Menos es más: Guía 2026 para reducir los costos operativos

Para reducir los gastos, las empresas deben primero calcular sus costos operativos, que incluyen:

• Costo de los bienes vendidos (COGS)

• Gastos operativos (OPEX)

Estos costos pueden ser fijos o variables.

Estrategias para la reducción de costos

• Optimice los procesos de trabajo: identifique y aborde las ineficiencias para agilizar las operaciones.

• Reduzca los costos de TI: implemente herramientas modernas para automatizar procesos y reducir los costos asociados al uso de papel.

• Gestión de la cadena de suministro: optimice las adquisiciones, el inventario y la logística para reducir los gastos.

• Analice los gastos: revise los estados financieros para identificar áreas de reducción de costos.

• Cuidado con la TI en la sombra: aborde el uso no autorizado de TI, que puede aumentar los costos y los riesgos de seguridad.

Mejorar la rentabilidad

• Capacitación y compromiso de los empleados: los empleados comprometidos pueden aumentar las ganancias y la productividad.

• Adopte iniciativas de ahorro de energía: adoptar prácticas ecológicas puede reducir el consumo de energía y atraer a los clientes.

• Subcontrate trabajadores calificados: contratar contratistas para funciones no esenciales puede ser rentable.

• Negocie con los proveedores: asegure mejores tarifas para bienes y servicios.

La gestión proactiva de costos es esencial para la rentabilidad a largo plazo. Los sistemas de gestión de contenido en la nube pueden ayudar a las empresas a reducir costos y aumentar la agilidad.

Antes de identificar cómo y dónde puede recortar los gastos operativos, primero debe saber cuánto dinero se gasta en administrar su empresa.

Para calcular el costo operativo de una empresa, simplemente sume las cifras del Costo de los Bienes Vendidos (COGS) y Gastos Operativos (OPEX), ambos derivados del estado de resultados de la organización.

Los COGS son los costos y gastos directos relacionados con la producción de bienes y servicios de una empresa, que incluyen los costos de materias primas, los costos de mano de obra y los gastos generales directos de fábrica. Los gastos operativos se generan a través de operaciones comerciales habituales, tales como:

• Renta

• Honorarios de contabilidad y legales

• Servicios públicos

• Cargos bancarios

• Costos de licencias de software (sistemas operativos, bases de datos)

• Costos de adquisición de hardware

• Honorarios de ventas y marketing

• Salarios de empleados

Estos se consideran costos fijos, que son gastos recurrentes que permanecen constantes independientemente de la actividad del negocio. Por el contrario, los costos variables, como los gastos de envío, fluctúan según el volumen de producción o la demanda.

Aunque los costos operativos son una parte necesaria de la gestión de un negocio, las empresas pueden comenzar a sentir la presión con la inflación, la competencia en la industria y el aumento de los costos de materiales que afectan sus márgenes de ganancia. La gestión y el monitoreo habituales de los costos son esenciales para maximizar la rentabilidad y asegurar la longevidad y el éxito de una empresa.

La agilidad también es fundamental, permitiendo a los líderes empresariales reaccionar rápidamente a los cambios del mercado con estrategias de precios actualizadas o necesidades de producción revisadas para asegurar márgenes de beneficio competitivos mientras capturan cuotas de mercado.

Reducir incluso un pequeño porcentaje de sus costos operativos totales hará maravillas para sus resultados financieros. A continuación, se presentan algunas estrategias para reducir costos en toda su empresa:

Optimice los procesos de trabajo

¿Están sus empleados atrapados en flujos de trabajo ineficientes y procesos administrativos manuales? Si la respuesta es sí, los procesos de su negocio necesitan ser revisados.

Hable con sus empleados para identificar cuellos de botella y puntos débiles como un marco orientador para mejorar los procesos, como las interrupciones en la cadena de suministro o los pasos ineficaces en la gestión de proyectos. Esto le permite identificar áreas específicas de interés para rediseños u optimizaciones estratégicas con el fin de agilizar los procesos de manera efectiva y maximizar la eficiencia operativa.

Sin embargo, un ejercicio de optimización exitoso no significa que las organizaciones puedan permitirse la autocomplacencia después; las mejoras continuas de los procesos son esenciales para la creación sostenida de valor para el negocio y el ahorro de costos.

Reduzca los costos operativos de TI implementando herramientas modernas

Invertir en tecnología de vanguardia y relevante para la industria rendirá dividendos a largo plazo. Considere implementar herramientas de automatización habilitadas para IA y soluciones basadas en la nube para automatizar el trabajo administrativo repetitivo y obtener resultados más rápidos y eficientes.

Algunas aplicaciones modernas pueden incluso incluir capacidades robustas para aumentar la fuerza laboral y empoderar a los usuarios para innovar con nuevas oportunidades de negocio. La gestión de contenido suele ser un área en la que la modernización puede proporcionar beneficios de eficiencia y una reducción a largo plazo de los costos operativos. Los procesos de contenido automatizados aceleran los procesos de trabajo facilitando la búsqueda y el uso de documentos, así como simplificando las iniciativas para cumplimiento de las reglamentaciones mediante funciones como los registros de auditoría automatizados.

Los agentes de IA, por ejemplo, pueden optimizar las operaciones automatizando flujos de trabajo complejos y reduciendo la dependencia de los equipos de TI para tareas rutinarias. Los agentes de IA aceleran los procesos mientras mantienen la responsabilidad involucrando a operadores humanos en decisiones críticas y reduciendo los errores costosos. Además, su facilidad de escalabilidad mejora aún más los ahorros, permitiendo a los usuarios gestionar cargas de trabajo crecientes sin un aumento correspondiente en los gastos de TI.

Al digitalizar las operaciones de contenido y habilitar un entorno de trabajo sin papel, las organizaciones también pueden prescindir de la necesidad de almacenamiento de documentos físicos, reduciendo así los elevados costos de alquiler o almacenamiento.

> Leer más: Reducir costos y elevar la eficiencia con soluciones de contenido habilitadas en la nube

Gestión de la cadena de suministro

Desde la adquisición hasta la distribución, las extensas redes de cadenas de suministro pueden convertirse en un centro de costos oculto para las organizaciones que no supervisan cada etapa del ciclo. Existen numerosas oportunidades para reducir costos mediante la optimización de la cadena de suministro:

• Adquisición sostenible: cambiar a prácticas de abastecimiento sostenible y contar con sólidas credenciales ESG puede reducir hasta un 10 % en costos totales (piense en infraestructura con eficiencia energética) mientras mejora la percepción y el valor del negocio.

• Gestión de inventarios: almacenar inventario puede ser extremadamente costoso por los gastos de alquiler de almacenes, impuestos y transporte, entre otros. Optimice el inventario con el objetivo de lograr el equilibrio adecuado entre la oferta y la demanda, minimizando así el exceso de existencias y reduciendo los costos operativos en el proceso.

• Logística: consolide los envíos o invierta en tecnología como sistemas automatizados de carga de contenedores para reducir los costos. Optimizar las rutas de entrega o descentralizar el almacenamiento son también algunas otras alternativas para ahorrar costos.

Analice sus gastos empresariales

Extraiga sus estados financieros y haga una revisión exhaustiva de dónde está malgastando dinero. Considere la relación entre gastos e ingresos, los gastos discrecionales e incluso su capital empresarial para identificar cómo y dónde se pueden reducir aún más los costos.

Tenga cuidado con la TI en la sombra

La TI en la sombra, que ocurre cuando los empleados utilizan los recursos de TI o de la nube de la empresa para uso personal, puede aumentar significativamente los costos y exponer su infraestructura de TI a malware y ciberamenazas.

Es importante comprender que los empleados están utilizando TI en la sombra para trabajar de manera más eficiente. Esto significa que sus herramientas actuales para el trabajo diario no son capaces de ayudarlos a hacer su trabajo, lo que ocurre cuando las empresas utilizan sistemas heredados que se quedan atrás respecto a sus contrapartes más modernas.

Además de implementar medidas de ahorro de costos, las empresas también deberían buscar nuevas vías para mejorar los márgenes, obteniendo el máximo beneficio o eficiencia al menor costo posible.

Capacitación y compromiso de los empleados

¿El truco para obtener mayores ganancias por acción? Tener empleados comprometidos y satisfechos.

Un estudio de Gallup muestra que un mayor compromiso no solo conduce a un aumento del 23 % en las ganancias, sino también a mejoras en el rendimiento y la productividad de los empleados. Desde reconocer y recompensar el buen trabajo hasta ofrecer oportunidades constantes de mejora y desarrollo, las organizaciones deben demostrar que sus empleados son importantes y proporcionar un entorno propicio para el éxito.

Al aprovechar el poder de su capital humano e invertir en los empleados, las organizaciones pueden desarrollar líderes poderosos, fomentar la innovación y construir una fuerza laboral resiliente para lograr la máxima rentabilidad.

Adopte iniciativas de ahorro de energía

Adoptar prácticas ecológicas y de eficiencia energética puede reducir significativamente su consumo de energía, lo que lleva a ahorros de costos a largo plazo. El cambio puede ser tan sencillo como cambiar sus luminarias por luces fluorescentes de bajo consumo, o migrar de servidores locales a una solución en la nube para ahorrar espacio de oficina y en las facturas de electricidad.

Tener una posición sólida en materia ambiental, social y de gobernanza corporativa (ESG) también puede generar un valor empresarial rentable. Los consumidores modernos prefieren alinearse con marcas que tengan un impacto claro en la sostenibilidad o el medio ambiente, con un 70 % dispuesto a pagar hasta un 5 % más por productos ecológicos.

Mientras buscan alternativas más ecológicas, las organizaciones también pueden identificar oportunidades para reducir el desperdicio o recortar servicios no utilizados, ahorrando dinero a largo plazo.

Subcontratar trabajadores calificados

Si invertir en personal adicional o en software de negocios no es una opción, subcontratar funciones no esenciales a contratistas independientes y especializados puede ser una excelente manera de hacer el trabajo de manera rentable sin comprometer la calidad del resultado.

Considere contratar a expertos en la materia para tareas como la atención al cliente, el mantenimiento de TI o las campañas de marketing con el fin de maximizar el impacto mientras mantiene su organización ágil. Sin embargo, es fundamental evaluar qué procesos son los más adecuados para la subcontratación para garantizar que obtenga los resultados que busca mientras mantiene los costos bajos.

Obtenga más información sobre adoptar una estrategia de servicios gestionados para trabajos de TI muy calificados.

Negocie con los proveedores

Revise sus contratos actuales con proveedores de bienes y servicios y pregúntese si está obteniendo las mejores tarifas posibles para sus bienes y servicios. Aproveche su relación de larga data con ellos para negociar mejores precios, tarifas más bajas para suscripciones a largo plazo u obtener mayores descuentos por pronto pago.

No olvide comparar precios e indagar con sus competidores: ¡podría obtener una mejor oferta y lograr mayores ahorros!

Ya ha sentado las bases, revisado las áreas de mejora y analizado los próximos pasos. Ahora, es momento de poner en acción su plan con estos consejos:

Cree un plan de reducción de costos

Concrete sus estrategias de reducción de costos mediante el desarrollo de un plan integral. Tener una hoja de ruta clara garantiza que se comprometa con las partes interesadas adecuadas, establezca objetivos ambiciosos pero saludables y logre lo que se propuso hacer: alcanzar ahorros sostenibles a largo plazo, estabilidad financiera y una mayor eficiencia con medidas efectivas de reducción de costos.

Este enfoque no solo es fundamental para una gestión eficaz de los costos, sino que también garantiza la alineación con los objetivos generales de su empresa para el éxito.

Supervisar y ajustar los costos

El monitoreo continuo de los indicadores clave de rendimiento (KPI) aumenta la responsabilidad y permite a las organizaciones controlar con precisión los gastos en tiempo real, identificando riesgos potenciales y destacando oportunidades para una mayor optimización de costos.

Establecer las mejores prácticas

Tome el control de sus costos operativos estableciendo las mejores prácticas o implementando salvaguardas para asegurar una reducción y monitoreo efectivos de los costos. Por ejemplo, revisar periódicamente las estrategias de reducción de costos para acomodarse a las operaciones en constante evolución o a los cambios del mercado.

La Universidad Estatal de Indiana se enfrentaba a un desafío crítico: los sistemas heredados creaban cuellos de botella en las operaciones de asistencia financiera y limitaban la capacidad de la institución para atender a los estudiantes de manera eficiente. Al implementar Hyland Automate, la universidad transformó procesos documentales estáticos en flujos de trabajo dinámicos e inteligentes que se adaptan en tiempo real.

Los resultados hablan por sí mismos: la ISU eliminó los desafíos de integración, agilizó las operaciones de asistencia financiera con firmas digitales y pantallas con campo condicionales, y se posicionó para la expansión en todo el negocio.

"Automate ha transformado cómo gestionamos formularios y procesos", dijo Carol Wiemuth, analista programadora en ISU. "Observamos mejoras en la eficiencia, y este es solo el principio".

Este éxito demuestra cómo la automatización impulsada por la inteligencia artificial proporciona ganancias operativas cuantificables a la vez que crea una base para la innovación continua. Las organizaciones preparadas para ir más allá de la automatización aislada de tareas pueden ahora orquestar procesos integrales que aumenten la eficiencia, reduzcan costos y abran nuevas posibilidades de crecimiento.

Liberty Mutual Insurance aprovechó Hyland Alfresco en Amazon Web Services (AWS) para acelerar su transición a una operación moderna y sin papel, ahorrando a la aseguradora global la impresionante suma de 21 millones de dólares en cinco años. Esta reducción masiva de costos proviene de la disminución de gastos en papel, impresión y almacenamiento de documentos, destacando los beneficios financieros de la modernización.

Actuando como una fuente única de verdad, la solución de gestión de contenido empresarial (ECM) basada en la nube optimizó el acceso y el intercambio internacional de casi 300 millones de documentos. Esto hizo que la recuperación de contenido relevante fuera un proceso más rápido y eficiente, generando un importante valor empresarial al asistir una toma de decisiones más rápida y reducir los tiempos de espera.

La exitosa implementación de Liberty Mutual demuestra el ahorro de costos y la eficiencia de desplegar soluciones de contenido modernas, estableciendo un precedente para el avance digital en la industria de seguros.

Adoptar un enfoque proactivo para la gestión de costos operativos es fundamental para obtener rentabilidad a largo plazo y éxito empresarial. Si su objetivo es eventualmente escalar y hacer crecer su empresa, tener una visibilidad completa sobre sus gastos operativos le permitirá identificar maneras de mejorar su rentabilidad mientras trabaja con presupuestos ajustados y recursos mínimos.

Uno de los cambios más accesibles que una empresa puede hacer para reducir costos es migrar a un sistema de gestión de contenidos basado en la nube. Como se ha visto con Liberty Mutual, no solo es una forma accesible de gestionar de forma segura su contenido empresarial, sino que también es excelente para aumentar la agilidad empresarial sin preocuparse por el aprovisionamiento excesivo de recursos.

Ya sea que esté adoptando métodos poco convencionales para reducir costos o haciendo un monitoreo constante de los gastos, cada dólar ahorrado es ganancia o capital que puede reinvertir en su negocio.