Le Défi
En tant qu'organisation opérant dans le secteur de la santé, PharmaCord n'est pas étrangère au traitement de gros volumes de documents. Chaque nouveau cas d'inscription et d'approbation d'une ordonnance implique de nombreux documents soumis par le patient, les médecins, les compagnies d'assurance et de nombreuses autres organisations.
Révisions manuelles et saisie de données de milliers de documents par jour
Jusqu'à présent, le traitement de tous ces documents entrants était principalement une tâche manuelle. Même si les documents arrivaient numériquement sous forme de pièces jointes à des e-mails ou de télécopies, ils devaient être examinés par un employé, qui devait ensuite les classer et les séparer selon les besoins, et y ajouter des mots-clés et d'autres métadonnées. Une fois ces tâches accomplies, l'employé transmettait les documents pour qu'ils soient intégrés dans Lynk (le système de Case Management propre à PharmaCord). Là, un autre utilisateur joignait les documents au dossier patient approprié et effectuait la saisie manuelle de données de ces documents dans le référentiel de PharmaCord, OnBase.
Une partie du défi du traitement manuel résidait dans le volume considérable des documents entrants. Chaque demande d'inscription peut nécessiter plus de 30 types de documents et de formulaires différents, allant des dossiers médicaux, des ordonnances et des résultats de laboratoire aux pièces d'identité, aux déclarations de revenus et d'impôts, ainsi qu'aux approbations d'assurance et aux autorisations préalables. Le processus étant si chargé en documents, il n'était pas rare que les employés de PharmaCord doivent classer et séparer 2 000 à 3 000 documents par jour dans le cadre des plus de 40 programmes de prescription de PharmaCord.
La documentation d'admission arrivait dans un seul fichier contenant des paquets de documents mixtes
Un autre défi avec les documents entrants était qu'ils arrivaient souvent sous forme de paquets mixtes numérisés en un seul fichier, et il fallait déployer des efforts considérables pour les séparer et les classer correctement.
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Des pics de volume saisonniers considérables
Il y a également eu un pic saisonnier récurrent et spectaculaire du volume pendant la période annuelle de réinscription des patients, au cours de laquelle le volume de traitement a presque doublé. Cela a obligé PharmaCord à allouer des ressources supplémentaires à ce processus déjà coûteux.
Les erreurs de traitement étaient inévitables
Enfin, la volonté de réduire les erreurs de traitement des documents était également présente. Étant donné le volume et la variété des documents traités chaque jour, même les meilleurs employés humains pouvaient commettre de simples erreurs pouvant entraîner des retouches et retarder l'administration des médicaments nécessaires aux patients.
