Las organizaciones siempre han necesitado gestionar su información de manera eficaz. Hoy, sin embargo, el desafío es más grande que nunca. Los departamentos de TI están bajo una presión inmensa para equilibrar una usabilidad sin interrupciones con una seguridad robusta, habilitar un trabajo remoto productivo y asegurar un cumplimiento estricto. Esta presión se ha intensificado con el reciente cambio rápido a modelos de trabajo híbridos, lo que obliga a las empresas a adaptarse en diversos frentes.
En este clima de cambio, una postura defensiva podría parecer lógica. Sin embargo, las organizaciones con visión de futuro ven una oportunidad, ya que el 71 % de los administradores de contenido están migrando proactivamente a los usuarios y el contenido desde soluciones heredadas, según Forrester. Al hacer inversiones estratégicas en tiempos volátiles, se posicionan para liderar en el futuro. En el núcleo de esta estrategia, se encuentra la gestión inteligente de la información.
En esta guía, se analiza por qué las organizaciones están invirtiendo en estrategias modernas de gestión de la información para navegar el cambio, mitigar riesgos y crear valor para el negocio. También se muestra cómo las plataformas de gestión de contenido habilitadas para la nube están proporcionando las respuestas que ellas necesitan.
En una encuesta reciente a cargo de Forrester Consulting y encargada por Hyland, Forrester presentó hallazgos que destacan la importancia de aprovechar el potencial del contenido empresarial y los datos no estructurados.
Examine sus hallazgos, que incluyen perspectivas sobre qué capacidades de inteligencia de contenido están maduras para florecer.
La necesidad de mejores soluciones empresariales se intensificó durante la pandemia, pero la tendencia ya estaba en marcha. El mundo y sus trabajadores exigieron (y continúan exigiendo) nuevas formas seguras y eficientes de competir en un entorno de ritmo acelerado.
Las seis V de la gestión de la información son presiones distintas que desafían a organizaciones de todos los tamaños:
Estos seis factores hacen que muchas herramientas tradicionales de gestión de la información, como los sistemas heredados de gestión de contenido empresarial (ECM), queden obsoletas. Simplemente no pueden mantenerse al día con las exigencias del mundo empresarial moderno.
> Leer más | Modernización de sistemas heredados para la era digital
En la viñeta del proveedor de Hyland de Deep Analysis, la firma de análisis evalúa el Content Innovation Cloud. Descargue la viñeta para obtener un análisis de terceros sobre Hyland y nuestra plataforma, así como la opinión de Deep Analysis, consejos para los compradores y una matriz con fortalezas, oportunidades, aspiraciones y resultados.
Las plataformas de ECM han sido fundamentales para las operaciones empresariales desde principios de la década de 2000, proporcionando gobernanza y control sobre documentos y datos. Sin embargo, el panorama empresarial de hoy es fundamentalmente diferente, y las herramientas utilizadas para gestionar la información están evolucionando con rapidez.
Las plataformas de ECM tradicionales enfrentan varias limitaciones críticas que obstaculizan su efectividad en el entorno actual.
Muchos sistemas de ECM heredados se construyen sobre marcos monolíticos y obsoletos. Esta arquitectura conlleva una funcionalidad limitada, dificulta la integración con aplicaciones modernas y resulta en costosos ciclos de desarrollo y mantenimiento para cualquier personalización o complemento.
Inicialmente, muchos proveedores de ECM y sus clientes eran reacios a adoptar la nube. Sin embargo, la innegable necesidad de acceso al contenido en cualquier momento y lugar, junto con la creciente confianza en la seguridad de la nube, está impulsando a más empresas a adoptar el cambio, con el 92 % de los encuestados en un estudio de Forrester que informan que están invirtiendo en aplicaciones basadas en la nube/web que simplifican el trabajo remoto y desde una variedad de dispositivos para apoyar su estrategia de contenido. Un requisito esencial para cualquier estrategia de contenido moderna es asegurar que las herramientas de gestión no solo estén listas para la nube, sino que sean completamente funcionales y optimizadas para la nube.
El intenso enfoque necesario para reestructurar los sistemas heredados para las infraestructuras modernas a menudo lleva a una disminución en la innovación. Los usuarios de estas plataformas más antiguas pierden capacidades transformadoras como la inteligencia artificial, la inteligencia de contenidos y la automatización inteligente. También carecen de integración con herramientas de colaboración modernas e interfaces de usuario simplificadas, lo que los coloca en una importante desventaja competitiva.
La implementación de sistemas de ECM tradicionales generalmente implica una planificación cuidadosa, largos ciclos de desarrollo y una amplia capacitación de los usuarios. Esta combinación da como resultado altos costos de implementación y mantenimiento, especialmente si se comparan con los modelos de precios flexibles basados en el consumo y las amplias opciones de personalización disponibles en las plataformas modernas.
Durante años, los proveedores prometieron un sistema único para almacenar todo el contenido de una organización. Esta promesa nunca se cumplió. En cambio, las empresas terminaron con un promedio de 21 repositorios, según Forrester, y estos sistemas de información desconectados nunca fueron diseñados para funcionar juntos. El resultado es un escenario caótico de plataformas antiguas, sitios de colaboración abandonados y soluciones departamentales aisladas. Esta proliferación de información hace que sea casi imposible aprovechar los datos no estructurados para tomar decisiones rápidas e informadas y mejorar la eficiencia para el negocio.
Estas deficiencias destacan una clara necesidad de un nuevo enfoque: uno que adopte la nube, fomente la innovación y proporcione la agilidad que las organizaciones modernas requieren para implementar correctamente sus estrategias inteligentes de gestión de la información.
Aquí presentamos cuatro áreas clave en las que un enfoque moderno de los sistemas de ECM tiene un impacto significativo.
El cambio al trabajo híbrido destacó la necesidad crítica de acceso a la información desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esto significa un acceso perfecto al contenido desde cualquier sistema del negocio, ya sea su cliente de correo electrónico, sistema de ERP o la interfaz de ECM nativa.
Una arquitectura de información moderna impulsada por la nube ofrece varias ventajas clave para permitir este nivel de acceso:
Invertir en aplicaciones basadas en la nube/web que simplifiquen el trabajo remoto
Adopción de una estrategia prioritaria en la nube para los procesos de gestión de contenido
Migración proactiva de usuarios y contenido desde sistemas de ECM heredados
Según Forrester, el 74 % de los responsables de la toma de decisiones de gestión de contenidos esperan que la IA tenga un impacto significativo en su capacidad para cumplir con los principales objetivos. Está claro que el momento de adoptar la gestión inteligente de contenido es ahora.
Al transformar contenido no estructurado en datos listos para la IA, las organizaciones pueden:
Las soluciones modernas de contenido inteligente se distinguen por varias capacidades:
El conjunto de herramientas de gestión de contenido inteligente de Hyland proporciona un nuevo nivel de valor a las estrategias de gestión de contenido empresarial. Juntas, no solo optimizan la gestión de contenido, sino que redefinen fundamentalmente cómo las organizaciones operan e innovan. Desde la IA agéntica hasta el knowledge discovery, nuestras herramientas impulsadas por IA lo posicionan para mejorar su negocio.
Las plataformas de ECM modernas superan la automatización rudimentaria de los primeros sistemas de gestión de documentos. Ofrecen las capacidades avanzadas necesarias para impulsar nuevos niveles de eficiencia e innovación.
Las funciones de automatización impulsadas por IA incluyen:
Al aprovechar estas capacidades, puede liberar a su equipo de tareas tediosas y repetitivas con los datos y reducir el agotamiento, al mismo tiempo que les permite concentrarse en su trabajo más estratégico.
Cada organización tiene necesidades únicas que el software estándar rara vez satisface completamente. Una plataforma de ECM moderna las resuelve incluyendo potentes herramientas de desarrollo low-code que permiten la creación rápida de aplicaciones a medida.
Las herramientas low-code (o de bajo código) ofrecen una amplia gama de beneficios:
Estas herramientas permiten a las organizaciones desarrollar soluciones personalizadas más rápidamente y de manera más accesible, proporcionando la agilidad que usted necesita para prosperar.
Content Innovation Cloud es el futuro de la gestión de contenido empresarial. Al aprovechar una plataforma unificada de inteligencia de contenido, procesos y aplicaciones, su organización puede acceder a profundos conocimientos a partir del contenido empresarial y los datos no estructurados, impulsando la innovación sin interrupciones.
El auge de la IA ha creado la oportunidad perfecta para que las organizaciones innoven en sus prácticas de gestión de la información y adopten una nueva era de inteligencia impulsada por la tecnología. Al estructurar grandes cantidades de contenido no estructurado previamente oculto, las plataformas modernas de ECM pueden abrir una nueva era de eficiencia y perspicacia.
Hyland empodera a las organizaciones para que accedan a conocimientos profundos que impulsan la innovación y redefinen cómo operan. Al aprovechar la IA y las tecnologías en la nube, usted puede transformar el contenido de su empresa en un poderoso activo estratégico.
Descubra cómo Hyland Content Innovation Cloud™ puede ayudarle a aprovechar el valor de la gestión inteligente de la información, para que pueda construir un futuro más inteligente, ágil y exitoso.
Obtenga una estrategia de transformación digital nativa de la nube dedicada a mejorar la atención al cliente, y un crecimiento más inteligente, más fuerte y más rápido. Con Hyland, puede alcanzar todo su potencial.
Descubra cómo cinco empresas de diversos sectores de la industria utilizaron las soluciones ECM de Hyland para sustituir sistemas heredados, transformar sus capacidades de gestión de contenido e impulsar nuevos niveles de eficiencia, innovación y escalabilidad.
Conozca lo básico sobre las oportunidades de infundir inteligencia artificial en su estrategia de gestión de contenido.
