Le défi
Manchester University NHS Foundation Trust (MFT), le plus grand NHS Foundation Trust du Royaume-Uni, dessert une population de plus de 2,8 millions d'habitants du Grand Manchester. Il est né de la fusion de plusieurs trusts existants.
La gestion d'informations précises et cohérentes sur les patients au sein de ce grand trust MFT, qui compte 11 hôpitaux, constituait un énorme défi. Les informations étaient réparties dans plusieurs systèmes d'administration des patients et de dossiers patients informatisés (DPI), ainsi que dans plusieurs systèmes de gestion de documents. Enfin, de nombreuses autres applications cliniques compliquaient encore la tâche.
La stratégie
MFT a lancé son programme Hive pour transformer la continuité des soins grâce à l'innovation numérique.
L'un des éléments clés dont MFT avait besoin pour Hive était une solution centralisée de gestion de documents et de DPI pour unifier les dossiers des patients au sein de son workflow de DPI et garantir aux cliniciens un accès en temps réel aux informations cruciales, à tout moment et en tout lieu.
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La solution
MFT a déployé le système Epic EPR et l'a intégré à la solution de gestion de contenu d'entreprise OnBase de Hyland dans le cloud. Cette solution combinée fournit une source unique et centralisée d'informations sur les patients à l'échelle du trust.
La transition ne concernait pas seulement la numérisation des dossiers médicaux; il s'agissait de créer un système global pour intégrer la documentation clinique, améliorer les workflows et permettre une prise de décision clinique plus rapide et plus sûre.
« L'un des avantages de notre système de DPI centralisé est que l'ensemble du trust suit le même flux de processus métier. Cette standardisation permet de gagner en efficacité et d'améliorer la prise en charge des patients », déclare Martin Hobson, responsable des applications informatiques. « OnBase fait partie de cette prestation globale de soins de santé, qui concerne tous les hôpitaux de court séjour et soins communautaires du MFT. »
Les principales caractéristiques du déploiement d'OnBase étaient les suivantes :
Accès centralisé aux dossiers médicaux des patients, aux images et à la documentation clinique sur tous les sites et dans tous les services
Intégration en temps réel au système Epic EPR, qui rationalise les workflows et élimine les silos de données
Des solutions configurables adaptées aux besoins spécifiques des cliniciens et des équipes techniques, garantissant une utilisation optimale.
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L'impact
OnBase a véritablement transformé la façon dont MFT dispense les soins aux patients. Grace à un système de dossiers patients centralisé, les cliniciens disposent d'un accès immédiat à la documentation la plus récente, ce qui réduit les délais et améliore l'efficacité.
Efficacité et sécurité accrues
Lorsque le personnel de différents services suit un processus unique et standardisé, les inefficacités sont réduites et la prise en charge des patients s'améliore considérablement. Grâce à cette standardisation, les patients progressent plus rapidement dans leur parcours de soins, de l'admission à la sortie.
« L'adoption de cette approche du dossier médical unique est essentielle pour garantir que le parcours de soins des patients soit aussi efficace que possible », a déclaré Hobson.
Réunions MDT optimisées
En facilitant l'accès à toutes les informations sur les patients, les systèmes Epic EPR et OnBase permettent aux spécialistes d'une équipe multidisciplinaire de prendre des décisions éclairées pendant la réunion, car toutes les informations utiles sont disponibles, ce qui permet de gagner du temps et de maximiser l'impact de ces discussions cliniques à haute valeur ajoutée.
« Lors d'une réunion d'équipe multidisciplinaire traitant des soins complexes nécessaires à un patient en particulier, il est possible d'impliquer plusieurs spécialistes à tout moment. Le regroupement de toutes ces informations sur les patients dans le système Epic EPR et la solution OnBase a été transformateur, car n'importe quel service du trust peut consulter le dossier d'un patient ainsi que des documents ou images associés », explique M. Hobson.
OnBase va au-delà du stockage, de la manipulation, de la documentation et de l'indexation de données. Il présente différentes vues qui permettent aux équipes administratives, techniques et autres d'interagir avec l'application à un niveau bien plus élevé et affiné qu'auparavant.
Meilleure convivialité pour les équipes
En plus d'être une solution de gestion de contenu d'entreprise, OnBase offre d'excellentes capacités de manipulation des données et de gestion de processus.
« OnBase va au-delà du stockage, de la manipulation, de la documentation et de l'indexation de données », explique Rylan Ashbourne, analyste principal chez MFT. « Il présente différentes vues qui permettent aux équipes administratives, techniques et autres d'interagir avec l'application à un niveau beaucoup plus élevé et affiné qu'auparavant. »
Cela profite aux équipes en charge des services numériques et des dossiers médicaux, leur permettant de travailler plus intelligemment et plus efficacement.
« J'ai travaillé avec d'autres systèmes de gestion de documents d'entreprise et OnBase offre une meilleure personnalisation et la capacité de tirer parti de la gestion des données, des connaissances et des processus pour exploiter pleinement la solution OnBase », déclare Hobson.
Quelle est la prochaine étape ?
L'expérience positive de MFT avec OnBase montre comment la transformation numérique peut fondamentalement améliorer la prestation de soins de santé en intégrant la technologie dans les workflows cliniques. À l'avenir, le trust prévoit d'étendre son utilisation d'OnBase pour optimiser la prise en charge des patients, améliorer l'accessibilité des données et soutenir son engagement envers l'amélioration continue.
Par exemple, MFT « travaille à la standardisation et à la gestion du triage et du workflow liés aux transplantations pour notre trust, afin que les équipes de triage puissent bénéficier d'améliorations et de gains d'efficacité lors du processus de transfert des patients transplantés », déclare M. Hobson.
L'équipe des services numériques souhaite également découvrir comment Hyland Content Innovation Cloud™, les agents d'API et les systèmes d'IA peuvent étendre l'automatisation des processus, permettre le développement d'applications et accélérer l'intelligence afin de prendre des décisions plus rapidement.
Hyland reste un partenaire essentiel pour MFT, soutenant sa vision stratégique de transformer la manière dont le trust fonctionne et prend soin de ses patients, de son personnel et de la population générale, afin de repenser la prestation de soins de santé.
