Maîtriser les risques liés au Shadow IT
Adoptez les bonnes pratiques pour superviser l’usage d’applications non autorisées, garantir la sécurité des données et aligner l’usage du Shadow IT avec la gouvernance de l’entreprise.
Adoptez les bonnes pratiques pour superviser l’usage d’applications non autorisées, garantir la sécurité des données et aligner l’usage du Shadow IT avec la gouvernance de l’entreprise.
Le Shadow IT désigne l’utilisation, par les employés, d’outils, de logiciels ou d’appareils sans l’autorisation ou la connaissance du service informatique. Cette pratique est souvent motivée par la volonté de simplifier les flux de travail ou de répondre plus rapidement à un besoin spécifique.
Avec la généralisation des services cloud et des appareils mobiles, le Shadow IT s’est largement développé au sein des organisations, puisqu’il est désormais plus facile pour les collaborateurs d’accéder à des outils en ligne non autorisés et de les utiliser sans validation. Dans cet article, nous examinerons les risques liés au Shadow IT et présenterons des solutions fondées sur l’utilisation de systèmes modernes de gestion de contenu (CMS).
Le Shadow IT désigne l’utilisation, au sein d’une organisation, d’outils, d’applications tierces, de logiciels en ligne ou d’appareils non autorisés, sans l’accord ou la connaissance du service informatique. Les employés y recourent souvent pour gagner en productivité et accéder à des fonctionnalités absentes des solutions officielles.
Parmi les exemples de Shadow IT, on peut citer l'utilisation de services de stockage cloud personnels tels que Google Drive ou One Drive, d'outils de communication tiers comme WhatsApp ou Slack, et d'applications de productivité comme ClickUp ou TickTick. S’ils peuvent améliorer l’efficacité au quotidien, ces outils introduisent aussi des vulnérabilités majeures et des risques de non-conformité. Certains ne disposent pas de protections suffisantes, comme le chiffrement des données ou les contrôles de conformité réglementaire, ce qui expose les informations sensibles à des fuites ou à des accès non autorisés.
Le Shadow IT représente un défi grandissant pour de nombreuses entreprises. Voici les principales raisons pour lesquelles le Shadow IT peut devenir problématique :
Les employés ont un accès direct à des technologies avancées comme les services cloud et les applications SaaS, et les utilisent souvent de manière autonome pour trouver des solutions rapides.
Imaginons un collaborateur qui choisit d’utiliser Asana pour gérer ses tâches, car les outils de gestion de projet approuvés par l’entreprise lui semblent moins intuitifs et limités. Frustré par ces contraintes, il continue à utiliser Asana pour rester à jour dans la gestion de ses livrables. Résultat : l’écart se creuse entre les technologies mises à disposition par le service informatique et les besoins réels des employés.
Le décalage entre les technologies mises à disposition par le service informatique et les besoins réels des employés pousse souvent ces derniers à chercher des solutions alternatives pour simplifier leur travail. Lorsque les outils internes ne suffisent pas ou que les délais d’approvisionnement s’allongent, les collaborateurs se tournent vers le Shadow IT pour répondre à leurs besoins immédiats.
Prenons l’exemple d’employés qui doivent partager et collaborer sur des documents rapidement, mais qui jugent le système de partage de fichiers de l’entreprise lourd ou dépassé. Frustrés, ils se tournent vers des services cloud grand public comme Dropbox ou Google Drive pour partager et gérer des informations de l’entreprise. Ce manque de gouvernance, aussi bien dans le partage que dans la gestion des contenus, peut avoir des conséquences sérieuses.
Si ces solutions en ligne répondent à un besoin immédiat, elles introduisent aussi des risques importants en matière de confidentialité des données et de conformité réglementaire. L’absence de contrôle sur le contenu ainsi partagé peut entraîner des fuites de données et des manquements aux normes du secteur. Cette situation souligne l’importance de combler l’écart entre les solutions fournies par l’entreprise et les attentes des employés.
Les avancées technologiques progressent plus vite que la capacité des services informatiques à adopter de nouveaux outils, souvent en raison de processus d’approbation longs et contraignants. Cela crée un décalage croissant entre les applications dont les employés ont besoin (et qu’ils ont déjà l’habitude d’utiliser en dehors du travail) et celles que l’IT peut officiellement prendre en charge.
En conséquence, les collaborateurs se tournent fréquemment vers des solutions accessibles en libre-service pour maintenir ou accroître leur productivité, même si elles ne sont pas approuvées. Par exemple, certains peuvent utiliser les dernières versions non autorisées d’outils d’IA comme ChatGPT pour rédiger des e-mails ou des rapports, contournant ainsi les logiciels et protocoles validés par l’entreprise.
Ces outils apportent un gain de productivité considérable, mais ils peuvent aussi générer des risques invisibles pour l’IT : fuites de données, exposition d’informations sensibles et non-conformité aux exigences réglementaires. Cette réalité met en évidence un besoin urgent : les services informatiques doivent non seulement suivre le rythme des avancées technologiques, mais aussi s’aligner de plus près sur les attentes et les pratiques des employés.
La montée en puissance du télétravail a largement contribué à la prolifération du Shadow IT. Les employés s’appuient de plus en plus sur leurs appareils personnels et sur des applications externes qui échappent au service informatique chargé de la sécurité. Beaucoup utilisent leurs ordinateurs portables, leurs smartphones et des services cloud personnels pour accomplir leurs tâches, ce qui crée des risques de sécurité et des défis en matière de gestion des données.
Cette tendance souligne l’importance pour les entreprises d’adapter leur stratégie informatique afin de sécuriser le télétravail. En comprenant les outils que les employés sont susceptibles d’utiliser et en conciliant sécurité et efficacité, les organisations peuvent mieux maîtriser les risques associés au Shadow IT tout en soutenant la productivité de leurs équipes à distance.
Consultez l’étude de Gartner sur 15 acteurs majeurs du marché de la gestion de documents et découvrez pourquoi Hyland a été classé parmi les Challengers, grâce à ses atouts en matière d’évolutivité, d’open source et de solutions adaptées aux besoins spécifiques de chaque secteur.
Le Shadow IT comporte de nombreux risques susceptibles de compromettre la sécurité et l’intégrité d’une organisation. Connaître ces menaces est essentiel :
Le Shadow IT peut prendre de nombreuses formes. Les identifier est une première étape essentielle pour relever les défis qu’il représente. Pour les entreprises, comprendre ces usages est clé afin de mieux en gérer les risques et d’en limiter l’impact. Voici quelques exemples de Shadow IT dont les organisations devraient être conscientes :
Les solutions de gestion de contenu de Hyland contribuent à limiter les risques associés au Shadow IT grâce à des fonctionnalités de gestion et de sécurité complètes. Voici les principales fonctionnalités que les plateformes de Hyland offrent pour contrer les risques du Shadow IT :
Aborder les risques associés au Shadow IT est essentiel pour protéger la sécurité des données et garantir la conformité réglementaire.
Pour atténuer ces risques de manière proactive, les organisations devraient envisager d’intégrer une solution moderne de gestion de contenu, comme l’une de celles proposées par Hyland, à leurs processus informatiques.