OnBase et le RGPD

Comment la société OnBase peut-elle vous aider à atteindre vos objectifs en termes de conformité RGPD ?

Les organisations peuvent utiliser la plateforme d'informations d'entreprise OnBase pour créer des solutions leur permettant de mettre en œuvre leurs initiatives en matière de conformité RGPD. Une grande variété de fonctionnalités prêtes à l'emploi, d'options de configuration flexibles et de contrôles de sécurité intégrés offre l'agilité nécessaire pour s'adapter à l'évolution des règles en matière de confidentialité des données.

OnBase aide les organisations à mettre en œuvre leurs initiatives en termes de conformité RGPD en proposant notamment les services suivants :

1. Sécurité et protection des données : le RGPD exige des entreprises qu'elles prennent des mesures de protection des données raisonnables à l'égard des informations sensibles et à caractère personnel. La plateforme OnBase est conçue de façon hautement sécurisée, de la phase de développement à l'assistance post-lancement. Par ailleurs, elle est gérée par une équipe de sécurité dédiée, qui ne cesse d'améliorer et d'optimiser les protocoles de sécurité. Renforcées par une puissante fonctionnalité de cryptage, nos pratiques de sécurité assurent la protection permanente des informations sensibles, comme les données et les documents à caractère personnel, , qu'elles soient stockées, en cours d'utilisation ou en transit entre deux serveurs. Des fonctionnalités intégrées, comme des politiques de mots-clés strictes et une gestion granulaire des droits, permettent de contrôler précisément les personnes autorisées à accéder aux informations et la façon dont ces dernières peuvent être utilisées.
2. Droit à l'effacement et gestion des enregistrements : les organisations peuvent utiliser OnBase pour exercer leurs droits individuels au respect de la vie privée en stockant, protégeant et supprimant les informations en toute sécurité. Cette plateforme prend en charge les exigences du RGPD en matière de vie privée, comme le droit d'un individu de demander à ce que ses données soient effacées (« droit à l'oubli »). Des règles prédéfinies permettent à OnBase d'automatiser entièrement le processus de gestion des enregistrements, de la création des documents à la déclaration des enregistrements en passant par la suppression/destruction finale. La rationalisation des processus de conservation et de destruction des documents contenant des données à caractère personnel permet de mettre en œuvre les politiques d'entreprise tout en limitant ou en évitant le risque de pénalité associé à l'accumulation d'enregistrements arrivés à expiration. Les organisations peuvent définir des périodes de conservation des données en fonction des exigences réglementaires ou déclencher automatiquement leur destruction sur la base d'un événement ou d'une demande spécifique.
3. Rationalisation des processus de conformité : grâce à une fonctionnalité configurable d'automatisation des workflows et de gestion des cas, vous pouvez optimiser les processus de conformité du RGPD. Il peut notamment s'agir du suivi des informations sur les documents archivés, de l'envoi de rappels en prévision des prochains audits, de la réalisation des différentes étapes pour obtenir le consentement au « droit à l'oubli » et l'exercer, ainsi que du signalement aux parties appropriées des failles de sécurité ou des pertes de données. Les organisations peuvent concevoir des solutions permettant de suivre l'enregistrement des contrôles, les audits, les résultats, les écarts et les actions correctives à partir de tableaux de bord et de rapports de façon à pouvoir bénéficier d'une visibilité dans ces domaines et de garantir une amélioration permanente. OnBase peut aider les organisations à gérer les politiques et procédures internes prenant en charge le RGPD. Grâce à la diffusion automatique des politiques, à la confirmation numérique par les destinataires et aux rapports sur les accusés de réception et les défaillances, les organisations veillent à ce que les employés soient formés aux normes les plus récentes en matière de confidentialité des données.
4. Gestion des données et repérabilité : le RGPD exige des organisations qu'elles gèrent efficacement les données sensibles et personnelles des individus en toute sécurité. À cet égard, la capacité à produire des données spécifiques sur demande dans le but de répondre à une requête sera déterminante. OnBase permet aux organisations d'identifier du contenu au moyen de métadonnées connexes. Il est possible de stocker des informations au sein des documents eux-mêmes et de les utiliser pour lier dynamiquement l'ensemble du contenu y afférent, ce qui permet aux utilisateurs de retrouver rapidement toutes les informations relatives à un client, un litige, un incident ou une demande spécifique.
5. Auditabilité et génération de rapports : en aidant les organisations à se conformer au RGPD et à se préparer aux audits, OnBase enregistre chacun des moments où un utilisateur accède à un document ou à un enregistrement de données, le consulte, le modifie ou le manipule. Des cadres et des responsables habilités ont la possibilité de passer en revue les journaux d'audit pour veiller à ce que toutes les personnes accédant à des informations à caractère personnel respectent les normes de l'organisation ou du secteur. Les données des audits peuvent même être mises à la disposition d'auditeurs externes via un site Web sécurisé, ce qui permet d'éviter l'application de lourdes pénalités, de rationaliser les audits et d'appliquer les mesures de conformité de l'entreprise et du secteur.

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