Seguridad de la información y cumplimiento: el papel de la gestión de las políticas de retención en su organización

Con Retention Policy Manager, los documentos, correos electrónicos, archivos electrónicos y otras formas de información se capturan fácilmente, se almacenan de forma segura y se puede acceder a ellos al instante siempre que los necesite.

Proporciona una forma intuitiva de rastrear, auditar y descubrir contenidos, desde su creación hasta su disposición final, lo que le permite gestionar el ciclo de vida completo de toda la información de forma automática.

Con una visión única de los registros de la organización, los usuarios pueden demostrar el cumplimiento de las normativas y políticas internas y externas sin que ello afecte a la productividad diaria.

Retos en materia de cumplimiento a los que se enfrentan las empresas hoy en día

Cumplimiento de la normativa

Las normativas sectoriales y gubernamentales exigen que las organizaciones gestionen y conserven determinados registros. A muchas organizaciones les resulta difícil hacerlo porque carecen de automatización de su información cuando se trata de su retención y destrucción.

Demostración del cumplimiento

Para demostrar el cumplimiento durante una auditoría o ante un tribunal, las organizaciones deben tener visibilidad de las acciones que se producen en registros específicos. Muchas organizaciones no saben qué información tienen, dónde está almacenada, cuántas copias circulan y si el propio registro es auténtico y digno de confianza.

Descubrimiento electrónico

La búsqueda, recuperación y revisión de información para litigios lleva mucho tiempo y es costosa. Las organizaciones necesitan una herramienta que no solo les permita buscar información, sino que garantice que esta pueda ser retenida y protegida contra modificaciones o eliminaciones si ha expirado el periodo de retención y exportada en formato nativo o PDF.

Automatización del cumplimiento y la destrucción

El cumplimiento de la normativa es la clave para evitar sanciones y pesadillas en materia de auditorías, pero es casi imposible esperar que los usuarios finales conozcan y sigan los complejos requisitos en torno a la gestión de archivos, especialmente en el mundo digital. La automatización típica de la gestión de registros debe incluir la gestión de disposiciones y retenciones, un control exhaustivo pero flexible y una integración fluida con los procesos empresariales existentes. 

Ventajas de una sólida gestión de la política de retención

Cumplimiento automático de los requisitos organizativos/legales

Las políticas se asignan automáticamente a nivel de tipo de documento, a medida que los documentos se introducen en el sistema y se indexan, garantizando el cumplimiento sin interrumpir los procesos empresariales diarios.

Menor riesgo y costes reducidos

La destrucción automatizada de la información puede reducir los gastos de la revisión de litigios, a la vez que facilita el acceso a los documentos conservados para una auditoría de cumplimiento. También ahorra en copias de seguridad, accesibilidad y migración de datos, lo que disminuye los costes de mantenimiento y reduce la cantidad de información que se gestiona.

Prueba de cumplimiento

Demuestre rápidamente el cumplimiento de la normativa, a la vez que gana en coherencia en las políticas internas.

Responda rápidamente a los litigios/auditorías

Cuando se les pide que proporcionen información relacionada con el cumplimiento de la normativa o con litigios pendientes, los usuarios pueden buscar fácilmente la información y ponerla en espera, produciendo esta información para su revisión externa sin crear un riesgo para la seguridad.

Acceso más rápido a la información

Garantice un acceso rápido a la información pertinente sobre las actividades pasadas y mejore las decisiones para las actividades actuales y futuras mediante un acceso rápido a la información que sea fiable, precisa y digna de confianza.

Mayor seguridad

Proteja la información privada y cumpla las leyes de privacidad de datos.

Las ventajas de Perceptive Content para el cumplimiento

La solución Perceptive Content de Hyland ayuda a las organizaciones a adelantarse a la creciente presión de las cambiantes normativas sobre seguridad de datos.

Perceptive Content proporciona capacidades de flujo de trabajo fiables y amplias integraciones que ayudan a las organizaciones a superar el contenido no estructurado y los procesos ad hoc, desde la captura hasta la eliminación.

Perceptive Content es:

Fácil de integrar con las aplicaciones empresariales

Mientras que muchas soluciones de servicios de contenidos requieren mucho tiempo y esfuerzo para integrarse con los sistemas empresariales existentes, Perceptive Content lo hace fácil.

La tecnología patentada de modo de aprendizaje permite a los usuarios capturar datos de cualquier aplicación empresarial mediante un sencillo método de apuntar y hacer clic.

Gestiona toda la información independientemente del formato

Aunque los registros definidos legalmente deben conservarse de forma segura durante un periodo de tiempo determinado, Retention Policy Manager también le ofrece la posibilidad de gestionar y eliminar la información transitoria.

Esto reduce la cantidad de información que se busca, a la que se accede y que se gestiona, lo que disminuye en gran medida el riesgo y el coste potencial de los litigios.

Asignación automática de políticas de retención

Retention Policy Manager coloca automáticamente cada documento bajo la política correcta en función de sus valores de índice, lo que permite a los usuarios finales continuar con sus procesos empresariales cotidianos sin trabajo adicional.

Características principales de Perceptive Content

Cree y capture

• Indexación automática
• Genere metadatos con capacidad de búsqueda en el momento de la captura para un acceso rápido posterior

Acceso y uso

• Restrinja el acceso a los usuarios autorizados
• Búsqueda de registros independientemente del formato
• Organice la información para respaldar las funciones organizativas y el acceso basado en roles

Gestione y retenga

• Gestione los registros durante todo el ciclo de vida
• Active automáticamente las políticas de retención mediante valores predefinidos
• Conserve la información durante el tiempo que sea legal u operativamente necesario
• No conserve los registros más tiempo del necesario

Retenciones por litigios y auditorías

• Busque y aplique retenciones fácilmente para impedir la modificación o eliminación aunque haya expirado el periodo de retención
• Exporte la información retenida en formato pdf, tiff o nativo para su revisión externa o descubrimiento

Disposición

• Se produce automáticamente al final del ciclo de vida del documento
• Opción de exigir la aprobación de la destrucción
• Conserve el informe de destrucción como registro
• Apoyo a la adhesión (p. ej., Nara para información histórica)

Cómo es utilizar Perceptive Content

1. Como parte de su rutina habitual, el departamento de recursos humanos de ABC, Inc. captura las solicitudes de empleo en Perceptive Content. La indexación automática coloca estos documentos bajo la política de retención adecuada, en función del tipo de documento. El gestor de registros de ABC, Inc. establece una política de retención que conserva automáticamente las solicitudes de empleo durante dos años y luego las destruye.
2. Un aspirante que no consigue ser contratado en ABC, Inc. considera que la decisión ha sido fruto de la discriminación, y se le notifica al departamento de RR. HH. de que es posible que se presente una demanda. En respuesta a esta información, el gestor de registros retiene toda la información del solicitante en Perceptive Content, preservando la información relevante hasta que se reciba la notificación de que se puede levantar la retención. Dicha información queda retenida indefinidamente y no puede modificarse ni borrarse hasta que se levante la retención.
3. Las solicitudes de empleo están programadas para su destrucción automática tras un periodo de retención de dos años.
4. La política de retención que cubre la destrucción de estas solicitudes requiere la aprobación tanto del responsable de RR. HH. como aprobador de nivel 1, como del responsable de registros como aprobador de nivel 2. Tras enviar una notificación por correo electrónico al nivel 1, éste aprueba la destrucción, lo que hace que el nivel 2 reciba también una notificación. Solo después de que el último nivel haya dado su aprobación, el sistema destruye la información.
5. Todas las demás solicitudes de empleo se destruyen, pero la del solicitante cuya información se ha retenido queda protegida hasta que se levante la retención.

Tome decisiones empresariales más fundamentadas con Perceptive Content y Business Insight

Business Insight es una actualización opcional de su sistema Perceptive Content que permite a todos los usuarios de su empresa ejecutar y visualizar informes, agilizando las auditorías e impulsando la eficiencia en todos los flujos de trabajo.

Cuando también se utiliza Business Insight, los gestores de registros pueden ejecutar varios informes, incluido un informe de disposición de documentos y otro de destrucción de documentos.

Un informe de disposición de documentos muestra las políticas de retención para cada tipo de documento y la acción que debe llevarse a cabo tras su disposición. Este informe se ejecuta antes de la disposición de los documentos.

Un informe de destrucción de documentos muestra qué política de retención se ha ejecutado, los documentos específicos que se han destruido y quiénes son los aprobadores, junto con información sobre cuándo se ha aprobado su destrucción y cuándo se ha destruido.