Qu'est-ce que la gestion des contrats ?

Définition:

La gestion des contrats désigne l'ensemble des activités liées au traitement des accords écrits (contrats), en particulier ceux qui concernent les partenariats, l'emploi et la vente.

En d'autres termes, il s'agit de tout le travail effectué avant la signature d'un contrat, notamment la négociation, la création, l'exécution, le suivi et l'analyse.

Un processus efficace de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) permet aux entreprises de garder un contrôle total sur les accords et les contrats en :

• surveillant les relations contractuelles entre toutes les parties concernées ;
• répondant aux questions soulevées lors de la rédaction ;
• apportant des modifications ;
• travaillant avec les acteurs concernés afin d'atteindre les objectifs fixés.

Pourquoi la gestion des contrats est-elle importante ?

La gestion des contrats améliore les performances opérationnelles et financières des entreprises tout en minimisant les risques.

Traditionnellement, l'examen et l'approbation d'un contrat impliquaient des tâches répétitives et chronophages effectuées par plusieurs personnes.

Mais lorsque les entreprises s'appuient fortement sur des approximations et un suivi manuel, elles laissent trop de place aux erreurs humaines et aux goulots d'étranglement opérationnels. Par conséquent, les équipes se précipitent pour respecter les délais, négligent des clauses importantes, manquent des renouvellements de contrat ou rencontrent d'autres problèmes potentiels qui exigent du temps et de l'argent pour être corrigés.

La gestion des contrats rationalise la manière dont votre entreprise gère les accords, de la création à l'exécution. En disposant des bons processus, les différents utilisateurs sont en mesure de collaborer plus facilement sur les documents, de dégager davantage de revenus et de respecter la réglementation.

Quelles sont les étapes de la gestion du cycle de vie des contrats (CLM) ?

Chaque entreprise a ses propres méthodes de supervision des contrats, classées en fonction des étapes de leur cycle de vie. En général, ce processus peut être décomposé en sept grandes étapes :

1. 1: Création d'un modèle

   Avant de rédiger un accord, un modèle de contrat est préétabli et, si nécessaire, approuvé par les équipes juridiques. Ces modèles répertorient les champs personnalisés, les clauses obligatoires et d'autres conditions (réglementations spécifiques aux pays, etc.). Le fait de disposer de modèles de contrat standardisés réduit les risques de confusion et permet d'accélérer les audits et le reporting.

2. 2: Rédaction

   Une fois le modèle approuvé, les entreprises peuvent commencer à remplir les champs obligatoires avant le début des négociations. Il est préférable de préparer une version préliminaire en présence d'un conseiller juridique afin de protéger au mieux les intérêts de l'entreprise.

3. 3: Négociations

   Chaque contrat doit être examiné et approuvé par toutes les parties concernées. Au cours de la phase de négociation, toutes les parties peuvent faire part de leurs préoccupations ou émettre des suggestions sur la version initiale du contrat. Un workflow qui facilite la collaboration et le suivi des révisions en vue d'accélérer l'approbation finale peut s'avérer ici très utile.

4. 4: Exécution et signature

La phase d'exécution a lieu lorsque toutes les parties prenantes sont prêtes à signer le contrat. Les entreprises qui utilisent les signatures électroniques (ou e-signatures) peuvent accélérer ce processus en éliminant la nécessité d'imprimer, de faxer ou d'envoyer ces documents par courrier.

5. 5: Modifications

Dans certains cas, un contrat peut avoir besoin d'être modifié après sa signature. Cela se produit lorsque des conditions évoluent par rapport à ce qui avait été convenu à l'origine. Parmi les raisons pour lesquelles un contrat doit être révisé, on peut citer les révisions de prix, les nouvelles réglementations nationales ou les circonstances imprévues (force majeure).

6. 6: Renouvellement ou Résiliation

Chacune des parties peut décider de renouveler ou de résilier un contrat lorsqu'il arrive à expiration. Les entreprises peuvent être automatiquement informées des expirations et des renouvellements à l'aide d'une plateforme de gestion de contrats. Les logiciels de gestion de contrats facilitent la visualisation et le suivi des révisions apportées au contrat initial, de sorte que le nouvel accord tienne compte de la mise à jour des clauses, des conditions, des services ou des réglementations.

7. 7: Gestion du Stockage

Une fois qu'un accord a été résilié ou a expiré, il doit encore être enregistré et stocké comme référence pour les contrats futurs. Les entreprises qui optent pour un logiciel de gestion de dossiers contractuels sécurisé et hébergé dans le cloud peuvent stocker et accéder instantanément à leurs contrats antérieurs conformément à la conformité réglementaire relative aux données.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de contrats ?

Un logiciel de gestion de contrats est une plateforme centralisée qui rationalise et accélère la gestion des accords juridiques. Il comprend des workflows automatisés, des modèles, une fonction de signature électronique, un historique des modifications et divers outils de collaboration.

Les solutions de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) améliorent la transparence et renforcent la responsabilité. Le déploiement d'un référentiel de contrats sécurisé unifie toutes les opérations que vos équipes RH, juridiques, commerciales et autres doivent accomplir pour que les documents soient examinés, approuvés et exécutés dans les délais impartis. 

Principales caractéristiques d'un logiciel de gestion de contrats

Une bonne solution CLM doit être conviviale et dotée de fonctionnalités spécifiques permettant de visualiser les contrats et d'en faciliter la gestion tout au long de leur cycle de vie, notamment :

Workflows automatisés

L'approbation et l'exécution des contrats doivent être effectuées dans les délais impartis. Les workflows automatisés identifient les tâches manuelles et répétitives qui prennent trop de temps, ce qui permet d'automatiser complètement les processus métier complexes. L'examen, l'acheminement des documents, les approbations et les renouvellements sont ainsi beaucoup plus rapides.

Cloud repository

Les entreprises à croissance rapide ont besoin d'une base de données centrale pour stocker les contrats.

Les systèmes basés dans le cloud permettent à chacun de trouver rapidement les informations pertinentes, d'accéder aux contrats en toute sécurité et de collaborer sans effort.

Notifications et alertes

Le suivi manuel des renouvellements, des dates d'expiration et des résiliations de contrat expose les entreprises à des erreurs et à des pertes de productivité.

Les notifications et les alertes automatisées garantissent que les mises à jour importantes des contrats ne sont ni oubliées ni manquées. Les personnes concernées sont ainsi informées des échéances, des obligations et des renouvellements, ce qui permet de prendre des décisions plus rapidement et d'assurer le bon déroulement des opérations.

Signatures électroniques

Les contrats nécessitant une signature physique doivent être imprimés, faxés et éventuellement envoyés par courrier aux parties concernées afin de prendre effet.

Les outils de signature électronique, en revanche, permettent de saisir facilement des signatures numériques, de n'importe où et à tout moment. Cette solution réduit aussi directement les coûts associés à la gestion des contrats sur papier et les risques liés à la perte de documents pendant le transport.

Autorisations sécurisées basées sur les rôles

Un système de gestion de contrats adéquat doit être équipé d'outils de contrôle d'accès basés sur les rôles.

Les administrateurs peuvent ainsi définir et contrôler l'accès aux informations contractuelles sensibles en fonction du rôle de chaque utilisateur. Une plateforme sécurisée comprend le chiffrement des données, des politiques de renforcement des mots de passe et des délais d'inactivité pour protéger votre entreprise contre les violations de données.

Avantages des logiciels de gestion de contrats

Les systèmes de cycle de vie des contrats (CLM) vous permettent de gérer, de suivre et d'automatiser chaque phase du cycle de vie des contrats, quelle que soit la taille de votre entreprise. Un logiciel de cycle de vie des contrats (CLM):

Capture et stocke les contrats en toute sécurité en un seul endroit

Fini les processus inefficaces liés à la manipulation de documents papier. Un bon système de cycle de vie des contrats (CLM) utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour numériser les documents physiques dans le système. Tous les utilisateurs concernés peuvent ainsi accéder aux informations au même endroit. Vous avez également la possibilité d'utiliser des modèles de contrats préexistants pour standardiser les processus de rédaction et de négociation.

Fournit une vue à 360 degrés des informations des contrats

Les entreprises ont besoin de mises à jour en temps réel de l'état des contrats. Un système de cycle de vie des contrats (CLM) assure le suivi de l'état, des dates d'expiration, des renouvellements à venir et d'autres tâches exploitables, afin que les équipes sachent où en est chaque accord.

Rationalise les approbations finales

Les workflows veillent à ce que tout le monde comprenne bien les responsabilités des uns et des autres et ce qui doit être fait. Les workflows automatisés acheminent les documents vers les bonnes personnes plus rapidement, les tiennent informées et font en sorte que tout le monde respecte les échéances. Qui plus est, une fonction de signature électronique vous permet d'accélérer la signature de vos contrats.

Favorise la Collaboration

Un système de cycle de vie des contrats (CLM). vous permet de suivre chaque contrat depuis la première ébauche jusqu'à la version à signer. Les utilisateurs autorisés peuvent utiliser le contrôle des versions pour accéder à la version la plus récente d'un contrat, faire part de leurs remarques et apporter des modifications à partir d'une plateforme unique. Cette transparence sur l'état des contrats et les travaux en cours améliore directement la responsabilité et suscite une collaboration efficace.

Facilite les procédures de conformité et d'audit

Un système de gestion de contrats veille au respect de la réglementation depuis la création du contrat jusqu'à son approbation (et éventuellement son archivage). Pour cela, des workflows automatisés prédéfinis garantissent l'application des processus d'examen adéquats et l'inclusion des conditions contractuelles requises. Le suivi des modifications et le contrôle des versions permettent aux entreprises de disposer d'une piste d'audit complète et de savoir exactement ce qui a été modifié, à quel moment et par quel utilisateur.

Quelles équipes peuvent tirer profit d'un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats ?

Chaque fonction régulièrement impliquée dans l'examen, la distribution, l'exécution, la négociation et l'approbation des contrats peut tirer profit d'un système de cycle de vie des contrats (CLM). Voici comment trois de ces équipes rationalisent la gestion du cycle de vie des contrats :

Ressources humaines (RH)

Les équipes RH gèrent de nombreux contrats au cours des processus d'embauche, d'intégration et d'emploi. Voici les avantages qu'elles retirent de l'utilisation d'un logiciel de gestion de contrats :

• un gain de temps grâce à une bibliothèque de clauses intégrée pour les lettres d'offre, les accords de confidentialité, les contrats de travail, les informations relatives à la paie, etc. ;
• une distribution et un stockage sécurisés des informations confidentielles sur les employés ;
• une meilleure efficacité des processus d'embauche grâce à l'automatisation du traitement des documents et à la signature électronique.

Juridique

Les équipes juridiques doivent analyser minutieusement les clauses, les mots-clés et les annotations avant qu'un document ne soit prêt à être approuvé. Or, les vérifications manuelles et répétitives deviennent fastidieuses au fil du temps, ce qui expose votre entreprise à des risques d'erreurs plus importants ou relègue au second plan des travaux juridiques à plus forte valeur ajoutée. Les systèmes de cycle de vie des contrats (CLM) permettent aux professionnels du droit de se tenir au courant de l'expiration ou du renouvellement des contrats et de garder une trace des clauses qui doivent être réexaminées de toute urgence.

Ventes

Les logiciels de cycle de vie des contrats (CLM) aident les équipes de vente à accélérer la génération de revenus. Elles peuvent demander des modifications sur la base des notes du client ou apporter elles-mêmes des modifications au contrat en toute sécurité, sans perdre de temps en échangeant toute une série d'e-mails. Les modèles prédéfinis stockés dans la bibliothèque du logiciel CLM permettent également aux équipes de vente de rédiger des contrats, de saisir des opportunités commerciales et de conclure des affaires plus rapidement.

Choisir le bon logiciel de gestion du cycle de vie des contrats

Plusieurs éléments doivent être pris en compte au moment de comparer les solutions CLM disponibles sur le marché. Posez-vous les questions suivantes avant de faire votre choix :

Le logiciel CLM est-il évolutif ?

Au fur et à mesure que votre entreprise grandit en taille et gagne en complexité, les nouvelles solutions de gestion de contrats disponibles sur le marché pourraient ne pas répondre à vos besoins futurs. Choisissez toujours un partenaire CLM ayant des années d'expérience dans la gestion des contrats pour différentes équipes (RH, juridique, ventes, etc.), afin de vous assurer qu'il dispose de l'expertise nécessaire pour accompagner le développement de l'entreprise.

Pouvez-vous obtenir une démonstration du logiciel avant de vous engager ?

Recherchez une solution de gestion de contrats qui vous permette, à vous et à votre équipe, de la découvrir ou de l'essayer directement. Cette étape vous permettra d'évaluer la convivialité, les fonctionnalités et les capacités de la plateforme avant de donner votre feu vert et d'entamer le processus de migration.

Le service d'assistance est-il fiable ?

Renseignez-vous sur le niveau d'assistance que le partenaire de votre choix peut fournir (appels, réunions virtuelles, e-mails, chat, etc.), afin de savoir comment le contacter à l'avenir. Vous pouvez toujours faire vos propres vérifications préalables et consulter ses études de cas antérieures, ses références et les témoignages de ses clients pour évaluer sa rapidité et son efficacité dans la résolution des problèmes.

Quel est le degré d'intégration de la solution CLM ?

Certaines entreprises jonglent entre différents systèmes pour gérer la relation client et utilisent même des outils de capture de données disparates. Dans un souci d'économie de temps, de ressources et d'énergie, il serait préférable d'opter pour un logiciel CLM qui intègre tous les outils de gestion de contrats nécessaires dans une seule plateforme. Plus besoin pour votre équipe de s'appuyer sur plusieurs systèmes pour examiner et approuver un document.

Rationaliser les examens et les approbations avec OnBase

La solution OnBase optimise la gestion du cycle de vie des contrats en :

• rationalisant chaque étape du processus de gestion des contrats ;
• utilisant des outils de workflow pour acheminer plus rapidement les documents vers les bonnes personnes ;
• fournissant les informations et les outils dont les membres du personnel ont besoin pour accomplir leur travail.