Solutions sur site ou cloud : comment faire le bon choix

Une infrastructure informatique robuste est aujourd’hui un véritable levier de performance pour les entreprises. Si certaines s’appuient encore sur des systèmes sur site classiques qui ont fait leurs preuves, la plupart ont d’ores et déjà fait le choix du cloud ou envisagent de le faire.

Mais toutes les applications ne sont pas forcément compatibles avec un environnement cloud, et toutes les infrastructures sur site ne méritent pas nécessairement d’être remplacées.

Pour vous aider à faire les bons choix en fonction de vos enjeux, nous avons conçu un guide complet qui vous aide à comparer les deux approches – sur site et basée sur le cloud – en détaillant leur fonctionnement, leurs différences fondamentales, leurs avantages respectifs et les risques associés.

Sur site ou cloud : de quoi parle-t-on exactement ?

Les environnements sur site (« on-premise » en anglais) et cloud reposent sur deux modèles distincts de déploiement et de gestion des systèmes informatiques. La principale différence entre les deux réside dans l’emplacement des serveurs.

L’approche sur site en bref

Un système sur site désigne une infrastructure dans laquelle l’ensemble des logiciels et matériels informatiques est installé et maintenu directement dans les locaux de l’entreprise. Cette configuration permet un contrôle total sur la gestion, la sécurité et la maintenance des ressources informatiques.

C’est pourquoi de nombreux systèmes existants et centres de données traditionnels s’appuient encore sur des serveurs sur site. Ils font partie d'une architecture personnalisée ou ont été con!us pour répondre à des besoins métier particuliers.

Un aperçu du cloud

Le cloud computing se distingue d’un point de vue fondamental : l’infrastructure informatique est externalisée auprès d’un prestataire tiers. Les logiciels hébergés dans le cloud sont accessibles en ligne et reposent sur des serveurs distants répartis à l’échelle mondiale.

Ce mode de déploiement séduit de plus en plus d’entreprises à la recherche d’une solution évolutive et rentable pour gérer leurs données. En effet, il permet de déléguer entièrement la maintenance et les mises à jour techniques au fournisseur de services. Plusieurs modèles de cloud existent aujourd’hui pour répondre aux besoins spécifiques de chaque organisation : public, privé ou hybride.

Bien que les environnements cloud et sur site présentent quelques similitudes dans leur fonctionnement, ils diffèrent sur plusieurs points clés :

Ci-dessous, Jitesh S. Ghai, PDG de Hyland, et Alan Pelz-Sharpe, fondateur et analyste principal chez Deep Analysis, échangent sur la puissance stratégique de l’acceptation de la fragmentation des données, désormais au cœur des approches modernes de gestion de l’information en entreprise. Ils remettent notamment en question l’idée d’un référentiel unique ou d’un cloud centralisé, et insistent plutôt sur l’importance de traiter les données là où elles se trouvent : dans des systèmes existants, des environnements cloud hybrides ou des architectures multicloud.

Quels sont les avantages et les inconvénients de l'on-premise et du cloud ?

Que vous envisagiez pour la première fois un mode d’hébergement des données ou que vous réfléchissiez à une transition vers le cloud, il est essentiel de bien comprendre les avantages et les limites de chaque modèle avant de prendre une décision.

Les avantages de l'architecture sur site :

• Contrôle total : le principal atout d’une infrastructure sur site réside dans le contrôle complet qu’elle offre. Les entreprises peuvent configurer leurs systèmes et logiciels de manière entièrement personnalisée, en parfaite adéquation avec leurs besoins métier.

• Moindre dépendance aux tiers : les serveurs sur site sont généralement accessibles via l’intranet de l’entreprise. Même en cas de coupure internet ou d’indisponibilité d’un service tiers, l’infrastructure reste opérationnelle localement.

Les inconvénients de l'architecture sur site :

• Coûts d’installation élevés : mettre en place une infrastructure sur site depuis zéro implique un investissement initial conséquent pour l’achat de serveurs, d’équipements réseau et de capacités de stockage. Les organisations doivent également anticiper les coûts de maintenance et les mises à niveau futures.

• Évolutivité limitée : les contraintes physiques des configurations sur site limitent les opportunités d'expansion rapide pour les entreprises. En cas de forte croissance, les performances et la capacité de stockage peuvent rapidement devenir insuffisantes pour absorber l’augmentation du nombre d’utilisateurs ou du volume de données.

• **Responsabilité interne de la maintenance :**l’exploitation d’un environnement sur site nécessite des compétences internes spécialisées. Une équipe informatique dédiée est indispensable pour assurer les audits réguliers, la maintenance et les mises à jour afin de garantir la stabilité et la performance des systèmes.

Les avantages du cloud :

• Réduction des coûts : les services cloud reposent sur un modèle de paiement à l’usage. Les entreprises ne paient que pour les ressources réellement consommées, ce qui en fait une option intéressante pour celles qui souhaitent privilégier les dépenses opérationnelles (OPEX) plutôt que les investissements lourds (CAPEX).

• Évolutivité : l’un des principaux avantages des environnements en nuage est l'évolutivité, aussi appelée l’extensibilité. Cela permet aux entreprises de gagner en agilité organisationnelle. Les entreprises peuvent ajuster leurs ressources à la hausse ou à la baisse en fonction de leurs besoins, que ce soit pour répondre à l’évolution de leurs exigences opérationnelles ou pour saisir de nouvelles opportunités sur le marché.

• Maintenance externalisée : les fournisseurs cloud prennent en charge les mises à jour logicielles et la maintenance technique. Cela garantit des systèmes toujours à jour, sans charge de travail supplémentaire pour vos équipes.

Les inconvénients du cloud :

• Enjeux de sécurité potentiels : le passage à un cloud public peut soulever des préoccupations en matière de sécurité des données, car les serveurs peuvent être exposés à des attaques informatiques ou à des violations de données. Une configuration rigoureuse et des compétences techniques solides sont essentielles pour garantir la sécurité de l’environnement. Il est donc crucial de choisir un fournisseur qui prend ces risques en compte et respecte des normes strictes de sécurité des données, telles que les certifications SOC 2 et/ou ISO 27001.

• Moins de contrôle : même si les services cloud offrent une grande flexibilité, leur infrastructure reste peu personnalisable. Cela peut poser problème aux organisations qui ont besoin de configurations complexes ou très spécifiques.

• Dépendance à la connexion internet : les services cloud nécessitent une connexion internet stable pour fonctionner. Mais des imprévus tels qu’une mauvaise connectivité ou une panne de serveur peuvent perturber l’activité et avoir des conséquences importantes pour l’entreprise.

Même si les systèmes sur site traditionnels conservent certains avantages, les tendances du marché sont claires. Selon Gartner, d’ici 2028, le cloud ne sera plus perçu comme une simple innovation technologique, mais comme une véritable nécessité pour les entreprises. Plus de 50 % des organisations l’exploiteront pour accélérer leurs initiatives stratégiques.

Cette évolution est particulièrement pertinente pour les entreprises qui souhaitent mieux exploiter leur contenu afin d’en tirer une réelle valeur métier. Adopter un modèle de gestion de contenu basé sur le cloud permet de mobiliser les contenus de manière plus stratégique, en vue d’objectifs concrets tels que l’accélération de l’innovation ou l’amélioration de l’expérience client.

Au-delà d’une simple mise à disposition de l’information dans le bon contexte, une plateforme cloud dédiée au contenu permet de bénéficier de déploiements rapides et de mises à jour continues de la solution.

Il est essentiel de choisir un fournisseur disposant d’une architecture cloud conçue spécifiquement pour les applications de gestion de contenu, comme c’est le cas avec le cloud de Hyland.

Le Hyland Cloud est une solution sécurisée et évolutive, qui intègre données, processus et contenus pour garantir une gestion fluide des informations et des workflows. Il assure un accès universel aux contenus critiques, à tout moment, depuis n’importe quel appareil.

Les utilisateurs peuvent s’appuyer sur les fonctionnalités avancées du Hyland Cloud pour déployer des solutions sur mesure, parfaitement adaptées à leurs besoins métier.

5 raisons de migrer vers le Hyland Cloud

Voici cinq raisons pour lesquelles vous devriez envisager une solution de contenu intelligent basée sur le cloud comme Hyland Cloud :

1. Flexibilité et évolutivité

À l’heure où les entreprises recherchent plus d’agilité et de résilience organisationnelle, les solutions de gestion de contenu dans le cloud se démarquent par leur capacité à accompagner le changement.

Grâce à l’infrastructure évolutive du Hyland Cloud, les organisations peuvent facilement adapter leurs ressources – à la hausse comme à la baisse – sans les contraintes liées au stockage physique.

2. Maîtrise des coûts

Migrer vers le cloud permet de réduire les dépenses liées à la maintenance d’une infrastructure sur site, limitant ainsi les coûts d’exploitation associés au simple archivage de documents.

Le Hyland Cloud repose sur un modèle d’abonnement flexible, qui offre une meilleure prévisibilité budgétaire et facilite la planification financière à moyen ou long terme.

3. Collaboration et productivité renforcées

Avec la généralisation du travail hybride et à distance, les entreprises doivent adopter des modes de fonctionnement plus agiles. Le Hyland Cloud, en tant que solution intelligente de gestion de contenu, permet aux équipes de collaborer en temps réel, quel que soit leur emplacement géographique.

Tous les contenus sont centralisés dans un référentiel cloud, offrant un accès simplifié à l’information. Les workflows cloud boostent la productivité grâce à des fonctionnalités avancées comme le routage automatisé des fichiers.

4. Reprise après sinistre

Adopter une solution cloud est essentiel pour garantir une reprise rapide après sinistre. Les services cloud reposent sur des infrastructures robustes, incluant la sauvegarde continue des données et un déploiement multi-sites, afin d’assurer la continuité de service en cas de panne.

Ces dispositifs réduisent considérablement les interruptions d’activité, permettent aux entreprises de reprendre rapidement leurs opérations et de sécuriser leurs données critiques.

5. Accessibilité mondiale

Pour les groupes internationaux ou les entreprises disposant d’utilisateurs répartis dans le monde, la gestion des contenus via le cloud garantit un accès fluide aux informations, où que vous soyez et à tout moment.

> Télécharger l’e-book : L’essor des services de contenu basés sur le cloud

Dans cette vidéo, découvrez les cinq principales raisons de faire de la migration vers le cloud une priorité dès aujourd’hui, plutôt que de repousser encore cette décision. Découvrez les bénéfices concrets d’une stratégie proactive.

Baptist Health, un important groupe de santé comptant plus de 23 000 collaborateurs répartis sur neuf hôpitaux, a considérablement amélioré ses opérations en migrant d’un environnement sur site vers le Hyland Cloud.

Cette transition répondait à plusieurs enjeux clés : stimuler l’innovation, améliorer l’expérience patient et renforcer la cybersécurité. L’intégration de deux bots à l’échelle de l’entreprise a été un facteur déterminant dans cette transformation. Ces automatisations ont permis de rationaliser de nombreux processus métier tout en réduisant significativement les coûts opérationnels.

Résultat : une charge administrative allégée pour les équipes, qui ont pu se recentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

Le Hyland Cloud est une solution sécurisée et évolutive, qui intègre données, processus et contenus pour garantir une gestion fluide des informations et des workflows. Il assure un accès universel aux contenus critiques, à tout moment, depuis n’importe quel appareil.

Regardez l’histoire de la migration réussie de Baptist Health vers le cloud pour découvrir comment le passage au cloud a permis de moderniser son entreprise :

Migrer vers le cloud représente un tournant stratégique pour toute organisation. Pour garantir une transition fluide et efficace, une planification rigoureuse et une stratégie de migration détaillée sont indispensables.

Si vous envisagez de transférer vos contenus ou vos solutions métier vers le Hyland Cloud, voici un aperçu des principales étapes du processus :

1. Compléter un inventaire de contenu

Avant de démarrer, il est essentiel d’établir un inventaire complet des contenus existants. Identifiez les documents à migrer, ceux à conserver sur site, et les raisons qui motivent ces choix. Profitez-en pour éliminer les fichiers obsolètes ou redondants, tout en respectant les obligations légales et réglementaires en matière d’archivage.

Grâce à l’infrastructure évolutive du Hyland Cloud, les organisations peuvent facilement adapter leurs ressources – à la hausse comme à la baisse – sans les contraintes liées au stockage physique.

2. Envoyer une copie de votre contenu cloud à votre fournisseur de services cloud

Une fois que vous avez identifié le contenu qui sera déplacé vers le cloud, envoyez-le à votre fournisseur cloud afin qu’il puisse commencer à l'installer dans son nouvel emplacement cloud.

3. Effectuer des tests rigoureux

Commencez par un test pilote sur des applications ou des données moins critiques. Assurez-vous de suivre tous les changements réalisés pendant cette phase et de bien valider leur bon fonctionnement avant la mise en production.

4. Planifier la mise en production

Une fois les tests validés, vient le moment de passer en production. Hyland travaillera avec vous pour définir une date de mise en service (« go-live ») qui s’adapte au mieux à votre activité, en limitant au maximum les interruptions et les risques de perturbation.

5. Se préparer au lancement

Avant la migration finale, il est impératif de suspendre toute activité sur la solution sur site afin d’assurer une bascule propre vers le cloud.

6. Test final

Effectuez ensuite un dernier cycle de tests fonctionnels pour vérifier que tout fonctionne comme prévu avant le basculement définitif.

7. Mise en production : c’est le moment

Votre solution est en ligne, et votre organisation est maintenant prête à tirer parti des avantages de votre solution hébergée sur Hyland Cloud !

Le choix entre une infrastructure sur site et une solution cloud ne se fait pas à la légère. Il doit s’appuyer sur une évaluation rigoureuse de vos objectifs stratégiques et opérationnels. Les environnements sur site offrent un haut niveau de contrôle et de personnalisation, ce qui peut être un atout dans certains contextes. Mais le cloud se distingue par son agilité, sa rentabilité et sa capacité à favoriser l’innovation – un élément devenu indispensable pour rester compétitif dans un paysage numérique en constante évolution.

Dans le domaine des solutions de gestion de contenu, les entreprises les plus visionnaires s’orientent vers des stratégies « cloud-first », conscientes des gains d’efficacité et de flexibilité qu’elles permettent, tant pour le travail quotidien que pour la mise en œuvre de nouveaux projets.

En définitive, la meilleure option est celle qui répond précisément à vos besoins métier et vous permet de vous développer sereinement aujourd’hui comme demain.