Aprenda cómo la ECM está evolucionando para satisfacer las necesidades cambiantes de las organizaciones actuales y conozca las tendencias y características clave de las soluciones modernas de ECM.
Con el rápido ritmo de la innovación tecnológica, la gestión de contenido empresarial (ECM), que antes se consideraba una solución para el almacenamiento de documentos, se ha convertido en una herramienta estratégica que permite a las organizaciones aprovechar su contenido para obtener una ventaja competitiva.
Un factor clave de esta evolución es la creciente digitalización de las empresas, lo que resulta en la creación y gestión de una gran cantidad de contenido de manera digital. A medida que las organizaciones buscan mejorar el flujo de información y la colaboración, optimizar los procesos internos y mejorar la toma de decisiones, la ECM se convierte en un componente esencial en este proceso de transformación.
Descubra el estado actual de la ECM, las principales tecnologías y tendencias que están moldeando su futuro, así como cómo las plataformas modernas de ECM están permitiendo a las organizaciones prosperar en la era digital.
Los sistemas de ECM heredados son, por naturaleza, cosa del pasado. Por lo general, se implementan en las instalaciones, proporcionan soluciones excesivamente complejas a desafíos modernos aparentemente simples y ofrecen poca o ninguna flexibilidad para las necesidades específicas de una organización.
Ha surgido una nueva generación de soluciones de ECM para reemplazar estos sistemas heredados, y estas soluciones modernas prometen no solo revolucionar la manera en que las empresas gestionan el contenido, sino también cómo las empresas utilizan el contenido para obtener una ventaja estratégica.
La ECM moderna ha superado la gestión de documentos tradicional y ofrece un sistema dinámico que conecta a toda la empresa. Ya no se trata de trasladar documentos en papel a una carpeta de archivos en línea; más bien, se trata de establecer un sistema de gestión eficaz de la información que capacite a los empleados para hacer su mejor trabajo.
Cuando se trata de sistemas de negocio, la integración lo es todo. Si sus sistemas no se comunican entre sí, sus inversiones en tecnología podrían eventualmente terminar creando más silos y más obstáculos para sus empleados.
Por eso, las organizaciones reconocen cada vez más el valor de contar con un sistema de ECM que se integre sin problemas con otros sistemas empresariales clave, como:
Al derribar las barreras entre departamentos y permitir un acceso flexible al contenido relevante según sea necesario, las organizaciones mejoran el flujo de información y la colaboración entre departamentos, creando una empresa más ágil y resiliente.
— Forrester Consulting, Transforming processes and experiences with content, automation and AI, 2024
En las últimas dos décadas, las empresas han adoptado rápidamente soluciones basadas en la nube, alejándose de los sistemas heredados en las instalaciones.
Este cambio se acelera aún más a medida que el trabajo remoto se convierte en la norma, impulsando a las organizaciones a optar por una infraestructura escalable y ágil a la que se pueda acceder desde cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo para mejorar la productividad y la colaboración.
Las plataformas de ECM nativas de la nube aprovechan el poder de la computación en la nube para ofrecer a las empresas una mayor accesibilidad y flexibilidad, lo que también lleva a ahorros de costos.
Al trasladar ECM a la nube, las empresas se benefician de:
> Más información: Una guía para crear su caso de negocio para la nube
En el ámbito de la ECM, la automatización tiene un importante potencial de agilizar los procesos, acelerar la toma de decisiones y optimizar los costos, y las organizaciones están explorando cada vez más cómo pueden utilizarla a su favor.
Las soluciones modernas de ECM ofrecen una amplia gama de capacidades de automatización, que incluyen:
Al aprovechar la automatización en la ECM, las empresas pueden aumentar significativamente la eficiencia operativa, ahorrar tiempo y reducir costos.
Descubra cómo las plataformas modernas de servicios de contenido desbloquean la inteligencia de contenido para optimizar los flujos de trabajo, fortalecer la gobernanza e impulsar mejores resultados empresariales. Obtenga perspectivas prácticas sobre la preparación para la IA, la adopción de inteligencia de contenido y las estrategias de transición de la fuerza laboral.
El futuro de la ECM reside en la adopción de soluciones de contenido inteligente, que aprovechan las capacidades de inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML) para revolucionar la manera en que las empresas gestionan su información.
Las soluciones de contenido inteligente capacitan a las organizaciones para gestionar contenido de manera dinámica, ofreciendo capacidades avanzadas para mejorar la eficiencia, optimizar la toma de decisiones y proporcionar experiencias de usuario personalizadas.
La automatización inteligente de procesos combina el poder del reconocimiento óptico de caracteres (OCR), la automatización robótica de procesos (RPA) y la IA/el ML para ayudar a las organizaciones a identificar, clasificar y extraer datos de varios formatos de documentos de manera inteligente y precisa.
Esta poderosa combinación de tecnologías inyecta inteligencia en la captura y procesamiento de contenido, simplificando y acelerando los procesos basados en documentos. Mediante la automatización inteligente de procesos, las organizaciones pueden lograr mayores niveles de precisión y productividad al optimizar las operaciones y los flujos de trabajo.
El análisis predictivo utiliza el análisis de datos para responder a la pregunta: "Según eventos pasados, ¿qué podría ocurrir en el futuro?"
Implica analizar datos de diversas fuentes para identificar perspectivas relevantes para las empresas y proporcionar recomendaciones fundamentadas en actividades históricas y actuales como base para una toma de decisiones más precisa.
Las soluciones de ECM inteligentes emplean análisis avanzados para prever el comportamiento del usuario analizando patrones en las preferencias del usuario y el uso del contenido, con el fin de pronosticar tendencias y anticipar las necesidades de los usuarios y de la organización. Esto no solo mejora los resultados del negocio, sino que también ayuda a las organizaciones a identificar nuevas oportunidades para optimizar los procesos.
En el panorama digital actual, donde la sobrecarga de información es un desafío constante, las experiencias de contenido personalizadas son cada vez más cruciales para involucrar a su personal e impulsar la productividad.
Las soluciones de ECM inteligentes permiten a las empresas entregar contenido personalizado basado en el contexto y las necesidades del usuario. Al comprender las preferencias de los usuarios y los requisitos específicos de cada rol, las organizaciones pueden proporcionar una experiencia más intuitiva y optimizada para los empleados, facilitando que encuentren la información que necesitan para hacer sus tareas de manera eficiente.
Según Research and Markets, se prevé que el mercado global de ECM alcance un tamaño de 133.7 mil millones de dólares para 2030.
A medida que miramos hacia el futuro de la ECM, están surgiendo varias tendencias clave que definirán su trayectoria.
Las tecnologías empresariales están quitando una página del libro del B2C: la experiencia del usuario final lo es todo.
El creciente enfoque en la experiencia del usuario (UX) en las soluciones de ECM está fuertemente influenciado por los principios de diseño de las aplicaciones de consumo. A medida que los usuarios modernos se acostumbran a aplicaciones fáciles de usar en su vida cotidiana, comienzan a esperar lo mismo en el entorno laboral.
Los empleados ahora esperan más de sus empleadores y de las soluciones que utilizan. Si pasan horas navegando por un sistema torpe y obsoleto, los empleados pueden comenzar a buscar empleadores más innovadores y llevar sus habilidades a otro lugar.
A medida que los empleadores buscan retener su mejor talento, la satisfacción de los empleados se está convirtiendo en una prioridad principal. Una manera simple de lograr esto es mediante soluciones de ECM con:
Al optimizar la experiencia de gestión de contenido digital para los empleados, las organizaciones pueden impulsar la adopción de soluciones, aumentar la productividad y mejorar la satisfacción en el lugar de trabajo.
Durante años, las plataformas de ECM heredadas han requerido una inversión significativa en recursos y tiempo para implementarlas y mantenerlas, lo que las hace inaccesibles para muchas empresas.
Sin embargo, con el auge de las plataformas low-code y no code, esto está cambiando. Las organizaciones están optando cada vez más por soluciones de ECM low-code y no code que les permiten desarrollar e implementar rápidamente aplicaciones personalizadas sin necesidad de tener amplios conocimientos o experiencia en programación.
Estas plataformas capacitan a las organizaciones para desarrollar aplicaciones que cumplan con sus necesidades específicas y puedan modificarse fácilmente a medida que el negocio evoluciona. Esto no solo reduce drásticamente el tiempo y los costos de implementación, sino que también permite un enfoque más flexible y ágil hacia la gestión de contenido empresarial (ECM).
Con las violaciones de datos cada vez más comunes y regulaciones más estrictas como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) que tienen impactos duraderos, no es sorprendente que el cumplimiento y la seguridad sean prioridades para las empresas.
Las soluciones modernas de ECM ofrecen características de seguridad avanzadas y capacidades de automatización que apoyan los esfuerzos de cumplimiento:
Con soluciones de contenido inteligentes, las organizaciones pueden garantizar el cumplimiento normativo y proteger su valiosa información de manera efectiva sin necesidad de personal humano disponible para vigilar las amenazas las 24 horas del día.
El enfoque global en la sostenibilidad, el ambientalismo y la responsabilidad social corporativa (RSC) ha llevado a un mayor escrutinio y demanda de prácticas empresariales sostenibles.
La gestión ineficiente de datos y los procesos basados en papel ya no son aceptables, no solo por su impacto ambiental, sino también por sus costos económicos. Almacenar datos en distintas ubicaciones o imprimir documentos innecesarios es costoso y derrocha recursos.
La ECM moderna desempeña un papel clave en fomentar la gobernanza de la información, reducir la dependencia del papel y promover la colaboración digital. Esto deriva en ahorros de recursos y la reducción de emisiones de carbono, contribuyendo a un modelo de negocio más ecológico y responsable con el medio ambiente.
Las soluciones de ECM modernas ofrecen capacidades dinámicas de gestión de contenido y funciones avanzadas que permiten a las organizaciones lograr sus objetivos empresariales de manera eficaz.
Al evaluar una plataforma ECM, busque estas características clave:
> Más información: Estrategias para la modernización de aplicaciones
“Al optar por Hyland en lugar de actualizar FileNet, nos ahorramos 400 000 USD de forma inmediata y desarrollamos el sistema nosotros mismos, con costos mucho menores. Sin ir más lejos, desarrollar nuestro flujo de trabajo actual en FileNet nos habría costado 200 000 dólares más"
— Kimberly Wraight, coordinadora de ECM, condado de Washtenaw
Implementar la solución de ECM adecuada puede marcar la diferencia entre un negocio próspero y ágil y uno que lucha por mantenerse al día con la competencia. Al adoptar las últimas tendencias y características en materia de ECM, las organizaciones optimizan los procesos, fomentan la colaboración, empoderan a los empleados y aumentan la productividad en todos los ámbitos.
Ya sea que su organización busque mejorar la eficiencia, optimizar la toma de decisiones o fomentar prácticas empresariales sostenibles, la ECM es una herramienta poderosa para lograr resultados.
