El costo real de mantener los sistemas heredados

¿Cuáles son los sistemas heredados?

Gartner define un sistema heredado como “un sistema de información que puede estar basado en tecnologías obsoletas, pero que es fundamental para las operaciones diarias". El término "heredado" en este contexto se refiere no solo a tecnologías antiguas, sino también a cualquier software informático, lenguaje de programación o sistemas de hardware que ya no recibirán soporte del proveedor.

Aunque la mayoría de los sistemas heredados en operación pueden funcionar según lo previsto, tienden a ser monolíticos en su estructura y limitados en su capacidad para escalar y crecer con las necesidades de su negocio. Los líderes empresariales pueden seguir siendo reacios a desprenderse de los sistemas heredados debido a consideraciones de costo, importancia operativa, continuidad del negocio o simplemente porque todavía funcionan.

Algunas empresas están abordando las llamadas a la modernización de sistemas con una mentalidad de “si no está roto, no lo arregles”, sin darse cuenta de que el alto costo de mantener sus sistemas heredados consumirá sus utilidades.

Además de los elevados gastos de mantenimiento y reparación, los sistemas heredados requieren una supervisión constante y parches personalizados para mitigar los riesgos de seguridad, abordar las ineficiencias operativas y solucionar los problemas del sistema, todo lo cual demanda muchos gastos y recursos.

Aunque una actualización del sistema puede ser un proceso largo y complejo, el costo total de propiedad (TCO) de los sistemas obsoletos es significativamente mayor que el costo de modernización.

En lugar de esperar a que estos sistemas de larga data se vuelvan insoportables (o peor aún, inutilizables), las organizaciones deberían adoptar una postura proactiva y considerar los costos ocultos y explícitos de mantener los sistemas heredados.

Cambiar a una solución moderna no solo es inteligente desde el punto de vista financiero, sino que también está orientado al futuro, ya que permite a su organización competir en su mercado con la agilidad y la innovación necesarias para seguir el ritmo de los negocios.

Conozca los costos de los sistemas heredados

Con los sistemas heredados, las organizaciones invierten fondos en algo que eventualmente deberán reemplazar. Los líderes empresariales ya están bajo una inmensa presión para hacer más con menos y, si se los deja languidecer, los sistemas heredados pueden convertirse rápidamente en una carga financiera exigente que también afectará el rendimiento del negocio. 

A continuación, se enumeran algunos de los costos explícitos de depender de sistemas heredados:

Gastos de mantenimiento permanentes

En este estudio de Deloitte de 300 líderes empresariales, los encuestados identificaron los tres principales obstáculos internos para reducir costos:

• Infraestructura tecnológica
• Incapacidad para ajustar rápidamente la estructura de costos.
• Incapacidad para habilitar la infraestructura digital

A medida que los sistemas heredados llegan al final de sus ciclos de vida, el costo del mantenimiento de servidores y de las soluciones personalizadas para que todo funcione sin problemas se dispara exponencialmente. El costo exacto del mantenimiento de la infraestructura heredada puede ser difícil de cuantificar, lo que puede llevar a las empresas a subestimar el alcance de estos costos.

Una lista no exhaustiva de posibles gastos podría incluir modelos de licencias, recursos de TI especializados, actualizaciones de hardware, contratos con proveedores y soporte técnico.

Riesgos de seguridad

El uso de sistemas obsoletos deja a su organización vulnerable a ataques, brechas de datos y otros riesgos de ciberseguridad, lo que también puede llevar a serias consecuencias financieras.

En 2023, el costo medio global de una violación de datos fue de 4.45 millones de dólares. Casos de violaciones de datos de alto perfil, como los incidentes documentados del gigante naviero Maersk y la agencia de crédito Equifax, se han atribuido a tecnología obsoleta y medidas de seguridad de datos inadecuadas.

Además de la falta de parches de seguridad sistemáticos, los sistemas heredados son incompatibles con las mejores prácticas de seguridad, como el acceso basado en roles o las reglas de cifrado de datos. Es posible que muchos ni siquiera cuenten con funciones de respaldo y recuperación, lo que arriesga la pérdida permanente de datos críticos del negocio.

Deuda técnica

La deuda técnica viene acompañada del mantenimiento del sistema heredado, y los costos pueden acumularse rápidamente si las organizaciones no son cuidadosas.

La deuda técnica, también conocida como deuda de código, es el costo de tomar atajos durante el proceso de desarrollo de software, ya sea por tiempo, habilidades o priorización de proyectos. Al priorizar la velocidad sobre la calidad, los desarrolladores pueden desplegar código mal diseñado, lo que resulta en soluciones temporales y errores del sistema que, eventualmente, deberán ser resueltos.

Aunque cierta deuda técnica es inevitable, no debería acumularse hasta que toda la carga de trabajo de su equipo técnico se enfoque en resolver problemas cada vez más complejos en lugar de desarrollar soluciones innovadoras.

Gestionar la deuda técnica no es solo una carga para sus recursos de TI, sino también para los presupuestos tecnológicos limitados.

Costos operativos ocultos

Los costos ocultos son gastos imprevistos o indirectos que no son evidentes de inmediato, pero tienen un impacto tangible en el rendimiento del negocio o los presupuestos. Aferrarse a los sistemas heredados puede hacer que las organizaciones incurran en los siguientes costos ocultos:

Pérdidas de productividad

Sus empleados fueron contratados para hacer un trabajo; lidiar con un sistema heredado frustrante día tras día no debería ser parte de su labor.

Trabajar con sistemas obsoletos que son lentos, con errores y poco intuitivos obstaculiza la capacidad de su personal para hacer un buen trabajo.

Cuando la eficiencia y la productividad de los empleados caen en picada, generan una reacción en cadena en otras partes críticas de las operaciones de su negocio, lo que lleva a una mala calidad de la atención al cliente, ciclos de desarrollo lentos y proyectos interrumpidos, todo lo cual afectará negativamente a sus resultados financieros. 

Empleados desconectados

Un conjunto tecnológico heredado también puede afectar la capacidad de su organización para retener y comprometer a los empleados.

Trabajar con sistemas heredados es un proceso lento e ineficiente, lo que convierte la accesibilidad tecnológica en un problema para que el personal que trabaja de forma remota desempeñe sus funciones de manera efectiva.

Los empleados que se sientan desatendidos en sus funciones pronto se irán a organizaciones con visión de futuro que les proporcionen los recursos necesarios para trabajar e innovar eficazmente.

La rotación de empleados es una preocupación costosa para las organizaciones: lleva tiempo y recursos reclutar, contratar y capacitar reemplazos, y perder a un empleado puede costarles a las empresas hasta dos veces el salario anual de ese trabajador para reemplazarlo.

Desafíos de integración

Los sistemas antiguos no fueron diseñados considerando el panorama tecnológico interconectado e interoperable de hoy en día. Es algo lógico. Muchas de las aplicaciones esenciales de hoy en día recién se han vuelto comunes en los últimos años.

Lograr que los sistemas tecnológicos de primera generación se comuniquen eficazmente con aplicaciones o características más nuevas y modernas, como el acceso móvil, la compatibilidad entre plataformas o la implementación en la nube, es casi imposible, o requiere interfaces personalizadas extensas o middleware para cerrar estas brechas.

Además de estas exigencias de desarrollo, la necesidad de soluciones de integración a medida también requiere habilidades especializadas para el mantenimiento continuo y la resolución de problemas, lo que incrementa aún más los costos operativos.

Oportunidades desaprovechadas

Renunciar a las oportunidades de innovación en favor del mantenimiento del legado puede disminuir su cuota de mercado en la industria, limitando sus oportunidades de escalar, adaptarse y competir eficazmente.

Al retrasar la implementación de tecnologías más nuevas, como los servicios en la nube, la inteligencia artificial (IA) y la automatización de procesos, las empresas pierden oportunidades de modernización potentes y rentables para su negocio.

Considere si y cómo sus competidores están implementando herramientas más modernas para automatizar los flujos de trabajo de misión crítica, elevar la productividad y crear nuevas vías para la generación de ingresos. La utilización ágil y eficaz de la tecnología es un diferenciador crítico que distingue a las empresas exitosas y prósperas.

El cambio de soluciones ECM heredadas a soluciones modernas

La noción de modernizar las soluciones de gestión de contenido empresarial (ECM) es una perspectiva desalentadora para muchas organizaciones, ya que la mayor parte de su contenido crítico está disperso y aislado en toda la organización. Dado el esfuerzo y la planificación requeridos en el proceso de migración, es fácil entender por qué las empresas simplemente optan por retener sus sistemas de ECM heredados hasta el último momento.

Sin embargo, modernizar el sistema de gestión de contenido empresarial (ECM) no se trata solo de trasladar contenido de un sistema a otro. El objetivo es maximizar el valor del contenido de su empresa haciéndolo más fácil de encontrar y gestionar.

Además, las limitaciones inherentes de la infraestructura de ECM heredada pueden socavar gravemente la resiliencia del negocio de una organización, ya que impiden su capacidad para adaptarse rápida y eficazmente a las demandas cambiantes del mercado.

Antes de cambiar, asegúrese de que su proveedor de ECM seleccionado cuente con las siguientes características:

• Desarrollado de forma nativa para la nube, con una arquitectura diseñada específicamente para el contenido
• Ofrece soluciones de gestión de contenido inteligente de extremo a extremo en una plataforma centralizada.
• Aprovecha la IA aplicada específicamente a su negocio para capturar, enriquecer y optimizar el contenido
• Asegura la gobernanza de datos para maximizar el cumplimiento y salvaguardar su contenido contra la pérdida de datos. 
• Es altamente configurable y escalable, por lo que puede implementar soluciones adaptadas a sus necesidades

Estudio de caso: Liberty Mutual ahorra más de 21 millones de dólares con una solución moderna de ECM

La unidad Global Specialty de Liberty Mutual Insurance enfrentaba desafíos significativos con sus sistemas de gestión de contenido heredados, que estaban aislados y obsoletos.

Al aprovechar Alfresco Content Services en AWS para modernizar sus capacidades de ECM, Liberty Mutual logró un ahorro directo de 21 millones de dólares. La solución permitió operaciones sin papel al automatizar todo, desde la recuperación de documentos hasta la gestión de registros, mejorando con éxito la colaboración y la productividad en 18 mercados de todo el mundo.

La historia de éxito de Liberty Mutual destaca las ventajas operativas y financieras proporcionadas por las soluciones de ECM modernas. El cambio otorgó a la aseguradora internacional una ventaja competitiva que de otro modo no habría conseguido si hubiera mantenido su infraestructura heredada.

Es hora de dejar atrás los sistemas heredados

Cuando se trata de tecnología, el costo del estancamiento es mucho mayor que el costo del cambio. La justificación comercial para la modernización va más allá de los aspectos fiscales, ya que los sistemas heredados alejan a las empresas de oportunidades críticas para crecer e innovar.

Modernizar los sistemas heredados, especialmente para la gestión de contenidos, es más que una simple actualización estándar de TI. La infraestructura envejecida y los nuevos desafíos de cumplimiento afectarán la capacidad de su organización para aprovechar su contenido al máximo.

Conozca cómo las soluciones de contenido inteligente de Hyland pueden ser una inversión estratégica que digitalice su empresa para que sea más eficiente, innovadora y esté preparada para el futuro.