Organisationen mussten schon immer ihre Informationen effektiv verwalten. Heute ist die Herausforderung allerdings größer denn je. IT-Abteilungen stehen unter enormem Druck, ein Gleichgewicht zwischen nahtloser Benutzerfreundlichkeit und robuster Sicherheit herzustellen, produktives Arbeiten aus der Ferne zu ermöglichen und strenge Compliance zu gewährleisten. Dieser Druck hat sich mit dem jüngsten raschen Wechsel zu hybriden Arbeitsmodellen noch verstärkt, wodurch Unternehmen gezwungen sind, sich an mehreren Fronten anzupassen.
In diesem Klima des Wandels mag eine defensive Haltung logisch erscheinen, aber zukunftsorientierte Organisationen sehen darin tatsächlich eine Chance: Laut Forrester migrieren 71 % der Content-Manager proaktiv Benutzer und Inhalte von älteren Lösungen weg. Durch strategische Investitionen in volatilen Zeiten positionieren sie sich, um in der Zukunft führend zu sein. Im Mittelpunkt dieser Strategie steht intelligentes Informationsmanagement.
Dieser Leitfaden untersucht, warum Organisationen in moderne Informationsmanagementstrategien investieren, um Veränderungen zu bewältigen, Risiken zu mindern und Geschäftswert zu schaffen. Er zeigt ebenfalls auf, wie cloudfähige Content-Management-Plattformen die benötigten Antworten liefern.
In einer kürzlich von Forrester Consulting durchgeführten und von Hyland in Auftrag gegebenen Umfrage präsentierte Forrester Ergebnisse, die die Bedeutung der Nutzung der Macht von Unternehmensinhalten und unstrukturierten Daten hervorheben.
Erfahren Sie mehr über die Ergebnisse der Studie und darüber, welche Content-Intelligence-Funktionen erfolgversprechend sind.
Der Bedarf an besseren Geschäftslösungen stieg während der Pandemie, aber der Trend war bereits in Bewegung. Die Welt und ihre Arbeitnehmer verlangten – und verlangen weiterhin – nach neuen, sicheren und effizienten Wegen, um in einem schnelllebigen Umfeld wettbewerbsfähig zu sein.
Bei den sechs Vs des Informationsmanagements handelt es sich um unterschiedliche Herausforderungen, die Organisationen jeder Größe unter Druck setzen:
Diese sechs Faktoren machen viele herkömmliche Informationsmanagement-Tools, wie etwa veraltete Enterprise Content Management (ECM)-Systeme, obsolet. Sie können schlicht und einfach nicht mit den Anforderungen der modernen Geschäftswelt mithalten.
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ECM-Plattformen sind seit den frühen 2000er-Jahren ein Eckpfeiler der Geschäftstätigkeit und ermöglichen Governance sowie Kontrolle über Dokumente und Daten. Die heutige Geschäftslandschaft sieht allerdings grundlegend anders aus, und die Tools zur Verwaltung von Informationen entwickeln sich schnell weiter.
Traditionelle ECM-Plattformen stoßen auf mehrere kritische Einschränkungen, die sich auf ihre Effektivität in der heutigen Umgebung auswirken.
Viele ältere ECM-Systeme basieren auf veralteten, monolithischen Frameworks. Diese Architektur führt zu eingeschränkter Funktionalität, erschwert die Integration mit modernen Anwendungen und resultiert in teuren Entwicklungs- und Wartungszyklen für Anpassungen oder Add-Ons.
Anfangs waren viele ECM-Anbieter und ihre Kunden zögerlich, die Cloud zu nutzen. Der unbestreitbare Bedarf an jederzeitigem und ortsunabhängigem Zugreifen auf Inhalte, gepaart mit dem wachsenden Vertrauen in die Cloud-Sicherheit, veranlasst jedoch immer mehr Unternehmen zum Umstieg, wobei 92 % der Befragten einer Forrester-Studie angaben, dass sie in cloud-/webbasierte Anwendungen investieren, die das Arbeiten aus der Ferne und von einer Vielzahl von Geräten aus vereinfachen, um die Content-Strategie zu unterstützen. Eine Kernanforderung für jede moderne Content-Strategie ist die Gewährleistung dessen, dass die Management-Tools nicht nur cloudfähig, sondern auch vollständig funktionsfähig und für die Cloud optimiert sind.
Die intensive Konzentration, die erforderlich ist, um bestehende Systeme für moderne Infrastrukturen umzugestalten, führt oft zu einem Nachlassen der Innovationskraft. Nutzer dieser älteren Plattformen verpassen transformative Fähigkeiten wie künstliche Intelligenz, Content Intelligence und intelligente Automatisierung. Ihnen fehlt zudem die Integration mit modernen Kollaborationstools und vereinfachten Benutzeroberflächen, wodurch sie im Vergleich zu ihren Wettbewerbern ins Hintertreffen geraten.
Der Einsatz herkömmlicher ECM-Systeme erfordert in der Regel eine sorgfältige Planung, lange Entwicklungszyklen und umfangreiche Benutzerschulungen. Diese Kombination führt zu hohen Implementierungs- und Wartungskosten, insbesondere im Vergleich zu den flexiblen, verbrauchsabhängigen Preismodellen und den umfangreichen Anpassungsoptionen, die moderne Plattformen bieten.
Jahrelang versprachen Anbieter ein einziges System zur Speicherung aller Inhalte eines Unternehmens, aber dieses Versprechen wurde nie eingelöst. Stattdessen hatten Unternehmen laut Forrester durchschnittlich 21 Repositorys, und diese getrennten Informationssysteme waren nie für die Zusammenarbeit konzipiert. Das Ergebnis ist eine chaotische Landschaft von veralteten Plattformen, verlassenen Kollaborations-Sites und isolierten Abteilungslösungen. Diese Informationsflut macht es beinahe unmöglich, unstrukturierte Daten zu nutzen, um schnelle, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Effizienz des Unternehmens zu verbessern.
Diese Defizite unterstreichen die klare Notwendigkeit eines neuen Ansatzes – eines Ansatzes, der die Cloud einbezieht, Innovationen fördert und die Agilität bietet, die moderne Unternehmen benötigen, um ihre Strategien für intelligentes Informationsmanagement erfolgreich umzusetzen.
Hier sind vier Schlüsselbereiche, in denen ein moderner ECM-Ansatz erhebliche Auswirkungen hat.
Die Umstellung auf hybrides Arbeiten unterstrich die kritische Notwendigkeit, auf Informationen von jedem Gerät, zu jeder Zeit und von jedem Ort aus zuzugreifen. Das bedeutet nahtloses Zugreifen auf Inhalte aus jedem Geschäftssystem, sei es der E-Mail-Client, das ERP-System oder die native ECM-Schnittstelle.
Eine moderne, cloudgestützte Informationsarchitektur bietet mehrere entscheidende Vorteile, um diesen Zugriff zu ermöglichen:
Investitionen in cloud-/webbasierte Anwendungen, die das Arbeiten aus der Ferne vereinfachen
Einführung einer Cloud-First-Strategie für Content-Management-Prozesse
Proaktive Migration von Benutzern und Inhalten aus älteren ECM-Systemen
Laut Forrester erwarten 74 % der Entscheidungsträger im Bereich Content-Management, dass KI einen erheblichen Einfluss auf ihre Fähigkeit haben wird, wichtige Ziele zu erreichen. Es besteht kein Zweifel: Der richtige Zeitpunkt für die Einführung intelligenter Content-Management-Systeme ist jetzt.
Durch die Umwandlung unstrukturierter Inhalte in KI-bereite Daten können Unternehmen:
Moderne intelligente Content-Lösungen zeichnen sich durch mehrere Fähigkeiten aus:
Die Suite intelligenter Content-Management-Tools von Hyland bietet einen neuen Mehrwert für Content-Management-Strategien von Unternehmen. Zusammen optimieren sie nicht nur das Content-Management – sie definieren die Arbeitsweise und Innovationskraft von Unternehmen grundlegend neu. Von agentischer KI bis hin zu Wissensentdeckung: Unsere KI-gestützten Tools positionieren Sie für bessere Geschäftsergebnisse.
Moderne ECM-Plattformen gehen über die rudimentäre Automatisierung früher Dokumentenmanagementsysteme hinaus. Sie bieten die fortschrittlichen Funktionen, die erforderlich sind, um neue Maßstäbe in Sachen Effizienz und Innovation zu setzen.
Zu den KI-gestützten Automatisierungsfunktionen gehören:
Indem Sie diese Funktionen nutzen, können Sie Ihr Team von mühsamen, sich wiederholenden Datenaufgaben entlasten und Burnout reduzieren, während es sich auf seine strategisch wichtigsten Aufgaben konzentrieren kann.
Jede Organisation hat einzigartige Bedürfnisse, die Standardsoftware nur selten perfekt erfüllen kann. Eine moderne ECM-Plattform löst dieses Problem durch die Einbindung leistungsstarker Low-Code-Entwicklungstools, die eine schnelle Erstellung zweckgebundener Anwendungen ermöglichen.
Low-Code-Tools bieten eine Vielzahl von Vorteilen:
Diese Tools ermöglichen es Organisationen, maßgeschneiderte Lösungen schneller und kostengünstiger zu entwickeln, und bieten gleichzeitig die nötige Agilität, um erfolgreich zu sein.
Content Innovation Cloud ist die Zukunft des Enterprise-Content-Managements. Durch die Nutzung einer einheitlichen Plattform für Content-, Prozess- und Application Intelligence kann Ihr Unternehmen tiefgreifende Einblicke aus Unternehmensinhalten und unstrukturierten Daten gewinnen und so Innovationen ohne Unterbrechung vorantreiben.
Der Aufstieg der KI hat die perfekte Gelegenheit für Unternehmen geschaffen, ihre Informationsmanagementpraktiken zu innovieren und eine neue Ära technologiegestützter Intelligenz zu begrüßen. Indem sie riesige Mengen zuvor verborgener, unstrukturierter Inhalte strukturieren, können moderne ECM-Plattformen eine neue Ära der Effizienz und Erkenntnis einleiten.
Hyland befähigt Unternehmen, tiefgreifende Erkenntnisse zu gewinnen, die Innovationen vorantreiben und ihre Arbeitsweise neu definieren. Durch den Einsatz von KI und Cloud-Technologien können Sie Ihre Unternehmensinhalte in ein leistungsstarkes strategisches Asset verwandeln.
Erfahren Sie, wie die Hyland Content Innovation Cloud™Ihnen helfen kann, den Wert des intelligenten Informationsmanagements zu realisieren, damit Sie eine intelligentere, agilere und erfolgreichere Zukunft gestalten können.
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Erfahren Sie, wie fünf Unternehmen aus dem gesamten Branchenspektrum die ECM-Lösungen von Hyland nutzten, um bestehende Systeme zu ersetzen, ihre Content-Management-Funktionen zu transformieren und neue Maßstäbe in Sachen Effizienz, Innovation und Skalierbarkeit zu setzen.
Erhalten Sie die Grundlagen über die Möglichkeiten, künstliche Intelligenz in Ihre Content-Management-Strategie zu integrieren.
