Modernisierung bestehender Systeme für das digitale Zeitalter

Die Modernisierung von bestehenden Systemen ist der wesentliche Prozess der Aktualisierung veralteter Software, Infrastruktur und Anwendungen, um sie angesichts sich entwickelnder Technologie an aktuelle und zukünftige Geschäftsanforderungen anzupassen.

Die Notwendigkeit der Modernisierung bestehender Systeme

• Bestehende Systeme kämpfen aufgrund ihrer veralteten Architektur und ihres proprietären Charakters damit, sich schnell an die Dynamik moderner Unternehmen anzupassen.

• Die Modernisierung bestehender Systeme verbessert durch die Integration von historischen Daten mit aktuellen Technologien die Funktionalität und Effizienz.

Herausforderungen und Vorteile der Modernisierung

• Die Wartung von bestehenden Systemen ist kostspielig, hemmt die Innovationskraft, beeinträchtigt die Integration mit Geschäftssystemen und führt zur Bildung von Datensilos.

• Ältere Systeme sind anfällig für Unzuverlässigkeit, Sicherheitslücken und mangelnde Skalierbarkeit, was ihre Fähigkeit behindert, steigende Anforderungen zu erfüllen und die Compliance aufrechtzuerhalten.

• Die Modernisierung – insbesondere durch den Wechsel zu cloudnativen Infrastrukturen – senkt die Investitions- und Wartungskosten, verbessert die Sicherheit und gewährleistet die Anpassungsfähigkeit für künftiges Wachstum.

Ansätze zur Modernisierung

• Strategien wie Kapselung, Rehosting und Federation führen oft zu neuen Komplexitäten, Leistungseinbußen und Abhängigkeiten, ohne die zugrunde liegenden Probleme vollständig zu lösen.

• Ein effektiverer Ansatz besteht darin, neue, cloudnative Lösungen zu nutzen, die bessere Skalierbarkeit und Leistung bieten, sowie die Möglichkeit, Spitzentechnologien wie KI und maschinelles Lernen zu nutzen.

Der aktuelle Stand: bestehende und moderne Systeme im Vergleich

In einer Zeit, in der Unternehmen zunehmend agilere und anpassungsfähigere Lösungen benötigen, sind veraltete Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) schnell obsolet geworden. Tatsächlich fand Forrester heraus, dass 76 % der Führungskräfte in Modernisierungsmaßnahmen zur Abkehr von veralteten Tools investieren, um Risiken zu reduzieren, Silos zu beseitigen und die IT-Agilität zu verbessern.

Die bestehenden Systeme vieler Organisationen sind seit Jahren im Einsatz und haben oft sogar eine entscheidende Rolle im Geschäftsbetrieb und Wachstum gespielt. Auch wenn sie in der Vergangenheit ihren Zweck gut erfüllt haben mögen, ist es doch nicht zu leugnen, dass sie es jetzt nicht mehr können. Diese Systeme wurden nie für eine schnelle Anpassung an sich ändernde Geschäftsdynamik konzipiert, und der Versuch, veraltete Systeme für moderne Aufgaben zu nutzen, führt zu geringerer Produktivität und einem System, das mehr Hindernisse als Lösungen bietet.

Die Umstellung auf modernere Lösungen kann zwar monumental erscheinen, moderne ECM-Plattformen vereinfachen den Übergang von bestehenden Systemen jedoch erheblich. Die führenden ECMs von heute:

• Bieten hochentwickelte Umgebungen und Tools wie cloudnative Architektur, intelligente Verarbeitung und robuste Integrationsfunktionen

• Nutzen Sie alle Vorteile cloudnativer Architekturen voll aus

• Erschließen neue Erkenntnisse und Effizienzen mit intelligenten Verarbeitungsfunktionen

• Liefern Inhalte im Kontext mit robusten Integrationen in wichtige Geschäftssysteme

Angesichts der Verfügbarkeit neuer Technologien wie KI und cloudfähige Infrastrukturen ist es jetzt an der Zeit, die Modernisierung von bestehenden Systemen in Betracht zu ziehen. Wir möchten einige Aspekte untersuchen, die es zu berücksichtigen gilt, wenn Sie die nächsten Schritte bewerten.

Bestehende ECM-Systeme basieren auf veralteter Technologie und manuellen Prozessen. Ihre Funktionen sollten einfach sein: Die Speicherung und das Indizieren digitaler Kopien von Geschäftsunterlagen, die zu einem späteren Zeitpunkt im Rahmen eines Geschäftsprozesses oder als Reaktion auf eine Ad-hoc-Anfrage gefunden und abgerufen werden können.

Doch heute bleiben sie in vielerlei Hinsicht zurück:

Herausforderung 1: Hoher Wartungsaufwand

Bestehende Systeme müssen häufig gewartet werden. Dies erfordert spezialisierte Wartungsressourcen und höhere IT-Budgets. Selbst dann sind die Wartungs- und Upgradeleistungen dieser Systeme oft nur grundlegend und umfassen in erster Linie Bugfixes oder Kompatibilitätsverbesserungen – Innovationen oder neue Funktionen sind, wenn überhaupt, nur begrenzt vorhanden.

Herausforderung Nr. 2: Integrationsprobleme

Bestehende Systeme basieren häufig auf proprietären Schnittstellen, Datenformaten oder Kommunikationsprotokollen, die mit heutigen Standardintegrationsmethoden nicht kompatibel sind, was den Datenaustausch mit anderen Systemen schwierig macht. Dies führt zu Datensilos und Ineffizienzen, die die Kommunikation, den Betrieb und die Modernisierungsbemühungen behindern.

Herausforderung Nr. 3: Systemunzuverlässigkeit

Bestehende Systeme sind anfällig für Abstürze und Ausfälle aufgrund von unzureichend gewarteter Software, unregelmäßiger Wartung und komplexer oder veralteter Architekturen, die schwer zu warten und zu debuggen sind. Dies setzt Unternehmen dem Risiko von Betriebsunterbrechungen oder Sicherheitsverletzungen aus.

Herausforderung 4: Mangelnde Skalierbarkeit

Skalierbarkeit wird zu einem Problem, wenn bestehende Systeme nicht in der Lage sind, die steigenden Kundenanforderungen, das Benutzerwachstum, das Datenvolumen und die Komplexität zu bewältigen. Dies ist oft auf veraltete Systeme mit starren Architekturen zurückzuführen, die eine horizontale oder vertikale Skalierung erschweren.

Herausforderung 5: Unvermögen, sich an neue, sich ändernde Bedrohungen anzupassen

Aufgrund ihrer veralteten Architektur und fehlender Verschlüsselungsmaßnahmen verfügen ältere Systeme oft über unzureichende Sicherheitsvorkehrungen. Dies kann zu Datenverletzungen, Datenlecks, Cyberangriffen und Dienstausfällen führen, was die Einhaltung von Vorschriften erschwert und die Zuverlässigkeit und Vertrauenswürdigkeit eines Unternehmens untergräbt.

Herausforderung 6: Schlechte Benutzererfahrungen

Wenn Sie Ihr Team bitten, bei veralteten Schnittstellen zu bleiben, wird die Produktion durch veraltete, schlecht integrierte Lösungen behindert und die Akzeptanz bei den Benutzern sinkt.

Herausforderung 7: Fachkräftemangel

In einer Zeit, in der bestehende Systeme zunehmend veralten und modernere Systeme an ihre Stelle treten, steigt der Bedarf an Kenntnissen über neuere Systeme, während die Anforderungen an die Fähigkeiten im Umgang mit bestehenden Systemen abnehmen. Unternehmen, die auf bestehende Systeme angewiesen sind, sind zunehmend nicht mehr in der Lage, diese Systeme zu warten und an die heutigen Herausforderungen anzupassen, da es schwierig sein kann, Mitarbeiter zu finden, die ihre Systemfunktionen warten, sichern und aktualisieren.

Die Modernisierung bestehender Systeme kann eine anspruchsvolle Aufgabe sein, insbesondere da es mehrere mögliche Ansätze gibt, die von einer Vielzahl von Faktoren wie der Komplexität und Größe des bestehenden Systems, dem verfügbaren Budget und den Kernprioritäten des Unternehmens abhängen.

Einige Ansätze, obwohl einfacher und kostengünstiger in der Umsetzung, bringen ihre eigenen Probleme mit sich.

Kapselung

Kapselung bezeichnet den Prozess, bestehende Systeme (d. h. Komponenten oder Funktionen bestehender Systeme) in eine neuere, modernisierte Architektur einzubetten – was bedeutet, dass nur die Schnittstellenschicht verändert wird. Die Idee beruht darauf, dass neue Daten und Funktionen über eine externe API angewendet werden, während ganze Prozesse weiterhin über bestehende Systeme gesteuert werden.

Dies ist ein schrittweiser Ansatz zur Modernisierung, aber die Kapselung löst viele der Probleme nicht, mit denen Unternehmen bereits bei der Erwägung einer Modernisierung von bestehenden Systemen konfrontiert sind, insbesondere in Bezug auf Schwierigkeiten bei Wartung, Integration und Aktualisierung.

Die Kapselung stellt außerdem zusätzliche Herausforderungen dar, darunter der Leistungsaufwand. Tatsächlich erhöht dies die Rechenressourcen (z. B. CPU, Arbeitsspeicher und Netzwerkbandbreite) oder die Zeit, die ein System oder eine Anwendung benötigt, um zusätzliche Aufgaben oder Prozesse auszuführen. Anstatt betriebliche Komplexitäten zu lösen, erhöht die Kapselung diese, da Unternehmen die Kapselungsschicht zusätzlich zum bestehenden System warten und verwalten müssen.

Unternehmen können auch von bestimmten Anbietern oder proprietären Technologien abhängig werden, um die Kapselungsschicht aufrechtzuerhalten, was die Flexibilität und die Anbieterauswahl einschränkt.

Rehosting und Replatforming

Rehosting und Replatforming sind alternative Modernisierungsstrategien, die Unternehmen in Betracht ziehen können.

Rehosting beinhaltet das Verschieben aktueller Anwendungen von On-Premise-Standorten in die Cloud oder auf andere Hardware mit minimalen Codeänderungen, was als „Lift and Shift“ bezeichnet wird. Dabei werden Anwendungen und Datenbanken in die Cloud übertragen und an die neue Umgebung angepasst.

Das Replatforming verfolgt einen ähnlichen Ansatz, mit einem zusätzlichen Schritt, der als „Tinkering“ bekannt ist (das Vornehmen kleinerer Anpassungen wie die Aktualisierung von Konfigurationen, Anpassung von Einstellungen oder Optimierung von Code zur Verbesserung der Leistung).

Beide Ansätze haben ihre Nachteile. Rehosting behebt keine grundlegenden Probleme und Ineffizienzen in der Anwendungsarchitektur. Durch die einfache Migration von Anwendungen in eine neue Umgebung können Systeme weiterhin die gleichen Einschränkungen aufweisen, wie Leistungsengpässe, unflexible Skalierbarkeit und Wartungsherausforderungen.

Ersetzen

Viele Unternehmen erkennen, dass ihr bestehendes System ersetzt werden muss. Vielleicht lässt sich keine Kapselung, kein Rehosting und keine Replatforming für die Lösung durchführen, oder vielleicht erfüllt sie die Anforderungen einfach nicht mehr.

Der Ersatz von bestehenden Systemen durch vollständig neue Lösungen würde die notwendigen Funktionen und Merkmale integrieren, um den aktuellen und zukünftigen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden, während gleichzeitig neue Funktionen implementiert werden, die im alten System nicht verfügbar waren, was die langfristigen Wartungskosten senkt und erheblich zur Steigerung des ROI beiträgt.

Moderne Lösungen ermöglichen es Unternehmen, die neuesten Technologien, Funktionalitäten und Merkmale zu integrieren, um aktuelle Geschäftsprobleme zu lösen, und bieten so die Möglichkeit, ihre Systeme eng an ihren Zielen und Vorgaben auszurichten, um zukünftiges Wachstum zu unterstützen.

Die Modernisierung von bestehenden Systemen erfordert eine Kombination aus strategischer Planung, effektiver Kommunikation, Risikomanagement und sorgfältiger Ausführung. Beginnen Sie mit der Implementierung dieser Best Practices:

1. Aktuelle Systeme bewerten

Führen Sie anschließend eine gründliche Bewertung Ihres bestehenden Systems durch, wobei Sie sich auf Leistung, Einschränkungen, Skalierbarkeit und andere Anforderungen konzentrieren.

2. Geschäftsanforderungen verstehen

Definieren Sie, wie Ihr Lösungs-Upgrade Ihre Geschäftsanforderungen unterstützen kann, unter Berücksichtigung aktueller und zukünftiger Wachstumsambitionen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre geplanten Modernisierungsmaßnahmen die Geschäftskontinuität und eine reibungslose Integration mit früheren und aktuellen Daten gewährleisten.

3. Experten konsultieren

Treten Sie mit wichtigen Technologie- und Branchenexperten innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens in Kontakt, darunter Führungskräfte, IT-Fachleute, Analystenfirmen und externe Partner.

4. Bereiche mit hoher Auswirkung beachten

Konzentrieren Sie sich auf Bereiche mit hoher Auswirkung und minimieren Sie dabei die Beeinträchtigung des laufenden Geschäftsbetriebs. Dies kann die Priorisierung schrittweiser Änderungen sein, die greifbare Vorteile liefern, oder in schwerwiegenderen Fällen die Umsetzung einer Systemüberholung durch Neuaufbau oder Ersatz.

5. In Schulung und Support investieren

Investieren Sie in Schulungs- und Supportprogramme, um die Teammitglieder mit den notwendigen Fähigkeiten, Kenntnissen und Ressourcen auszustatten, damit sie ihre Rolle erfolgreich erfüllen können.

6. Führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch

Überwachen Sie den Fortschritt im Hinblick auf die angestrebten Ziele, indem Sie KPIs und Meilensteine verfolgen, um sicherzustellen, dass sie mit den Projektzielen übereinstimmen.

Das Festhalten an Ihrem veralteten ECM-System behindert letztlich die Fähigkeit Ihres Unternehmens, die eigenen wertvollen Inhalte und Informationen effektiv zu verwalten und zu nutzen, was zu Betriebsverzögerungen führt und Sie in einen Wettbewerbsnachteil versetzt.

Laut einem McKinsey-Bericht verzeichnen Legacy-Unternehmen, die sich „neu erfunden“ haben, etwa 2,5-mal mehr Umsatzwachstum sowie eine Verdoppelung des EBIT-Wachstums und der Rendite der digitalen Bemühungen im Vergleich zu Unternehmen mit konventionellem Ansatz.

Eine robuste ECM-Plattform ist für Unternehmen, die Modernisierungsmaßnahmen für bestehende Systeme durchführen, häufig von Vorteil. ECM-Plattformen erleichtern neben anderen offensichtlichen Vorteilen die Migration von Inhalten von bestehenden zu modernen Systemen, verwalten Inhalte während ihres gesamten Lebenszyklus und stärken die Informationsverwaltungspraktiken.

Hier ist ein umfassender Überblick darüber, wie ECMs bei der Systemmodernisierung eine Rolle spielen können:

Moderne cloudbasierte Architektur und Erweiterbarkeit

ECMs sind in der Regel cloudbasiert, bieten Skalierbarkeit und senken die IT-Kosten, während sie die Sicherheit verbessern.

Da moderne ECM-Systeme in der Regel auf cloud-nativen Architekturen mit robusten APIs basieren, können Komponenten unabhängig voneinander eingesetzt und skaliert werden, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden. Sie ermöglichen auch eine nahtlose Integration mit externen Datenquellen und Systemen, erleichtern die Interoperabilität und den Datenaustausch und ermöglichen die Föderation von Inhalten über verschiedene Repositories hinweg.

Durch die Nutzung von APIs und Konnektoren greifen moderne ECMs auf Inhalte aus verschiedenen Quellen zu und aggregieren diese, einschließlich bestehender Systeme, Cloud-Anwendungen, Datenbanken und externen Repositories. Dies bietet eine einheitliche Ansicht der Content-Assets.

Insgesamt bietet dies Skalierbarkeit, senkt die IT-Kosten und erhöht die Sicherheit.

Intelligente Verarbeitungsfunktionen

KI und maschinelles Lernen (ML) automatisieren die Kategorisierung und Kennzeichnung von Inhalten, extrahieren intelligente Daten und unterstützen prädiktive Analysen zur Vorhersage von Trends. Produkte wie Hyland Knowledge Enrichment beseitigen Hindernisse bei der Verarbeitung unstrukturierter Daten und machen Ihre Inhalte KI-fähig. So entfalten Ihre vorhandenen Daten – die bislang schwer zugänglich und kaum nutzbar waren – ihr volles Potenzial für nachgelagerte KI-Produkte.

> Mehr erfahren | Verwenden Sie KI, um das Content-Management neu zu definieren

Eine robuste ECM-Plattform ist für Unternehmen, die Modernisierungsmaßnahmen für bestehende Systeme durchführen, häufig von Vorteil. ECM-Plattformen erleichtern neben anderen offensichtlichen Vorteilen die Migration von Inhalten von bestehenden zu modernen Systemen, verwalten Inhalte während ihres gesamten Lebenszyklus und stärken die Informationsverwaltungspraktiken.

Hier ist ein umfassender Überblick darüber, wie ECMs bei der Systemmodernisierung eine Rolle spielen können:

Moderne cloudbasierte Architektur und Erweiterbarkeit

ECMs sind in der Regel cloudbasiert, bieten Skalierbarkeit und senken die IT-Kosten, während sie die Sicherheit verbessern.

Da moderne ECM-Systeme in der Regel auf cloud-nativen Architekturen mit robusten APIs basieren, können Komponenten unabhängig voneinander eingesetzt und skaliert werden, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden. Sie ermöglichen auch eine nahtlose Integration mit externen Datenquellen und Systemen, erleichtern die Interoperabilität und den Datenaustausch und ermöglichen die Föderation von Inhalten über verschiedene Repositories hinweg.

Durch die Nutzung von APIs und Konnektoren greifen moderne ECMs auf Inhalte aus verschiedenen Quellen zu und aggregieren diese, einschließlich bestehender Systeme, Cloud-Anwendungen, Datenbanken und externen Repositories. Dies bietet eine einheitliche Ansicht der Content-Assets.

Insgesamt bietet dies Skalierbarkeit, senkt die IT-Kosten und erhöht die Sicherheit.

Intelligente Verarbeitungsfunktionen

KI und maschinelles Lernen (ML) automatisieren die Kategorisierung und Kennzeichnung von Inhalten, extrahieren intelligente Daten und unterstützen prädiktive Analysen zur Vorhersage von Trends. Produkte wie Hyland Knowledge Enrichment beseitigen Hindernisse bei der Verarbeitung unstrukturierter Daten und machen Ihre Inhalte KI-fähig. So entfalten Ihre vorhandenen Daten – die bislang schwer zugänglich und kaum nutzbar waren – ihr volles Potenzial für nachgelagerte KI-Produkte.

> Mehr erfahren | Verwenden Sie KI, um das Content-Management neu zu definieren

Prozessautomatisierung

Technologien wie robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) und intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) nutzen KI, OCR und Automatisierung, um Daten aus Dokumenten in Geschäftsprozessen zu erfassen und zu extrahieren sowie Arbeitsabläufe zu optimieren.

> Mehr erfahren | Leitfaden zur Prozessautomatisierung

Zugriff überall und jederzeit

Wenn Sie Ihrem Team die Technologie zur Verfügung stellen, die es benötigt, um mit den aktuellsten Daten zu arbeiten, verbessert das ihr Leben und ihre Arbeit. Wenn alle Mitarbeiter die erforderlichen Tools haben, um einfach und sicher zur richtigen Zeit auf die richtigen Inhalte zuzugreifen, können sie fundiertere Entscheidungen treffen und einen erstklassigen Service bieten. Mit modernisierten Systemen bleiben darüber hinaus dank führender Datensicherheitspraktiken und Backup-Plänen Ihre Inhalte sicher, sodass Ihre Unternehmensinhalte auch im Katastrophenfall geschützt sind.

Integrationen mit wichtigen Geschäftssystemen

Eine nahtlose Integration Ihrer Content-Management-Lösung in und über kritische Geschäftssysteme hinweg ist der Schlüssel zu Ihrer Modernisierung. Wenn Sie in der Lage sind, mit leistungsstarken Verbindungen zwischen Content-Tools und Geschäftsanwendungen alle Ihre Inhalte und Prozesse zu verwalten, können Sie Arbeitsabläufe, Ergebnisse und Erlebnisse verbessern.

Bestehende ECM-Systeme, die auf veralteter Technologie und manuellen Prozessen basieren, können betriebliche Ineffizienzen zur Folge haben, Integrationsherausforderungen darstellen, Kosten in die Höhe treiben und Compliance- sowie Sicherheitsrisiken hervorrufen. Dies hat erhebliche Auswirkungen auf die Produktivität und das Wachstum von Unternehmen.

Die moderne, cloudnative Content-Management-Plattform von Hyland – Content Innovation Cloud™ – definiert grundlegend neu, was Sie mit Ihren Inhalten tun können. Sie ermöglicht Erweiterbarkeit und Integration und vereinfacht Migrationen. Unsere Suite von Tools für Content Intelligence sowie unser Ökosystem aus professionellen Dienstleistungen, Partnern und Netzwerken aus Systemintegratoren bietet benutzerfreundliche Low-Code-Schnittstellen, sorgt für eine schnelle Implementierung und befähigt Entwickler zum schnelleren Ausführen ihrer Arbeit. Erfahren Sie, warum Hyland die Lösung für die Modernisierung Ihres bestehenden Systems sein könnte.