Das Aufkommen des intelligenten Informationsmanagements

• Entdecken Sie die sechs Vs des modernen Informationsmanagements und erfahren Sie, warum bestehende Systeme den heutigen Datenanforderungen nicht mehr gerecht werden können.

• Entdecken Sie die vier wesentlichen Vorteile einer modernen, intelligenten Content-Strategie, einschließlich dessen, wie Sie ungehinderten Informationszugriff erreichen, intelligente Content-Funktionen nutzen und die Geschäftsautomatisierung verbessern können.

• Erfahren Sie, wie Sie KI und cloudfähige Plattformen nutzen können, um unstrukturierte Inhalte in ein leistungsstarkes strategisches Asset zu verwandeln, das Effizienz und Innovation fördert.

Organisationen mussten schon immer ihre Informationen effektiv verwalten. Heute ist die Herausforderung allerdings größer denn je. IT-Abteilungen stehen unter enormem Druck, ein Gleichgewicht zwischen nahtloser Benutzerfreundlichkeit und robuster Sicherheit herzustellen, produktives Arbeiten aus der Ferne zu ermöglichen und strenge Compliance zu gewährleisten. Dieser Druck hat sich mit dem jüngsten raschen Wechsel zu hybriden Arbeitsmodellen noch verstärkt, wodurch Unternehmen gezwungen sind, sich an mehreren Fronten anzupassen.

In diesem Klima des Wandels mag eine defensive Haltung logisch erscheinen, aber zukunftsorientierte Organisationen sehen darin tatsächlich eine Chance: Laut Forrester migrieren 71 % der Content-Manager proaktiv Benutzer und Inhalte von älteren Lösungen weg. Durch strategische Investitionen in volatilen Zeiten positionieren sie sich, um in der Zukunft führend zu sein. Im Mittelpunkt dieser Strategie steht intelligentes Informationsmanagement.

Dieser Leitfaden untersucht, warum Organisationen in moderne Informationsmanagementstrategien investieren, um Veränderungen zu bewältigen, Risiken zu mindern und Geschäftswert zu schaffen. Er zeigt ebenfalls auf, wie cloudfähige Content-Management-Plattformen die benötigten Antworten liefern.

Der Bedarf an besseren Geschäftslösungen stieg während der Pandemie, aber der Trend war bereits in Bewegung. Die Welt und ihre Arbeitnehmer verlangten – und verlangen weiterhin – nach neuen, sicheren und effizienten Wegen, um in einem schnelllebigen Umfeld wettbewerbsfähig zu sein.

Bei den sechs Vs des Informationsmanagements handelt es sich um unterschiedliche Herausforderungen, die Organisationen jeder Größe unter Druck setzen:

1. Volumen: Die schiere Menge an Daten und Inhalten, die von Organisationen generiert werden, wächst schneller als deren Fähigkeit, sie zu verarbeiten und zu speichern. Dieses exponentielle Wachstum zeigt keine Anzeichen einer Verlangsamung und erfordert skalierbare Lösungen.

2. Vielfalt: Moderne Inhalte sind nicht mehr nur gescannte Dokumente. Sie umfassen eine vielfältige Mischung aus Videos, Bildern, Social-Media-Nachrichten, unstrukturierten Daten und mehr, die alle einheitlich verwaltet werden müssen.

3. Geschwindigkeit: Informationen werden in einer nie dagewesenen Geschwindigkeit generiert, und es wird erwartet, dass sie ebenso schnell zur Entscheidungsfindung beitragen oder diese automatisieren. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, wird intelligente Automatisierung zur Grundvoraussetzung.

4. Variation: Organisationen müssen Informationen aus einer Vielzahl unterschiedlicher Quellen, Repositorys und Geschäftssysteme verwalten. Dies erfordert eine nahtlose Integration, um auf Daten zuzugreifen und Aktionen über verschiedene Plattformen hinweg zu automatisieren.

5. Wert: Laut einem Whitepaper von Intelligent Business Solutions sind bis zu 80 % der Daten in Unternehmen unstrukturiert und sowohl in On-Premise- als auch in mehreren Cloud-Repositorys gespeichert. Da die Inhalte über das gesamte Unternehmen verstreut sind, ist die effektive Identifizierung, Extraktion und Weiterleitung dieser Informationen von entscheidender Bedeutung, um ihren inhärenten Wert freizusetzen.

6. Sichtbarkeit: Mit dem Wachstum von Unternehmen wachsen auch ihre Informationssilos. Das Auffinden und Verwalten von Informationen in einem Labyrinth von unzusammenhängenden Tools erfordert eine elegante, einheitliche Lösung, die klare Sichtbarkeit bietet.

Diese sechs Faktoren machen viele herkömmliche Informationsmanagement-Tools, wie etwa veraltete Enterprise Content Management (ECM)-Systeme, obsolet. Sie können schlicht und einfach nicht mit den Anforderungen der modernen Geschäftswelt mithalten.

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ECM-Plattformen sind seit den frühen 2000er-Jahren ein Eckpfeiler der Geschäftstätigkeit und ermöglichen Governance sowie Kontrolle über Dokumente und Daten. Die heutige Geschäftslandschaft sieht allerdings grundlegend anders aus, und die Tools zur Verwaltung von Informationen entwickeln sich schnell weiter.

Traditionelle ECM-Plattformen stoßen auf mehrere kritische Einschränkungen, die sich auf ihre Effektivität in der heutigen Umgebung auswirken.

Veraltete Plattformen

Viele ältere ECM-Systeme basieren auf veralteten, monolithischen Frameworks. Diese Architektur führt zu eingeschränkter Funktionalität, erschwert die Integration mit modernen Anwendungen und resultiert in teuren Entwicklungs- und Wartungszyklen für Anpassungen oder Add-Ons.

Cloud-Einschränkungen

Anfangs waren viele ECM-Anbieter und ihre Kunden zögerlich, die Cloud zu nutzen. Der unbestreitbare Bedarf an jederzeitigem und ortsunabhängigem Zugreifen auf Inhalte, gepaart mit dem wachsenden Vertrauen in die Cloud-Sicherheit, veranlasst jedoch immer mehr Unternehmen zum Umstieg, wobei 92 % der Befragten einer Forrester-Studie angaben, dass sie in cloud-/webbasierte Anwendungen investieren, die das Arbeiten aus der Ferne und von einer Vielzahl von Geräten aus vereinfachen, um die Content-Strategie zu unterstützen. Eine Kernanforderung für jede moderne Content-Strategie ist die Gewährleistung dessen, dass die Management-Tools nicht nur cloudfähig, sondern auch vollständig funktionsfähig und für die Cloud optimiert sind.

Begrenzte Innovation

Die intensive Konzentration, die erforderlich ist, um bestehende Systeme für moderne Infrastrukturen umzugestalten, führt oft zu einem Nachlassen der Innovationskraft. Nutzer dieser älteren Plattformen verpassen transformative Fähigkeiten wie künstliche Intelligenz, Content Intelligence und intelligente Automatisierung. Ihnen fehlt zudem die Integration mit modernen Kollaborationstools und vereinfachten Benutzeroberflächen, wodurch sie im Vergleich zu ihren Wettbewerbern ins Hintertreffen geraten.

Anhaltend hohe Implementierungskosten

Der Einsatz herkömmlicher ECM-Systeme erfordert in der Regel eine sorgfältige Planung, lange Entwicklungszyklen und umfangreiche Benutzerschulungen. Diese Kombination führt zu hohen Implementierungs- und Wartungskosten, insbesondere im Vergleich zu den flexiblen, verbrauchsabhängigen Preismodellen und den umfangreichen Anpassungsoptionen, die moderne Plattformen bieten.

Verstreute Informationen

Jahrelang versprachen Anbieter ein einziges System zur Speicherung aller Inhalte eines Unternehmens, aber dieses Versprechen wurde nie eingelöst. Stattdessen hatten Unternehmen laut Forrester durchschnittlich 21 Repositorys, und diese getrennten Informationssysteme waren nie für die Zusammenarbeit konzipiert. Das Ergebnis ist eine chaotische Landschaft von veralteten Plattformen, verlassenen Kollaborations-Sites und isolierten Abteilungslösungen. Diese Informationsflut macht es beinahe unmöglich, unstrukturierte Daten zu nutzen, um schnelle, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Effizienz des Unternehmens zu verbessern.

Diese Defizite unterstreichen die klare Notwendigkeit eines neuen Ansatzes – eines Ansatzes, der die Cloud einbezieht, Innovationen fördert und die Agilität bietet, die moderne Unternehmen benötigen, um ihre Strategien für intelligentes Informationsmanagement erfolgreich umzusetzen.

– Der Aufstieg der Content Intelligence: Eine neue Ära der Innovation im ECM, Forrester, 2025

Hier sind vier Schlüsselbereiche, in denen ein moderner ECM-Ansatz erhebliche Auswirkungen hat.

1. Ungehinderter Zugriff auf Informationen

Die Umstellung auf hybrides Arbeiten unterstrich die kritische Notwendigkeit, auf Informationen von jedem Gerät, zu jeder Zeit und von jedem Ort aus zuzugreifen. Das bedeutet nahtloses Zugreifen auf Inhalte aus jedem Geschäftssystem, sei es der E-Mail-Client, das ERP-System oder die native ECM-Schnittstelle.

Eine moderne, cloudgestützte Informationsarchitektur bietet mehrere entscheidende Vorteile, um diesen Zugriff zu ermöglichen:

• Unbegrenzte Skalierbarkeit: Die Cloud bietet elastische Skalierbarkeit und ermöglicht es Organisationen, Ressourcen je nach Bedarf hoch- oder herunterzuskalieren, z. B. wenn eine Universität während der Bewerbungsphase die Rechenleistung erhöht.

• Überschaubare Gesamtbetriebskosten: Cloud-Architekturen senken die Betriebskosten, vereinfachen die Ressourcenverwaltung und bieten eine bessere Kontrolle über die langfristigen Gesamtbetriebskosten.

• Microservices-Architektur: Cloudfähige Plattformen verwenden eine modulare Architektur, die eine unabhängige Skalierung von Diensten sowie die einfache Einführung neuer Cloud-Innovationen ermöglicht.

• Sofortiger Zugriff auf Innovationen: Das Modell der kontinuierlichen Innovation/kontinuierlichen Bereitstellung (CI/CD) bedeutet, dass Software-Updates sofort und ohne Benutzereingriff bereitgestellt werden können, um den Zugriff auf die neuesten Funktionen zu gewährleisten.

• Mehrere Integrationsoptionen: Führende Lösungen vereinheitlichen den Zugriff auf Inhalte in anderen Geschäftsanwendungen auf einfache und sichere Weise, sodass Suchergebnisse und die Zugänglichkeit nicht auf ein einziges Repository beschränkt sind.

2. Intelligente Content-Management-Funktionen

Laut Forrester erwarten 74 % der Entscheidungsträger im Bereich Content-Management, dass KI einen erheblichen Einfluss auf ihre Fähigkeit haben wird, wichtige Ziele zu erreichen. Es besteht kein Zweifel: Der richtige Zeitpunkt für die Einführung intelligenter Content-Management-Systeme ist jetzt.

Durch die Umwandlung unstrukturierter Inhalte in KI-bereite Daten können Unternehmen:

• Kontextbezogene Einblicke erschließen

• KI-gestützte Automatisierung vorantreiben

• Einen robusten Rahmen für die Daten-Governance schaffen

• Abläufe optimieren

• Beschleunigen Sie die Entscheidungsfindung

• Mitarbeiter entlasten, damit sie sich auf höherwertige Arbeiten konzentrieren können

Moderne intelligente Content-Lösungen zeichnen sich durch mehrere Fähigkeiten aus:

• Datenkuratierung: Wandeln Sie Inhalte aus Hunderten von verschiedenen Dateiformaten in strukturierte, KI-bereite Daten um.

• Kontextanreicherung: Verbessern Sie unstrukturierte Daten, indem Sie sie mit relevanten Kontextinformationen verknüpfen, um die Durchsuchbarkeit und das Verständnis zu verbessern.

• KI-gestützte Suche: Vereinheitlichen Sie Informationen aus mehreren Content-Repositorys für eine einzige, verwertbare Ansicht aller Unternehmensdaten.

• Verifizierte KI-Ausgabe: Verfolgen Sie KI-generierte Antworten einfach zu den Quelldokumenten zurück, um die Genauigkeit zu überprüfen und tiefere Einblicke zu gewinnen.

• Agentische KI: Erstellen Sie Unternehmens-KI-Agenten, die große Mengen an Inhalten lesen, über eine Vorgehensweise entscheiden und Aufgaben autonom ausführen können.

3. Erweiterte Geschäftsautomatisierung

Moderne ECM-Plattformen gehen über die rudimentäre Automatisierung früher Dokumentenmanagementsysteme hinaus. Sie bieten die fortschrittlichen Funktionen, die erforderlich sind, um neue Maßstäbe in Sachen Effizienz und Innovation zu setzen.

Zu den KI-gestützten Automatisierungsfunktionen gehören:

• Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP): Nutzen Sie KI, um relevante Daten automatisch aus Dokumenten zu erfassen, zu klassifizieren und zu extrahieren – ganz ohne menschliches Eingreifen.

• Prozesskoordination: Leiten Sie Inhalte automatisch zur Überprüfung, zur Genehmigung und für andere Geschäftsaufgaben an die richtigen Personen, Workflows oder Systeme weiter.

• Systemintegration: Verbinden Sie unterschiedliche Systeme und Anwendungen, um einen reibungslosen Daten- und Prozessfluss im gesamten Unternehmen zu ermöglichen.

• Case-Management: Verwalten Sie alle Daten, Aufgaben, Korrespondenz und Ereignisse im Zusammenhang mit unstrukturierten, wissensgesteuerten Prozessen.

• Agentische Prozessautomatisierung: Setzen Sie KI-Agenten ein, um komplexe Aufgaben oder sogar ganze Geschäftsprozesse mit minimaler menschlicher Überwachung auszuführen.

• Intuitive Low-Code-Automatisierungserstellung: Ermöglichen Sie Benutzern mit generativen KI-gestützten Eingabeaufforderungen und einfachen visuellen Design-Tools die Erstellung von Automatisierungen, ohne dass sie über tiefgreifende technische Kenntnisse verfügen müssen.

Indem Sie diese Funktionen nutzen, können Sie Ihr Team von mühsamen, sich wiederholenden Datenaufgaben entlasten und Burnout reduzieren, während es sich auf seine strategisch wichtigsten Aufgaben konzentrieren kann.

4. Erstellung innovativer Lösungen

Jede Organisation hat einzigartige Bedürfnisse, die Standardsoftware nur selten perfekt erfüllen kann. Eine moderne ECM-Plattform löst dieses Problem durch die Einbindung leistungsstarker Low-Code-Entwicklungstools, die eine schnelle Erstellung zweckgebundener Anwendungen ermöglichen.

Low-Code-Tools bieten eine Vielzahl von Vorteilen:

• Schnelles Prototyping: Erstellen und testen Sie mit geringem Zeitaufwand neue Anwendungen, um eine Kultur der Innovation und Problemlösung zu fördern.

• Geschäftsorientierte Entwicklung: Versetzen Sie Teams in die Lage, Lösungen zu entwickeln, die echte Geschäftsprobleme lösen – ganz ohne lange Entwicklungszyklen.

• Erhöhte Agilität: Konfigurieren und passen Sie bestehende Lösungen im Handumdrehen an sich ändernde Geschäftsanforderungen an.

• Hohe Zusammenarbeit: Binden Sie mit einem leicht zu erlernenden visuellen Designmodell sowohl Business-Analysten als auch IT-Entwickler in den Erstellungsprozess ein.

Diese Tools ermöglichen es Organisationen, maßgeschneiderte Lösungen schneller und kostengünstiger zu entwickeln, und bieten gleichzeitig die nötige Agilität, um erfolgreich zu sein.

Der Aufstieg der KI hat die perfekte Gelegenheit für Unternehmen geschaffen, ihre Informationsmanagementpraktiken zu innovieren und eine neue Ära technologiegestützter Intelligenz zu begrüßen. Indem sie riesige Mengen zuvor verborgener, unstrukturierter Inhalte strukturieren, können moderne ECM-Plattformen eine neue Ära der Effizienz und Erkenntnis einleiten.

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