Points Clefs:
À propos de la FAA : il s'agit d'une agence gouvernementale américaine qui a modernisé son infrastructure informatique pour fournir des solutions de haute qualité plus rapidement et plus efficacement dans l'ensemble de l'organisation.
Produit Hyland : Alfresco
Victoires majeures :
- A mis en place un service de gestion de documents partagé (EDMS) à l'échelle de l'entreprise pour répondre à divers besoins métiers.
- Réduit les dépenses informatiques et augmenté la valeur ajoutée grâce à la consolidation de plusieurs contrats de fournisseurs en un seul accord de licence d'entreprise.
- Le premier client a été intégré à la nouvelle plateforme en deux jours seulement, preuve d'une mise en œuvre rapide et efficace.
- A créé un modèle de coûts holistique pour une planification financière et budgétaire efficace, en fournissant des données fiables pour les décisions en matière de service.
Pour les agences gouvernementales, les services informatiques partagés constituent une stratégie éprouvée pour fournir des solutions de haute qualité plus rapidement et plus efficacement. Preuve à l'appui : le service de gestion de documents d’entreprise partagé (EDMS) de la Federal Aviation Administration (FAA), sous l’égide de l’Office of Information and Technology (AIT) de la FAA, a été conçu en tenant compte de la vaste utilisation au sein de l'entreprise, des économies d’échelle ainsi que des économies de coûts et de temps.
Propulsé par Alfresco, EDMS incarne la vision des services partagés informatiques.
« L'EDMS est un service partagé pour aider les partenaires commerciaux de l'agence à planifier et à satisfaire leurs besoins métier. Nous attribuons ce succès à une attention portée très tôt sur la planification, la gouvernance et la standardisation de services de bout en bout, sans oublier l'adoption au sein de l'entreprise », a déclaré Carmen Marco, vice-présidente senior des services d'expérience numérique au sein de la société de services professionnels Network Designs, Inc. (NDi).
S'appuyer sur la réussite
Le parcours de la FAA vers l'EDMS a commencé lorsque l'AIT a engagé NDi pour remplacer un système de gestion documentaire vieillissant pour le Bureau de la Réglementation. La solution produite — Système de gestion de l'information sur la réglementation (RIMS) — a utilisé Alfresco Content Services et Alfresco Process Services pour rationaliser l'examen, l'approbation et le stockage des documents de réglementation.
Après avoir bâti la RIMS, NDi a vu une opportunité d'aider AIT à résoudre deux problèmes supplémentaires : une longue liste de demandes de fonctionnalités de gestion de documents et de nombreux référentiels disparates avec des coûts de maintenance croissants. NDi s'est associée à AIT pour mettre en place un service partagé d'entreprise capable de répondre aux besoins des clients de la FAA.
Nouveau service de gestion de documents d’entreprise
L'AIT a fait appel à NDi pour planifier et mettre en œuvre Alfresco sous la forme d'une offre PaaS (« platform-as-a-service ») dans le cloud public AWS, via le service cloud de la FAA. Alfresco est une plateforme moderne de services partagés qui offre de multiples avantages, notamment une architecture modulaire cloud-native, la prise en charge des standards ouverts, un cœur open source et des API qui découplent les applications front-end de la plateforme pour une flexibilité maximale à long terme.
NDi a supervisé le processus de mise en œuvre de l'EDMS, de la définition et de la gouvernance des services à la mise en place d'une architecture robuste et évolutive, en passant par l'intégration de groupes d'utilisateurs à la production. Sous-traitant des agences gouvernementales depuis près de 25 ans, NDi a apporté son expertise en gestion de programmes, analyse métier, conception de l’expérience utilisateur, architecture des systèmes, développement agile, DevSecOps, gestion du changement et tarification des services partagés.
Le service EDMS est un service partagé pour aider les partenaires commerciaux de l’agence à planifier et à satisfaire leurs besoins métier. Ce succès est attribué à une attention portée très tôt sur la planification, la gouvernance et la standardisation des services de bout en bout, sans oublier l'adoption à l’échelle de l’entreprise.
— Carmen Marco, Vice-présidente senior, Expérience numérique, Network Designs, Inc.
Architecture PaaS
NDi a établi une architecture pour soutenir une offre PaaS qui prend en charge le développement et le déploiement d’applications Web. La couche applicative pour l'EDMS héberge des ressources en cluster qui exploitent des services d’entreprise intégrés pour un accès sécurisé, un chiffrement de bout en bout et une haute disponibilité. La couche de services partagés contient plusieurs services tels que les référentiels de base, la recherche, la modélisation de contenu, l’indexation, le concepteur de processus et bien d’autres encore, exposés par le biais d’API REST. Les services de stockage sont fournis et accessibles via un service API sécurisé qui utilise Amazon Relational Database Service (RDS) pour stocker les métadonnées système et se connecte à Amazon Simple Cloud Storage Service (S3) pour le stockage de documents et d’objets.
L'EDMS mûrit et grandit
Environ 18 mois après le lancement du projet EDMS, NDi a intégré des partenaires commerciaux avec des exigences variées en matière de documents, de flux de travail et d’interface utilisateur issues des secteurs d'activité internes de la FAA.
L'Office de la Réglementation a été le premier client de l'EDMS. Son système RIMS a été intégré en seulement deux jours. D'autres clients EDMS incluent le Bureau des contrats de la FAA, qui gère les contrats à l'échelle de l'agence, et la division Aéroports, qui maintient des milliers de documents relatifs à la sécurité, à la capacité et à l'état du système aéroportuaire américain.
De nombreux avantages financiers
Pour une planification financière et budgétaire efficace, NDi a développé un modèle de coûts holistique pour l'EDMS, incluant la main-d’œuvre et les actifs, basé sur un pipeline client prévu. L’équipe a donné à l’agence la confiance nécessaire, grâce aux données, pour décider de fournir le service.
La consolidation des contrats a été un autre résultat positif de l'EDMS au niveau budgétaire. La FAA devrait tirer davantage de valeur d'un seul accord de licence d'entreprise que de plusieurs petits contrats conclus avec plusieurs fournisseurs. En outre, la FAA peut mettre hors service les anciens systèmes de gestion documentaire au fur et à mesure de l'intégration des clients, ce qui contribue à rationaliser le portfolio d'applications de l'agence et à réduire les dépenses informatiques.
Forte demande interne
NDi continue de soutenir l'EDMS avec des ressources consacrées à l'accueil et à l'engagement des clients, à la production et au service d'assistance.
Il existe un pipeline important de clients à intégrer à l'EDMS, et NDi collabore avec l'AIT de la FAA pour faire migrer ces clients sur la plateforme.
