Maîtriser les risques liés au Shadow IT

Le Shadow IT désigne l’utilisation, par les employés, d’outils, de logiciels ou d’appareils sans l’autorisation ou la connaissance du service informatique. Cette pratique est souvent motivée par la volonté de simplifier les flux de travail ou de répondre plus rapidement à un besoin spécifique.

Avec la généralisation des services cloud et des appareils mobiles, le Shadow IT s’est largement développé au sein des organisations, puisqu’il est désormais plus facile pour les collaborateurs d’accéder à des outils en ligne non autorisés et de les utiliser sans validation. Dans cet article, nous examinerons les risques liés au Shadow IT et présenterons des solutions fondées sur l’utilisation de systèmes modernes de gestion de contenu (CMS).

Le Shadow IT représente un défi grandissant pour de nombreuses entreprises. Voici les principales raisons pour lesquelles le Shadow IT peut devenir problématique :

Familiarité et facilité d'accès à la technologie

Les employés ont un accès direct à des technologies avancées comme les services cloud et les applications SaaS, et les utilisent souvent de manière autonome pour trouver des solutions rapides.

Imaginons un collaborateur qui choisit d’utiliser Asana pour gérer ses tâches, car les outils de gestion de projet approuvés par l’entreprise lui semblent moins intuitifs et limités. Frustré par ces contraintes, il continue à utiliser Asana pour rester à jour dans la gestion de ses livrables. Résultat : l’écart se creuse entre les technologies mises à disposition par le service informatique et les besoins réels des employés.

Des lacunes dans les ressources informatiques de l’entreprise

Le décalage entre les technologies mises à disposition par le service informatique et les besoins réels des employés pousse souvent ces derniers à chercher des solutions alternatives pour simplifier leur travail. Lorsque les outils internes ne suffisent pas ou que les délais d’approvisionnement s’allongent, les collaborateurs se tournent vers le Shadow IT pour répondre à leurs besoins immédiats.

Prenons l’exemple d’employés qui doivent partager et collaborer sur des documents rapidement, mais qui jugent le système de partage de fichiers de l’entreprise lourd ou dépassé. Frustrés, ils se tournent vers des services cloud grand public comme Dropbox ou Google Drive pour partager et gérer des informations de l’entreprise. Ce manque de gouvernance, aussi bien dans le partage que dans la gestion des contenus, peut avoir des conséquences sérieuses.

Si ces solutions en ligne répondent à un besoin immédiat, elles introduisent aussi des risques importants en matière de confidentialité des données et de conformité réglementaire. L’absence de contrôle sur le contenu ainsi partagé peut entraîner des fuites de données et des manquements aux normes du secteur. Cette situation souligne l’importance de combler l’écart entre les solutions fournies par l’entreprise et les attentes des employés.

Avancées technologiques rapides

Les avancées technologiques progressent plus vite que la capacité des services informatiques à adopter de nouveaux outils, souvent en raison de processus d’approbation longs et contraignants. Cela crée un décalage croissant entre les applications dont les employés ont besoin (et qu’ils ont déjà l’habitude d’utiliser en dehors du travail) et celles que l’IT peut officiellement prendre en charge.

En conséquence, les collaborateurs se tournent fréquemment vers des solutions accessibles en libre-service pour maintenir ou accroître leur productivité, même si elles ne sont pas approuvées. Par exemple, certains peuvent utiliser les dernières versions non autorisées d’outils d’IA comme ChatGPT pour rédiger des e-mails ou des rapports, contournant ainsi les logiciels et protocoles validés par l’entreprise.

Ces outils apportent un gain de productivité considérable, mais ils peuvent aussi générer des risques invisibles pour l’IT : fuites de données, exposition d’informations sensibles et non-conformité aux exigences réglementaires. Cette réalité met en évidence un besoin urgent : les services informatiques doivent non seulement suivre le rythme des avancées technologiques, mais aussi s’aligner de plus près sur les attentes et les pratiques des employés.

L’essor du télétravail

La montée en puissance du télétravail a largement contribué à la prolifération du Shadow IT. Les employés s’appuient de plus en plus sur leurs appareils personnels et sur des applications externes qui échappent au service informatique chargé de la sécurité. Beaucoup utilisent leurs ordinateurs portables, leurs smartphones et des services cloud personnels pour accomplir leurs tâches, ce qui crée des risques de sécurité et des défis en matière de gestion des données.

Cette tendance souligne l’importance pour les entreprises d’adapter leur stratégie informatique afin de sécuriser le télétravail. En comprenant les outils que les employés sont susceptibles d’utiliser et en conciliant sécurité et efficacité, les organisations peuvent mieux maîtriser les risques associés au Shadow IT tout en soutenant la productivité de leurs équipes à distance.

Le Shadow IT comporte de nombreux risques susceptibles de compromettre la sécurité et l’intégrité d’une organisation. Connaître ces menaces est essentiel :

• Sécurité des données : les applications non approuvées peuvent entraîner des violations et des fuites de données, mettant ainsi en péril les données sensibles. Ce risque de sécurité existe, que l'utilisation de ces applications soit intentionnelle ou non, ce qui souligne l'importance de la vigilance et du contrôle des ressources informatiques.

• Violations de conformité : l'utilisation de logiciels non autorisés peut conduire au non-respect des réglementations et normes en vigueur, exposant l’organisation à des sanctions juridiques et financières. Par exemple, stocker ou partager des données sensibles via des services de stockage cloud non validés peut violer des réglementations en matière de protection des données comme le RGPD ou la HIPAA, plaçant l’entreprise en situation de risque majeur.

• Infections par des logiciels malveillants : recourir à des applications non vérifiées augmente le risque d’introduire des logiciels malveillants ou d’autres cybermenaces qui peuvent infiltrer le réseau, compromettre les systèmes et entraîner une perte de données.

• Augmentation des coûts : le Shadow IT génère des coûts invisibles mais bien réels. Cela survient notamment lorsque plusieurs outils aux fonctionnalités qui se chevauchent sont utilisés sans coordination, créant des redondances inutiles. À cela s’ajoutent des dépenses logicielles non suivies et les coûts liés à la correction des incidents de sécurité provoqués par ces applications non autorisées. Ces facteurs combinés pèsent lourdement sur le budget et les ressources de l’organisation.

• Baisse de productivité : la gestion et le dépannage de ressources informatiques non autorisées détournent le service informatique de ses missions principales, ce qui réduit la productivité globale. Bien que ces outils puissent répondre aux attentes des utilisateurs finaux, ils exigent souvent un surcroît de travail : respect des politiques de conservation, gestion des incidents de sécurité ou encore mise en conformité avec les directives de l’entreprise.

Le Shadow IT peut prendre de nombreuses formes. Les identifier est une première étape essentielle pour relever les défis qu’il représente. Pour les entreprises, comprendre ces usages est clé afin de mieux en gérer les risques et d’en limiter l’impact. Voici quelques exemples de Shadow IT dont les organisations devraient être conscientes :

• Applications SaaS et de productivité : des applications comme Google Docs, Trello, Slack, Asana ou Dropbox sont reconnues pour leur efficacité, mais elles ne disposent pas toujours d’une validation officielle du service informatique. Selon le rapport State of SaaS 2023 de Productiv, 51 % des applications SaaS utilisées dans les entreprises relèvent du Shadow IT.

• Outils de communication : des solutions comme WhatsApp, Skype ou Zoom facilitent la collaboration, mais elles contournent les canaux sécurisés mis en place par le service informatique. En conséquence, les informations sensibles ne bénéficient pas toujours de la protection nécessaire, ce qui expose l’organisation à des failles de sécurité.

• Utilisation d’appareils personnels (BYOD) : les employés recourent fréquemment à leurs propres appareils, tels que leur ordinateur portable ou smartphone, pour des tâches professionnelles. Sans mesures de sécurité adaptées pour encadrer et surveiller ces équipements, l’organisation devient vulnérable aux cyberattaques et aux fuites de données.

• Objets connectés (IoT) : les appareils IoT non approuvés et connectés au réseau de l’entreprise peuvent introduire de nouvelles vulnérabilités. Bracelets de suivi d’activité ou téléviseurs intelligents utilisés en contexte professionnel, s’ils ne sont pas surveillés ni protégés, peuvent ouvrir la porte à des accès non autorisés et à des fuites de données.

Les solutions de gestion de contenu de Hyland contribuent à limiter les risques associés au Shadow IT grâce à des fonctionnalités de gestion et de sécurité complètes. Voici les principales fonctionnalités que les plateformes de Hyland offrent pour contrer les risques du Shadow IT :

• La gestion centralisée des données simplifie la sécurité et le suivi des accès en regroupant toutes les informations dans un référentiel unique et sécurisé.

• Des protocoles de sécurité robustes qui incluent des fonctionnalités avancées telles que le chiffrement, les contrôles d’accès et la détection proactive des menaces. Ils protègent contre les accès non autorisés, les fuites de données et les cyberattaques, garantissant la confidentialité des informations sensibles.

• Les capacités de partage et de collaboration sécurisées permettent un échange d’informations sûr et contrôlé, en interne comme en externe. Cela réduit la dépendance aux outils non autorisés qui représentent un risque pour la sécurité.

• Les capacités de conformité réglementaire fournissent des outils de gestion documentaire et des pistes d’audit fiables, afin que toutes les pratiques de gestion de données respectent les normes légales et réglementaires en vigueur.

• L'intégration intelligente améliore l’expérience des utilisateurs avec les outils validés par l’entreprise, fluidifie les workflows et maintient la cohérence des données entre les différents systèmes. Cette approche réduit le recours de logiciels non autorisés et favorise un environnement sécurisé et surveillé.

• La gestion avancée des utilisateurs donne aux équipes informatiques un contrôle précis sur les accès et les permissions. Les droits peuvent être adaptés aux rôles de chaque utilisateur, limitant ainsi les risques d’accès non autorisé et renforçant la protection des données.

Aborder les risques associés au Shadow IT est essentiel pour protéger la sécurité des données et garantir la conformité réglementaire.

Pour atténuer ces risques de manière proactive, les organisations devraient envisager d’intégrer une solution moderne de gestion de contenu, comme l’une de celles proposées par Hyland, à leurs processus informatiques.