Comprender la gestión de contenido empresarial (ECM)

¿Qué es la gestión de contenido empresarial (ECM)?

La ECM, a veces denominada gestión de documentos o gestión de registros, es el proceso de gestionar todo el ciclo de vida del contenido de una organización, incluidos documentos, hojas de cálculo, contratos, imágenes escaneadas, fotografías, videos, dibujos de CAD y cualquier otro tipo de documento. Al elegir una ECM, el objetivo es reducir el riesgo y mejorar la productividad, la eficiencia y la experiencia del cliente eliminando las tareas basadas en papel y mejorando la visibilidad del proceso.

¿Qué es una solución ECM?

El valor de la solución de ECM actual va más allá de las simples funciones de escaneado, almacenamiento y recuperación, evolucionando hacia plataformas integrales de gestión de contenidos que abordan retos y procesos empresariales más amplios con información importante contenida en documentos u otros contenidos de la empresa.

Tradicionalmente, la ECM se centraba principalmente en la gestión de documentos estáticos, incluido el archivo, el almacenamiento de documentos y la colaboración. Sin embargo, este campo ha evolucionado significativamente con la introducción de la gestión de contenido transaccional (TCM), que se integra estrechamente con los flujos de trabajo y sistemas de las empresas, lo que hace que la ECM sea más relevante para los procesos organizacionales y la toma de decisiones.

Las soluciones de contenido modernas son holísticas, diseñadas para adaptarse a los cambios en la tecnología y los patrones de trabajo. Ayudan a combatir los silos de información entregando la información correcta a las personas adecuadas en el momento adecuado, lo que garantiza una integración y coordinación perfectas con los sistemas empresariales de toda la organización.

Además, las sólidas plataformas de ECM ofrecen repositorios centralizados que consolidan documentos y datos de sistemas dispares. Estos repositorios garantizan que todo el contenido se almacene en una única ubicación segura, lo que facilita la gestión, la búsqueda y la recuperación de información. Este enfoque centralizado aumenta la gobernanza de datos, mejora la colaboración y respalda el cumplimiento de los requisitos normativos.

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Componentes clave del proceso ECM

Comprender los componentes clave de la ECM ayuda a las organizaciones a gestionar el ciclo de vida de su información de forma eficaz. Estos son los elementos clave de la ECM:

• Capturar: las soluciones de ECM modernas pueden capturar datos de varias fuentes, incluidas las físicas y digitales, al tiempo que conservan los tipos de archivos originales. Utiliza la IA para el procesamiento inteligente, automatizando la clasificación de documentos y la extracción de información.


• Administración: implica la automatización de los procesos empresariales estructurados, la consolidación de la información no estructurada y la mejora de la administración de casos, sin sobrecargar los recursos de TI.


• Almacenamiento: ofrece soluciones de almacenamiento robustas que aseguran y protegen el contenido al tiempo que garantizan su destrucción adecuada de acuerdo con los estándares legales.


• Integración: se integra a la perfección con las aplicaciones existentes, lo que facilita flujos de trabajo eficientes y la sincronización de datos sin necesidad de una amplia programación personalizada.


• Accesibilidad: proporciona acceso seguro, personalizado, integrado y compatible con dispositivos móviles a la información, lo que garantiza que los empleados y los clientes puedan interactuar con los datos en cualquier momento y en cualquier lugar, impulsando así la productividad y mejorando la atención al cliente.


• Medición: utiliza análisis y paneles de control en tiempo real para proporcionar visibilidad de los procesos y el estado del sistema, lo que permite una rápida toma de decisiones y optimización operativa sin depender de TI.

Los principales beneficios de una ECM eficaz

Los grandes volúmenes de contenido entrante y saliente pueden ser difíciles de rastrear, y no sorprende que muchas organizaciones tengan dificultades para mantener una estrategia de gestión de contenido exitosa.

Estas son algunas formas en que las soluciones de ECM pueden beneficiar a una organización.

1. Cumplimiento normativo

Las regulaciones de cumplimiento internas y externas son cada vez más estrictas. Con la cantidad de papeleo y documentación que la mayoría de las empresas deben conservar, es increíblemente difícil garantizar que las auditorías se completen con precisión y de manera oportuna cuando se utilizan procesos empresariales tradicionales, como el trabajo manual o en papel.

Una solución de ECM facilita las auditorías y otros requisitos de cumplimiento. Proporciona estructura y seguridad a todo el proceso de auditoría, lo que permite a los equipos ejercer un mayor control sobre todos los documentos relevantes. Con esto, las organizaciones pueden crear eficiencia en sus procesos internos y, posteriormente, reducir los gastos asociados con las operaciones manuales.

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2. Control de los documentos

¿Cómo podría prosperar su negocio si cada representante de ventas trabajara con una lista de precios diferente? ¿O si algunos usaran contratos obsoletos para concretar las ventas?

Una solución de ECM permite la gestión de documentos y el control de versiones. Organizaciones grandes y pequeñas pueden centralizar todos los archivos relevantes, proporcionar sincronización sin conexión para usuarios remotos y garantizar que todos tengan acceso a las últimas versiones de los documentos.

3. Experiencia mejorada de clientes y empleados

Un estudio reciente de Forrester Consulting concluyó que el 78 % de los líderes de gestión de contenido consideran que la experiencia del cliente (CX) es un objetivo principal que impulsa su estrategia de gestión de contenido. Desafortunadamente, los procesos en papel y los flujos de trabajo manuales pueden afectar negativamente la atención que se brinda a los clientes. Los tiempos de respuesta lentos, la falta de una "fuente de información veraz" y los errores introducidos por el ser humano pueden provocar clientes insatisfechos.

Una ECM puede mejorar la experiencia del cliente con tiempos de respuesta más rápidos y un mejor control de calidad. Además, puede ayudar a reducir los costos liberando al personal de las tareas manuales y aplicando prácticas comerciales uniformes para garantizar la responsabilidad y el cumplimiento.

Las soluciones de ECM efectivas también permiten la creación de experiencias de usuario personalizadas y adaptadas a las necesidades específicas de la organización. A diferencia de los sistemas rígidos que obligan a las organizaciones a utilizar flujos de trabajo y diseños de formularios predefinidos, las soluciones de ECM modernas permiten la personalización y garantizan que la experiencia y la satisfacción del usuario sigan siendo una prioridad. Esta flexibilidad permite a las organizaciones diseñar e implementar experiencias de usuario que mejoren las interacciones y la satisfacción tanto de los clientes como de los empleados.

4. Gestión de información que es útil

Las soluciones de ECM eficaces garantizan que la información correcta llegue a la persona adecuada, en el contexto adecuado y en el momento adecuado. Al centralizar los documentos y hacerlos fáciles de consultar, los sistemas de ECM simplifican el acceso a la información que los empleados necesitan para una toma de decisiones rápida y precisa basada en datos.

Los empleados dependen de métodos rápidos y sencillos para encontrar la información necesaria para analizar situaciones y tomar decisiones. El acceso ubicuo, las herramientas de búsqueda eficientes y una fuente única de búsqueda son fundamentales a la hora de encarar investigaciones para tomar decisiones empresariales. Desafortunadamente, pocas soluciones heredadas cumplen estos importantes requisitos.

A diferencia de los sistemas heredados que requerían que todo se almacenara dentro del repositorio del sistema, las mejores soluciones de ECM amplían sus servicios de gestión de contenido para incluir otros repositorios dentro de la empresa.

Entre ellos se incluyen los archivos compartidos, los repositorios de contenidos de otros sistemas de ECM y los contenidos almacenados en otros sistemas empresariales, como los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y de recursos humanos (RR. HH.). Federando los resultados en toda la empresa, no se requiere una migración de datos importante para crear una única fuente de información veraz.

Al integrar sin problemas los repositorios empresariales, los mejores sistemas de su clase simplifican la búsqueda y aceleran el acceso a la información crítica. Esta "fuente única de información veraz" virtual permite a los clientes y empleados utilizar una herramienta de búsqueda para encontrar información que puede estar dispersa por toda la empresa.

5. Procesos empresariales optimizados

Los procesos empresariales eficientes son primordiales para el éxito de la organización y la estabilidad de sus resultados financieros. Ya sea que se centre en el panorama general o en la eficacia diaria de los empleados, los detalles de cómo se mueve la información en su organización lo afectarán.

Las mejores soluciones de ECM reúnen de forma inteligente la información correcta para la toma de decisiones, lo que mejora la eficiencia de los empleados y maximiza las oportunidades de automatización. Al optimizar las aprobaciones de los empleados con datos relevantes o automatizar las decisiones utilizando la información correcta, estos sistemas mejoran la productividad y la eficacia generales.

Además, la integración de las mejores soluciones de ECM con las aplicaciones principales, como la planificación de recursos empresariales (ERP), la gestión de relaciones con los clientes (CRM) y los sistemas de recursos humanos (RR. HH.), garantiza que la documentación relevante respalde los procesos empresariales.

Esta integración perfecta simplifica la toma de decisiones, lo que permite tomar decisiones más informadas y rápidas, lo que en última instancia genera mejores resultados comerciales.

El proveedor de ECM adecuado proporcionará una funcionalidad nativa e intuitiva para ayudar a su organización a hacer su trabajo de forma rápida, eficiente y eficaz.

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6. Transformación digital efectiva

Los documentos en papel consumen tiempo y espacio en toda la organización. Departamentos tales como recursos humanos, cuentas por pagar y por cobrar y administración de instalaciones suelen experimentar retrasos, información incompleta y trabajo duplicado cuando dependen del papel.

Las organizaciones que dejan de usar papel a menudo buscan soluciones de ECM porque mejoran la colaboración, impulsan el ahorro de costos y promueven una mejor gobernanza sobre los datos. Facilitan el acceso a los archivos electrónicos, garantizando que los documentos se puedan recuperar fácilmente y se almacenen de forma segura. Además, las soluciones de ECM se integran a la perfección con los procesos digitales, lo que permite a las organizaciones conectarse y automatizar las funciones empresariales.

Adoptando la transformación digital a través de las soluciones de ECM, las organizaciones pueden mejorar la eficiencia, reducir los costos y mejorar la productividad general, allanando el camino para un entorno empresarial ágil y receptivo.

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Elegir la plataforma de ECM adecuada

Seleccionar la plataforma de ECM adecuada es crucial para optimizar los procesos de gestión de contenidos de su organización. Estos son algunos factores clave que debe tener en cuenta:

• Nativa de la nube: optar por una solución de ECM basada en la nube ofrece escalabilidad, flexibilidad y accesibilidad, lo que permite a los usuarios acceder al contenido desde cualquier lugar y al mismo tiempo reducir los costos de infraestructura y mantenimiento.


• Flexibilidad de implementación: elija una plataforma de ECM que admita despliegues híbridos, locales y en la nube, que atienda a las inquietudes relacionadas con exponer los riesgos relacionados con la propiedad intelectual (PI) confidencial, la información de identificación personal (IIP) o los requisitos reglamentarios del sector.


• Seguridad de primera categoría: busque una plataforma de ECM que ofrezca funciones de seguridad sólidas, como el control de acceso, el seguimiento de documentos y el cumplimiento de las normativas del sector.


• Capacidades de integración: la plataforma de ECM de su elección debe integrarse a la perfección con otras aplicaciones y sistemas de la empresa, permitiendo un intercambio de datos eficiente y la interoperabilidad del flujo de trabajo.


• Automatización: seleccione una plataforma de ECM que pueda aprovechar la automatización robótica de procesos (RPA, por sus siglas en inglés) para optimizar las tareas y los procesos repetitivos utilizando funciones como la captura de datos y la automatización del flujo de trabajo, para mejorar la eficiencia en toda la organización.


• Impulsada por IA: utilice una plataforma de ECM moderna que utilice capacidades de inteligencia artificial (IA) para impulsar la captura, separación, clasificación y extracción de datos de documentos, lo que permite una toma de decisiones más rápida y una mejor información.


• Escalabilidad: asegúrese de que su plataforma de ECM pueda crecer con su organización, el creciente volumen de contenido y la evolución del entorno de trabajo remoto, sin comprometer el rendimiento.


• Capacidades low-code/no-code: elija una plataforma de ECM con una interfaz gráfica fácil de usar que permita a los usuarios crear y personalizar flujos de trabajo y aplicaciones sin amplios conocimientos de programación, lo que reduce la carga de trabajo del equipo de TI y acelera la finalización del proyecto.


• Proveedores acreditados: asóciese con proveedores de ECM acreditados reconocidos por su liderazgo e innovación en la industria, ya que garantizan el soporte, las actualizaciones y el mantenimiento continuos, así como el acceso a un ecosistema de recursos y servicios.

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Adoptar ECM para el éxito futuro

El contenido (y la capacidad de una organización de usarlo para impulsar la eficiencia y la información del negocio) nunca ha sido más fundamental para el éxito de una empresa. Con la velocidad actual de los negocios, las innovaciones tecnológicas como la computación en la nube, la IA y la automatización inteligente serán un factor decisivo para que una organización pueda mantenerse al día.

El conjunto de plataformas de gestión de contenido empresarial y herramientas de automatización de procesos de Hyland es un beneficio fácil para modernizar su estrategia tecnológica e innovar para un futuro competitivo. Como líderes del sector, Hyland presta servicios a clientes de todos los sectores y empresas, con soluciones para cualquier departamento.

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