La aparición de la gestión inteligente de la información

• Conozca las seis V de la gestión moderna de la información y aprenda por qué los sistemas heredados ya no pueden mantenerse al día con las demandas de datos actuales.

• Descubra las cuatro principales ventajas de una estrategia de contenido moderna e inteligente, incluyendo cómo lograr un acceso a la información sin restricciones, aprovechar las capacidades de contenido inteligente y mejorar la automatización empresarial.

• Conozca cómo utilizar la IA y las plataformas habilitadas para la nube para transformar el contenido no estructurado en un poderoso activo estratégico que impulse la eficiencia y la innovación.

Las organizaciones siempre han necesitado gestionar su información de manera eficaz. Hoy, sin embargo, el desafío es más grande que nunca. Los departamentos de TI están bajo una presión inmensa para equilibrar una usabilidad sin interrupciones con una seguridad robusta, habilitar un trabajo remoto productivo y asegurar un cumplimiento estricto. Esta presión se ha intensificado con el reciente cambio rápido a modelos de trabajo híbridos, lo que obliga a las empresas a adaptarse en diversos frentes.

En este clima de cambio, una postura defensiva podría parecer lógica. Sin embargo, las organizaciones con visión de futuro ven una oportunidad, ya que el 71 % de los administradores de contenido están migrando proactivamente a los usuarios y el contenido desde soluciones heredadas, según Forrester. Al hacer inversiones estratégicas en tiempos volátiles, se posicionan para liderar en el futuro. En el núcleo de esta estrategia, se encuentra la gestión inteligente de la información.

En esta guía, se analiza por qué las organizaciones están invirtiendo en estrategias modernas de gestión de la información para navegar el cambio, mitigar riesgos y crear valor para el negocio. También se muestra cómo las plataformas de gestión de contenido habilitadas para la nube están proporcionando las respuestas que ellas necesitan.

La necesidad de mejores soluciones empresariales se intensificó durante la pandemia, pero la tendencia ya estaba en marcha. El mundo y sus trabajadores exigieron (y continúan exigiendo) nuevas formas seguras y eficientes de competir en un entorno de ritmo acelerado.

Las seis V de la gestión de la información son presiones distintas que desafían a organizaciones de todos los tamaños:

1. Volumen: la enorme cantidad de datos y contenido generados por las organizaciones está creciendo más rápido que su capacidad para procesarlos y almacenarlos. Este crecimiento exponencial no muestra signos de desaceleración y exige soluciones escalables.

2. Variedad: el contenido moderno ya no es solo documentos escaneados. Incluye una rica combinación de videos, imágenes, mensajes de redes sociales, datos no estructurados y más, todo lo cual debe gestionarse de manera cohesiva.

3. Velocidad: la información se genera a una velocidad sin precedentes, y se espera que informe o automatice la toma de decisiones con la misma rapidez. Para cumplir con estos requisitos, la automatización inteligente se está convirtiendo en un estándar imprescindible.

4. Variación: las organizaciones deben gestionar la información de una amplia gama de fuentes, repositorios y sistemas empresariales dispares. Esto requiere una integración perfecta para acceder a los datos y automatizar acciones en diferentes plataformas.

5. Valor: hasta un 80 % de los datos en las empresas no están estructurados y se encuentran en diversos repositorios, tanto en las instalaciones como en varias nubes, según un informe de Intelligent Business Solutions. Con el contenido disperso por toda la empresa, identificar, extraer y enrutar esta información de manera efectiva es crucial para acceder a su valor inherente.

6. Visibilidad: a medida que las organizaciones se expanden, también lo hacen sus silos de información. Encontrar y gestionar información en un laberinto de herramientas desconectadas requiere una solución elegante y unificada para proporcionar una visibilidad clara.

Estos seis factores hacen que muchas herramientas tradicionales de gestión de la información, como los sistemas heredados de gestión de contenido empresarial (ECM), queden obsoletas. Simplemente no pueden mantenerse al día con las exigencias del mundo empresarial moderno.

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Las plataformas de ECM han sido fundamentales para las operaciones empresariales desde principios de la década de 2000, proporcionando gobernanza y control sobre documentos y datos. Sin embargo, el panorama empresarial de hoy es fundamentalmente diferente, y las herramientas utilizadas para gestionar la información están evolucionando con rapidez.

Las plataformas de ECM tradicionales enfrentan varias limitaciones críticas que obstaculizan su efectividad en el entorno actual.

Plataformas anticuadas

Muchos sistemas de ECM heredados se construyen sobre marcos monolíticos y obsoletos. Esta arquitectura conlleva una funcionalidad limitada, dificulta la integración con aplicaciones modernas y resulta en costosos ciclos de desarrollo y mantenimiento para cualquier personalización o complemento.

Limitaciones de la nube

Inicialmente, muchos proveedores de ECM y sus clientes eran reacios a adoptar la nube. Sin embargo, la innegable necesidad de acceso al contenido en cualquier momento y lugar, junto con la creciente confianza en la seguridad de la nube, está impulsando a más empresas a adoptar el cambio, con el 92 % de los encuestados en un estudio de Forrester que informan que están invirtiendo en aplicaciones basadas en la nube/web que simplifican el trabajo remoto y desde una variedad de dispositivos para apoyar su estrategia de contenido. Un requisito esencial para cualquier estrategia de contenido moderna es asegurar que las herramientas de gestión no solo estén listas para la nube, sino que sean completamente funcionales y optimizadas para la nube.

Innovación limitada

El intenso enfoque necesario para reestructurar los sistemas heredados para las infraestructuras modernas a menudo lleva a una disminución en la innovación. Los usuarios de estas plataformas más antiguas pierden capacidades transformadoras como la inteligencia artificial, la inteligencia de contenidos y la automatización inteligente. También carecen de integración con herramientas de colaboración modernas e interfaces de usuario simplificadas, lo que los coloca en una importante desventaja competitiva.

Costos de implementación elevados y continuos

La implementación de sistemas de ECM tradicionales generalmente implica una planificación cuidadosa, largos ciclos de desarrollo y una amplia capacitación de los usuarios. Esta combinación da como resultado altos costos de implementación y mantenimiento, especialmente si se comparan con los modelos de precios flexibles basados en el consumo y las amplias opciones de personalización disponibles en las plataformas modernas.

Dispersión de la información

Durante años, los proveedores prometieron un sistema único para almacenar todo el contenido de una organización. Esta promesa nunca se cumplió. En cambio, las empresas terminaron con un promedio de 21 repositorios, según Forrester, y estos sistemas de información desconectados nunca fueron diseñados para funcionar juntos. El resultado es un escenario caótico de plataformas antiguas, sitios de colaboración abandonados y soluciones departamentales aisladas. Esta proliferación de información hace que sea casi imposible aprovechar los datos no estructurados para tomar decisiones rápidas e informadas y mejorar la eficiencia para el negocio.

Estas deficiencias destacan una clara necesidad de un nuevo enfoque: uno que adopte la nube, fomente la innovación y proporcione la agilidad que las organizaciones modernas requieren para implementar correctamente sus estrategias inteligentes de gestión de la información.

— The Rise of Content Intelligence: A new era of innovation in ECM, Forrester, 2025

Aquí presentamos cuatro áreas clave en las que un enfoque moderno de los sistemas de ECM tiene un impacto significativo.

1. Acceso sin restricciones a la información

El cambio al trabajo híbrido destacó la necesidad crítica de acceso a la información desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esto significa un acceso perfecto al contenido desde cualquier sistema del negocio, ya sea su cliente de correo electrónico, sistema de ERP o la interfaz de ECM nativa.

Una arquitectura de información moderna impulsada por la nube ofrece varias ventajas clave para permitir este nivel de acceso:

• Escalabilidad ilimitada: la nube ofrece una escalabilidad elástica y permite a las organizaciones aumentar o reducir los recursos según la demanda, como una universidad que incrementa la potencia de procesamiento durante la temporada de solicitudes de estudiantes.

• Costo total de propiedad controlable: las arquitecturas en la nube reducen los costos de funcionamiento, simplifican la gestión de los recursos y proporcionan un mayor control sobre el costo total de propiedad.

• Arquitectura de microservicios: las plataformas habilitadas para la nube utilizan una arquitectura modular que permite el escalado independiente de los servicios y la fácil adopción de nuevas innovaciones en la nube.

• Acceso instantáneo a la innovación: el modelo de innovación continua/entrega continua (CI/CD) implica que las actualizaciones de software se pueden desplegar de inmediato y sin intervención del usuario, asegurando el acceso a las características más recientes.

• Distintas opciones de integración: las soluciones líderes unifican de forma fácil y segura el acceso al contenido en otras aplicaciones del negocio, de modo que los resultados de búsqueda y la accesibilidad no se limiten a un solo repositorio.

2. Capacidades inteligentes de gestión de contenido

Según Forrester, el 74 % de los responsables de la toma de decisiones de gestión de contenidos esperan que la IA tenga un impacto significativo en su capacidad para cumplir con los principales objetivos. Está claro que el momento de adoptar la gestión inteligente de contenido es ahora.

Al transformar contenido no estructurado en datos listos para la IA, las organizaciones pueden:

• Acceder a información contextual

• Impulse la automatización impulsada por la IA

• Establecer un marco robusto para la gobernanza de datos

• Optimice las operaciones

• Acelere la toma de decisiones

• Liberar a los empleados para que se concentren en trabajos de mayor valor

Las soluciones modernas de contenido inteligente se distinguen por varias capacidades:

• Curación de datos: transforme el contenido de cientos de formatos de archivo diversos en datos estructurados y listos para la IA.

• Enriquecimiento de contexto: mejore los datos no estructurados vinculándolos a información contextual relevante, para ampliar la capacidad de búsqueda y la comprensión.

• Búsqueda impulsada por la IA: unifique la información de distintos repositorios de contenido para proporcionar una vista única y práctica de todos los datos empresariales.

• Datos de IA verificados: rastree fácilmente las respuestas generadas por IA hasta los documentos fuente para verificar la exactitud y obtener una comprensión más profunda.

• IA agéntica: cree agentes de IA empresariales que puedan leer grandes cantidades de contenido, decidir un curso de acción y ejecutar tareas de forma autónoma.

3. Automatización empresarial mejorada

Las plataformas de ECM modernas superan la automatización rudimentaria de los primeros sistemas de gestión de documentos. Ofrecen las capacidades avanzadas necesarias para impulsar nuevos niveles de eficiencia e innovación.

Las funciones de automatización impulsadas por IA incluyen:

• Procesamiento inteligente de documentos (IDP): utilice la IA para capturar, clasificar y extraer automáticamente datos relevantes de documentos sin intervención humana.

• Orquestación de procesos: automatice el envío de contenido a las personas, flujos de trabajo o sistemas correctos para su revisión, aprobación y otras tareas del negocio.

• Integración de sistemas: conecte sistemas y aplicaciones dispares para facilitar un flujo fluido de datos y procesos en toda la organización.

• Gestión de casos: gestione todos los datos, tareas, correspondencia y eventos relacionados con procesos no estructurados y orientados al conocimiento.

• Automatización agéntica de procesos: despliegue agentes de IA para hacer tareas complejas o incluso procesos del negocio completos con mínima supervisión humana.

• Construcción de automatización intuitiva y low-code: capacite a los usuarios con indicaciones impulsadas por IA generativa y herramientas de diseño visual simples para crear automatizaciones sin necesidad de una experiencia técnica profunda.

Al aprovechar estas capacidades, puede liberar a su equipo de tareas tediosas y repetitivas con los datos y reducir el agotamiento, al mismo tiempo que les permite concentrarse en su trabajo más estratégico.

4. Creación de soluciones innovadoras

Cada organización tiene necesidades únicas que el software estándar rara vez satisface completamente. Una plataforma de ECM moderna las resuelve incluyendo potentes herramientas de desarrollo low-code que permiten la creación rápida de aplicaciones a medida.

Las herramientas low-code (o de bajo código) ofrecen una amplia gama de beneficios:

• Creación rápida de prototipos: construya y pruebe rápidamente nuevas aplicaciones, fomentando una cultura de innovación y resolución de problemas.

• Desarrollo centrado en el negocio: permita a los equipos desarrollar soluciones que resuelvan auténticos problemas del negocio sin ciclos de desarrollo prolongados.

• Mayor agilidad: configure y personalice rápidamente las soluciones actuales para adaptarse a las necesidades cambiantes del negocio.

• Alta colaboración: involucre tanto a los analistas de negocios como a los desarrolladores de TI en el proceso de creación con un modelo de diseño visual fácil de aprender.

Estas herramientas permiten a las organizaciones desarrollar soluciones personalizadas más rápidamente y de manera más accesible, proporcionando la agilidad que usted necesita para prosperar.

El auge de la IA ha creado la oportunidad perfecta para que las organizaciones innoven en sus prácticas de gestión de la información y adopten una nueva era de inteligencia impulsada por la tecnología. Al estructurar grandes cantidades de contenido no estructurado previamente oculto, las plataformas modernas de ECM pueden abrir una nueva era de eficiencia y perspicacia.

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