Enterprise-Content-Management (ECM) verstehen
Entdecken Sie die Grundlagen von ECM, seine Vorteile und wie es das Content-Management verändert, um die Effizienz und Compliance in Ihrem Unternehmen zu verbessern.
Entdecken Sie die Grundlagen von ECM, seine Vorteile und wie es das Content-Management verändert, um die Effizienz und Compliance in Ihrem Unternehmen zu verbessern.
Die effiziente Verwaltung enormer Informationsmengen ist für Unternehmen jeder Größe von entscheidender Bedeutung. Enterprise Content Management (ECM) bietet eine umfassende Lösung für diese Herausforderung und ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumentenverwaltungsprozesse zu optimieren, den Kundenservice zu verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicherzustellen.
Durch die Implementierung einer effektiven ECM-Strategie können Unternehmen die Betriebskosten erheblich senken, Risiken minimieren und die Gesamtproduktivität verbessern. Ganz gleich, ob Sie neu im ECM-Bereich sind oder Ihr aktuelles System modernisieren möchten – dieser Leitfaden enthält wertvolle Informationen, die Ihnen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Effizienz Ihrer Content-Management-Bemühungen zu maximieren.
ECM, manchmal auch als Dokumentenmanagement oder Datensatzmanagement bezeichnet, ist der Prozess der Verwaltung des gesamten Lebenszyklus der Inhalte einer Organisation, einschließlich Dokumenten, Tabellen, Verträgen, gescannten Bildern, Fotos, Videos, CAD-Zeichnungen und jeder anderen Art von Dokumenten. Bei der Auswahl eines ECM besteht das Ziel darin, Risiken zu reduzieren und Produktivität, Effizienz und Kundenerfahrung zu verbessern, indem papierbasierte Aufgaben eliminiert und die Prozesstransparenz verbessert werden.
Erkunden Sie die Analyse von Gartner zu 15 Anbietern im Bereich Dokumentenmanagement und erfahren Sie, warum Hyland aufgrund seiner Stärken in den Bereichen Skalierbarkeit, Open Source und branchenspezifische Funktionen als „Challenger“ ausgezeichnet wurde.
Das Verständnis der Schlüsselkomponenten von ECM hilft Unternehmen dabei, ihren Informationslebenszyklus effektiv zu verwalten. Hier sind die wichtigsten Elemente von ECM:
Große Mengen an eingehenden und ausgehenden Inhalten können schwer nachzuverfolgen sein, und es ist keine Überraschung, dass viele Unternehmen Schwierigkeiten haben, eine erfolgreiche Content-Management-Strategie zu pflegen.
Hier sind einige Möglichkeiten, wie ein Unternehmen von ECM-Lösungen profitieren kann.
Sowohl die internen als auch die externen Compliance-Vorschriften werden strenger. Bei der Menge an Papierkram und Unterlagen, die die meisten Unternehmen aufbewahren müssen, ist es unglaublich schwierig, sicherzustellen, dass Prüfungen rechtzeitig und korrekt durchgeführt werden, wenn alte Geschäftsprozesse wie Papier oder manuelle Arbeit verwendet werden.
Eine ECM-Lösung erleichtert Audits und andere Compliance-Anforderungen. Sie verleiht dem gesamten Prüfungsprozess Struktur und Sicherheit und ermöglicht den Teams eine bessere Kontrolle über alle relevanten Dokumente. Auf diese Weise können Unternehmen ihre internen Prozesse effizienter gestalten und die mit manuellen Vorgängen verbundenen Kosten senken.
eResearch Technology (ERT), ein globaler Anbieter von Forschungsdienstleistungen im Bereich der Gesundheitsergebnisse, stand aufgrund papierbasierter Prozesse und der Komplexität globaler Betriebsabläufe vor der Herausforderung, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften aufrechtzuerhalten. Diese Ineffizienz erhöhte die Risiken im Zusammenhang mit den rechtlichen Anforderungen.
Um dieses Problem zu lösen, implementierte ERT die Alfresco-Plattform von Hyland, die sich in Lösungen für digitale Signaturen integrieren lässt und strenge regulatorische Standards einhält. Mit dieser ECM-Lösung konnte ERT über 40.000 Dokumente zentralisieren und sichern, umfassende Prüfprotokolle führen und die Einhaltung der FDA-Vorschriften gewährleisten.
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Wie wäre Ihr Unternehmen erfolgreich, wenn jeder Vertriebsmitarbeiter mit einer anderen Preisliste arbeiten würde? Oder wenn einige veraltete Verträge verwenden würden, um Verkäufe abzuschließen?
Eine ECM-Lösung ermöglicht das Dokumentenmanagement und die Versionskontrolle. Große und kleine Unternehmen können alle relevanten Dateien zentralisieren, eine Offline-Synchronisierung für Remote-Benutzer bereitstellen und sicherstellen, dass jeder Zugriff auf die neuesten Dokumentenversionen hat.
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Das Royal Marsden Hospital in London, ein weltweit führendes Krebszentrum, hatte ein Ziel: Die Papierarbeit in der klinischen Verwaltung in den wichtigsten Abteilungen des Krankenhauses zu minimieren.
Diese Umstellung auf die Digitalisierung ermöglichte es dem Verwaltungspersonal und den Klinikern, von Anfang an einen vollständigen Überblick über ihre Patienten zu erhalten. Durch die Abschaffung der Zettelwirtschaft und der verlorenen Aufzeichnungen konnte das Krankenhaus seine Patientenversorgung rationalisieren.
Eine kürzlich von Forrester Consulting durchgeführte Studie ergab, dass 78 % der Führungskräfte im Bereich Content Management die Kundenerfahrung (CX) als primäres Ziel ihrer Content-Management-Strategie betrachten. Leider können Papierprozesse und manuelle Arbeitsabläufe den Kundenservice negativ beeinflussen. Langsame Reaktionszeiten, das Fehlen einer einheitlichen „Quelle der Wahrheit“ und vom Menschen verursachte Fehler können insgesamt zu unzufriedenen Kunden oder Klienten führen.
Ein ECM kann die CX durch schnellere Durchlaufzeiten und eine bessere Qualitätskontrolle verbessern. Darüber hinaus können die Kosten gesenkt werden, indem Mitarbeitende von manuellen Aufgaben entlastet werden und einheitliche Geschäftspraktiken durchgesetzt werden, um Verantwortlichkeit und Compliance zu gewährleisten.
Effiziente ECM-Lösungen ermöglichen auch die Schaffung von maßgeschneiderten Benutzererfahrungen, die auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind. Im Gegensatz zu starren Systemen, die Unternehmen in vordefinierte Arbeitsabläufe und Formularlayouts zwingen, ermöglichen moderne ECM-Lösungen eine individuelle Anpassung und stellen sicher, dass Benutzerfreundlichkeit und -zufriedenheit weiterhin im Vordergrund stehen. Diese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen, Benutzererlebnisse zu entwerfen und zu implementieren, die die Interaktion und Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitenden verbessern.
Das manuelle Streitbeilegungsverfahren der Redstone Federal Credit Union führte zu Verzögerungen bei der Ausstellung von vorläufigen Krediten, zu mangelnder Kommunikation mit den Mitgliedern und zu einer Verschlechterung der Mitgliedererfahrung.
Redstone führte eine ECM-Lösung ein, die seinen Streitbeilegungsprozess digitalisierte und automatisierte. Das Ergebnis: 5.100 Arbeitsstunden der Mitarbeitenden pro Jahr wurden eingespart und die durchschnittliche Dauer der Streitbeilegung verringerte sich von fünf Tagen auf wenige Minuten.
Effektive ECM-Lösungen stellen sicher, dass die richtigen Informationen die richtige Person im richtigen Kontext zur richtigen Zeit erreichen. Durch die Zentralisierung von Dokumenten und deren einfache Durchsuchbarkeit vereinfachen ECM-Systeme den Zugriff auf die Informationen, die Mitarbeitende für eine schnelle und genaue datengestützte Entscheidungsfindung benötigen.
Mitarbeitende sind auf schnelle und unkomplizierte Methoden angewiesen, um die für die Analyse von Situationen und Entscheidungsfindung erforderlichen Informationen zu finden. Universeller Zugriff, effiziente Suchwerkzeuge und eine einzige Suchquelle sind bei der Recherche zur Entscheidungsfindung in Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Leider erfüllen nur wenige bestehende Lösungen diese wichtigen Anforderungen.
Im Gegensatz zu Altsystemen, bei denen alles im Repository des Systems gespeichert werden musste, erweitern die besten ECM-Lösungen ihre Content-Management-Dienste auf andere Repositories im Unternehmen.
Hierzu gehören Dateifreigaben, Inhaltsspeicher aus anderen ECM-Systemen und Inhalte, die in anderen Geschäftssystemen wie Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM) und Personalwesen (HR)-Systemen gespeichert sind. Durch die Zusammenführung der Ergebnisse im gesamten Unternehmen ist keine größere Datenmigration erforderlich, um eine einzige Quelle der Wahrheit zu schaffen.
Durch die nahtlose Integration von Unternehmensrepositorien vereinfachen erstklassige Systeme die Suche und beschleunigen den Zugriff auf wichtige Informationen. Diese virtuelle „einzige Quelle der Wahrheit“ ermöglicht es Kunden und Mitarbeitenden, mithilfe eines Suchtools Informationen zu finden, die im gesamten Unternehmen verstreut sein können.
Die Colorado Housing and Finance Authority (CHFA) kämpfte mit Bergen von Papier – fast im wahrsten Sinne des Wortes. Projektdateien können 300 Seiten oder mehr erreichen.
Durch die Implementierung einer ECM-Lösung wurde der Datensatzverwaltungsprozess klarer und effizienter. Dadurch verringerte sich die Zeit, die Teammitglieder benötigten, um Projektdateien abzurufen, von 12 Minuten auf 10 Sekunden oder weniger, was die Produktivität der Mitarbeitenden um das Dreifache steigerte.
Effiziente Geschäftsprozesse sind für den Unternehmenserfolg und die Stabilität Ihres Ergebnisses von größter Bedeutung. Ganz gleich, ob Sie das große Ganze im Blick haben oder auf die tägliche Effizienz Ihrer Mitarbeitenden achten: Die Details der Informationsbewegungen innerhalb Ihres Unternehmens haben Auswirkungen auf Sie.
Erstklassige ECM-Lösungen stellen auf intelligente Weise die richtigen Informationen für die Entscheidungsfindung zusammen, steigern die Effizienz der Mitarbeitenden und maximieren die Automatisierungsmöglichkeiten. Indem sie entweder die Genehmigungen der Mitarbeitenden mit relevanten Daten rationalisieren oder Entscheidungen anhand der richtigen Informationen automatisieren, verbessern diese Systeme die Gesamtproduktivität und Effektivität.
Darüber hinaus wird durch die Integration erstklassiger ECM-Lösungen mit Kernanwendungen wie ERP-, CRM- und HR-Systemen sichergestellt, dass relevante Dokumente die Geschäftsprozesse unterstützen.
Diese nahtlose Integration vereinfacht die Entscheidungsfindung, ermöglicht fundiertere und schnellere Entscheidungen und führt letztendlich zu besseren Geschäftsergebnissen.
Der richtige ECM-Anbieter stellt intuitive, native Funktionen bereit, die Ihrem Unternehmen helfen, seine Arbeit schnell, effizient und effektiv zu erledigen.
An der University of Northern Colorado gab es viele papierintensive und inkonsistente Prozesse, die die Mitarbeitenden über ihre Verträge im Unklaren ließen.
Nach der Implementierung einer ECM-Lösung erhielt die Universität Einblick in den Lebenszyklus jedes Vertrags, von der Anfrage bis zur Vertragsausführung. Lösungen zur Prozessautomatisierung und zum Case-Management ebneten den Weg für eine stärkere Standardisierung, ein besseres Compliance-Tracking und weniger manuelle Fehler.
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Papierdokumente beanspruchen in einem Unternehmen Zeit und Platz. Abteilungen wie die Personalabteilung, die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung und das Gebäudemanagement erleben oft Verzögerungen, unvollständige Informationen und Doppelarbeit, wenn sie sich auf Papier verlassen.
Unternehmen, die papierlos arbeiten, setzen häufig auf ECM-Lösungen, weil sie die Zusammenarbeit verbessern, Kosteneinsparungen ermöglichen und eine bessere Datenverwaltung fördern. Sie erleichtern den elektronischen Archivzugriff und sorgen dafür, dass Dokumente leicht abrufbar und sicher gespeichert sind. Darüber hinaus lassen sich ECM-Lösungen nahtlos in digitale Prozesse integrieren und ermöglichen Unternehmen die Verknüpfung und Automatisierung von Geschäftsfunktionen.
Indem Unternehmen die digitale Transformation durch ECM-Lösungen nutzen, können sie ihre Effizienz steigern, Kosten senken und die Gesamtproduktivität verbessern, was den Weg für ein agiles und responsives Geschäftsumfeld ebnet.
Das Kreditorenbuchhaltungsteam bei Canal Barge, einem Seetransportunternehmen, war mit dem Papierkram überfordert. Es erzeugte etwa 500.000 Papierbögen pro Jahr und verfügte über zu wenig Speicherplatz.
Das Unternehmen führte eine ECM-Lösung ein, die die Automatisierung der Rechnungsdatenerfassung und Dokumentenweiterleitung vollständig digitalisierte. Durch den Wegfall der Papierprozesse konnte das Unternehmen ohne Renovierung oder Umzug wachsen.
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Die Auswahl der richtigen ECM-Plattform ist für die Optimierung der Content-Management-Prozesse Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Hier sind einige wichtige Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:
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Inhalte – und die Fähigkeit eines Unternehmens, diese zur Steigerung der Effizienz und zur Gewinnung von Geschäftserkenntnissen zu nutzen – war noch nie so entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Bei der heutigen Geschwindigkeit des Geschäftslebens werden technologische Innovationen wie Cloud Computing, KI und intelligente Automatisierung ein entscheidender Faktor dafür sein, wie ein Unternehmen mithalten kann.
Die Hyland-Suite von Enterprise-Content-Management-Plattformen und Tools zur Prozessautomatisierung ist eine einfache Möglichkeit, Ihre Technologiestrategie zu modernisieren und Innovationen für eine wettbewerbsfähige Zukunft zu entwickeln. Als Branchenführer betreut Hyland Kunden aller Branchen und Unternehmen und bietet Lösungen für alle Abteilungen.
Erhalten Sie die Grundlagen über die Möglichkeiten, künstliche Intelligenz in Ihre Content-Management-Strategie zu integrieren.
Eine von Hyland in Auftrag gegebene Studie von Forrester Consulting enthüllte Erkenntnisse und Empfehlungen für Entscheidungsträger im Bereich Content-Management. Entdecken Sie die neuesten Markttrends in einer Zeit, in der KI, Cloud und intelligente Automatisierung an Dynamik und Effektivität gewinnen.