La fonction Ressources humaines (RH) est responsable de la gestion d'un grand nombre d'informations sensibles concernant les employés, telles que les CV, les contrats, les évaluations de performance, etc. Or, ces informations doivent rester confidentielles et être accessibles uniquement par les utilisateurs autorisés.
La fonction RH génère une véritable montagne de données et de documents. Tout doit être suivi, stocké et mis à jour régulièrement, qu'il s'agisse des évaluations des employés, des politiques de l'entreprise et bien d'autres choses encore. Si vous travaillez dans les ressources humaines, vous savez combien il peut être difficile de gérer ce surplus de documents parfois accablant. La bonne nouvelle, c'est qu'il existe des moyens de les gérer efficacement sans avoir à les confier à un tiers.
La gestion des documents RH désigne les processus et techniques impliqués dans l'organisation, le stockage et la consultation de tous les types de documents et de données RH.
Un processus efficace de gestion de documents RH garantit que les informations relatives aux employés sont sécurisées et accessibles aux équipes concernées. La mise en place d'une stratégie adéquate signifie que les documents relatifs aux employés sont correctement stockés, que les dossiers sont détruits conformément à la réglementation en vigueur et que les équipes RH peuvent rationaliser leurs tâches quotidiennes d'administration.
S'appuyant sur les idées de 3 000 décideurs européens, ce rapport offre un cadre aux responsables informatiques pour découvrir les défis et accélérer les progrès dans des domaines technologiques clés tels que le cloud, l'automatisation, l'IA et les services de contenu.
Une solution de gestion de documents RH adéquate vous permet de vous concentrer sur votre travail, c'est-à-dire la gestion des ressources humaines, et non sur des audits pénibles et sur la mise à jour et l'archivage laborieux des dossiers.
Elle se charge des points suivants :
Un logiciel de gestion de documents RH libère du temps pour vos employés. En éliminant les risques liés à la paperasse manuelle, ils peuvent consacrer plus de temps à la rationalisation des processus d'embauche, d'intégration ou de départ. Voici les principaux avantages des solutions de gestion de documents RH.
La dispersion des documents entre les armoires, les disques durs et les messageries électroniques complique grandement la tâche du personnel RH. Un référentiel de stockage de documents permet de rechercher instantanément les dossiers des employés et de les récupérer facilement en cas de besoin.
Les outils de capture de données réduisent encore la lourdeur de la paperasse. Par exemple, le moteur OCR permet d'extraire automatiquement les données des documents physiques, de les convertir dans le format approprié et de les enregistrer sous forme électronique sur une plateforme unique.
Les équipes RH doivent garder le contrôle sur l'envoi des lettres d'offre, la publication de nouvelles politiques d'entreprise et d'autres demandes quotidiennes liées aux employés.
Les workflows de documents permettent d'acheminer automatiquement les dossiers et les informations vers les bonnes personnes pour qu'elles les examinent et les approuvent. Les workflows RH identifient les tâches qui doivent être accomplies pour qu'une étape soit franchie (examen d'une candidature, signature d'un contrat, etc.). Grâce à ces workflows automatisés, tous les utilisateurs concernés sont immédiatement informés des tâches en suspens et peuvent ainsi prendre des décisions plus rapidement.
La signature physique (ou sur papier) est une autre tâche fastidieuse qui allonge les délais de réponse. La signature électronique permet aux utilisateurs, où qu'ils se trouvent, de signer des documents juridiques sans avoir à les imprimer, les faxer, les scanner ou les envoyer par courrier. Or, cela permet de faire signer les contrats et les lettres d'offre plus rapidement, un avantage indéniable pour les équipes RH.
La gestion désordonnée des dossiers des employés constitue un risque pour la sécurité. Voici quelques exemples d'une mauvaise gestion des documents RH :
La mise en place d'un espace unique et sécurisé réduit les contraintes de votre entreprise en matière de gestion des documents. L'une des solutions consiste à conserver l'historique complet des documents et à contrôler les personnes qui ont accès aux documents et aux informations confidentielles sur les employés. Un système de stockage de documents permet également aux entreprises de garder une longueur d'avance sur les réglementations en constante évolution et sur les lois propres à chaque pays en matière de gestion RH.
OnBase optimise votre capacité à effectuer des tâches à caractère administratif, à accéder aux informations et à suivre les processus d'approbation dans le domaine des ressources humaines. Notre système s'intègre à vos systèmes de gestion du capital humain, ce qui vous permet de récupérer les documents et les données des employés à partir de vos interfaces habituelles.
Avec OnBase, vous pouvez :
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