Der Leitfaden zur Prozessautomatisierung 2025: Die richtigen Prioritäten setzen

Prozessautomatisierung verstehen

• Die Prozessautomatisierung nutzt Technologie, um manuelle, sich wiederholende Aufgaben zu ersetzen, die viel Zeit der Mitarbeiter beanspruchen, aber nur wenig Überlegung erfordern.

• Moderne digitale Prozessautomatisierung nutzt Software, Bots und KI, um elektronische Workflows, intelligente Dokumentenerfassung und automatisierte Entscheidungsfindung zu erstellen.

• Unternehmen betrachten die Prozessautomatisierung heute als unerlässlich, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Wichtigste Vorteile und Anwendungsfälle

• Die Prozessautomatisierung fördert optimierte Prozesse, reduziert den manuellen Aufwand, steigert die Produktivität, verbessert die Genauigkeit und erhöht die Skalierbarkeit in allen Branchen.

• Sie kann für eine Vielzahl von Aufgaben in verschiedenen Branchen genutzt werden, darunter Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen und Behörden.

• Implementierungen in der Praxis zeigen dramatische Ergebnisse: Investmentfirmen konnten die Rechnungsbearbeitung von 30 Tagen auf eine taggleiche Abwicklung reduzieren und so jährlich 1 Million US-Dollar einsparen.

Arten der Prozessautomatisierung und die Zukunft mit KI

• Die Zukunft der Prozessautomatisierung wird durch KI geprägt.

• Technologien zur Prozessautomatisierung umfassen ein Spektrum von Tools – von einfacheren Typen, die feste, vorprogrammierte Arbeitsabläufe automatisieren, wie die robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA), bis hin zu intelligenten Lösungen, die die Leistungsfähigkeit von KI nutzen können, um menschenähnliche Intelligenz auf Prozesse wie die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) anzuwenden.

• Die KI-gestützten Lösungen von Hyland, wie Hyland IDP, erreichen höhere Automatisierungsgrade durch optische Zeichenerkennung, intelligente Klassifizierung und die Fähigkeit des kontinuierlichen Lernens.

Was ist Prozessautomatisierung?

Die Prozessautomatisierung ist der Einsatz von Technologie, um manuelle, sich wiederholende Aufgaben zu ersetzen, die von Menschen ausgeführt werden. Sie wird in der Regel auf Prozesse angewendet, die viel Personalzeit, aber wenig Denkarbeit erfordern. Zu den Arten der Prozessautomatisierung gehören Geschäftsprozessautomatisierung, intelligente Prozessautomatisierung und Workflow-Automatisierung.

Die frühe Prozessautomatisierung ähnelte Henry Fords berühmtem Fließband und nutzte massive Maschinen. Die digitale Prozessautomatisierung (DPA) von heute umfasst hingegen elektronische Arbeitsabläufe, Dokumentenweiterleitung, intelligente Erfassung und sogar Inhaltsanalysen und Entscheidungsfindung. Moderne Prozessautomatisierungstechnologie nutzt Software, Bots und – seit Kurzem – künstliche Intelligenz (KI), um die Geschäftseffizienz zu verbessern.

Die Frage lautet nicht mehr: „Lohnt sich die Investition in Prozesseffizienztechnologie?“

Sie lautet: „Kann eine Unternehmen mithalten, wenn Sie sie nicht tätigt?“

Für die meisten Unternehmen sind Investitionen in die Prozesseffizienz unerlässlich, um mit dem Wettbewerb und den Erwartungen der Kunden Schritt zu halten. Intelligente Automatisierungsinitiativen allein waren in 88 % der befragten Unternehmen aktiv oder im Gange, so die aktuelle Studie „Market Momentum Index: Intelligente Automatisierung, künstliche Intelligenz und Daten“, die von Deep Analysis mit Unterstützung von Hyland durchgeführt wurde. Dies deutet darauf hin, dass Unternehmen nicht nur auf Prozessautomatisierung setzen, sondern auch daran interessiert sind, die Raffinesse ihrer Tools zu erhöhen.

„Angesichts der zunehmenden Integration von Prozessautomatisierung in KI-Programme wächst das Potenzial für radikale Veränderungen“, heißt es im Gartner-Bericht „Market Guide for Business Process Automation Tools 2025“.

Vorteile der Prozessautomatisierung

Die Prozessautomatisierung bringt Unternehmen Vorteile, indem sie Geschwindigkeit und Genauigkeit erhöht. Sie kann zudem ein besseres Arbeitsumfeld und eine bessere Kundendienstatmosphäre schaffen.

Weitere Vorteile sind:

• Optimierte Prozesse: Bei korrekter Umsetzung sorgt die Prozessautomatisierung für einen effizienten und gut organisierten Arbeitsablauf. Bei manuellen Prozessen schaffen Mitarbeiter oft schnelle Lösungen, um den Arbeitsablauf in Gang zu halten. Diese „Pflaster“ führen in der Regel zu Prozessproblemen, wenn sie skaliert werden.

• Verringerung des manuellen Aufwands: Wenn Ihr Arbeitsablauf erfordert, dass jemand Dokumente liest und Daten eingibt, spart die Prozessautomatisierung Zeit. Es ist möglich, dass KI sogar Entscheidungen über die nächsten Schritte treffen kann.

• Gesteigerte Produktivität und Innovation: Die Automatisierung von Routineaufgaben ermöglicht es Ihrem Team, sich auf geschäftskritischere Aufgaben zu konzentrieren. Hierzu könnten Innovationen oder die Bereitstellung eines hohen Kundenwerts gehören.

• Verbesserte Genauigkeit: Manuelle Prozesse führen häufig zu Fehlern, und selbst kleine Fehler in Daten können sich als kostspielig erweisen. Automatisierte Prozesse folgen Regeln und melden alles, was nicht zu den Parametern passt.  Wenn Sie Ihre Prozessautomatisierungslösung mit KI koppeln, wird die KI lernen, diese Probleme selbst zu lösen.

• Geringere Kosten: Ein schneller, genauer und fein abgestimmter Prozess beseitigt Ineffizienzen. Dies führt zu Kosteneinsparungen, die Sie in Bereiche mit höherer Produktivität reinvestieren können.

• Strengere Compliance: Standardisierte, konsistent durchgeführte Prozesse bedeuten eine bessere Compliance. Eine Lösung, die automatische Audit-Trails liefert, spart Zeit und hilft, die Compliance nachzuweisen.

• Verbesserte Skalierbarkeit: Für Unternehmen mit saisonalen Spitzen oder solche, die schnelle Wachstumsphasen erleben, können automatisierte Prozesse die erhöhte Arbeitslast problemlos ausgleichen.

• Ein hervorragender Einstiegspunkt für die Einführung von KI an Ihrem Arbeitsplatz: Von der intelligenten Erfassung bis hin zum maschinellen Lernen, das zur Optimierung Ihrer Prozesse und Ergebnisse beiträgt, ermöglicht KI eine kontinuierliche Verbesserung bei gleichzeitiger Beibehaltung aller Vorteile der Automatisierung.

Prozessautomatisierung kann praktisch in jeder Branche und in vielen Abteilungen eingesetzt werden, und die Anwendung der Technologie ist umfassend. Hier sind nur einige wenige Anwendungsfälle für die Prozessautomatisierung, um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, wie Unternehmen sie nutzen:

Gesundheitswesen

Große Gesundheitsorganisationen erhalten jedes Jahr Millionen von Patientendokumenten und Krankenakten. Um optimale Behandlungsentscheidungen zu ermöglichen, müssen diese Dateien schnell klassifiziert werden.

Bei einem großen Anbieter hat die Automatisierung des Klassifizierungsprozesses von Krankenakten mit intelligenter Erfassungs-, Extraktions- und Validierungstechnologie sowohl das Leben von Patienten als auch das von Anbietern verändert. Die Daten wurden frühzeitig und präzise in das System eingebracht, dann von Bots an die richtigen Stellen verschoben und den richtigen Personen bereitgestellt. Folglich wurden die Datensätze schneller zugänglich als jemals zuvor, wenn sie manuell verarbeitet wurden.

Finanzdienstleistungen

Bots, wie sie bei der robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA) verwendet werden, können Daten in der Dokumentation von Hypothekenkrediten leicht identifizieren, sie an die entsprechenden Stellen replizieren und sie im Kreditvergabesystem, in der Risikoprüfung und in allen anderen Systemen, die sie benötigen, weiterleiten.

Behörden

In einem Bezirksprüfungsamt mussten sechs Mitarbeiter 90.000 Steuererklärungen für persönliches Eigentum manuell ausfüllen. Das taten sie fast das halbe Jahr lang – jedes Jahr.

Dann führten sie ein systemunabhängiges RPA-System ein. Dadurch wurde die sich wiederholende, mühsame Aufgabe der Eingabe von Steuererklärungsdaten in ihr System automatisiert. Mithilfe von bedingten Geschäftsregeln half RPA sogar dabei, fehlerhafte oder betrügerische Daten zu erkennen, die dann zur Überprüfung an menschliche Prüfer geschickt wurden. Im ersten Jahr dieses Systems bearbeitete der Bezirk ein Drittel seiner Rücksendungen ganz ohne menschliches Eingreifen.

Bildungswesen

Die Indiana State University (ISU) stand mit ihren bestehenden Drittanbieter-Lösungen für den Campusbetrieb vor Herausforderungen, einschließlich langsamer Leistung und eingeschränkter Funktionalität, insbesondere bei der Bearbeitung von Finanzhilfen.

Um diese Probleme zu lösen, implementierte ISU Hyland Automate – eine cloudnative Plattform, die sich nahtlos in das bestehende Hyland Perceptive Content-System integrieren lässt. Automate ermöglicht dynamische Formulare mit digitalen Signaturen und bedingten Feldanzeigen und verbessert so die Effizienz und das Benutzererlebnis.

Durch den Ersatz ihrer alten Formularlösung konnte die ISU Einschränkungen wie mangelnde Flexibilität und schlechte Integration überwinden. Die Universität plant, den Einsatz von Automate auf andere Abteilungen auszuweiten, um die Arbeitsabläufe zu rationalisieren und die betriebliche Effizienz in der gesamten Institution zu verbessern.

> Fallstudie lesen | Die Indiana State University transformierte die Art und Weise, wie sie Formulare und Prozesse verwalten

Erfahren Sie, wie die Indiana State University die cloudnative Lösung von Hyland nutzte, um die Betriebseffizienz zu verbessern.

> Fallstudie lesen |  Die Indiana State University transformierte die Art und Weise, wie sie Formulare und Prozesse verwalten

Kreditorenbuchhaltungsabteilung

Eine Immobilien-Investmentfirma nutzte einen papierbasierten Prozess an 50 Bürostandorten. Die Bearbeitungszeiten für Rechnungen betrugen bis zu 30 Tage. Dieses Inhaltschaos wirkte sich negativ auf Mitarbeiter, Kunden und das Endergebnis aus.

Als Reaktion darauf führte das Unternehmen eine Lösung zur Kreditoren-Prozessautomatisierung ein, erweitert um KI und eine Integration in das Branchensystem JD Edwards. Das Unternehmen konnte seinen Zahlungszyklus um mehrere Wochen verkürzen. Dies bedeutete, dass die Mitarbeiter morgens eine Rechnung an einem Ort erfassen und am Nachmittag einen Scheck ausstellen konnten. Darüber hinaus verbesserte sich die Datenqualität und das Phänomen der verlorenen Rechnungen wurde beseitigt.

> Fallstudie lesen | Intelligente Prozessautomatisierung führt zu Einsparungen von 1 Million US-Dollar pro Jahr

Personalabteilung

Die Personalabteilung eines Einzelhandelsunternehmens hatte Schwierigkeiten, den Betrieb mit papierbasierten Prozessen und mehreren Niederlassungen abzuwickeln. Dies änderte sich, als das Unternehmen eine Komponente zur Prozessautomatisierung in seine Content-Services-Plattform integrierte.  Die neue Technologie digitalisierte Inhalte, automatisierte die Dokumentenaufbewahrung und brach Workflow-Silos auf. Dokumente, die früher tagelang auf Schreibtischen lagen, waren nun für das gesamte Team sichtbar und konnten so besser in Bewegung gehalten werden.

Angesichts der Weiterentwicklung von Automatisierungslösungen erinnern wir uns gerne an Sir Isaac Newtons Beobachtung: „Wenn ich weiter sehen konnte als andere, dann deshalb, weil ich auf den Schultern von Giganten stand.“

Die Prozessautomatisierung kann eine Reihe von Automatisierungstechnologien einsetzen, von relativ einfachen bis hin zu sehr fortschrittlichen, einschließlich der modernsten Technologien, die KI verwenden. Es ist wichtig zu beachten, dass der Anwendungsfall und die Anforderungen Ihres Unternehmens oft die richtige Automatisierungslösung bestimmen. Die gute Nachricht ist, dass es viele verfügbare Optionen gibt. Für jede Aufgabe gibt es das richtige Tool, und manche Aufgaben erfordern sogar das Zusammenspiel mehrerer Automatisierungstechnologien.

Lassen Sie uns einen Blick auf einige der Optionen werfen, die Ihnen zur Verfügung stehen:

Geschäftsprozessautomatisierung (Business Process Automation, BPA)

Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) hilft, wiederholbare Geschäftsaktivitäten und Dienstleistungen zu vereinheitlichen und zu automatisieren. Sie verbessert die Genauigkeit, Effizienz, Transparenz und Compliance der wichtigsten Aufgaben im Alltagsgeschäft.

Intelligente Prozessautomatisierung (IPA)

Intelligente Prozessautomatisierung (IPA) revolutioniert organisatorische Prozesse und eliminiert die täglichen „roboterähnlichen“ Aufgaben der Benutzer. Stattdessen erledigen KI-gestützte Bots diese Routinearbeit. IPA beschleunigt die Arbeit, verringert manuelle Fehler und vereinfacht Interaktionen.

Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)

Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) ist eine KI-gestützte digitale Lösung, die über die festen Fähigkeiten von RPA und optischer Zeichenerkennung (OCR) hinausgeht. IDP nutzt KI, um den Text und die Formatierung in semistrukturierten und unstrukturierten Inhalten zu lesen und zu verstehen. Diese Fähigkeit ermöglicht die automatische Verarbeitung von Formularen und Dokumenten.

Während frühere IDP-Anwendungen die Technologie des maschinellen Lernens (ML) nutzten, um der IDP-Software beizubringen, wie man Dokumente sinnvoll interpretiert, nutzen IDP-Lösungen der nächsten Generation große Sprachmodelle (LLMs), um von der grundlegenden Texterkennung zu einem tiefgreifenden Dokumentenverständnis sowie zu Schlussfolgerungen zu gelangen.

Workflow-Automatisierung

Workflow-Automatisierung ist der Prozess der Automatisierung manueller Aufgaben, Dokumentationen und Datenflüsse mithilfe von Regeln und Logik. Ein Workflow selbst ist eine Abfolge von Aufgaben, die in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden müssen, um ein Ziel zu erreichen.

robotergesteuerte Prozessautomatisierung

RPA nutzt eine Software mit Bots, um die Effizienz und Genauigkeit des Unternehmens durch die Automatisierung und Standardisierung wiederholbarer Geschäftsaufgaben zu steigern. Sie ahmt das vorhersehbare menschliche Verhalten innerhalb eines Systems nach, z. B. das Ausführen der Klicks, die ein Mitarbeiter in einem standardisierten Workflow ausführen würde).

Anwendungsintegration

Die direkte Integration zwischen zwei oder mehr Anwendungen kann auch eine gute Möglichkeit sein, datenorientiert|datenzentrisch Aufgaben zu automatisieren, ohne dass ein Mensch eingreifen muss.

Agentengestützte Prozessautomatisierung

Die agentengestützte Prozessautomatisierung ist die nächste Stufe der intelligenten Automatisierung, bei der KI-Agenten eingesetzt werden, um komplexe Aufgaben oder sogar ganze Geschäftsprozesse autonom oder teilautonom ohne vorgegebene Skripte auszuführen. Bei Bedarf können KI-Agenten mit Menschen, anderen KI-Agenten und sogar Systemintegrationen, Softwareanwendungen und anderen nicht agentischen Tools und Automatisierungstechnologien zusammenarbeiten, um die Aufgabe zu erledigen.

Die agentengestützte Prozessautomatisierung muss jedoch nicht alle anderen Automatisierungstechnologien in Ihrem Unternehmen ersetzen: Tatsächlich kann die Ergänzung Ihrer bestehenden Automatisierungsstrategie durch KI-Agenten der schnellste Weg sein, um mit dieser Technologie der nächsten Generation Mehrwert zu schaffen.

Mithilfe von KI-Technologien kann die agentengestützte Prozessautomatisierung Ihre Geschäftsabläufe grundlegend verändern, indem sie dazu beiträgt, menschliches Eingreifen zu reduzieren und intelligentere Entscheidungen zu ermöglichen. Mit Tools, die KI-gestützte Agenten orchestrieren, können Sie KI-Agenten erstellen und einsetzen sowie KI-Komponenten, Dienste, Agenten und RPA-Bots zu Ihren Prozessen hinzufügen.

> Mehr erfahren | Erkunden Sie die Möglichkeiten von KI-Agenten

„Anstatt Menschen direkt zu ersetzen, kann KI die Teile ihrer Arbeit ersetzen, die sie verlangsamen“, schrieb Jitesh S. Ghai, CEO von Hyland, kürzlich in einem Artikel bei Fast Company. „Wir müssen es nur strategisch einsetzen.“

Und viele Organisationen sind es. Tatsächlich fand Deep Analysis heraus, dass „der Einsatz von intelligenter Automatisierung und KI die Unternehmen dazu zu bringen scheint, ihre bestehenden Enterprise-Anwendungen zu überdenken“.

So plant beispielsweise eine deutliche Mehrheit der Befragten, Kernsysteme zu ersetzen:

• 74 % gaben an, dass sie bereit oder sehr bereit wären, ihr ERP-System durch eine KI-gestützte Alternative zu ersetzen

• 82 % sagten dasselbe über ihr ECM-/Dokumentenmanagementsystem

Kurz gesagt: Die Frage sollte nicht lauten: „Wie können wir mithilfe von KI Arbeitsplätze abbauen?“ – stattdessen sollten Führungskräfte, die auf dem richtigen Weg sind, fragen: „Welche Technologie benötigen wir, um unseren Teams dabei zu helfen, ihre bedeutendste Arbeit zu erledigen?“

> Mehr erfahren | 10 Einblicke in die Zukunft der intelligenten Automatisierung

Die Zukunft der Prozessautomatisierung ist an KI gebunden

Früheren Generationen von Prozessautomatisierungslösungen fehlen die Fähigkeiten der KI-gestützten Optionen von heute. Einfach gesagt: Künstliche Intelligenz verändert alles.

Mit der Reifung der KI können Organisationen ihren Horizont hinsichtlich dessen erweitern, was automatisierbar ist.

Die Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung beschränkten sich früher auf wiederholbare, programmierbare Abläufe. Dank KI können sie nun auch auf unstrukturierte, dynamische Prozesse angewendet werden. Wo früher menschliche Überprüfungen und Eingriffe erforderlich waren, kann die genaue Verarbeitung heute von Maschinen übernommen werden. Diese Maschinen können dann lernen, bei ihrer Arbeit noch menschlicher zu werden und gleichzeitig eine höhere Genauigkeit bei höherer Geschwindigkeit zu liefern.

Die Verschmelzung von KI mit der Prozessautomatisierung erhöht den Wert und die Wirkung, die Unternehmen aus ihren Bemühungen zur Erweiterung der Automatisierung ziehen, drastisch.

Prozesse, die von einer historischen Wissensbasis abhängen – die alarmierende Situation, die entsteht, wenn institutionelles Wissen beispielsweise bei einer Person eingesperrt ist – können durch KI drastisch verbessert werden. Eine KI-Automatisierungslösung kann nicht nur auf umfangreiche, komplizierte Daten aus früheren Situationen zugreifen und diese verstehen, sondern auch Erkenntnisse und Schlussfolgerungen aus diesen Daten ziehen.

„In künstliche Intelligenz für Wachstum, Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit zu investieren, ist kein Vertrauensvorschuss mehr, sondern eine strategische Notwendigkeit für Unternehmen“, so Tiago Cardoso, Principal Product Manager bei Hyland. „Die sich rasch entwickelnden KI-Technologien können für Unternehmen, die sie nicht übernehmen, ein erhebliches Risiko darstellen. Zu spät in das KI-Spiel einzusteigen, kann nicht nur bedeuten, Chancen zu verpassen, sondern könnte auch das Risiko bergen, dass Unternehmen veraltern und nicht mehr in der Lage sind, mit KI-gestützten Wettbewerbern Schritt zu halten.“

„Anstatt Menschen direkt zu ersetzen, kann KI die Teile ihrer Arbeit ersetzen, die sie verlangsamen“, schrieb Jitesh S. Ghai, CEO von Hyland, kürzlich in einem Artikel bei Fast Company. „Wir müssen es nur strategisch einsetzen.“

Und viele Organisationen sind es. Tatsächlich fand Deep Analysis heraus, dass „der Einsatz von intelligenter Automatisierung und KI die Unternehmen dazu zu bringen scheint, ihre bestehenden Enterprise-Anwendungen zu überdenken“.

So plant beispielsweise eine deutliche Mehrheit der Befragten, Kernsysteme zu ersetzen:

• 74 % gaben an, dass sie bereit oder sehr bereit wären, ihr ERP-System durch eine KI-gestützte Alternative zu ersetzen

• 82 % sagten dasselbe über ihr ECM-/Dokumentenmanagementsystem

Kurz gesagt: Die Frage sollte nicht lauten: „Wie können wir mithilfe von KI Arbeitsplätze abbauen?“ – stattdessen sollten Führungskräfte, die auf dem richtigen Weg sind, fragen: „Welche Technologie benötigen wir, um unseren Teams dabei zu helfen, ihre bedeutendste Arbeit zu erledigen?“

> Mehr erfahren | 10 Einblicke in die Zukunft der intelligenten Automatisierung

Die intelligenten Prozessautomatisierungslösungen von Hyland transformieren die Betriebsweise von Unternehmen, indem sie Geschäftsprozesse nahtlos digitalisieren, Arbeitsabläufe optimieren und Teams mit den notwendigen Erkenntnissen versorgen, um intelligenter und schneller zu arbeiten.

Mit KI-gestützter Automatisierung als Kern bietet Hyland messbare Ergebnisse. Unsere umfassenden Automatisierungs-Tools machen nicht nur manuelle Aufgaben überflüssig – sie ermöglichen Ihnen auch intelligente Workflows, die sich an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen und gleichzeitig die Skalierbarkeit und Sicherheit bieten, die führende Unternehmen benötigen.

Die Automatisierungstools von Hyland sind:

• Hyland RPA: Bietet eine umfassende Suite für die robotergesteuerte Prozessautomatisierung, die Low-Code-Drag-and-Drop-Tools verwendet, um eine echte End-to-End-Automatisierung für vorhersehbare Aufgaben zu ermöglichen.

• Hyland IDP: Nutzt fortschrittliche KI, um das Erfassen, die Extraktion und Klassifizierung von Dokumenten zu automatisieren und so eine effiziente und präzise Datenverarbeitung zu ermöglichen.

• Hyland Automate: Nutzt KI-gestützte Automatisierung, um komplexe Prozesse zu vereinfachen, manuelle Aufgaben zu reduzieren und die betriebliche Effizienz zu steigern.

• Hyland Agent Builder: Baut eine intelligente Agenten-Belegschaft auf, um klügere Prozesse zu fördern und KI in großem Maßstab zu implementieren.

Die Suite von Automatisierungstools von Hyland bietet menschenähnliche Intelligenz für den Prozessautomatisierungs-Workflow. Durch die Beseitigung der langsameren und weniger genauen menschlichen Berührungspunkte in diesen traditionellen Prozessen unterstützt Hyland Sie bei der Verbesserung von Effizienz und Genauigkeit und ermöglicht gleichzeitig die Nutzung KI-gestützter Technologie.

Beginnen Sie Ihre Reise zur Prozessautomatisierung auf intelligente Weise. Chatten Sie noch heute mit Hyland.