Le traitement intelligent des documents (IDP) a évolué rapidement ces dernières années. Il dépasse les capacités de capture traditionnelle, qui repose sur un moteur OCR pour la reconnaissance du contenu, et utilise l'IA pour traiter et comprendre les documents. À mesure que l'IA a étendu sa présence, elle a évolué aux côtés de l'IDP pour apporter de nouvelles capacités, telles que l'autoclassification intelligente et l'extraction à partir de formats semi-structurés et non structurés.
Le marché des fournisseurs de solutions d'IDP s'est également élargi. Le cabinet d'études de marché Infosource souligne que son champ d'analyse des fournisseurs a plus que doublé en moins de 10 ans. Son dernier rapport, le Global Capture & IDP Software Vendor Matrix Report, se penche d'ailleurs sur 20 des meilleurs fournisseurs de solutions d'IDP.
Lors de la recherche d'une solution d'IDP, il peut être difficile de savoir comment évaluer les fournisseurs. Tout d'abord, il est important de réfléchir à la manière dont l'IDP peut répondre à vos besoins spécifiques et de déterminer si la solution dispose des fonctionnalités adéquates.
Comment votre entreprise peut-elle décider quelle solution d'IDP est la mieux adaptée à vos besoins spécifiques ? Les critères de sélection ci-dessous peuvent être utilisés pour juger de la pertinence d'une solution d'IDP.
La plupart des solutions d'IDP ont un taux de précision allant de 80 à 99 %. Demandez au fournisseur quelle est la précision du moteur d'IA de la solution lors de l'extraction, de la classification et de la vérification de types de documents complexes, y compris les formats structurés et non structurés.
Une solution d'IDP doit être capable d'identifier et de séparer automatiquement des documents complexes et de garantir que les bonnes données sont extraites de chaque document, quelle que soit la catégorie ou la langue de ce dernier.
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La capacité à utiliser des fonctions de nettoyage d'image, telles que le redressement des lignes, la suppression des lignes ou des ombres, ou l'amélioration des caractères, est essentielle. Votre solution d'IDP doit aller au-delà de la simple extraction. La solution idéale doit être capable de valider les données extraites par rapport à un système d'enregistrement afin de garantir leur exactitude. Les fonctionnalités d'enrichissement de contenu peuvent également vous être utiles si vos processus métier nécessitent des métadonnées supplémentaires ou des analyses contextuelles, des résumés et des recommandations générés par l'IA.
« Nous avions besoin d'une solution qui soit en mesure d'assimiler les différents types de documents, mais aussi d'apprendre continuellement les variantes de chacun et de s'améliorer au fil du temps, explique Aaron Seamans, VP de l'informatique chez Valeris. Et c'est ce que fait Hyland IDP. »
Découvrez comment Hyland IDP a permis à Valeris de réduire de 40 % la durée générale de traitement de ses documents.
Lire le témoignage de ValerisUne interface intuitive no-code ou low-code qui permet aux utilisateurs professionnels de concevoir et de déployer de nouvelles automatisations sans qu'ils soient experts en IA ou en codage est essentielle pour démocratiser la numérisation. La solution doit avoir une interface utilisateur intuitive, basée sur le Web, facile à utiliser et qui s'intègre de manière fluide aux applications d'entreprise existantes. Les solutions les plus récentes proposent même des outils de conception et de déploiement basés sur le chat et optimisés par l'IA générative.
Compte tenu des nombreux cas d'utilisation possibles de l'IDP dans les différents départements de votre organisation, avoir un outil et un fournisseur distincts pour chaque service deviendrait rapidement ingérable. La plateforme adéquate doit être capable de s'adapter facilement à tous vos cas d'utilisation. En outre, elle doit proposer des solutions évolutives et personnalisées pour chaque cas, pouvant être gérées à partir d'une console d'orchestration centrale.
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Les principaux fournisseurs d'IDP utilisent l'IA dans leurs solutions afin d'apporter une valeur ajoutée là où votre organisation en a réellement besoin.
Veillez à bien comprendre l'étendue de ses capacités basées sur l'IA, ainsi que les limites et l'efficacité avec laquelle l'outil peut intégrer des données humaines. Les solutions plus anciennes peuvent utiliser des modèles d'apprentissage automatique (ML) plutôt que des grands modèles de langage (LLM), ce qui signifie que pour gagner en précision, les modèles peuvent nécessiter un entraînement approfondi pour être capables de localiser les informations clés (comme dans des images, des tableaux, des documents, des codes-barres, etc.).
Les solutions d'IDP modernes utilisent plutôt les LLM de l'IA générative pour reconnaître, extraire et comprendre les données dans les documents sans phase d'entraînement préalable. Cette approche accélère considérablement la mise en place de l'automatisation et le délai de rentabilisation. En effet, elle permet d'éliminer la charge de travail liée au traitement manuel et à la saisie des données et de mettre rapidement les données extraites à la disposition des processus et des utilisateurs de votre organisation.
L'IA générative vous permet de mieux comprendre vos documents et de récupérer des réponses précises basées sur le contenu de votre entreprise grâce à la génération augmentée de récupération (RAG). L'IA générative comble les lacunes en matière d'informations en générant les métadonnées manquantes. Elle peut également créer de nouveaux champs de métadonnées à partir d'invites ou de questions en langage naturel, ce qui vous permet de mieux comprendre les documents et d'obtenir des réponses précises basées sur le contenu de votre entreprise.
La gouvernance de l'information et la sécurité des données doivent figurer parmi vos priorités absolues. Assurez-vous que la solution d'IDP dispose d'une procédure d'enregistrement de données robuste et d'une politique de conservation de documents structurée à des fins de conformité et d'audit. Il doit y avoir un contrôle des autorisations basé sur les rôles pour les différents groupes d'utilisateurs professionnels de votre entreprise. L'enregistrement des données d'IDP est essentiel pour l'évaluation des risques de sécurité, la conformité et les audits. À l'ère de l'IA, il est essentiel de pouvoir enregistrer et conserver les dossiers, appliquer des politiques structurées de conservation des données, faciliter la gouvernance de l'information et minimiser les risques sur le plan juridique.
Votre fournisseur IDP doit vous fournir un accès à une formation technique complète, à une plateforme d'apprentissage en ligne et à une assistance experte en cas de besoin.
Il est essentiel de pouvoir accéder aux indicateurs clés sur les processus et les performances, ainsi qu'aux mesures qui mettent en évidence la précision et les performances de la solution d'IDP elle-même. La possibilité de consulter des analyses complètes est cruciale, car elle vous permet de prendre des décisions plus éclairées, d'optimiser les processus et de garantir l'efficacité de vos initiatives de transformation numérique.
Content Innovation Cloud est l'avenir de la gestion de contenu d'entreprise. En exploitant une plateforme unifiée d'intelligence de contenu, de processus et d'applications, votre organisation peut débloquer des informations approfondies à partir de contenus d'entreprise et de données non structurées, favorisant l'innovation sans perturbation.
Les solutions d'IDP de premier plan offrent un large éventail de fonctionnalités prêtes à l'emploi, notamment des connecteurs prédéfinis, qui vous permettent d'étendre votre solution d'IDP pour répondre à des exigences commerciales de plus en plus complexes et de travailler de manière fluide avec d'autres applications d'entreprise pour créer une expérience utilisateur optimale.
Solutions IDP et cloud
L'essor de l'IDP peut être attribué en partie à l'augmentation de la puissance de traitement du cloud, comme le souligne Infosource. Bien que la capture et les capacités IDP soient traditionnellement fournies sur site, la livraison dans le cloud a constamment augmenté au cours de la dernière décennie, selon le rapport d'Infosource. Cependant, vous devriez évaluer votre fournisseur d'IDP en fonction de vos besoins, qu'il s'agisse d'une solution d'IDP pour un cloud privé, public ou sur le site. Le bon fournisseur saura s'adapter à vos exigences.
L'intégration de l'IDP dans vos opérations ne constitue pas seulement une étape de plus vers l'automatisation ; c'est un pas vers un avenir où les données n'ont plus de secret. Des fonctionnalités telles que l'automatisation intégrée des processus, l'extraction avancée des données pilotée par l'IA et une architecture low-code hautement évolutive accélèrent le déploiement et l'expansion.
Votre solution d'IDP doit offrir un portfolio de produits complémentaires, tels que la gestion de cas, les workflows, l'automatisation intelligente ou le robotic process automation (RPA), afin de soutenir vos programmes d'automatisation et de numérisation.
Hyland IDP est une solution d'IDP avancée qui permet d'automatiser la capture et le traitement des documents et de profiter d'une classification des documents optimisée par l'IA et d'une extraction intelligente des données.
En plus des raisons qui incitent les clients de Hyland à nous choisir pour leurs solutions de contenu d'entreprise, Hyland IDP possède également ses propres atouts distinctifs. Par exemple :
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