Erfahren Sie, wie sich ECM weiterentwickelt, um den sich ändernden Anforderungen heutiger Unternehmen gerecht zu werden, und entdecken Sie die wichtigsten Trends und Funktionen moderner ECM-Lösungen.
Mit dem rasanten Tempo technologischer Innovationen hat sich das Enterprise-Content-Management (ECM), das einst als Lösung für die Dokumentenaufbewahrung vorgesehen war, zu einem strategischen Tool entwickelt, das es Unternehmen ermöglicht, ihre Inhalte für Wettbewerbsvorteile zu nutzen.
Ein wesentlicher Treiber dieser Entwicklung ist die zunehmende Digitalisierung von Unternehmen, was dazu führt, dass eine enorme Menge an Inhalten digital erstellt und verwaltet wird. Da Unternehmen bestrebt sind, den Informationsfluss und die Zusammenarbeit zu verbessern, interne Prozesse zu optimieren und die Entscheidungsfindung zu verbessern, wird das ECM zu einem wesentlichen Bestandteil dieser Transformationsreise.
Entdecken Sie den aktuellen Stand von ECM, die wichtigsten Technologien und Trends, die seine Zukunft prägen, sowie wie moderne ECM-Plattformen es Unternehmen ermöglichen, im digitalen Zeitalter erfolgreich zu sein.
Bestehende ECM-Systeme sind von Natur aus ein Relikt der Vergangenheit. Sie werden typischerweise On-Premise bereitgestellt, bieten übermäßig komplexe Lösungen für scheinbar einfache moderne Herausforderungen und zeigen wenig bis gar keine Flexibilität für die spezifischen Anforderungen von Unternehmen.
Es entsteht eine neue Generation von ECM-Lösungen, um diese bestehenden Systeme zu ersetzen. Diese modernen Lösungen versprechen nicht nur, die Art und Weise zu revolutionieren, wie Unternehmen Inhalte verwalten, sondern auch, wie Unternehmen Inhalte für strategische Vorteile nutzen.
Modernes ECM hat sich über das traditionelle Dokumentenmanagement hinaus entwickelt und bietet ein dynamisches System, das das gesamte Unternehmen verbindet. Es geht nicht mehr darum, Papierdokumente in einen Online-Dateiordner zu verschieben, sondern vielmehr darum, ein effektives Informationsmanagementsystem zu etablieren, das es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre beste Arbeit zu leisten.
Wenn es um Geschäftssysteme geht, ist die Integration der springende Punkt. Wenn Ihre Systeme nicht miteinander kommunizieren, könnten Ihre Technologieinvestitionen letztendlich mehr Silos und Hindernisse für Ihre Mitarbeiter bedeuten.
Deshalb erkennen Unternehmen zunehmend den Wert eines ECM-Systems, das sich nahtlos in andere Kerngeschäftssysteme integrieren lässt, wie zum Beispiel:
Indem Unternehmen Barrieren zwischen den Abteilungen abbauen und bei Bedarf flexiblen Zugriff auf relevante Inhalte ermöglichen, verbessern sie den Informationsfluss und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und sorgen so für ein agiles und widerstandsfähiges Unternehmen.
– Forrester Consulting, Transforming processes and experiences with content, automation and AI, 2024
In den letzten zwei Jahrzehnten haben Unternehmen sich rasch auf cloudbasierte Lösungen eingestellt und von On-Premise-Systemen abgewandt.
Dadurch, dass Remote-Arbeit immer mehr zur Norm wird, beschleunigt sich dieser Wandel, während Unternehmen eine skalierbare und agile Infrastruktur anstreben, auf die von überall, jederzeit und auf jedem Gerät zugegriffen werden kann, um die Produktivität und Zusammenarbeit zu verbessern.
Cloud-native ECM-Plattformen nutzen die Leistungsfähigkeit des Cloud-Computing, um Unternehmen eine größere Zugänglichkeit und Flexibilität zu bieten, was zusätzlich zu Kosteneinsparungen führt.
Durch die Verlagerung von ECM in die Cloud profitieren Unternehmen von folgenden Vorteilen:
> Weitere Informationen: Ein Leitfaden zur Erstellung Ihres Business Case für die Cloud
Im Bereich des ECM birgt die Automatisierung ein erhebliches Potenzial zur Rationalisierung von Prozessen, zur Beschleunigung von Entscheidungsfindungen und zur Optimierung von Kosten – und Unternehmen prüfen zunehmend, wie sie diese zu ihrem Vorteil nutzen können.
Moderne ECM-Lösungen bieten ein breites Spektrum an Automatisierungsmöglichkeiten, darunter:
Durch die Nutzung der Automatisierung in ECM können Unternehmen die betriebliche Effizienz erheblich steigern, Zeit sparen und Kosten senken.
Erkunden Sie, wie moderne Content-Services-Plattformen Content Intelligence freisetzen, um Arbeitsabläufe zu optimieren, die Governance zu stärken und bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen. Erhalten Sie praktische Einblicke in die KI-Bereitschaft, die Einführung von Content Intelligence und Strategien für den Übergang der Belegschaft.
Die Zukunft von ECM liegt in der Einführung intelligenter Content-Lösungen, die künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) nutzen, um die Art und Weise zu revolutionieren, wie Unternehmen ihre Informationen verwalten.
Intelligente Inhaltslösungen ermöglichen es Unternehmen, Inhalte dynamisch zu verwalten und bieten erweiterte Funktionen zur Effizienzsteigerung, zur Verbesserung der Entscheidungsfindung und zur Bereitstellung personalisierter Benutzererfahrungen.
Die intelligente Prozessautomatisierung kombiniert die Leistungsfähigkeit von Optical Character Recognition (OCR), robotergesteuerter Prozessautomatisierung (RPA) und KI/ML, um Unternehmen dabei zu unterstützen, Daten aus verschiedenen Dokumentenformaten intelligent zu identifizieren, zu klassifizieren und präzise zu extrahieren.
Diese leistungsstarke Kombination aus Technologien gestaltet die Erfassung und Verarbeitung von Inhalten intelligenter und vereinfacht und beschleunigt dokumentbasierte Prozesse. Mit intelligenter Prozessautomatisierung können Unternehmen durch die Optimierung von Vorgängen und Arbeitsabläufen ein höheres Maß an Genauigkeit und Produktivität erreichen.
Bei der prädiktiven Analyse wird eine Datenanalyse verwendet, um die Frage zu beantworten: „Was könnte basierend auf vergangenen Ereignissen in Zukunft passieren?“
Sie umfasst die Analyse von Daten aus mehreren Quellen, um als Grundlage für genauere Entscheidungen relevante Erkenntnisse für Unternehmen zu identifizieren und Empfehlungen zu geben, die auf historischen und aktuellen Aktivitäten basieren.
Intelligente ECM-Lösungen nutzen fortschrittliche Analysen, um das Benutzerverhalten vorherzusagen, indem sie Muster in den Präferenzen der Benutzer und der Nutzung von Inhalten analysieren, um Trends zu prognostizieren und die Bedürfnisse der Benutzer und des Unternehmens zu antizipieren. Dies verbessert nicht nur die Geschäftsergebnisse, sondern hilft Unternehmen auch dabei, neue Möglichkeiten zur Optimierung von Prozessen zu identifizieren.
In der heutigen digitalen Landschaft, in der Informationsüberflutung eine ständige Herausforderung darstellt, sind personalisierte Inhaltserlebnisse zunehmend entscheidend, um Ihre Belegschaft zu engagieren und die Produktivität zu fördern.
Intelligente ECM-Lösungen ermöglichen es Unternehmen, personalisierte Inhalte basierend auf dem Benutzerkontext und den Benutzerbedürfnissen bereitzustellen. Indem Unternehmen die Benutzerpräferenzen und rollenspezifischen Anforderungen verstehen, können sie ihren Mitarbeitenden eine intuitivere und optimiertere Erfahrung bieten, sodass es ihnen leichter fällt, die Informationen zu finden, die sie benötigen, um ihre Arbeit effizient zu erledigen.
Laut Research and Markets wird der globale Markt für ECM bis 2030 voraussichtlich eine Größe von 133,7 Milliarden US-Dollar erreichen.
Wenn wir in die Zukunft von ECM blicken, zeichnen sich mehrere wichtige Trends ab, die deren Entwicklung prägen werden.
Business-Technologien übernehmen zunehmend Ansätze aus dem B2C-Bereich: Die Endnutzererfahrung ist alles, was zählt.
Der zunehmende Fokus auf die Benutzererfahrung (UX) in ECM-Lösungen wird stark von den Designprinzipien in Consumer-Apps beeinflusst. Da sich moderne Nutzer in ihrem Alltag an benutzerfreundliche Apps gewöhnen, beginnen sie, dasselbe auch am Arbeitsplatz zu erwarten.
Mitarbeiter haben heute höhere Erwartungen an ihre Arbeitgeber und die von ihnen eingesetzten Lösungen. Wenn Mitarbeiter Stunden damit verbringen, sich in einem umständlichen, veralteten System zurechtzufinden, könnten sie anfangen, nach innovativeren Arbeitgebern zu suchen und ihre Fähigkeiten woanders einzusetzen.
Da Arbeitgeber bestrebt sind, ihre Talente zu halten, wird die Mitarbeiterzufriedenheit zu einer obersten Priorität. Eine einfache Möglichkeit, dies zu erreichen, ist durch ECM-Lösungen mit:
Durch die Optimierung des digitalen Content-Management-Erlebnisses für Mitarbeiter können Unternehmen die Akzeptanz von Lösungen fördern, die Produktivität steigern und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz erhöhen.
Seit Jahren erfordern ältere ECM-Plattformen erhebliche Investitionen in Ressourcen und Zeit für die Implementierung und Wartung, was sie für viele Unternehmen unzugänglich macht.
Mit dem Aufkommen von Low-Code- und No-Code-Plattformen ändert sich das jedoch. Unternehmen entscheiden sich zunehmend für Low-Code- und No-Code-ECM-Lösungen, mit denen sie ohne umfangreiche Programmierkenntnisse oder Erfahrungen schnell individualisierte Anwendungen entwickeln und bereitstellen können.
Diese Plattformen befähigen Unternehmen, Anwendungen zu erstellen, die ihren spezifischen Bedürfnissen entsprechen und sich leicht anpassen lassen, wenn sich das Geschäft weiterentwickelt. Dies reduziert nicht nur drastisch die Implementierungszeit und -kosten, sondern ermöglicht auch einen flexibleren und agileren Ansatz für das ECM.
Da Datenschutzverletzungen immer häufiger auftreten und strengere Vorschriften wie die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und der California Consumer Privacy Act (CCPA) nachhaltige Auswirkungen haben, ist es keine Überraschung, dass Compliance und Sicherheit für Unternehmen oberste Priorität haben.
Moderne ECM-Lösungen bieten fortschrittliche Sicherheitsfunktionen und Automatisierungsmöglichkeiten, die die Einhaltung von Vorschriften unterstützen:
Mit intelligenten Content-Lösungen können Unternehmen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten und ihre wertvollen Informationen effektiv schützen, ohne dass ein Teammitglied rund um die Uhr nach Bedrohungen Ausschau halten muss.
Der weltweite Fokus auf Nachhaltigkeit, Umweltschutz und Corporate Social Responsibility (CSR) hat zu einer verstärkten Kontrolle und Nachfrage nach nachhaltigen Geschäftspraktiken geführt.
Ineffiziente Datenverwaltung und papierbasierte Prozesse sind nicht mehr akzeptabel, nicht nur wegen der Umweltbelastung, sondern auch wegen der wirtschaftlichen Kosten. Das Speichern von Daten an mehreren Orten oder das Drucken unnötiger Dokumente ist kostspielig und verschwenderisch.
Modernes ECM spielt eine Schlüsselrolle beim Abschließen der Informationsverwaltung, der Reduzierung der Papierabhängigkeit und dem Abschließen der digitalen Zusammenarbeit. Dies führt zu Ressourceneinsparungen und reduzierten Kohlenstoffemissionen und trägt zu einem umweltfreundlicheren, ökologisch verantwortungsvolleren Geschäftsmodell bei.
Moderne ECM-Lösungen bieten dynamische Content-Management-Funktionen und fortschrittliche Merkmale, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Geschäftsziele effektiv zu erreichen.
Achten Sie bei der Evaluierung einer ECM-Plattform auf diese wichtigen Merkmale:
> Mehr erfahren: Strategien zur Anwendungsmodernisierung
„Anstatt FileNet zu erweitern, wechselten wir zu Hyland. Dadurch sparten wir umgehend 400.000 US-Dollar, und auch die Weiterentwicklung des Systems in Eigenregie ist viel günstiger. Die Entwicklung unseres aktuellen Workflows in FileNet hätte zum Beispiel 200.000 US-Dollar mehr gekostet.“
– Kimberly Wraight, ECM-Koordinator, Washtenaw County
Die Implementierung der richtigen ECM-Lösung kann den Unterschied zwischen einem florierenden, agilen Unternehmen und einem, das Schwierigkeiten hat, mit der Konkurrenz Schritt zu halten, ausmachen. Indem sie die neuesten Trends und Funktionen im Bereich des ECM nutzen, können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, die Zusammenarbeit fördern, ihren Mitarbeitern mehr Handlungsspielraum geben und die Produktivität insgesamt steigern.
Ganz gleich, ob Ihr Unternehmen die Effizienz steigern, die Entscheidungsfindung verbessern oder nachhaltige Geschäftspraktiken abschließen möchte: ECM ist ein leistungsstarkes Tool zum Erzielen von Ergebnissen.
