6 étapes stratégiques pour passer d'un système PACS à l'imagerie d'entreprise intégrée

Passer d'un système PACS à une imagerie d'entreprise n'a rien d'insurmontable.

Une stratégie efficace d'imagerie d'entreprise (IE) s'appuie sur les investissements réalisés dans l'actuel système d'archivage et de transmission d'images (PACS) et renforce les initiatives plus vastes des établissements médicaux en matière de prises en charge centrées sur les patients.

Afin que votre stratégie IE s'avère efficace sur le long terme, plusieurs étapes sont nécessaires.

Voici les six étapes clés :

1. Obtenir un consensus vis-à-vis de la transition
2. Identifier les principales parties prenantes
3. Déterminer le processus décisionnel
4. Rechercher des images
5. Sélectionner un partenaire
6. Mettre en place l'IE et en récolter rapidement les fruits

Observons à présent comment centraliser et rationaliser la gestion d'images à travers votre établissement à l'aide d'une solution universelle.

Pour que vos progrès soient réguliers, mais aussi pour allouer au mieux votre temps et vos ressources financières à la réussite de ce projet, choisissez un point de départ, puis étendez progressivement et stratégiquement l'initiative à d'autres services.

1. Choisir un point de départ : les strates de la transition

Le passage d'un système PACS à une IE compte généralement quatre strates. Si chacune de ces strates est nécessaire, leur ordre importe peu et dépend de vos capacités existantes.

Acquisition

Les établissements doivent agréger des images provenant de systèmes propriétaires et les indexer en fonction des données démographiques des patients.

Pour les fichiers DICOM, cette étape est simple.

Pour les images qui ne relèvent pas de la norme DICOM, des outils pratiques permettent d'associer automatiquement les images aux données du patient concerné.

La combinaison d'images et de données exige aussi un processus de contrôle de la qualité qui implique de normaliser les données selon la dernière mise à jour DICOM ou de toute autre norme en fonction du type d'images, et de les associer aux images appropriées.

Gestion

Le passage d'un environnement PACS cloisonné à une stratégie d'IE nécessite une nouvelle structure de gouvernance de l'imagerie.

Il convient donc d'appliquer les mêmes règles à tous les services et de créer des mesures communes à l'égard des images et de la gestion de leur cycle de vie.

L'existence d'un référentiel centralisé d'images dans le système d'archivage neutre (VNA) requiert la mise en place d'une gouvernance centralisée pour garantir une gestion sécurisée, cohérente et efficace des images.

À ce niveau, des clauses contractuelles fixées par les fournisseurs de PACS existants peuvent dicter le mode de gestion des images. Dans certains cas, il peut être nécessaire d'intenter une action en justice ou de payer des frais afin que l'établissement récupère les images d'un système PACS propriétaire.

La bonne nouvelle, c'est qu'en adoptant un système d'archivage véritablement neutre et prenant en charge différents fournisseurs de PACS, les établissements deviennent propriétaires de leurs images et peuvent les gérer conformément à leurs propres règles et procédures.

Visualisation

Compte tenu de la diversité des types d'images, deux critères sont requis : des capacités fonctionnelles vastes et un accès depuis n'importe quelle plateforme.

Les services ont probablement déjà des préférences en matière d'interface de visualisation, en particulier en radiologie ou cardiologie.

Les établissements de santé doivent donc prendre en charge le plus d'options possible pour ces services, en vue de proposer une visualisation référentielle et interprétative sur une plateforme cloud. À cette fin, plusieurs protocoles technologiques de visualisation sont requis, comme WADO-RS, QIDO-RS, STOW-RS, les services Web, l'intégration de la norme DICOM et MINT.

Grâce au nouvel environnement totalement interopérable qu'offrent les systèmes d'archivage neutre (VNA, Vendor Neutral Archive), les radiologues et autres cliniciens peuvent consulter et partager des images beaucoup plus facilement qu'avant, quel que soit l'endroit où ils se trouvent.

Il existe aujourd'hui des visionneuses d'entreprise sans client qui permettent d'accéder aux examens d'imagerie médicale tout au long du continuum de soins et qui, dans certains cas, peuvent être mises à disposition directement dans le VNA.

Distribution

Les établissements doivent également réfléchir aux nouveaux types d'options de distribution qui seront intégrées à leurs DME pour l'accès et l'échange d'images.

Parce que toutes les technologies VNA ne proposent pas les mêmes capacités de prise en charge des nombreux types de visionneuses utilisés dans les différents services, les établissements doivent s'enquérir auprès des fournisseurs des options qui offrent aux radiologues et autres cliniciens le maximum de contrôle et d'efficacité.

2. Transition progressive

Quelle que soit la strate par laquelle un établissement commence, la transition d'un PACS à une IE suit généralement les étapes suivantes :

Obtenir un consensus vis-à-vis de la transition

Les établissements mettent généralement à jour leur technologie PACS tous les cinq ou six ans.

Cependant, l'élaboration d'une nouvelle stratégie d'IE et l'adoption d'une approche d'imagerie universelle peuvent déplaire aux radiologues qui craignent qu'une perturbation de leur workflow habituel ne réduise leur autonomie.

Il convient d'assurer à ces cliniciens que l'adoption d'un archivage neutre (VNA) s'adapte aux systèmes les plus performants, y compris leur PACS et visionneuse.

Par ailleurs, leur workflow gagnera en efficacité. En effet, grâce à une gestion universelle et centralisée des images, l'accès aux images et aux vidéos et le partage de celles-ci à travers les services seront rationalisés dans tout l'établissement, y compris hors des murs de l'hôpital.

Identifier les principales parties prenantes

De par sa nature même, l'IE nécessite la contribution des parties prenantes de l'ensemble de l'établissement.

Ces parties prenantes sont, bien évidemment, les chefs du service de radiologie, mais aussi tous les services concernés par ce changement, les responsables des cliniciens, le directeur des systèmes d'information (DSI), le chef de l'informatique médicale (CMIO), le responsable de la gestion des informations de santé, etc.

Ce faisant, toutes ces personnes s'assureront que leurs processus et leurs flux de travail sont représentés de manière complète et précise.

Une telle collaboration est l'une des étapes les plus décisives pour identifier des moyens de maximiser l'efficacité clinique, l'expérience des patients et la productivité du personnel médical.

Les parties prenantes doivent également s'entendre sur les objectifs du projet, la manière dont il contribue à la réalisation d'objectifs plus larges à l'échelle de l'établissement, la façon dont sa réussite sera évaluée et les mesures qui seront prises si les objectifs ne sont pas atteints.

Déterminer le processus décisionnel

En impliquant les parties prenantes, il est possible de suivre la mise en place et le calendrier de la transition d'un système PACS à un système d'IE, permettant ainsi au projet d'avancer dans les temps et dans les limites du budget.

Il convient notamment d'identifier quelles parties prenantes prendront part à telle ou telle décision clé, comme l'évaluation des fournisseurs ou les visites de terrain.

À l'instar de la mise en place des dossiers médicaux électroniques (DME), ces initiatives à grande échelle peuvent être entravées si les parties prenantes doivent attendre la décision de leur hiérarchie quand ce n'est pas nécessaire. Dans ce cas, les coûts peuvent augmenter et les bénéfices financiers être retardés.

Rechercher des images

Quand un établissement se lance dans la recherche d'images dans le cadre de la mise en œuvre d'une IE, il n'est pas rare que les images cliniques se trouvent dans des centaines d'endroits.

Ces images peuvent se trouver dans les systèmes d'archivage et de transmission d'images (PACS), mais aussi sur des CD, disques durs externes, clés USB... Sans compter que la majorité de ces images proviennent d'appareils radiologiques.

Par conséquent, s'il peut sembler insurmontable d'effectuer l'inventaire de tous les types d'images DICOM et non DICOM de l'ensemble de l'établissement, le meilleur endroit pour commencer est le service de radiologie.

Cette découverte d'images va créer les conditions propices à la poursuite du projet.

À ce stade, les établissements doivent également calculer leurs actuels coûts internes et les comparer au coût d'un système VNA et de la technologie qui l'accompagne, afin de s'assurer que cette transition leur permette de tirer d'importants bénéfices financiers.

Sélectionner un partenaire

Que ce soit au moyen d'un appel d'offres, à l'occasion d'un salon professionnel ou par le biais d'un consultant ou d'un interlocuteur direct, les établissements peuvent commencer à échanger avec la communauté de fournisseurs en vue d'examiner les technologies associées à la stratégie d'IE (VNA, visionneuses, stockage).

Les propositions doivent être validées en contactant les clients existants et en effectuant des visites sur place.

Le choix d'un fournisseur doit être une décision stratégique et collaborative, reposant sur l'évaluation minutieuse des avantages de chaque plateforme technologique et de chaque plan de projet.

En résumé : Le fournisseur doit clairement démontrer que sa solution est suffisamment ouverte pour prendre en charge le système PACS de l'établissement. Il doit également prouver que sa technologie permet de centraliser les images, supprimant ainsi les silos de l'imagerie médicale et améliorant la productivité des flux de travail.

Mettre en place l'IE et en récolter rapidement les fruits

Une fois que vous avez choisi votre solution, signé un contrat et établi un calendrier de projet, il est temps de commencer la mise en œuvre.

Mieux vaut identifier et partager dès le début les points forts de cette transition vers un système VNA afin de conserver une dynamique propice à l'IE.

Par exemple, la suppression de serveurs obsolètes qui n'alimentent qu'un seul système PACS peut faire économiser des milliers de dollars par an à un établissement en frais de maintenance et en gains de temps. Sans parler d'une amélioration de la sécurité des données.

En effet, les serveurs obsolètes ou négligés – comme c'est le cas d'un serveur PACS – sont des cibles de choix pour les cybercriminels qui s'infiltrent dans le réseau d'une organisation pour en prendre le contrôle, débouchant potentiellement sur des violations de données personnelles et des attaques par ransomwares.

Une fois le service de radiologie lancé, les gains rapides obtenus grâce au nouvel environnement universel de gestion de l'imagerie donneront la dynamique nécessaire à la poursuite de la migration vers l'IE.

Plus précisément, la possibilité d'accéder efficacement aux images DICOM et non DICOM, aux vidéos et aux données associées et de les partager de manière centralisée dans tous les établissements contribuera à éliminer la complexité de l'environnement actuel axé sur le PACS.

Cette approche permettra également d'améliorer les performances cliniques et financières au fur et à mesure de l'avancement du projet.

L'importance des données : autres considérations relatives au projet d'IE

À mesure que la mise en œuvre de l'IE progresse, les établissements doivent s'assurer qu'ils consacrent suffisamment de temps à la vérification de l'exactitude et de l'uniformisation des données associées aux images.

Selon le nombre de fournisseurs de PACS utilisés et l'ancienneté des images, certaines données peuvent ne pas être conformes à la dernière mise à jour de la norme DICOM ou d'autres protocoles, compliquant ainsi le regroupement de ces images avec des examens plus récents.

Pour garantir un accès complet à toute la bibliothèque d'images d'un patient, des solutions de rechange peuvent s'avérer nécessaires.

Compte tenu du volume potentiel d'images que les établissements médicaux doivent gérer, le VNA doit offrir la possibilité d'ingérer et de stocker les données en une seule fois, afin de minimiser les problèmes de migration à l'avenir.

Il peut s'avérer complexe d'effectuer des migrations depuis plusieurs PACS. Par conséquent, il est essentiel de faire appel à un fournisseur qui prenne en charge les migrations de manière adéquate afin de garantir le fonctionnement initial du VNA de même que son utilisation continue.

Une technologie de stockage avancée est également essentielle, car les délais de migration d'un système PACS dépendent fortement de la rapidité, de la fiabilité et de la fonctionnalité de la technologie de stockage.

Que rechercher dans un VNA ?

De nombreux fournisseurs proposent la technologie VNA, certains fournisseurs de PACS proposant même des systèmes VNA basés sur des PACS.

Chaque système est différent. Pour acquérir une technologie, les établissements doivent tenir compte des objectifs stratégiques de leurs services et de l'ensemble de leur organisation.

Ils doivent également s'assurer que leur VNA puisse centraliser les systèmes d'imagerie afin de prendre en charge l'échange d'images et d'informations entre le VNA et les environnements PACS déployés dans l'ensemble de l'établissement.

Par exemple, les capacités de pré-extraction, de routage automatique et de morphing dynamique des balises DICOM sont essentielles pour assurer une gestion efficace du workflow et pour permettre d'exploiter le plus longtemps possible les solutions PACS existantes.

C'est pourquoi il est essentiel de choisir un fournisseur de VNA qui a fait ses preuves dans le cadre de l'initiative Integrating the Healthcare Enterprise (IHE), qui propose l'utilisation coordonnée de standards établis.

Les VNA étant autant un moteur d'interopérabilité qu'une solution de stockage centralisée, le choix d'un fournisseur s'inscrivant dans l'initiative IHE garantira une interopérabilité continue à mesure que les normes et les technologies évoluent.

Les avantages ? Une meilleure continuité des soins et une réduction de la probabilité d'examens en double, améliorant ainsi la satisfaction des patients.

Retour sur investissement de votre stratégie d'IE

Outre le suivi des premiers résultats, les parties prenantes doivent continuellement surveiller le retour sur investissement associé à la transition pour justifier la poursuite de l'IE dans un plus grand nombre de sites.

À titre d'exemple, un établissement médical de Caroline du Nord (États-Unis) a pu supprimer neuf systèmes PACS (et six autres sont en projet de suppression) en vue de réduire les coûts annuels d'assistance et d'amélioration, tout en optimisant l'accès aux images à travers tous les services.

Vers un environnement homogène et interopérable

L'un des changements les plus importants lorsqu'on passe d'un système PACS à l'IE est peut-être d'ordre culturel. En effet, cette transition suppose un changement dans la façon dont un établissement appréhende l'imagerie médicale.

Les radiologues et autres cliniciens sont ainsi amenés à abandonner un environnement cloisonné et contrôlé par un fournisseur pour adopter un workflow où le partage d'images et la collaboration avec le fournisseur s'effectuent de manière fluide.

En aidant les cliniciens à appréhender au mieux cette transformation et en commençant par le bon niveau de transition, les établissements peuvent dessiner une stratégie d'IE qui répondra à leurs besoins pour les années à venir.

Permettre aux différents services de posséder, contrôler et consulter les images de manière complète et centralisée participe à la satisfaction des cliniciens et donne de l'élan à la poursuite du projet.

Grâce à un archivage véritablement neutre, l'établissement s'approprie non seulement ses images, mais aussi les politiques et procédures liées à l'imagerie. Résultat : une interopérabilité ouverte et basée sur des standards, pour une meilleure productivité et efficacité clinique.

Les radiologues et autres cliniciens bénéficient ainsi d'une solution évolutive qui offre davantage d'autonomie en termes d'accès, de gestion et de partage des images, tout en favorisant la collaboration entre les équipes interdisciplinaires, pour des soins de meilleure qualité, centrés sur les patients.