La modernización de sistemas heredados es el proceso esencial de actualizar software, infraestructura y aplicaciones obsoletas para alinearse con las demandas del negocio actuales y futuras a medida que evoluciona la tecnología.
El imperativo para la modernización de sistemas heredados
Desafíos y beneficios de la modernización
Enfoques para la modernización
A medida que las empresas requieren soluciones cada vez más ágiles y adaptables, los sistemas heredados de gestión de contenido empresarial (ECM, por sus siglas en inglés) se han vuelto obsoletos rápidamente. De hecho, Forrester concluyó que el 76 % de los líderes están invirtiendo en iniciativas de modernización para alejarse de las herramientas heredadas, de modo que puedan reducir el riesgo, eliminar los silos y mejorar la agilidad de TI.
En muchas organizaciones los sistemas heredados han estado en funcionamiento durante años e incluso han desempeñado un papel crítico en las operaciones y el crecimiento del negocio. Aunque pueden haber cumplido bien su propósito en el pasado, la pura verdad es que ya no pueden hacerlo. Esos sistemas nunca fueron diseñados para adaptarse rápidamente a la dinámica cambiante de los negocios, e intentar que sistemas anticuados hagan tareas modernas conducirá a una reducción de la productividad y a un sistema que crea más obstáculos que soluciones.
Aunque la transición a soluciones más modernas puede parecer monumental, las plataformas de ECM modernas simplifican enormemente la migración desde sistemas heredados. Los ECM líderes de hoy:
Con nuevas tecnologías como la IA y la infraestructura preparada para la nube disponibles, ahora es momento de considerar la modernización de los sistemas heredados. Analicemos algunas consideraciones que debe tener en cuenta cuando evalúe lo que sigue.
En una encuesta reciente a cargo de Forrester Consulting y encargada por Hyland, Forrester presentó hallazgos que destacan la importancia de aprovechar el potencial del contenido empresarial y los datos no estructurados.
Examine sus hallazgos, que incluyen perspectivas sobre qué capacidades de inteligencia de contenido están maduras para florecer.
Los sistemas de ECM heredados dependen de tecnología obsoleta y procesos manuales. Sus funcionalidades estaban destinadas a ser simples: almacenar e indexar copias digitales de registros del negocio para ser localizadas y recuperadas en una fecha posterior como parte de un proceso del negocio o en respuesta a una solicitud ad hoc.
Pero hoy en día, también se quedan cortos de varias maneras:
Los sistemas heredados suelen requerir mantenimiento frecuente. Esto demanda recursos de mantenimiento especializados y mayores presupuestos de TI. Incluso en ese caso, el mantenimiento y las actualizaciones que reciben estos sistemas suelen ser solo básicas, cubriendo principalmente correcciones de errores o mejoras de compatibilidad, con una innovación o nuevas capacidades limitadas (si acaso alguna).
Los sistemas heredados a menudo dependen de interfaces, formatos de datos o protocolos de comunicación de propiedad exclusiva que son incompatibles con los métodos de integración estándar actuales, lo que dificulta el intercambio de datos con otros sistemas. Esto genera silos de datos e ineficiencias, dificultando las comunicaciones, las operaciones y los esfuerzos de modernización.
Los sistemas heredados son propensos a fallas y errores debido a software mal mantenido, mantenimiento irregular y arquitecturas complejas u obsoletas que son difíciles de mantener y depurar. Esto expone a las empresas a riesgos de operaciones interrumpidas o brechas de seguridad.
Los líderes de las organizaciones de alto rendimiento prefieren la nube, que es más fácil de mantener, configurar e integrar, según el reciente estudio de Forrester Consulting, encargado por Hyland.
Conozca la historia de cómo las organizaciones están abordando las capacidades de IA y automatización en sus procesos de contenido. La nube es una parte fundamental de la narrativa.
Lea el estudio de ForresterLa escalabilidad se convierte en un problema cuando los sistemas heredados no pueden manejar el aumento de las demandas de los clientes, el crecimiento de usuarios, el volumen de datos y la complejidad. Esto se debe a menudo a sistemas obsoletos que tienen arquitecturas rígidas que dificultan la escalabilidad horizontal o vertical.
Debido a su arquitectura obsoleta y la falta de medidas de cifrado, los sistemas más antiguos a menudo cuentan con medidas de seguridad inadecuadas. Esto puede llevar a violaciones de datos, filtraciones, ciberataques e interrupciones del servicio, complicando el cumplimiento normativo y socavando la fiabilidad y la confianza de una empresa.
Pedir a su equipo que persevere con interfaces obsoletas obstaculiza la producción debido a soluciones envejecidas y mal integradas, lo que lleva a tasas de adopción poco efectivas entre los usuarios.
A medida que los sistemas heredados se vuelven más obsoletos y los sistemas más modernos ocupan su lugar, la demanda de conocimiento sobre los sistemas más nuevos aumenta mientras que la necesidad de habilidades en sistemas heredados disminuye. Las empresas que dependen de los sistemas heredados son cada vez más incapaces de mantener y adaptar estos sistemas para hacer frente a los desafíos actuales, ya que puede resultar difícil encontrar personas que mantengan, protejan y actualicen las capacidades de sus sistemas.
La modernización de sistemas heredados puede ser una tarea desalentadora, especialmente porque existen varios enfoques posibles que dependen de diversos factores, como la complejidad y el tamaño del sistema heredado, el presupuesto disponible y las prioridades clave del negocio.
Algunos enfoques, aunque más simples y menos costosos de ejecutar, presentan sus propios problemas.
“Necesitábamos una plataforma con mejores capacidades de búsqueda, almacenamiento de documentos y otras tecnologías de servicios de contenido para el siglo XXI”, dijo un arquitecto de CVS Health “Utilizábamos tecnología propietaria de un proveedor que había llegado al final de su vida útil y que, sencillamente, no satisfacía nuestras necesidades y nuestros requisitos”.
Obtenga más información sobre la transformación digital de CVS.
Lea el caso prácticoLa encapsulación implica envolver los sistemas existentes (es decir, componentes o funcionalidades heredadas) dentro de una arquitectura más nueva y modernizada; esto significa que solo se altera la capa de la interfaz. La idea es que, dado que los nuevos datos y funciones se aplican mediante una API externa, algunos procesos completos todavía se controlan a través de sistemas heredados.
Este es un enfoque por fases para la modernización, pero la encapsulación no resuelve varios de los problemas que las empresas ya enfrentan al considerar la modernización de sistemas heredados, especialmente las dificultades de mantenimiento, integración y actualización.
La encapsulación también presenta desafíos adicionales, uno de los cuales es la sobrecarga de rendimiento. Esta realmente incrementa los recursos computacionales (como CPU, memoria y ancho de banda de red) o el tiempo que un sistema o aplicación necesita para ejecutar tareas o procesos adicionales. En lugar de resolver complejidades operativas, la encapsulación las incrementa, ya que las empresas deben mantener y gestionar la capa de encapsulación sobre el sistema heredado.
Las organizaciones también pueden volverse dependientes de proveedores o tecnologías propietarias específicas para mantener la capa de encapsulación, lo que limita la flexibilidad y la elección de proveedores.
El rehosting y el replatforming son estrategias de modernización alternativas que las empresas pueden considerar.
El rehosting implica trasladar las aplicaciones actuales desde las instalaciones a la nube o a otro hardware con cambios mínimos en el código, lo que se denomina "lift and shift". Esto transfiere las aplicaciones y bases de datos a la nube y las ajusta para que funcionen en el nuevo entorno.
El replatforming adopta un enfoque similar, con un paso adicional conocido como "retoques" (introducir ajustes menores, como actualizar configuraciones, ajustar parámetros u optimizar el código para mejorar el rendimiento).
Existen inconvenientes en ambos enfoques. El rehosting no aborda los problemas subyacentes ni las ineficiencias en la arquitectura de la aplicación. Al simplemente migrar aplicaciones a un nuevo entorno, los sistemas pueden seguir mostrando las limitaciones anteriores, como cuellos de botella en el rendimiento, escalabilidad inflexible y desafíos de mantenimiento.
Muchas empresas se dan cuenta de que hay que reemplazar su sistema heredado. Quizás la solución no es apta para encapsulación, rehosting o replatforming, o quizás simplemente ya no cumpla con los requisitos.
Reemplazar los sistemas heredados con soluciones completamente nuevas incorporará las características y funcionalidades necesarias para satisfacer las necesidades actuales y futuras de su organización, además de agregar nuevas capacidades que no estaban disponibles en el sistema anterior, lo que reduce los costos de mantenimiento a largo plazo y contribuye significativamente a aumentar el retorno de la inversión.
Las soluciones modernas permiten a las organizaciones incorporar las últimas tecnologías, funcionalidades y características para abordar los problemas del negocio actuales, lo que brinda a las empresas la oportunidad de alinear sus sistemas estrechamente con sus metas y objetivos para respaldar el crecimiento futuro.
El contenido es la base de la transformación digital, y estamos redefiniendo las posibilidades de ambos al transformar la gestión de contenido en innovación de contenido,” dijo Ghai. Conozca los cuatro desafíos de contenido que deben resolver los usuarios de sistemas heredados y cómo superarlos.
La gestión de la modernización de sistemas heredados implica una combinación de planificación estratégica, comunicación efectiva, gestión de riesgos y ejecución cuidadosa. Comience con la implementación de estas buenas prácticas:
1. Evaluar los sistemas actuales
A continuación, haga una evaluación exhaustiva de su sistema heredado actual, centrándose en el rendimiento, las limitaciones, la escalabilidad y otros requisitos.
2. Comprender las necesidades empresariales
Defina cómo la actualización de su solución puede apoyar los requisitos de su negocio, considerando las ambiciones de crecimiento actuales y futuras.
Asegúrese de que sus esfuerzos de modernización planificados garanticen la continuidad empresarial y una integración fluida con los datos históricos y actuales.
3. Consulte a expertos
Interactúe con los principales expertos en tecnología e industria dentro y fuera de su organización, incluidos líderes empresariales, profesionales de TI, firmas de analistas y socios externos.
4. Aborde las áreas de alto impacto
Concéntrese en abordar áreas de alto impacto mientras minimiza la interrupción de las operaciones comerciales en curso. Esto puede implicar priorizar cambios incrementales que puedan proporcionar beneficios tangibles o, en casos más serios, llevar a cabo una revisión completa del sistema mediante su reconstrucción o reemplazo.
5. Invierta en capacitación y soporte
Invierta en programas de capacitación y soporte para dotar a los miembros del equipo de las habilidades, conocimientos y recursos necesarios para desempeñar su papel con éxito.
6. Realice revisiones periódicas
Monitoree el progreso en relación con los objetivos previstos, haciendo un seguimiento de los KPI y los hitos para asegurarse de que se alineen con los objetivos del proyecto.
Mantener su sistema ECM heredado, en última instancia, obstaculiza la capacidad de su empresa para gestionar y aprovechar eficazmente el valioso contenido e información de su organización, provocando retrasos operativos y colocándolo en una desventaja competitiva.
Según un informe de McKinsey, las empresas con sistemas heredados “que se reinventan” experimentan alrededor de 2.5 veces más crecimiento de ingresos, así como un aumento del doble en el crecimiento del EBIT y el ROI de las iniciativas de digitalización en comparación con sus contrapartes más tradicionales.
Las plataformas de ECM heredadas están obstaculizando el éxito de su organización. Lea nuestro e-book para informarse sobre por qué debería modernizarse hoy.
Una plataforma ECM robusta a menudo es beneficiosa para las empresas que implementan esfuerzos de modernización de sistemas heredados. Las plataformas ECM facilitan la migración de contenido de sistemas heredados a modernos, gestionan el contenido a lo largo de su ciclo de vida y refuerzan las prácticas de gobernanza de la información, entre otros beneficios tangibles.
Aquí tiene un análisis exhaustivo de cómo los ECM pueden desempeñar un papel en la modernización del sistema:
Los ECM suelen estar basados en la nube, ofreciendo escalabilidad y reduciendo los costos de TI mientras mejoran la seguridad.
Dado que los sistemas ECM modernos suelen estar construidos sobre arquitecturas nativas de la nube con API robustas, los componentes pueden desplegarse y escalarse de manera independiente para satisfacer las necesidades cambiantes. También permiten una integración sin fisuras con fuentes y sistemas de datos externos, facilitando la interoperabilidad y el intercambio de datos, y permitiendo la federación de contenido en repositorios dispares.
Al aprovechar las API y los conectores, los ECM modernos acceden y agregan contenido de varias fuentes, incluidos sistemas heredados, aplicaciones en la nube, bases de datos y repositorios externos. Esto ofrece una vista unificada de los activos de contenido.
En general, esto ofrece escalabilidad, reduce los costos de TI y refuerza la seguridad.
La inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML) automatizan la categorización y etiquetado de contenido, extraen datos inteligentes y permiten el análisis predictivo para prever tendencias. Productos como Hyland Knowledge Enrichment eliminan las barreras para procesar datos no estructurados y habilitan su contenido para la IA. Esto le da a los datos que ya posee (que antes eran demasiado difíciles de acceder y aprovechar) más poder para los productos de IA posteriores.
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Las tecnologías de automatización robótica de procesos (RPA) y procesamiento inteligente de documentos (IDP) utilizan la IA, el OCR y la automatización para capturar y extraer datos de documentos en los procesos del negocio y para optimizar los flujos de trabajo.
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Proporcionar a su equipo la tecnología que necesita para hacer su trabajo con los datos más actualizados mejora sus vidas y optimiza su desempeño. Cuando todos tienen las herramientas que necesitan para acceder de manera fácil y segura al contenido adecuado en el momento adecuado, pueden tomar decisiones más informadas y ofrecer un servicio de primera categoría. Además, con sistemas modernizados, su contenido se mantiene seguro con las principales prácticas de seguridad de datos y planes de respaldo, por lo que, incluso si ocurre un desastre, el contenido de su empresa sigue estando seguro.
Una integración perfecta de su solución de gestión de contenido en los distintos sistemas empresariales críticos, y que los abarque a todos, es clave para su proceso de modernización. Si usted es capaz de gestionar todo su contenido y procesos con conexiones potentes entre las herramientas de contenido y las aplicaciones empresariales, puede mejorar los flujos de trabajo, los resultados y las experiencias.
Content Innovation Cloud es el futuro de la gestión de contenido empresarial. Al aprovechar una plataforma unificada de inteligencia de contenido, procesos y aplicaciones, su organización puede acceder a profundos conocimientos a partir del contenido empresarial y los datos no estructurados, impulsando la innovación sin interrupciones.
Los sistemas de ECM heredados que dependen de tecnología obsoleta y procesos manuales pueden generar ineficiencias operativas, plantear desafíos de integración, aumentar los costos y presentar riesgos de cumplimiento y seguridad. Esto afecta significativamente la productividad y el crecimiento de la empresa.
La moderna plataforma de gestión de contenido nativa de la nube de Hyland, Content Innovation Cloud™, redefine fundamentalmente lo que usted puede hacer con su contenido. Permite la extensibilidad y la integración, y simplifica las migraciones. Nuestro conjunto de herramientas de inteligencia de contenido, así como nuestro ecosistema de servicios profesionales, socios y redes de integradores de sistemas, proporcionan interfaces fáciles de usar y low-code, garantizan una implementación rápida y permiten a los desarrolladores crear más rápidamente. Descubra por qué Hyland podría ser la solución para la modernización de sus sistemas heredados.
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El contenido es la base para la transformación digital. Así es como los expertos en contenido pueden superar los mayores desafíos empresariales actuales y comenzar a innovar de formas nuevas e inteligentes, utilizando tecnología nueva e inteligente.
La promesa y el potencial de la IA es algo con lo que todas las organizaciones quieren alinearse, pero a menudo se pasa por alto una parte importante de su implementación: la preparación para la IA. Antes de que la IA pueda lograr lo que usted espera, el contenido de su empresa debe estar habilitado para la IA. Aquí está el marco de preparación para la IA que se debe considerar.
