Ein Leitfaden für Einsteiger in die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)

Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) ist eine KI-gesteuerte Lösung zur Automatisierung der Dokumentenextraktion, -klassifizierung und -validierung. Es befähigt Unternehmen, den vollen Wert ihrer Daten zu erschließen.

Wie IDP Betriebsabläufe transformiert:

• Verwendet KI-Technologien wie natürliche Sprachverarbeitung (NLP) und Optical Character Recognition (OCR), um Daten präzise zu verarbeiten und zu strukturieren.

• Automatisiert wichtige Schritte, reduziert manuelle Eingaben und gewährleistet eine nahtlose Integration in Arbeitsabläufe.

• Passt sich kontinuierlich an und verbessert sich weiter, sodass es sich im Laufe der Zeit mit den organisatorischen Anforderungen weiterentwickelt.

Wesentliche Vorteile von IDP:

• Verbesserte Effizienz und Genauigkeit: Optimiert die Abläufe und reduziert dabei menschliche Fehler.

• Kosten- und Zeitersparnis: Erreichen Sie eine Kostensenkung von bis zu 20 % und eine Verkürzung der Verarbeitungszeiten um bis zu 34 %.

• Verwertbare Erkenntnisse: Nutzen Sie wertvolle Daten, um in kürzerer Zeit intelligentere Entscheidungen zu treffen.

• Verbesserte Compliance: Stärken Sie die Governance mit sicherem, automatisiertem Datenmanagement.

• Skalierbarkeit: Passt sich mühelos an, um steigende Dokumentenmengen in unterschiedlichen Anwendungsfällen zu bewältigen.

Die richtige IDP-Software für Ihr Unternehmen auswählen IDP ist entscheidend für die Modernisierung Ihres Arbeitsplatzes

Zukunftsorientierte Unternehmen wissen, dass Daten, wenn sie richtig genutzt werden, eine Grundlage für den Erfolg sein können. In vielen Unternehmen übersteigt jedoch die aus dem Tagesgeschäft generierte Datenflut ständig die Fähigkeit, diese effektiv zu verwalten.

Zu entziffern, was aus diesem Datenmeer rauscht und was wirklich wertvoll ist, kann eine Herausforderung sein – und hier erweist sich die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) als Lebensader. Durch die Umstellung von manueller Dokumentenverarbeitung auf einen automatisierten, KI-gesteuerten Ansatz ermöglicht IDP Unternehmen, ihre Daten zu nutzen, um eine unternehmensweite Transformation zu ermöglichen.

Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)?

IDP ist eine Teilmenge der intelligenten Automatisierung, die modernste künstliche Intelligenz (KI) verwendet, um Informationen in unstrukturierten und halbstrukturierten Daten zu verarbeiten. Sie extrahiert, liest, erkennt und versteht Textinhalte, bevor sie diese in ein strukturiertes, zugängliches Format umwandelt.

Stellen Sie sich IDP als intelligenten Assistenten für Ihre Geschäftsdokumente vor – es ermöglicht die schnelle und umfassende Direktverarbeitung verschiedener dynamischer Dateiformate wie Rechnungen, Verträge, E-Mails und Bilder – und das alles ohne zusätzliche menschliche Eingaben. Durch den Wegfall mühsamer manueller Arbeiten steigert es die betriebliche Effizienz und die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden.

IDP-Lösungen werden entwickelt, um die menschliche Kognition nachzuahmen. Sie arbeiten mit fortschrittlichen, kontinuierlichen Lern-Engines, die im Laufe der Zeit immer intelligenter werden und automatisch Verbesserungen an ihren Datenerfassungs- und Extraktionsalgorithmen für verbesserte Ergebnisse bereitstellen.

> Lesen Sie mehr: Die Zukunft des intelligenten Unternehmens ist KI-gestützte IDP

Wie funktioniert IDP?

IDP kombiniert Automatisierung und Optical Character Recognition (OCR)-Technologien mit der Erfassung und Kontextualisierung von Daten – für ein höheres Maß an Genauigkeit.

Viele dieser Funktionen gibt es bereits seit einiger Zeit (man denke an „Intelligent Capture“-Lösungen), doch dank der Fortschritte bei KI und Low-Code-Technologie konnten führende Softwareanbieter IDP-Plattformen der nächsten Generation auf den Markt bringen.

So funktioniert eine IDP-Lösung der Enterprise-Klasse:

Schritt 1: Vorverarbeitung von Dokumenten

Dokumente werden in die Verarbeitungsplattform aufgenommen und für die Analyse vorbereitet. Sie werden zunächst mit OCR-Technologie gescannt und mit Erfassungstechniken wie Rauschunterdrückung und Entzerrung verarbeitet, um die Lesbarkeit und Qualität der Daten zu verbessern.

Schritt 2: Trennung von Dokumenten

Große Pakete mit mehreren Dokumenten werden zur weiteren Verarbeitung in Einzeldokumente aufgeteilt.

Schritt 3: Klassifizierung von Dokumenten

Anschließend wird das Dokument anhand von Inhalt, Format und Struktur klassifiziert. NLP-Algorithmen, die Daten auf menschenähnliche Weise betrachten, werden dann eingesetzt, um Texte kontextuell zu interpretieren und geschäftskritische Informationen zu erkennen.

Schritt 4: Datenextraktion

Die Software identifiziert und extrahiert dann die relevanten Daten wie Namen, Adressen und Nummern. ML verfeinert die Leistung der IDP-Software im Laufe der Zeit kontinuierlich und verbessert so die Genauigkeit und Effizienz des Extraktionsprozesses.

Schritt 5: Datenvalidierung

Alle Fehler in den extrahierten Daten werden zur Überprüfung markiert. Durch die Human-in-the-Loop-Validierung werden Diskrepanzen behoben und gleichzeitig die Vorhersagealgorithmen des Modells optimiert, um den Lernprozess zu beschleunigen. Die endgültige Ausgabe wird dann zur weiteren Analyse in Datenbanken oder andere nachgelagerte Workflows integriert.

Sind IDP und RPA dasselbe?

RPA ist eine programmgesteuerte Lösung zur Automatisierung sich wiederholender, vorhersehbarer Aufgaben, während IDP über native Intelligenz zur Bewältigung komplexerer, datenzentrischer Aufgaben verfügt. Kombiniert man sie, erweitert IDP die Funktionen von RPA, sodass eine wahrhaft umfassende End-to-End-Automatisierungslösung entsteht, die bessere und effizientere Ergebnisse liefert.

Dieser automatisierte Workflow lässt sich nahtlos in die entsprechenden Buchhaltungssysteme integrieren, was zu einem kosteneffizienten System zur Rechnungsverarbeitung mit verbessertem Dokumentenmanagement führt.

Warum ist IDP so wichtig?

IDP digitalisiert nicht nur Dokumente, sondern ist auch ein wirkungsvoller Katalysator für die Modernisierung. Angesichts des zunehmenden Volumens und der zunehmenden Komplexität wichtiger Geschäftsinformationen ist die manuelle Dokumentenverarbeitung keine praktikable Option mehr. Sie führt zu kostspieligen Fehlern und Engpässen im Arbeitsablauf, die den Betrieb stören können.

Durch die Implementierung von IDP werden diese Herausforderungen umgangen und eine schnelle, verbesserte und kostengünstige Dokumentenverarbeitung ermöglicht.

Nehmen wir beispielsweise Rechnungen: IDP behebt die Ineffizienzen bei der manuellen Bearbeitung von Papierrechnungen, da wichtige Informationen wie Bestellnummern und Lieferantennamen extrahiert und in ein digitales Format konvertiert werden, was den Dateneingabeprozess beschleunigt.

Dieser automatisierte Workflow lässt sich nahtlos in die entsprechenden Buchhaltungssysteme integrieren, was zu einem kosteneffizienten System zur Rechnungsverarbeitung mit verbesserten Dokumentenmanagement-Funktionen führt.

Laut Bain and Company haben Führungskräfte festgestellt, dass Teammitglieder durch die Automatisierung ihrer Arbeitsabläufe höherwertige Arbeiten übernehmen können. Aus demselben Bericht geht hervor, dass die Flexibilität der Mitarbeitenden nach der Einführung um 45 % zunimmt, und dass es noch einige andere Vorteile für den Profit gibt.

Darüber hinaus fungiert IDP auch als Wettbewerbsvorteil, indem sie Rohdaten in wichtige Geschäftsinformationen umwandelt, die zu mehr Innovation und Wachstum anregen.

Mit diesen Stärken im Hinterkopf ist es leicht zu verstehen, warum viele Unternehmen beginnen, IDP bei ihren Bemühungen zur Prozessoptimierung Priorität einzuräumen – und warum auch Sie das tun sollten.

Was sind die Vorteile von IDP?

Moderne IDP-Lösungen sind für jedes Unternehmen mit dokumentenlastigen Prozessen ein entscheidender Vorteil (selbst im Vergleich zu älteren IDP-Angeboten). Es bringt konkrete Geschäftsvorteile wie zum Beispiel die Folgenden:

Bessere Effizienz und Genauigkeit

IDP minimiert die menschlichen Fehler, die häufig mit manueller Verarbeitung verbunden sind, indem es Daten zuverlässig erfasst, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Die Automatisierung dokumentorientierter Aufgaben strafft auch die Arbeitsabläufe und verkürzt die Geschäftszyklen, was die Effizienz im gesamten Unternehmen erhöht.

Zeit- und Kosteneinsparungen

Die Optimierung routinemäßiger Back-Office-Prozesse durch den Einsatz von KI-basierten Extraktionstechniken kann Unternehmen 30–40 % der Stunden und 20 % der Betriebskosten ersparen, die normalerweise für die Dokumentenverarbeitung aufgewendet werden.

Schnellere, leistungsstärkere Entscheidungsfindung

Nutzen Sie wertvolle datengestützte Erkenntnisse zur Unterstützung schneller, strategischer Geschäftsentscheidungen, die aufkommende Trends nutzen oder einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Verbesserte Mitarbeiterproduktivität

Da IDP Ihre Mitarbeitenden von manuellen Eingaben entlastet, können sie sich stattdessen auf höherwertige strategische Initiativen konzentrieren.

Verbesserter Kundenservice

IDP ermöglicht Ihrem Team, außergewöhnliche Kundenerlebnisse zu bieten, indem es die Reaktionszeiten auf Anfragen drastisch verkürzt. Die extrahierten Daten bieten auch einen personalisierten Ansatz, um auf individuelle Kundenbedürfnisse einzugehen.

Compliance und Risikomanagement

Die automatisierten Funktionen von IDP zur Dokumentenklassifizierung stärken die Compliance- und Datenverwaltungsmaßnahmen, indem sie sicherstellen, dass Aufzeichnungen gemäß den entsprechenden behördlichen Richtlinien verwaltet und aufbewahrt werden.

Datensicherheit

Schützen Sie vertrauliche Daten durch die Reduzierung des menschlichen Eingriffs und durch robuste integrierte Sicherheitsmaßnahmen wie Datenverschlüsselung und Zugriffskontrollen, die den globalen Datenschutz- und Sicherheitsstandards entsprechen.

Eine konfigurierbare, skalierbare Plattform

Der Funktionsumfang von IDP-Lösungen kann unterschiedlich sein, ideale Plattformen sind jedoch vielseitig (im Gegensatz zu festen, fest verdrahteten Pro-Code-Lösungen) und können an eine breite Palette von Branchenanwendungen angepasst werden. Die skalierbare Architektur ermöglicht auch wachsende Dokumentenmengen, ohne die Leistung zu beeinträchtigen.

Nahtlose Integration

IDP ist für die nahtlose Integration mit vorhandenen Unternehmensanwendungen wie ERP- und CRM-Plattformen konzipiert und überbrückt Inhaltssilos, um eine effektive abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu unterstützen.

Weiterlesen: Was können Sie mit Hyland IDP tun?

5 häufige Anwendungsfälle für IDP

Aufgrund der agilen und vielseitigen Natur bietet IDP eine branchenunabhängige Lösung zur Datenverarbeitung. Sehen Sie sich im Folgenden einige der gängigen Anwendungen an:

• Versicherung: Versicherungsunternehmen setzen IDP ein, um den Schadenzyklus zu automatisieren, die Bearbeitungszeiten zu verkürzen und den Risikoprüfungsprozess zu optimieren. Die kontinuierlich lernende KI der Software analysiert außerdem Datenmuster, um betrügerische Aktivitäten zu erkennen.

• Gesundheitswesen: IDP reduziert den Verwaltungsaufwand für Ärztinnen und Ärzte, indem es die Verarbeitung von Patientenakten, medizinischen Bildern und Laborergebnissen optimiert. IDP zieht auch wertvolle Erkenntnisse aus diesen Datenmengen, um eine einheitliche Sicht auf den Patienten zu ermöglichen und so bessere Ergebnisse zu erzielen.

• Finanzdienstleistungen: In stark regulierten Branchen wie dem kommerziellen Bankwesen extrahiert und validiert IDP Kundendaten für Kreditanträge, Kontoeröffnungen und KYC-Verifizierungen (Know Your Customer) genau.

• Kreditorenbuchhaltung: Die KI-gestützte Software von IDP beschleunigt die Rechnungsfreigabe und sorgt für pünktliche Zahlungen, sodass Ihr Team Rabatte bei vorzeitiger Zahlung in Anspruch nehmen kann. Die prädiktiven Analysefunktionen bieten auch eine Gesamtperspektive für ein optimiertes Cashflow-Management.

• Personalwesen: Die Fähigkeit von IDP, komplexe Texte und Syntax zu erkennen, macht es zur idealen Lösung für die inhaltsbezogenen Aufgaben der Personalabteilung, von der Personalbeschaffung bis zum Leistungsmanagement. Es vereinfacht diese Prozesse, indem es große Mengen an Dokumenten aufnimmt und diese automatisch extrahiert und für zukünftige Anwendungen speichert.

> Weiterlesen: 20 Anwendungsfälle für die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)

Auswahl der richtigen IDP-Software für Ihr Unternehmen

Angesichts der Vielzahl der auf dem Markt verfügbaren IDP-Angebote kann es schwierig sein, eines für Ihr Unternehmen auszuwählen. Es ist wichtig zu überlegen, wie IDP Ihre spezifischen Organisationsanforderungen erfüllen kann und ob es über die richtigen Funktionen verfügt, um diese zu unterstützen.

Hier sind einige Merkmale, auf die Sie bei der Bewertung von Optionen achten sollten:

Wie genau ist sie?

Die meisten IDP-Lösungen haben eine Genauigkeitsrate von 80 % bis zu 99 %. Fragen Sie den Anbieter, wie genau die KI-gestützte Engine der Lösung beim Extrahieren, Klassifizieren und Überprüfen komplexer Dokumenttypen, einschließlich strukturierter und unstrukturierter Formate, ist.

Liefert sie durchgehend?

Beurteilen Sie, wie zuverlässig die Lösung einen Dokumentenzustrom bewältigt und gleichzeitig eine qualitativ hochwertige Ausgabe gewährleistet.

Ist sie für Ihre Bedürfnisse skalierbar?

Achten Sie auf eine konfigurierbare Option, die es auch technisch nicht versierten Benutzern ermöglicht, die Funktionen der Plattform mit Low-Code- oder No-Code-Tools zu erweitern, um Ihren wachsenden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.

Ist sie anwenderfreundlich?

Die Lösung sollte über eine intuitive, webbasierte Benutzeroberfläche verfügen, die einfach zu bedienen ist und sich nahtlos in bestehende Geschäftsanwendungen integrieren lässt.

Was sind ihre Datenverwaltungsrichtlinien?

Information Governance hat für viele Unternehmen einen hohen Stellenwert. Stellen Sie sicher, dass die Lösung über eine robuste Datenprotokollierung und strukturierte Richtlinien zur Dokumentaufbewahrung für Compliance- und Prüfzwecke verfügt.

Wie effektiv ist das Trainingsmodell?

IDP-Lösungen arbeiten mit einem integrierten Intelligenzmodell, das mit der Zeit lernen, sich verbessern und trainieren kann. Vergewissern Sie sich, dass Sie den Umfang der KI-basierten Fähigkeiten und Grenzen kennen und wissen, wie effektiv sie menschliche Eingaben einbeziehen können.

Haben Sie Zugang zum technischen Support?

Der Anbieter sollte bei Bedarf auch Zugang zu umfassenden technischen Schulungen und Expertensupport bieten.

IDP ist entscheidend für die Modernisierung Ihres Arbeitsplatzes

Die Integration von IDP in den Geschäftsbetrieb ist nicht nur ein Schritt in Richtung Automatisierung; es ist ein Sprung in eine datenintelligentere Zukunft. Hyland IDP bietet integrierte Prozessautomatisierung, erweiterte KI-gesteuerte Datenextraktion und eine hoch skalierbare Low-Code-Architektur zur Beschleunigung der Plattformbereitstellung und -erweiterung.

IDP revolutioniert mit beispielloser Geschwindigkeit und Effizienz die Art und Weise, wie Daten verwaltet werden. Eine Investition in Hyland IDP ist eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens.

Hyland IDP umfasst:

KI-gestützte Verarbeitung: Hyland IDP nutzt führende LLM-Technologien für herausragende Dokumentenerkennung, -trennung, -klassifizierung und Datenextraktion.

Benutzererfahrung: Mit einer GenAI-Eingabeaufforderungsschnittstelle sowie einer Low-Code-Konfiguration ist Hyland IDP einfach einzurichten und zu verwenden.

Integration: Als Teil des Hyland-Portfolios bietet es Zugriff auf fortschrittliche Content Intelligence und lässt sich in branchenführende Hyland-Repositorys integrieren.