¿Qué es un sistema de gestión de documentos?
Un sistema de gestión de documentos eficaz es un repositorio centralizado en el que los usuarios empresariales autorizados pueden buscar, acceder y actualizar fácilmente los documentos.
Todos los días, las empresas se enfrentan a innumerables documentos (como contratos, facturas, acuerdos con proveedores e información de empleados) en varios formatos de archivos.
Cuando un integrante de la organización necesita acceso inmediato a estos documentos, se ve obligado a perder tiempo buscando la información que busca. Sin una ubicación central para el almacenamiento de archivos, los empleados deberán cambiar de sistema o navegar por varias carpetas, bandejas de entrada de correo electrónico y dispositivos para encontrar lo que necesitan.
Este caos de información afecta a la velocidad a la que sus empleados, partes interesadas y clientes tienen acceso a datos cruciales, lo que les quita tiempo que podrían dedicar a tareas de mayor valor y a ofrecer mejores experiencias a los clientes.
Imagínese cuánto más productivos serían esos empleados si pudieran concentrarse en sus funciones reales.
¿Qué es un sistema de gestión de documentos?
Un sistema de gestión de documentos gestiona la captura, el seguimiento y el almacenamiento de documentos, lo que permite a todos los integrantes del equipo acceder a una ubicación de archivos centralizada. También registra quién está accede y modifica los documentos.
Con un sistema de gestión de documentos, se puede acceder a la información y el contenido de su organización a través de herramientas como el control de versiones de los documentos, la automatización del flujo de trabajo, el etiquetado de metadatos y la indexación del contenido para facilitar la recuperación.
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¿Por qué son importantes los sistemas de gestión de documentos?
Los sistemas de gestión de documentos son importantes porque permiten a las organizaciones operar de manera más eficiente, cumplir con las regulaciones y reducir los costos generales permitiendo un flujo de información intuitivo y que permite las búsquedas.
Para que una organización tenga éxito, la información debe fluir a las personas adecuadas, cuando y donde la necesiten. Cuando se confía en procesos manuales y en papel para administrar los documentos, la información a menudo se pierde o tarda en llegar a las personas adecuadas.
Principales ventajas de un sistema de gestión de documentos centralizado
Si bien son muchos los beneficios de implementar un sistema de gestión de documentos en su organización, los más comunes son:
Permitir el acceso inmediato a la información
Las organizaciones se vuelven ineficientes debido a pérdidas de tiempo ocultas que provocan retrasos en muchos procesos diarios y, por consiguiente, reducen la productividad. Con una gestión de documentos centralizada que almacena archivos y datos de forma metódica (a través de jerarquías de archivos, nombres de proyectos estandarizados, fechas, tipos de archivos, etcétera), los empleados ya no pierden el tiempo en la búsqueda de papeles y en datos no estructurados, sino que pueden buscar y recuperar la información que necesitan de inmediato.
Permitir que los equipos colaboren de manera más eficaz
Los sistemas de gestión de documentos basados en la nube brindan la confianza que las organizaciones necesitan para trabajar en diferentes ubicaciones con la máxima seguridad. La colaboración en diferentes proyectos se vuelve más rápida y precisa con la ayuda de herramientas como el control de versiones y la retención de registros de documentos de extremo a extremo, allanando el camino para que las empresas ejerzan una mayor transparencia y responsabilidad en todos sus flujos de trabajo diarios.
Minimizar los costos y el almacenamiento relacionados con la manipulación de papeles
El almacenamiento de documentos se ha convertido en un uso costoso e ineficiente del espacio de oficina. Más allá de ocupar espacio físico a través de archivadores, los procesos basados en papel significan comprar recargas de tinta de impresora y posiblemente alquilar soluciones de almacenamiento fuera del sitio para acomodar la afluencia masiva de documentos en papel que procesa su organización.
Garantizar una mayor seguridad y el cumplimiento normativo
La seguridad de los datos y documentos es fundamental para todas las organizaciones. Cada año, la legislación sobre cómo las organizaciones deben almacenar la información confidencial de los clientes se vuelve cada vez más estricta y se imponen más leyes de seguridad de datos para garantizar que se haga de acuerdo con las regulaciones. Los sistemas de gestión de documentos mantienen un registro de todo con registros de auditoría sólidos y protegen los datos mediante el seguimiento y el control de qué usuarios pueden ver, modificar y descargar cualquier documento.
Elegir el sistema de gestión documental adecuado para su personal e información
Comprar una nueva solución de gestión documental es una gran decisión. Si bien cada organización tiene necesidades únicas, es una buena idea tener en cuenta los siguientes criterios fundamentales al elegir un proveedor de soluciones de gestión de documentos. Plantéese estas preguntas:
- ¿Tienen experiencia relevante en la industria? Diferentes industrias tienen diferentes requisitos de gestión de documentos, por lo que es una buena práctica verificar que el software de gestión de documentos que está buscando tenga un historial de buena reputación en su sector.
- ¿El software se integra con otras aplicaciones de forma fácil y segura? Para obtener todos los beneficios de un sistema de gestión de documentos moderno, este deberá integrarse con otros sistemas que usted utilice, para que los empleados no terminen haciendo malabarismos con demasiadas aplicaciones e interfaces.
- ¿Ofrecen un buen nivel de soporte? Sepa qué soporte recibirá según sus acuerdos de nivel de servicio, consulte los testimonios de clientes actuales y compruebe si tienen una comunidad de pares que podrían ser beneficiosos para su organización en el futuro.
- ¿Entienden sus necesidades de seguridad? Un sistema de gestión de documentos seguro debe incluir la capacidad de conceder y revocar el acceso a los documentos, ocultar información confidencial y preservar la integridad de los documentos en cada etapa.
- ¿Puede su sistema preferido adaptarse a las crecientes necesidades de la organización? Considere un software que ofrezca herramientas escalables como la automatización del flujo de trabajo, la captura de datos y las firmas electrónicas para que sus procesos de gestión de documentos puedan evolucionar con la innovación digital.
Principales características de un sistema de gestión de documentos
Si bien los sistemas avanzados de gestión de documentos pueden tener una variedad de capacidades, estas son algunas de las características principales:
Múltiples métodos de entrada de documentos
La mayoría de las organizaciones utilizan diferentes tipos de documentos en papel y digitales, que pueden grabarse en un sistema mediante la captura y la digitalización de documentos. Una solución de gestión de documentos moderna debe ser capaz de recibir todos estos archivos, así como de gestionar cargas a granel, manuales y automatizadas junto con las entradas desde aplicaciones móviles.
Indexación automatizada
Para clasificar y recuperar correctamente un documento, primero hay que indexarlo adecuadamente. Una solución avanzada de gestión de documentos automatizará gran parte, si no todo, el proceso de indexación. Esto significa que en cuanto se captura un documento, se indexa automáticamente de forma correcta, lo que permite un almacenamiento de archivos más rápido y preciso.
Controles de permisos
Para garantizar la seguridad, deberá tener el control de cómo los usuarios ven, acceden y editan archivos. Un sistema de gestión de documentos otorga esta seguridad a través de funciones como:
- Controles y seguridad en función de roles
- Revocación de acceso
- Transferencia de propiedad
- Una plataforma de gestión de contenidos especializada
Firmas electrónicas
Los sistemas de gestión de documentos con funcionalidades de firma electrónica aceleran los procesos de negocio que tradicionalmente han sido lentos debido a la impresión, firma, escaneo y registro manual que conllevan. Las capacidades de firma electrónica aceleran estos procesos y protegen a las organizaciones contra la adulteración de documentos, y garantizan el cumplimiento del seguimiento del acuse de recibo electrónico.
Control de versiones de documentos
Una de las características clave de un sistema de gestión de documentos es el control completo de las versiones. Esta capacidad minimiza los archivos duplicados y hace un seguimiento de todas las ediciones de un documento para que no haya inquietudes de que los empleados trabajen con versiones antiguas ni riesgos de discrepancias en los documentos.
Sincronización para usuarios remotos
La fuerza laboral moderna es más remota que nunca. Por ese motivo, la solución de gestión de documentos elegida debe ser capaz de satisfacer las necesidades del trabajador remoto, permitiéndole acceder a la versión correcta y más actualizada de cada documento, independientemente de su ubicación.
Acerca de OnBase de Hyland
OnBase permite la creación, revisión y distribución de documentos empresariales críticos para las organizaciones que manejan información sustancial en el día a día.
Centraliza la gestión de los documentos cambiantes de la empresa y proporciona sincronización sin conexión para usuarios remotos, lo que garantiza que todos accedan al documento correcto cuando lo requieran.