Navegar los riesgos de la TI en la sombra
Conozca las mejores prácticas para monitorear aplicaciones no autorizadas, garantizar la seguridad de los datos y alinear el uso de TI en la sombra con la gobernanza corporativa.
Conozca las mejores prácticas para monitorear aplicaciones no autorizadas, garantizar la seguridad de los datos y alinear el uso de TI en la sombra con la gobernanza corporativa.
La TI en la sombra ocurre cuando los empleados utilizan herramientas, software o dispositivos sin el conocimiento o la aprobación del departamento de TI. A menudo lo hacen para optimizar su flujo de trabajo o abordar necesidades específicas de manera más eficiente.
El auge de los servicios en la nube y los dispositivos móviles ha llevado a un aumento de la TI en la sombra en las organizaciones modernas, ya que estas tecnologías facilitan a los empleados el acceso y uso de herramientas no autorizadas que se encuentran en línea. En este blog, analizaremos los riesgos asociados con la TI en la sombra y presentaremos soluciones utilizando sistemas modernos de gestión de contenido (CMS).
El término "TI en la sombra" se refiere al uso de herramientas no autorizadas, aplicaciones de terceros, software en línea o dispositivos dentro de una organización sin el conocimiento o la aprobación del departamento de TI. Los empleados a menudo utilizan estos recursos no autorizados para mejorar su productividad laboral y acceder a funciones que no están disponibles a través de recursos autorizados.
Algunos ejemplos de TI en la sombra incluyen el uso de almacenamiento personal en la nube como Google Drive o One Drive, herramientas de comunicación de terceros como WhatsApp o Slack y aplicaciones de productividad como ClickUp o TickTick. Si bien estas herramientas pueden mejorar la productividad, también pueden introducir vulnerabilidades significativas de seguridad y riesgos de cumplimiento para la empresa. A veces, estas aplicaciones carecen de medidas de seguridad adecuadas, cifrado de datos y controles de cumplimiento normativo, lo que puede hacer que los datos confidenciales sean vulnerables a violaciones y accesos no autorizados.
La TI en la sombra representa un reto creciente para muchas organizaciones. Estas son las principales razones por las que la TI en la sombra puede convertirse en un problema para su organización:
Los empleados tienen fácil acceso (y experiencia con) tecnologías avanzadas como servicios en la nube y aplicaciones SaaS, que pueden ayudarlos a encontrar soluciones rápidas de forma independiente.
Considere una situación en la que un empleado prefiere usar Asana para gestionar tareas de manera eficiente porque las herramientas de gestión de proyectos aprobadas por la empresa son menos intuitivas y carecen de ciertas características. Frustrado por las limitaciones, el empleado sigue utilizando Asana para controlar sus entregables, ampliando aún más la brecha entre las tecnologías de TI corporativas y las expectativas de los empleados.
La discrepancia entre las tecnologías de TI corporativas y las necesidades de los empleados a menudo lleva a los empleados a buscar soluciones alternativas para simplificar su trabajo. Cuando las herramientas corporativas son insuficientes o se producen retrasos en las adquisiciones, los empleados recurren a la TI en la sombra para satisfacer sus necesidades inmediatas.
Por ejemplo, considere una situación en la que los empleados necesitan compartir y colaborar en documentos rápidamente, pero encuentran que el sistema de intercambio de archivos corporativo es engorroso o anticuado. Frustrados por estas limitaciones, comienzan a utilizar servicios de nube de uso común como Dropbox o Google Drive para compartir y gestionar la información de la empresa. Esta falta de gobernanza, tanto en el intercambio como en la gestión de contenidos, puede generar resultados arriesgados.
Aunque estas soluciones temporales en línea satisfacen sus necesidades inmediatas, presentan riesgos relacionados con la privacidad de los datos y el cumplimiento de normativas. La falta de gobernanza sobre el contenido compartido y gestionado en estos servicios puede llevar a vulneraciones de seguridad de datos e incumplimiento de las normas del sector. Esta situación resalta la importancia de cerrar la brecha entre las provisiones de TI corporativas y las expectativas de los empleados.
Los avances tecnológicos están superando rápidamente la capacidad de TI corporativa para seguir el ritmo de las nuevas herramientas y aplicaciones debido al proceso de aprobación corporativa, que a menudo es tedioso. Esto genera una disparidad entre las herramientas y aplicaciones que los empleados necesitan (y están acostumbrados a usar fuera del trabajo) y lo que el departamento de TI corporativo puede proveer actualmente.
Como resultado, los empleados a menudo recurren a soluciones tecnológicas de acceso público para mantener y mejorar su productividad, incluso si esas soluciones no están autorizadas. Por ejemplo, podrían utilizar las versiones más recientes y no aprobadas de herramientas de IA, como ChatGPT, para redactar correos electrónicos e informes, eludiendo el software y los protocolos aprobados por la empresa.
Aunque estas herramientas de IA aumentan significativamente la productividad, también pueden introducir riesgos que no son visibles para el departamento de TI corporativo, como vulneraciones de seguridad de datos e incumplimiento de las normas de la industria. Esta situación destaca la necesidad de que el departamento de TI corporativo se mantenga al ritmo de los avances tecnológicos y se alinee estrechamente con las necesidades de los empleados.
El auge del trabajo remoto ha contribuido significativamente a la proliferación de la TI en la sombra, ya que los empleados dependen de dispositivos personales y aplicaciones externas que no son supervisados ni controlados por la seguridad de TI de la organización. Muchos empleados remotos utilizan computadoras portátiles personales, teléfonos inteligentes y servicios basados en la nube para llevar a cabo sus tareas, lo que conlleva posibles riesgos de seguridad y desafíos para la gestión de datos.
Esta tendencia resalta la necesidad de que las organizaciones ajusten sus estrategias de TI para facilitar el trabajo remoto seguro. Al comprender las herramientas que es probable que los empleados utilicen y al mantener la seguridad y la eficiencia, las empresas pueden gestionar mejor los riesgos asociados con la TI en la sombra mientras mantienen una fuerza laboral remota productiva.
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La TI en la sombra implica muchos riesgos que pueden comprometer la seguridad y la integridad de una organización. Es importante estar familiarizado con los posibles riesgos, incluidos los siguientes:
Existen muchos tipos de TI en la sombra, y reconocerlos ayuda a superar los desafíos que plantea el TI en la sombra. Comprender estos tipos comunes es esencial para que las organizaciones aborden y mitiguen eficazmente los riesgos asociados. Estos son algunos ejemplos de TI en la sombra de los que las organizaciones deben ser conscientes:
Las soluciones de gestión de contenido de Hyland ayudan a minimizar los riesgos asociados con la TI en la sombra mediante funciones integrales de gestión y seguridad. A continuación, se presentan las características clave que ofrecen las plataformas de Hyland para abordar los riesgos de TI en la sombra:
Abordar los riesgos asociados con la TI en la sombra es vital para salvaguardar la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo.
Para mitigar de forma proactiva los riesgos de TI en la sombra, las organizaciones deben considerar integrar una solución moderna de gestión de contenido en sus procesos de TI, como las que ofrece Hyland.