los volúmenes de contenido crecen de manera exponencial. Cada día dedicado al mantenimiento de los sistemas heredados otorga a los competidores ventajas en términos de eficiencia, innovación y experiencia del cliente.

Beneficios de la modernización con Hyland 

Hyland Content Innovation Cloud™ ejemplifica la gestión moderna de contenido en la nube conectando los sistemas existentes con capacidades impulsadas por la IA. En lugar de requerir el reemplazo completo de la plataforma, Content Innovation Cloud permite una transformación gradual mientras preserva las inversiones actuales.

La plataforma admite entornos híbridos y multinube, lo que permite a las organizaciones implementar soluciones en la nube de Hyland, en nubes privadas o en la infraestructura local. Esta flexibilidad garantiza que la modernización se alinee con las estrategias de TI y con los requisitos de cumplimiento.

El enfoque federado de Content Innovation Cloud unifica el acceso y la gestión de contenido en los repositorios empresariales sin requerir migraciones complejas. La plataforma enriquece el contenido federado con metadatos, contexto y relaciones, creando bases preparadas para la IA para la automatización y la generación de conocimientos.

Las organizaciones que utilizan Content Innovation Cloud pueden:

Unifique las soluciones de contenido en los entornos locales y en la nube mientras mantiene una gobernanza centralizada

• Ofrezca experiencias de usuario modernas que incrementen las tasas de adopción y la productividad
• Automatice los procesos centrados en el contenido con capacidades de orquestación inteligente
• Incorpore inteligencia en los flujos de trabajo diarios para mejorar la toma de decisiones
• Obtenga un mayor valor de innovación de las inversiones en software más allá del mantenimiento básico