Enterprise-Content-Management (ECM) verstehen

Was ist Enterprise-Content-Management (ECM) und wie funktioniert es?

ECM, manchmal auch als Dokumentenmanagement oder Datensatzmanagement bezeichnet, ist der Prozess der Verwaltung des gesamten Lebenszyklus der Inhalte einer Organisation, einschließlich Dokumenten, Tabellen, Verträgen, gescannten Bildern, Fotos, Videos, CAD-Zeichnungen und jeder anderen Art von Dokumenten. Bei der Auswahl eines ECM besteht das Ziel darin, Risiken zu reduzieren und Produktivität, Effizienz und Kundenerfahrung zu verbessern, indem papierbasierte Aufgaben eliminiert und die Prozesstransparenz verbessert werden.

Schlüsselkomponenten des ECM-Prozesses

Das Verständnis der Schlüsselkomponenten von ECM hilft Unternehmen dabei, ihren Informationslebenszyklus effektiv zu verwalten. Hier sind die wichtigsten Elemente von ECM:

• Erfassen: Moderne ECM-Lösungen können Daten aus verschiedenen Quellen, einschließlich physischer und digitaler, erfassen und gleichzeitig die ursprünglichen Dateitypen beibehalten. Sie nutzen KI zur intelligenten Verarbeitung und automatisiert die Dokumentensortierung und Informationsextraktion.


• Management: Beinhaltet die Automatisierung strukturierter Geschäftsprozesse, die Konsolidierung unstrukturierter Informationen und die Verbesserung des Case-Managements, ohne die IT-Ressourcen zu überlasten.


• Lagerung: Bietet robuste Speicherlösungen, die Inhalte sichern und schützen und gleichzeitig deren angemessene Vernichtung in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Standards gewährleisten.


• Integration: Nahtlose Integration in vorhandene Anwendungen, ermöglicht effiziente Arbeitsabläufe und Datensynchronisierung ohne umfangreiche benutzerdefinierte Codierung.


• Zugänglichkeit: Sicherer, personalisierter, integrierter und mobiler Zugriff auf Informationen, damit Mitarbeitende und Kunden jederzeit und überall mit Daten interagieren können, was die Produktivität steigert und den Kundenservice verbessert.


• Messung: Verwendet Echtzeitanalysen und Dashboards, um Einblick in Prozesse und den Systemzustand zu geben, was schnelle Entscheidungen und betriebliche Optimierungen ohne Abhängigkeit von der IT ermöglicht.

Die wichtigsten Vorteile eines effektiven ECM

Große Mengen an eingehenden und ausgehenden Inhalten können schwer nachzuverfolgen sein, und es ist keine Überraschung, dass viele Unternehmen Schwierigkeiten haben, eine erfolgreiche Content-Management-Strategie zu pflegen.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie ein Unternehmen von ECM-Lösungen profitieren kann.

1. Einhaltung von Vorschriften

Sowohl die internen als auch die externen Compliance-Vorschriften werden strenger. Bei der Menge an Papierkram und Unterlagen, die die meisten Unternehmen aufbewahren müssen, ist es unglaublich schwierig, sicherzustellen, dass Prüfungen rechtzeitig und korrekt durchgeführt werden, wenn alte Geschäftsprozesse wie Papier oder manuelle Arbeit verwendet werden.

Eine ECM-Lösung erleichtert Audits und andere Compliance-Anforderungen. Sie verleiht dem gesamten Prüfungsprozess Struktur und Sicherheit und ermöglicht den Teams eine bessere Kontrolle über alle relevanten Dokumente. Auf diese Weise können Unternehmen ihre internen Prozesse effizienter gestalten und die mit manuellen Vorgängen verbundenen Kosten senken.

2. Dokumentenkontrolle

Wie wäre Ihr Unternehmen erfolgreich, wenn jeder Vertriebsmitarbeiter mit einer anderen Preisliste arbeiten würde? Oder wenn einige veraltete Verträge verwenden würden, um Verkäufe abzuschließen?

Eine ECM-Lösung ermöglicht das Dokumentenmanagement und die Versionskontrolle. Große und kleine Unternehmen können alle relevanten Dateien zentralisieren, eine Offline-Synchronisierung für Remote-Benutzer bereitstellen und sicherstellen, dass jeder Zugriff auf die neuesten Dokumentenversionen hat.

3. Verbesserte Kunden- und Mitarbeitererfahrung

Eine kürzlich von Forrester Consulting durchgeführte Studie ergab, dass 78 % der Führungskräfte im Bereich Content Management die Kundenerfahrung (CX) als primäres Ziel ihrer Content-Management-Strategie betrachten. Leider können Papierprozesse und manuelle Arbeitsabläufe den Kundenservice negativ beeinflussen. Langsame Reaktionszeiten, das Fehlen einer einheitlichen „Quelle der Wahrheit“ und vom Menschen verursachte Fehler können insgesamt zu unzufriedenen Kunden oder Klienten führen.

Ein ECM kann die CX durch schnellere Durchlaufzeiten und eine bessere Qualitätskontrolle verbessern. Darüber hinaus können die Kosten gesenkt werden, indem Mitarbeitende von manuellen Aufgaben entlastet werden und einheitliche Geschäftspraktiken durchgesetzt werden, um Verantwortlichkeit und Compliance zu gewährleisten.

Effiziente ECM-Lösungen ermöglichen auch die Schaffung von maßgeschneiderten Benutzererfahrungen, die auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind. Im Gegensatz zu starren Systemen, die Unternehmen in vordefinierte Arbeitsabläufe und Formularlayouts zwingen, ermöglichen moderne ECM-Lösungen eine individuelle Anpassung und stellen sicher, dass Benutzerfreundlichkeit und -zufriedenheit weiterhin im Vordergrund stehen. Diese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen, Benutzererlebnisse zu entwerfen und zu implementieren, die die Interaktion und Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitenden verbessern.

4. Nützliches Informationsmanagement

Effektive ECM-Lösungen stellen sicher, dass die richtigen Informationen die richtige Person im richtigen Kontext zur richtigen Zeit erreichen. Durch die Zentralisierung von Dokumenten und deren einfache Durchsuchbarkeit vereinfachen ECM-Systeme den Zugriff auf die Informationen, die Mitarbeitende für eine schnelle und genaue datengestützte Entscheidungsfindung benötigen.

Mitarbeitende sind auf schnelle und unkomplizierte Methoden angewiesen, um die für die Analyse von Situationen und Entscheidungsfindung erforderlichen Informationen zu finden. Universeller Zugriff, effiziente Suchwerkzeuge und eine einzige Suchquelle sind bei der Recherche zur Entscheidungsfindung in Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Leider erfüllen nur wenige bestehende Lösungen diese wichtigen Anforderungen.

Im Gegensatz zu Altsystemen, bei denen alles im Repository des Systems gespeichert werden musste, erweitern die besten ECM-Lösungen ihre Content-Management-Dienste auf andere Repositories im Unternehmen.

Hierzu gehören Dateifreigaben, Inhaltsspeicher aus anderen ECM-Systemen und Inhalte, die in anderen Geschäftssystemen wie Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM) und Personalwesen (HR)-Systemen gespeichert sind. Durch die Zusammenführung der Ergebnisse im gesamten Unternehmen ist keine größere Datenmigration erforderlich, um eine einzige Quelle der Wahrheit zu schaffen.

Durch die nahtlose Integration von Unternehmensrepositorien vereinfachen erstklassige Systeme die Suche und beschleunigen den Zugriff auf wichtige Informationen. Diese virtuelle „einzige Quelle der Wahrheit“ ermöglicht es Kunden und Mitarbeitenden, mithilfe eines Suchtools Informationen zu finden, die im gesamten Unternehmen verstreut sein können.

5. Optimierte Geschäftsprozesse

Effiziente Geschäftsprozesse sind für den Unternehmenserfolg und die Stabilität Ihres Ergebnisses von größter Bedeutung. Ganz gleich, ob Sie das große Ganze im Blick haben oder auf die tägliche Effizienz Ihrer Mitarbeitenden achten: Die Details der Informationsbewegungen innerhalb Ihres Unternehmens haben Auswirkungen auf Sie.

Erstklassige ECM-Lösungen stellen auf intelligente Weise die richtigen Informationen für die Entscheidungsfindung zusammen, steigern die Effizienz der Mitarbeitenden und maximieren die Automatisierungsmöglichkeiten. Indem sie entweder die Genehmigungen der Mitarbeitenden mit relevanten Daten rationalisieren oder Entscheidungen anhand der richtigen Informationen automatisieren, verbessern diese Systeme die Gesamtproduktivität und Effektivität.

Darüber hinaus wird durch die Integration erstklassiger ECM-Lösungen mit Kernanwendungen wie ERP-, CRM- und HR-Systemen sichergestellt, dass relevante Dokumente die Geschäftsprozesse unterstützen.

Diese nahtlose Integration vereinfacht die Entscheidungsfindung, ermöglicht fundiertere und schnellere Entscheidungen und führt letztendlich zu besseren Geschäftsergebnissen.

Der richtige ECM-Anbieter stellt intuitive, native Funktionen bereit, die Ihrem Unternehmen helfen, seine Arbeit schnell, effizient und effektiv zu erledigen.

6. Effektive digitale Transformation

Papierdokumente beanspruchen in einem Unternehmen Zeit und Platz. Abteilungen wie die Personalabteilung, die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung und das Gebäudemanagement erleben oft Verzögerungen, unvollständige Informationen und Doppelarbeit, wenn sie sich auf Papier verlassen.

Unternehmen, die papierlos arbeiten, setzen häufig auf ECM-Lösungen, weil sie die Zusammenarbeit verbessern, Kosteneinsparungen ermöglichen und eine bessere Datenverwaltung fördern. Sie erleichtern den elektronischen Archivzugriff und sorgen dafür, dass Dokumente leicht abrufbar und sicher gespeichert sind. Darüber hinaus lassen sich ECM-Lösungen nahtlos in digitale Prozesse integrieren und ermöglichen Unternehmen die Verknüpfung und Automatisierung von Geschäftsfunktionen.

Indem Unternehmen die digitale Transformation durch ECM-Lösungen nutzen, können sie ihre Effizienz steigern, Kosten senken und die Gesamtproduktivität verbessern, was den Weg für ein agiles und responsives Geschäftsumfeld ebnet.

Auswahl der richtigen ECM-Plattform

Die Auswahl der richtigen ECM-Plattform ist für die Optimierung der Content-Management-Prozesse Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Hier sind einige wichtige Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:

• Cloud-basiert: Die Entscheidung für eine Cloud-basierte ECM-Lösung bietet Skalierbarkeit, Flexibilität und Zugänglichkeit, sodass die Benutzer von überall aus auf die Inhalte zugreifen können und gleichzeitig die Infrastrukturkosten und der Wartungsaufwand reduziert werden.


• Flexibilität bei der Bereitstellung: Entscheiden Sie sich für eine ECM-Plattform, die Cloud-, On-Premises- und Hybrid-Implementierungen unterstützt, um Risiken in Bezug auf sensibles geistiges Eigentum (IP), personenbezogene Daten (PII) oder Branchenvorschriften zu vermeiden.


• Erstklassige Sicherheit: Achten Sie auf eine ECM-Plattform, die robuste Sicherheitsfunktionen bietet, einschließlich Zugangskontrolle, Dokumentennachverfolgung und Einhaltung von Branchenvorschriften.


• Integrationsfähigkeit: Die von Ihnen gewählte ECM-Lösung sollte sich nahtlos in andere Geschäftsanwendungen und -systeme integrieren lassen, um einen effizienten Datenaustausch und die Interoperabilität von Arbeitsabläufen zu gewährleisten.


• Automatisierung: Wählen Sie eine ECM-Plattform, die Robotic Process Automation (RPA) nutzen kann, um sich wiederholende Aufgaben und Prozesse mithilfe von Funktionen wie Datenerfassung und Workflow-Automatisierung zu rationalisieren und so die Effizienz im gesamten Unternehmen zu verbessern.


• KI-gestützt: Nutzen Sie eine moderne ECM-Plattform, die Funktionen der künstlichen Intelligenz (KI) nutzt, um die Erfassung, Trennung, Klassifizierung und Datenextraktion von Dokumenten zu unterstützen, was zu einer schnelleren Entscheidungsfindung und besseren Erkenntnissen führt.


• Skalierbarkeit: Stellen Sie sicher, dass Ihre ECM-Plattform mit Ihrem Unternehmen, dem wachsenden Inhaltsvolumen und der sich weiterentwickelnden Arbeitsumgebung für die Arbeit im Home-Office mitwachsen kann, ohne die Leistung zu beeinträchtigen.


• Low-Code/No-Code-Funktionen: Wählen Sie eine ECM-Plattform mit einer benutzerfreundlichen visuellen Oberfläche, die es Benutzern ermöglicht, Workflows und Anwendungen ohne umfassende Programmierkenntnisse zu erstellen und anzupassen. Das verringert die Arbeitsbelastung des IT-Teams und beschleunigt den Projektabschluss.


• Seriöse Anbieter: Arbeiten Sie mit renommierten ECM-Anbietern zusammen, die für ihre Branchenführerschaft und Innovation bekannt sind, da sie kontinuierlichen Support, Updates und Wartung sowie den Zugang zu einem Ökosystem von Ressourcen und Diensten garantieren.

Mit ECM zum Erfolg in der Zukunft

Inhalte – und die Fähigkeit eines Unternehmens, diese zur Steigerung der Effizienz und zur Gewinnung von Geschäftserkenntnissen zu nutzen – war noch nie so entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Bei der heutigen Geschwindigkeit des Geschäftslebens werden technologische Innovationen wie Cloud Computing, KI und intelligente Automatisierung ein entscheidender Faktor dafür sein, wie ein Unternehmen mithalten kann.

Die Hyland-Suite von Enterprise-Content-Management-Plattformen und Tools zur Prozessautomatisierung ist eine einfache Möglichkeit, Ihre Technologiestrategie zu modernisieren und Innovationen für eine wettbewerbsfähige Zukunft zu entwickeln. Als Branchenführer betreut Hyland Kunden aller Branchen und Unternehmen und bietet Lösungen für alle Abteilungen.

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