Mejores prácticas para la gestión de equipos remotos

• Gestionar las expectativas de los empleados remotos es crucial. Las organizaciones con prácticas de contratación e infraestructura adecuadas pueden mantener una eficiencia comparable a la del trabajo presencial en oficinas. Ofrecer trabajo completamente remoto sigue siendo atractivo debido a la reducción de costos en bienes raíces, una mayor competitividad en la contratación y el acceso a una fuerza laboral global.

• El compromiso de los empleados es crucial para maximizar los beneficios del trabajo remoto. Los gerentes deben priorizar la participación de los empleados, fomentar un entorno de contención y asegurar que los empleados dispongan de la tecnología adecuada. El compromiso de los empleados puede fomentarse proporcionando propósito, desarrollo, mentoría y conexión.

• Asegurar la información para los empleados remotos es una prioridad máxima. Las organizaciones deben concentrarse en las personas, la tecnología y los procesos para garantizar un acceso seguro a la información. Esto incluye la creación de una política de trabajo remoto, asegurar el Wi-Fi doméstico, utilizar soluciones de seguridad en la nube y proporcionar soporte de TI para los trabajadores remotos.

La importancia de gestionar las expectativas de los empleados remotos

En organizaciones con prácticas de contratación adecuadas y la infraestructura para apoyar el trabajo remoto, las personas correctas ocupan los roles adecuados, y el trabajo se hace con la misma eficiencia que de manera presencial en la oficina.

Lamentablemente, un informe de 2023 del Standford Institute for Economic Policy Research concluyó que el trabajo completamente remoto provocó una caída del 10 % en la productividad en comparación con los escenarios híbridos o completamente presenciales (ambos tuvieron las mismas tasas de productividad).

Para muchas empresas, incluso con esa caída, ofrecer a los empleados una situación de teletrabajo completo sigue siendo atractivo:

• Puede impulsar reducciones de costos en inversiones inmobiliarias

• La mayoría de los empleados quieren trabajar de forma remota, lo que puede hacer que una organización sea más competitiva para contratar y retener empleados.

• Amplía su fuerza laboral a todo el mundo, no solo a su grupo de candidatos locales

Entonces, ¿qué sucede? ¿Cómo pueden los gerentes maximizar el desempeño de sus empleados mientras aprovechan los beneficios del trabajo remoto, tanto para la organización como para el empleado?

1. Priorizar el compromiso de los empleados

Los empleados de hoy buscan propósito, desarrollo, mentoría y conexión para sentirse comprometidos y saber que su trabajo contribuye a algo más grande. Las organizaciones inteligentes facilitan y promueven estas tácticas tanto en entornos de trabajo remotos como en el lugar de trabajo. Si ese no es el caso, la falta de compromiso puede perjudicar los resultados del negocio e incluso tener un efecto contagioso en la moral del equipo.

Según los informes de Gallup, los gerentes pueden ser responsables de hasta el 70 % de la variación en el compromiso de los empleados entre las unidades de negocio, y tienen la oportunidad de influir significativamente en el trabajo de su equipo y, en última instancia, en el éxito de la organización.

2. Fomentar un entorno de contención

Los líderes excepcionales son atentos, según el artículo de Harvard Business Review titulado “What amazing bosses do differently”. Escuchar, mostrar empatía y reconocer las situaciones únicas de cada integrante del equipo hará que su trabajo sea más agradable y significativo.

Cuando se trata de gestionar un equipo remoto, los gerentes pueden dar contención de las siguientes maneras:

• Confiar en las personas que contrataron: los gerentes pueden sentirse incómodos con la falta de visibilidad directa sobre el día a día de los empleados remotos, pero los empleados también quieren completar su trabajo. Dé a los equipos el tiempo y el espacio necesarios para alcanzar sus objetivos y reconozca el éxito cuando lo logren.

• Establecimiento de controles rutinarios: las reuniones virtuales periódicas, ya sean semanales o incluso diarias, con los subordinados directos pueden beneficiar tanto al gerente como al empleado. Reservan tiempo para revisar las expectativas, el progreso, los obstáculos y los entregables, y también ayudan a construir una relación más significativa, lo que finalmente lleva a mejores relaciones laborales.

• Gestione su cultura de trabajo remoto de manera reflexiva: el trabajo remoto no replica el trabajo en la oficina. Cuando los empleados están en casa, pueden acceder a su trabajo en cualquier momento. Comprender que "mis horas de trabajo pueden no coincidir con las suyas" puede ser beneficioso, pero también es útil establecer expectativas básicas. Por ejemplo, los estudios muestran que el momento de máxima productividad es entre las 10:30 a. m. y las 3:00 p. m., por lo que hacer que esas horas sean de conexión obligatoria, con tiempo flexible a ambos lados para acomodar el borroso equilibrio entre trabajo y vida personal que experimentan la mayoría de los trabajadores, puede lograr un gran equilibrio para empleados y gerentes.

3. Asegúrese de que dispongan de la tecnología adecuada

Audite las soluciones tecnológicas de la empresa para asegurar que los empleados puedan llevar a cabo su trabajo de manera eficiente, segura y sencilla mientras están fuera de la oficina. Comience haciendo preguntas:

• ¿Tienen los integrantes del equipo las computadoras y el equipo necesarios para llevar a cabo su trabajo eficientemente y comunicarse con sus equipos y clientes?

• ¿Tienen los empleados acceso a Internet confiable y seguro?

• ¿Pueden acceder a la información interna que necesitan de manera fácil y segura y utilizar las aplicaciones básicas de las que dependen desde cualquier lugar?

• ¿Está actualizada la información que tienen, sin importar desde dónde estén trabajando?

• ¿Tenemos, como empresa, la arquitectura digital adecuada para apoyar a una fuerza laboral distribuida?

4. Desarrolla su confianza digital

Cada persona tiene distinto nivel de confianza digital en los puestos remotos. Evalúe la familiaridad de los empleados con las aplicaciones específicas que necesitarán para tener éxito, como las herramientas de videoconferencia. Proporcione capacitación, incluyendo las mejores prácticas para videoconferencias, y considere una política de la empresa respecto del uso de video activado/opcional que establecerá expectativas para las conexiones.

5. Concéntrese en mejorar los procesos y medir los resultados.

Si su equipo no tiene experiencia en el trabajo remoto o ha mantenido su antiguo proceso en la oficina, el trabajo remoto ofrece una oportunidad para reevaluar y optimizar los procesos. Esto incluye reevaluar las estrategias de interacción con los clientes para mejorar la entrega de servicios y reducir los costos operativos en un entorno digital.

Ayudar a los líderes a gestionar un equipo remoto requiere que las organizaciones que anteriormente operaban de manera presencial cambien su mentalidad sobre cómo se lleva a cabo el trabajo. Anime al equipo a centrarse en lo que se debe lograr y a medir el rendimiento no por las horas trabajadas, sino por la calidad del trabajo completado.

Las fallas de seguridad de datos son una gran preocupación para los directores de seguridad y los directores de información. Para garantizar que los equipos remotos permanezcan seguros, debe concentrarse en las personas, la tecnología y los procesos (según el informe de McKinsey & Company “Cybersecurity tactics for the coronavirus pandemic”).

Adopte un enfoque de seguridad centrado en las personas

Phishing, smishing, vishing, baiting: la lista de tácticas de ciberataque de ingeniería social es extensa y alarmante, principalmente porque la mayoría se aprovecha de los errores humanos. Estas campañas de amenazas se dirigen a sistemas y personas vulnerables, y con muchas personas trabajando de forma remota por primera vez, las vulnerabilidades están en su nivel más alto. Los equipos de seguridad deben informar a los empleados sobre el aumento de las amenazas durante una crisis, así como reiterar cualquier capacitación previa para eliminar la explotación.

Es beneficioso para todos establecer una política oficial de teletrabajo y llevar a cabo una capacitación continua sobre ella. Debe incluir políticas sobre las expectativas de seguridad de los datos, la protección de contraseñas y las expectativas de trabajo.

Verifique que la tecnología de los empleados sea segura

Comenzando con una Wi-Fi doméstica segura, lo que puede parecer simple puede convertirse en un problema a gran escala. En un entorno de oficina, TI puede controlar la configuración de Wi-Fi, pero las conexiones domésticas de los empleados pueden no tener protecciones fuertes, dejando las redes organizacionales vulnerables a ataques de hacking. Elabore un plan para proporcionar a los empleados el equipo y la asistencia necesarios para proteger los datos.

Utilice soluciones de seguridad en la nube con entrega en la nube para que los empleados tengan acceso a la información que necesitan para llevar a cabo su trabajo, y la información en sí misma esté protegida. Las soluciones en la nube líderes ofrecen centros de datos seguros, conexiones cifradas durante el tránsito, redundancia incorporada, replicación de datos, recuperación ante desastres e incluso pruebas continuas de penetración y vulnerabilidad.

Cuando se enfrentan a un nuevo entorno de trabajo desde casa, los empleados pueden recurrir a soluciones de TI en la sombra no autorizadas para sortear obstáculos de productividad. Los departamentos de TI deben estar preparados para proporcionar verificación, asistencia, protección y soluciones alternativas aprobadas para los empleados que buscan tales soluciones alternativas.

Aunque iniciar la autenticación multifactor puede ser complicado en el front-end, los beneficios de seguridad realmente compensan la molestia. McKinsey & Company recomienda un despliegue por fases que dé prioridad a los usuarios con privilegios elevados y a aquellos que trabajan con sistemas críticos.

Para los empleados que nunca han trabajado fuera de la oficina, iniciar sesión en las VPN o autenticar las credenciales necesarias puede resultar abrumador y estar fuera de su zona de confort digital. Considere ampliar la capacidad del servicio de asistencia de TI para que los nuevos trabajadores remotos puedan recibir la ayuda y el soporte que necesitan, cuando lo necesiten.

Mantenga una cultura corporativa fuerte

Los valores de una organización ayudan a definir el tipo de trabajo que se realiza y cómo se lleva a cabo. Con los empleados conectados de manera remota, puede ser más difícil para los equipos percibir la solidez de la cultura empresarial. Para mantener los valores de la empresa visibles y factibles, las organizaciones deben mantener su compromiso de ofrecer una experiencia positiva a los empleados que involucre y reconozca el trabajo valioso.

Un sistema moderno de gestión de contenido es esencial para la administración remota de equipos. Estos sistemas proporcionan acceso seguro y contextual a la información, permitiendo el acceso en cualquier lugar y en cualquier momento, y medidas de seguridad robustas como cifrado y políticas de acceso. Estas características garantizan que los equipos remotos no solo operen de manera fluida y segura, sino que también hagan su trabajo como parte de una cultura corporativa comprometida, conectada y productiva.