Valeris

À propos de Valeris : Valeris est une entreprise de services aux patients qui s'engage à accélérer le processus de prescription. Elle est reconnue pour apporter des solutions innovantes au paysage complexe des soins de santé.

Produit Hyland : Hyland IDP

Intégrations : Valeris Lynk (propriétaire), Hyland OnBase

Victoires majeures :

• Gain de 40 % de temps, avec des résultats qui s'améliorent au fil du temps.

• Les documents qui prenaient 25 à 30 minutes pour être traités manuellement prennent désormais 5 minutes.

• L'extensibilité a éliminé les défis liés aux fluctuations saisonnières.

• À la suite du programme pilote, Valeris prévoit d'étendre l'utilisation de Hyland IDP à d'autres programmes d'inscription.

Valeris est une société de services aux patients dédiée à simplifier le parcours de prescription pour les patients qui nécessitent des médicaments spécialisés. Grâce à Hyland IDP, Valeris a pu accélérer et rationaliser le processus d'inscription, garantissant que les patients reçoivent les médicaments dont ils ont besoin sans retards inutiles.

En tant qu'organisation opérant dans le secteur de la santé, Valeris n'est pas étrangère au traitement de gros volumes de documents. Chaque nouveau cas d'inscription et d'approbation d'une ordonnance implique de nombreux documents soumis par le patient, les médecins, les compagnies d'assurance et de nombreuses autres organisations.

Révisions manuelles et saisie de données de milliers de documents par jour

Jusqu'à présent, le traitement de tous ces documents entrants était principalement une tâche manuelle. Même si les documents arrivaient numériquement sous forme de pièces jointes à des e-mails ou de télécopies, ils devaient être examinés par un employé, qui devait ensuite les classer et les séparer selon les besoins, et y ajouter des mots-clés et d'autres métadonnées. Une fois ces tâches accomplies, l'employé transmettait les documents pour qu'ils soient intégrés dans Lynk (le système de Case Management propre à Valeris). Là, un autre utilisateur joignait les documents au dossier patient approprié et effectuait la saisie manuelle de données de ces documents dans le référentiel de Valeris, OnBase.

Une partie du défi du traitement manuel résidait dans le volume considérable des documents entrants. Chaque demande d'inscription peut nécessiter plus de 30 types de documents et de formulaires différents, allant des dossiers médicaux, des ordonnances et des résultats de laboratoire aux pièces d'identité, aux déclarations de revenus et d'impôts, ainsi qu'aux approbations d'assurance et aux autorisations préalables. Le processus étant si chargé en documents, il n'était pas rare que les employés de Valeris doivent classer et séparer 2 000 à 3 000 documents par jour dans le cadre des plus de 40 programmes de prescription de Valeris.

La documentation d'admission arrivait dans un seul fichier contenant des paquets de documents mixtes

Un autre défi avec les documents entrants était qu'ils arrivaient souvent sous forme de paquets mixtes numérisés en un seul fichier, et il fallait déployer des efforts considérables pour les séparer et les classer correctement.

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Des pics de volume saisonniers considérables

Il y a également eu un pic saisonnier récurrent et spectaculaire du volume pendant la période annuelle de réinscription des patients, au cours de laquelle le volume de traitement a presque doublé. Cela a obligé Valeris à allouer des ressources supplémentaires à ce processus déjà coûteux.

Les erreurs de traitement étaient inévitables

Enfin, la volonté de réduire les erreurs de traitement des documents était également présente. Étant donné le volume et la variété des documents traités chaque jour, même les meilleurs employés humains pouvaient commettre de simples erreurs pouvant entraîner des retouches et retarder l'administration des médicaments nécessaires aux patients.

C'est à ce moment-là que le service informatique de Valeris a décidé d'explorer des solutions de traitement intelligent des documents (IDP), a déclaré Aaron Seamans, vice-président des technologies de l'information chez Valeris. Déjà cliente de Hyland et utilisatrice de notre solution ECM OnBase, l'équipe a finalement opté pour Hyland IDP, impressionnée par les capacités d'apprentissage par IA de la solution.

« La capacité d'apprentissage de la solution était une considération importante, a déclaré M. Seamans Nous avions besoin d'une solution capable non seulement d'apprendre les différents types de documents, mais aussi d'apprendre continuellement les variations au sein de chaque type et de s'améliorer au fil du temps. Et c'est ce que fait Hyland IDP. »

Hyland IDP permet à Valeris d'accélérer le processus d'inscription des patients en automatisant la séparation et la classification des documents, ainsi que l'extraction et la saisie des données dans OnBase.

Accélère le traitement des documents

L'une des principales raisons pour lesquelles Valeris a investi dans Hyland IDP était d'accélérer la durée de traitement de documents. Bien que le système soit encore en phase d'apprentissage et que Valeris procède à des examens manuels des lots à des fins d'assurance qualité, l'entreprise a déjà constaté des gains de temps allant jusqu'à 40 % dans l'ensemble du processus.

Les choses avanceront encore plus rapidement une fois que le système sera entièrement entraîné et que les révisions par lots pourront être supprimées.

« Les documents complexes qui prenaient auparavant 20 à 30 minutes à traiter manuellement prennent désormais environ 5 minutes avec Hyland IDP », a déclaré M. Seamans

Hyland IDP classe avec précision les documents individuels, mais sépare aussi efficacement les paquets de documents mixtes.

S’adapte à la demande

Les fluctuations saisonnières du volume qui obligeaient Valeris à ajouter des ressources au processus sont désormais gérées de manière transparente. Hyland IDP passe facilement de quelques milliers de documents à des dizaines de milliers, sans ralentissement.

Améliore l'expérience des employés

Même si certains utilisateurs de Valeris étaient initialement sceptiques quant à la capacité de la solution à gérer des tâches complexes de traitement de documents, ils sont désormais convaincus. Hyland IDP est non seulement facile à utiliser et à gérer, mais il décharge également les employés des tâches fastidieuses de saisie de données, leur permettant ainsi de consacrer plus de temps et d'énergie à la gestion de leurs dossiers et à l'interaction avec les patients.

Un changement significatif

Parce que Valeris aide les patients à obtenir des médicaments spécialisés, le temps est toujours crucial. Plus vite tous les documents obligatoires sont ajoutés au système, plus vite le processus d'approbation peut commencer.

« La qualité de vie de nos patients dépend de ces médicaments, et si nous pouvons réduire leur temps d'attente, ne serait-ce que de quelques heures, c'est énorme », a déclaré M. Seamans

La mise en œuvre initiale de Hyland IDP par Valeris ne ciblait que deux de ses plus de 40 programmes d'inscription différents. Maintenant que Hyland IDP a fait ses preuves, l'organisation prévoit de commencer à le déployer dans les autres programmes.

M. Seamans et son département examinent également ce qui peut être automatisé dans le processus d'inscription, y compris la création de dossiers, l'intégration CRM et plus encore.

« Ce service nous offre réellement des possibilités infinies », affirme-t-il.