Der Leitfaden zur Prozessautomatisierung 2025: Die richtigen Prioritäten setzen
Der Einsatz von KI in der Prozessautomatisierung wird die Arbeitswelt verändern – stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen führend ist.
Zusammenfassung
Prozessautomatisierung verstehen
- Die Prozessautomatisierung nutzt Technologie, um manuelle, sich wiederholende Aufgaben zu ersetzen, die viel Zeit der Mitarbeiter beanspruchen, aber nur wenig Überlegung erfordern.
- Moderne digitale Prozessautomatisierung nutzt Software, Bots und KI, um elektronische Workflows, intelligente Dokumentenerfassung und automatisierte Entscheidungsfindung zu erstellen.
- Unternehmen betrachten die Prozessautomatisierung heute als unerlässlich, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Wichtigste Vorteile und Anwendungsfälle
- Die Prozessautomatisierung fördert optimierte Prozesse, reduziert den manuellen Aufwand, steigert die Produktivität, verbessert die Genauigkeit und erhöht die Skalierbarkeit in allen Branchen.
- Sie kann für eine Vielzahl von Aufgaben in verschiedenen Branchen genutzt werden, darunter Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen und Behörden.
- Implementierungen in der Praxis zeigen dramatische Ergebnisse: Investmentfirmen konnten die Rechnungsbearbeitung von 30 Tagen auf eine taggleiche Abwicklung reduzieren und so jährlich 1 Million US-Dollar einsparen.
Arten der Prozessautomatisierung und die Zukunft mit KI
- Die Zukunft der Prozessautomatisierung wird durch KI geprägt.
- Technologien zur Prozessautomatisierung umfassen ein Spektrum von Tools – von einfacheren Typen, die feste, vorprogrammierte Arbeitsabläufe automatisieren, wie die robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA), bis hin zu intelligenten Lösungen, die die Leistungsfähigkeit von KI nutzen können, um menschenähnliche Intelligenz auf Prozesse wie die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) anzuwenden.
- Die KI-gestützten Lösungen von Hyland, wie Hyland IDP, erreichen höhere Automatisierungsgrade durch optische Zeichenerkennung, intelligente Klassifizierung und die Fähigkeit des kontinuierlichen Lernens.
Was ist Prozessautomatisierung?
Die Prozessautomatisierung ist der Einsatz von Technologie, um manuelle, sich wiederholende Aufgaben zu ersetzen, die von Menschen ausgeführt werden. Sie wird in der Regel auf Prozesse angewendet, die viel Personalzeit, aber wenig Denkarbeit erfordern. Zu den Arten der Prozessautomatisierung gehören Geschäftsprozessautomatisierung, intelligente Prozessautomatisierung und Workflow-Automatisierung.
Die frühe Prozessautomatisierung ähnelte Henry Fords berühmtem Fließband und nutzte massive Maschinen. Die digitale Prozessautomatisierung (DPA) von heute umfasst hingegen elektronische Arbeitsabläufe, Dokumentenweiterleitung, intelligente Erfassung und sogar Inhaltsanalysen und Entscheidungsfindung. Moderne Prozessautomatisierungstechnologie nutzt Software, Bots und – seit Kurzem – künstliche Intelligenz (KI), um die Geschäftseffizienz zu verbessern.
Warum ist Prozessautomatisierung jetzt relevant?
Die Frage lautet nicht mehr: „Lohnt sich die Investition in Prozesseffizienztechnologie?“
Sie lautet: „Kann eine Unternehmen mithalten, wenn Sie sie nicht tätigt?“
Für die meisten Unternehmen sind Investitionen in die Prozesseffizienz unerlässlich, um mit dem Wettbewerb und den Erwartungen der Kunden Schritt zu halten. Intelligente Automatisierungsinitiativen allein waren in 88 % der befragten Unternehmen aktiv oder im Gange, so die aktuelle Studie „Market Momentum Index: Intelligente Automatisierung, künstliche Intelligenz und Daten“, die von Deep Analysis mit Unterstützung von Hyland durchgeführt wurde. Dies deutet darauf hin, dass Unternehmen nicht nur auf Prozessautomatisierung setzen, sondern auch daran interessiert sind, die Raffinesse ihrer Tools zu erhöhen.
„Angesichts der zunehmenden Integration von Prozessautomatisierung in KI-Programme wächst das Potenzial für radikale Veränderungen“, heißt es im Gartner-Bericht „Market Guide for Business Process Automation Tools 2025“.
Beispiele für Prozessautomatisierung
Prozessautomatisierung kann praktisch in jeder Branche und in vielen Abteilungen eingesetzt werden, und die Anwendung der Technologie ist umfassend. Hier sind nur einige wenige Anwendungsfälle für die Prozessautomatisierung, um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, wie Unternehmen sie nutzen:
Gesundheitswesen
Große Gesundheitsorganisationen erhalten jedes Jahr Millionen von Patientendokumenten und Krankenakten. Um optimale Behandlungsentscheidungen zu ermöglichen, müssen diese Dateien schnell klassifiziert werden.
Bei einem großen Anbieter hat die Automatisierung des Klassifizierungsprozesses von Krankenakten mit intelligenter Erfassungs-, Extraktions- und Validierungstechnologie sowohl das Leben von Patienten als auch das von Anbietern verändert. Die Daten wurden frühzeitig und präzise in das System eingebracht, dann von Bots an die richtigen Stellen verschoben und den richtigen Personen bereitgestellt. Folglich wurden die Datensätze schneller zugänglich als jemals zuvor, wenn sie manuell verarbeitet wurden.
Finanzdienstleistungen
Bots, wie sie bei der robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA) verwendet werden, können Daten in der Dokumentation von Hypothekenkrediten leicht identifizieren, sie an die entsprechenden Stellen replizieren und sie im Kreditvergabesystem, in der Risikoprüfung und in allen anderen Systemen, die sie benötigen, weiterleiten.
Welche Arten der Prozessautomatisierung gibt es?
Angesichts der Weiterentwicklung von Automatisierungslösungen erinnern wir uns gerne an Sir Isaac Newtons Beobachtung: „Wenn ich weiter sehen konnte als andere, dann deshalb, weil ich auf den Schultern von Giganten stand.“
Die Prozessautomatisierung kann eine Reihe von Automatisierungstechnologien einsetzen, von relativ einfachen bis hin zu sehr fortschrittlichen, einschließlich der modernsten Technologien, die KI verwenden. Es ist wichtig zu beachten, dass der Anwendungsfall und die Anforderungen Ihres Unternehmens oft die richtige Automatisierungslösung bestimmen. Die gute Nachricht ist, dass es viele verfügbare Optionen gibt. Für jede Aufgabe gibt es das richtige Tool, und manche Aufgaben erfordern sogar das Zusammenspiel mehrerer Automatisierungstechnologien.
Lassen Sie uns einen Blick auf einige der Optionen werfen, die Ihnen zur Verfügung stehen:
Geschäftsprozessautomatisierung (Business Process Automation, BPA)
Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) hilft, wiederholbare Geschäftsaktivitäten und Dienstleistungen zu vereinheitlichen und zu automatisieren. Sie verbessert die Genauigkeit, Effizienz, Transparenz und Compliance der wichtigsten Aufgaben im Alltagsgeschäft.
Intelligente Prozessautomatisierung (IPA)
Intelligente Prozessautomatisierung (IPA) revolutioniert organisatorische Prozesse und eliminiert die täglichen „roboterähnlichen“ Aufgaben der Benutzer. Stattdessen erledigen KI-gestützte Bots diese Routinearbeit. IPA beschleunigt die Arbeit, verringert manuelle Fehler und vereinfacht Interaktionen.
Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)
Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) ist eine KI-gestützte digitale Lösung, die über die festen Fähigkeiten von RPA und optischer Zeichenerkennung (OCR) hinausgeht. IDP nutzt KI, um den Text und die Formatierung in semistrukturierten und unstrukturierten Inhalten zu lesen und zu verstehen. Diese Fähigkeit ermöglicht die automatische Verarbeitung von Formularen und Dokumenten.
Während frühere IDP-Anwendungen die Technologie des maschinellen Lernens (ML) nutzten, um der IDP-Software beizubringen, wie man Dokumente sinnvoll interpretiert, nutzen IDP-Lösungen der nächsten Generation große Sprachmodelle (LLMs), um von der grundlegenden Texterkennung zu einem tiefgreifenden Dokumentenverständnis sowie zu Schlussfolgerungen zu gelangen.
Workflow-Automatisierung
Workflow-Automatisierung ist der Prozess der Automatisierung manueller Aufgaben, Dokumentationen und Datenflüsse mithilfe von Regeln und Logik. Ein Workflow selbst ist eine Abfolge von Aufgaben, die in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden müssen, um ein Ziel zu erreichen.
Die Investition in künstliche Intelligenz zur Steigerung von Wachstum, Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit ist für Unternehmen nicht mehr nur ein Vertrauensvorschuss, sondern eine strategische Notwendigkeit.
– Tiago Cardoso, Principal Product Manager, Hyland
Die Zukunft der Prozessautomatisierung ist an KI gebunden
Früheren Generationen von Prozessautomatisierungslösungen fehlen die Fähigkeiten der KI-gestützten Optionen von heute. Einfach gesagt: Künstliche Intelligenz verändert alles.
Mit der Reifung der KI können Organisationen ihren Horizont hinsichtlich dessen erweitern, was automatisierbar ist.
Die Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung beschränkten sich früher auf wiederholbare, programmierbare Abläufe. Dank KI können sie nun auch auf unstrukturierte, dynamische Prozesse angewendet werden. Wo früher menschliche Überprüfungen und Eingriffe erforderlich waren, kann die genaue Verarbeitung heute von Maschinen übernommen werden. Diese Maschinen können dann lernen, bei ihrer Arbeit noch menschlicher zu werden und gleichzeitig eine höhere Genauigkeit bei höherer Geschwindigkeit zu liefern.
Die Verschmelzung von KI mit der Prozessautomatisierung erhöht den Wert und die Wirkung, die Unternehmen aus ihren Bemühungen zur Erweiterung der Automatisierung ziehen, drastisch.
Prozesse, die von einer historischen Wissensbasis abhängen – die alarmierende Situation, die entsteht, wenn institutionelles Wissen beispielsweise bei einer Person eingesperrt ist – können durch KI drastisch verbessert werden. Eine KI-Automatisierungslösung kann nicht nur auf umfangreiche, komplizierte Daten aus früheren Situationen zugreifen und diese verstehen, sondern auch Erkenntnisse und Schlussfolgerungen aus diesen Daten ziehen.
„In künstliche Intelligenz für Wachstum, Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit zu investieren, ist kein Vertrauensvorschuss mehr, sondern eine strategische Notwendigkeit für Unternehmen“, so Tiago Cardoso, Principal Product Manager bei Hyland. „Die sich rasch entwickelnden KI-Technologien können für Unternehmen, die sie nicht übernehmen, ein erhebliches Risiko darstellen. Zu spät in das KI-Spiel einzusteigen, kann nicht nur bedeuten, Chancen zu verpassen, sondern könnte auch das Risiko bergen, dass Unternehmen veraltern und nicht mehr in der Lage sind, mit KI-gestützten Wettbewerbern Schritt zu halten.“
Intelligente Prozessautomatisierung an Ihrem Arbeitsplatz
„Anstatt Menschen direkt zu ersetzen, kann KI die Teile ihrer Arbeit ersetzen, die sie verlangsamen“, schrieb Jitesh S. Ghai, CEO von Hyland, kürzlich in einem Artikel bei Fast Company. „Wir müssen es nur strategisch einsetzen.“
Und viele Organisationen sind es. Tatsächlich fand Deep Analysis heraus, dass „der Einsatz von intelligenter Automatisierung und KI die Unternehmen dazu zu bringen scheint, ihre bestehenden Enterprise-Anwendungen zu überdenken“.
So plant beispielsweise eine deutliche Mehrheit der Befragten, Kernsysteme zu ersetzen:
- 74 % gaben an, dass sie bereit oder sehr bereit wären, ihr ERP-System durch eine KI-gestützte Alternative zu ersetzen
- 82 % sagten dasselbe über ihr ECM-/Dokumentenmanagementsystem
Kurz gesagt: Die Frage sollte nicht lauten: „Wie können wir mithilfe von KI Arbeitsplätze abbauen?“ – stattdessen sollten Führungskräfte, die auf dem richtigen Weg sind, fragen: „Welche Technologie benötigen wir, um unseren Teams dabei zu helfen, ihre bedeutendste Arbeit zu erledigen?“
> Mehr erfahren | 10 Einblicke in die Zukunft der intelligenten Automatisierung