Indiana State University
Renommierte Universität nutzt Hyland Automate für modernisierte Formularsammlungen, betriebliche Effizienz und Studentenerfahrungen.
Highlights der Geschichte
Über die Indiana State University: Eine renommierte öffentliche Universität, die sich der Modernisierung ihres Campusbetriebs und der Verbesserung der Erfahrungen von Studierenden und Mitarbeitenden verschrieben hat.
Hyland-Produkt: Hyland Automate, Hyland Perceptive Content
Wichtige Erfolge:
- Revolutionierte Finanzhilfeverfahren mit dynamischen Formularen mit digitalen Signaturen und bedingten Feldanzeigen, die sich in Echtzeit anpassen
- Beseitigung der Einschränkungen veralteter Systeme durch den Ersatz statischer Dokumente durch skalierbare, Cloud-native Lösungen, die sich nahtlos in die bestehende Infrastruktur integrieren lassen
- Verbesserte betriebliche Effizienz in allen Abteilungen durch optimierte Arbeitsabläufe und automatisierte End-to-End-Prozesse
- Positionierung der Universität für eine organisationsweite Expansion über die Finanzhilfe hinaus in die Finanzabteilung und andere Abteilungen
- Verbesserte Benutzererfahrung für Studierende, Eltern und Mitarbeitende durch intuitive, reaktionsschnelle Formulartechnologie
Die Herausforderung
Die Indiana State University (ISU) war häufig auf den Support von Drittanbietern angewiesen, um ihre Verpflichtung zur Modernisierung der Campusbetriebe zu erfüllen und ihre Studierenden und Mitarbeiter besser zu betreuen. Dieser Ansatz verursachte jedoch mehr Verzögerungen als Effizienzsteigerungen. Die Universität benötigte aktualisierte Sicherheitsmaßnahmen und Funktionen, was zu häufigeren Hotfixes und Upgrades führte, die für die Benutzer zeitaufwändig und problematisch waren. Die Daten der Studierenden zur finanziellen Unterstützung – die über eine Legacy-Formularlösung eingegeben und von den Eltern oder Erziehungsberechtigten der Schüler validiert wurden – existierten als statische Dokumente, was ihre Verwendbarkeit über die Erfassung hinaus einschränkte.
Die Universität benötigte eine skalierbare Lösung, die sich einfach implementieren und in die bestehenden Systeme integrieren ließ, um reibungslose End-to-End-Workflows zu automatisieren und zu erleichtern.
Unser vorheriges System hat uns ausgebremst. Die statische Natur der Formulare und die Integrationsherausforderungen mit unserem SIS führten zu erheblichen Hindernissen, insbesondere in einem schnelllebigen Umfeld wie der finanziellen Unterstützung. Wir wussten, dass wir eine dynamischere Lösung benötigten, die mit uns wachsen konnte.
— Julie Cuffle, Managerin für Anwendungssysteme, Indiana State University
Die Lösung
Um diese Herausforderungen anzugehen, suchte die ISU nach einem System, das dynamische und reaktionsfähige Formulare sowie nahtlose Integrationen mit der bestehenden Infrastruktur bietet. Da die ISU bereits Perceptive Content einsetzte und diesem Produkt vertraute, entschied sich die Universität aufgrund seiner Cloud-nativen Bereitstellungs- und Integrationsfunktionen für Automate.
Die cloudnative Architektur von Automate bot Zugänglichkeit und Skalierbarkeit, und die Fähigkeit, sich nahtlos mit Perceptive Content zu integrieren, ermöglichte einen einheitlichen Ansatz für das Content-Management – unerlässlich für die Optimierung der Abläufe der Universität. Julie Cuffle, Managerin für Anwendungssysteme bei ISU, sagte: „Hyland Automate erwies sich als die ideale Lösung, da es nicht nur eine nahtlose Integration in unsere bestehenden Systeme bot, sondern auch die Flexibilität und Unterstützung, die wir zur Modernisierung unserer Prozesse benötigten.“
Automate ermöglichte es den Benutzern auch, dynamische Formulare mit Optionen für digitale Signaturen zu erstellen. Dank bedingter Feldanzeigen konnten sich Formulare in Echtzeit an Benutzereingaben anpassen, wodurch der Prozess für Bewerber weiter optimiert wurde.
Mit Zugang zu direktem Support vom Hyland-Team – ein Service, der bei jeder Investition in Automate verfügbar ist – konnte ISU die Einführungshürden reibungslos überwinden, die Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit des neuen Systems stärken und das Vertrauen in die Partnerschaft mit Hyland fördern.
Verwenden Sie KI zur Erstellung, Bereitstellung und Verwaltung inhaltsorientierter Automatisierungen
Hyland Automate nutzt KI, um agentengesteuerte Prozessautomatisierung und -orchestrierung voranzutreiben, sodass Sie komplexe Prozesse vereinfachen, manuelle Aufgaben reduzieren und die Betriebseffizienz steigern können.
Mit Automate integrieren Sie Ihre Kerngeschäftssysteme mühelos und verändern die Verwaltung digitaler Inhalte und Workflows grundlegend.
Erfahren Sie, was mit Automate möglich istDer Unterschied
Effizienz in großem Maßstab
Der Wechsel zu Automate hat die Abläufe an der ISU revolutioniert, indem dynamische Formulare mit digitalen Signaturen ermöglicht wurden, was die Benutzererfahrung erheblich verbessert und die Effizienz innerhalb der Abteilung für finanzielle Unterstützung gesteigert hat.
„Hyland Automate hat die Art und Weise, wie wir Formulare und Prozesse verwalten, grundlegend verändert“, so Carol Wiemuth, Programmanalystin bei ISU. „Wir konnten bereits Verbesserungen bei der Effizienz feststellen, doch das ist erst der Anfang. Wir freuen uns darauf, Automate in Zukunft in weiteren Abteilungen zu nutzen.“
Lösung von Altsystem-Herausforderungen
Automate löst wesentliche Herausforderungen im Zusammenhang mit der alten Formularlösung der ISU, einschließlich Support, Funktionalität und Integration.
Bestehende Systeme sind oft nicht flexibel, und die Benutzer können die Felder nicht einfach an die Eingaben anpassen, was zu Ineffizienz und höheren Fehlerquoten führt.
Automate schafft die Grundlage für erweiterte Vielseitigkeit und Anpassungsmöglichkeiten.
„Die bedingten Felddarstellungen haben unsere Workflows erheblich verbessert“, erklärt Wiemuth. „Nun können sich Formulare basierend auf Benutzerantworten dynamisch ändern, was vorher nicht möglich war. Damit ist der gesamte Prozess nahtloser und effizienter geworden.“
Durch die nahtlose Verbindung mit verschiedenen Geschäftsanwendungen ermöglicht Automate Organisationen, Prozesszyklen vollständig abzuschließen.
Organisationsübergreifende Anwendbarkeit
Mit Blick auf die Zukunft plant die ISU, die Nutzung von Automate über finanzielle Hilfen hinaus auf alle Funktionen auszuweiten. Die Universität plant, die Finanzabteilung vollständig zu integrieren und die Workflows in der gesamten Institution zu optimieren, um eine höhere Konnektivität und Funktionsfähigkeit zu gewährleisten und einen dynamischeren und reaktionsfähigeren Ansatz für Formulare und Prozesse sicherzustellen.
