O guia de automação de processos 2025: Definindo as prioridades certas

Compreendendo a automação de processos

• A automação de processos usa tecnologia para substituir tarefas manuais e repetitivas que exigem muito tempo dos funcionários, mas pouco raciocínio.

• A automação digital moderna de processos aproveita software, bots e IA para criar fluxos de trabalho eletrônicos, captura inteligente de documentos e tomada de decisão automatizada.

• As organizações agora veem a automação de processos como essencial para a competitividade.

Principais benefícios e aplicações

• A automação de processos impulsiona fluxos de trabalho otimizados, reduz o esforço manual, aumenta a produtividade, melhora a precisão e aprimora a escalabilidade em diferentes setores.

• Ela pode ser aproveitada para uma variedade de tarefas em setores diversos, incluindo saúde, serviços financeiros e governo.

• Implementações reais mostram resultados impressionantes: empresas de investimento reduziram o processamento de faturas de 30 dias para conclusão no mesmo dia, economizando US$ 1 milhão por ano.

Tipos de automação de processos e o futuro com IA

• O futuro da automação de processos está sendo moldado pela IA.

• As tecnologias de automação de processos abrangem um espectro de ferramentas, desde tipos mais simples que automatizam fluxos de trabalho fixos e pré-programados, como a automação robótica de processos (RPA), até soluções inteligentes que podem usar o poder da IA para aplicar inteligência semelhante à humana em processos como o processamento inteligente de documentos (IDP).

• As soluções da Hyland, impulsionadas por IA, como o Hyland IDP, alcançam níveis mais altos de automação por meio de reconhecimento óptico de caracteres, classificação inteligente e recursos de aprendizado contínuo.

O que é a automatização de processos?

A automação de processos é o uso da tecnologia para substituir tarefas manuais e repetitivas realizadas por humanos. Ela normalmente é aplicada a processos que exigem muito tempo dos funcionários, mas pouco raciocínio. Os tipos de automação de processos incluem automação de processos de negócios, automação inteligente de processos e automação de fluxos de trabalho.

A automação de processos inicial parecia a famosa linha de montagem de Henry Ford e utilizava maquinário de grande porte. A automação digital de processos (DPA) atual envolve fluxos de trabalho eletrônicos, roteamento de documentos, captura inteligente e até mesmo análise de conteúdo e tomada de decisão. A tecnologia moderna de automação de processos usa software, bots e — mais recentemente — inteligência artificial (IA) para melhorar a eficiência dos negócios.

A questão não é mais: "A tecnologia de eficiência de processos vale o investimento?"

É a questão: “Uma organização consegue acompanhar sem isso?”

Para a maioria das organizações, investir em eficiência de processos será imperativo para acompanhar a concorrência e as expectativas dos clientes. Iniciativas de automação inteligente sozinhas já estavam ativas ou em andamento em 88% das organizações respondentes em uma pesquisa recente "Market Momentum Index: Intelligent Automation, Artificial Intelligence, and Data", conduzida pela Deep Analysis com apoio da Hyland. Isso indica que não apenas as organizações estão apostando na automação de processos, mas também demonstram interesse em avançar na sofisticação de suas ferramentas.

“À medida que a automação de processos se integra cada vez mais a programas de IA, o potencial de mudança radical cresce”, afirmou o Gartner em seu relatório "Guia de mercado 2025 para ferramentas de automação de processos de negócios".

Benefits of process automation

Process automation benefits organizations by driving speed and accuracy. It can also create a better work environment and customer service atmosphere.

More benefits include

• Optimized processes: When set up correctly, process automation provides an efficient and well-organized workflow. In manual processes, employees often create quick fixes to keep the workflow moving. These Band-Aids typically end up creating process challenges as they scale.

• Reduction of manual effort: If your workflow requires someone to read documents and enter data, process automation will save you time. It is possible AI can even make decisions about the next steps. 

• Boosted productivity and innovation: The automation of rote tasks enables your team to focus on more business-critical tasks. This could include innovating or providing high-touch value to customers.

• Improved accuracy: Manual processes often introduce errors, and even small errors in data can prove costly. Automated processes follow rules and flag anything that doesn’t fit parameters.  When you pair your process automation solution with AI, the AI will learn to problem-solve these issues itself.

• Reduced costs: A fast, accurate and fine-tuned process eliminates inefficiencies. This leads to cost savings that you can reinvest in priority areas.

• Stricter compliance: Standardized, consistently performed processes mean better compliance. A solution that provides automated audit trails saves time and helps prove compliance. 

• Improved scalability:  For enterprises with seasonal peaks or those experiencing rapid periods of growth, automated processes can easily compensate for the increased workload.

• Great entry point for bringing AI into your workplace: From intelligent capture to the machine learning that helps optimize your processes and outcomes, AI allows you to continually improve while keeping all the benefits of automation.

A automação de processos pode ser aplicada essencialmente em qualquer setor e em diversos departamentos, e o uso dessa tecnologia é amplo. Aqui estão apenas alguns casos de uso de automação de processos para ilustrar como as organizações fazem proveito dela:

Saúde

Grandes organizações de saúde recebem milhões de documentos e prontuários médicos por ano. Esses arquivos precisam ser rapidamente classificados para possibilitar decisões ideais de atendimento.

Para um grande prestador de serviços, automatizar o processo de classificação de prontuários médicos com tecnologia de captura, extração e validação inteligentes mudou vidas — tanto de pacientes quanto de profissionais. Os dados foram inseridos no sistema com precisão logo no início, depois movidos por bots para os locais corretos e entregues às pessoas certas. Consequentemente, os registros ficaram acessíveis mais rápido do que jamais foi possível com o processamento manual.

Serviços financeiros

Os bots, como os usados em automação robótica de processos (RPA), podem facilmente identificar dados em documentos de empréstimos hipotecários, replicá-los nos locais apropriados e avançá-los no sistema de originação de empréstimos, na subscrição e em quaisquer outros sistemas que os exijam.

Governo

Um escritório de auditoria de condado tinha seis funcionários que completavam manualmente 90.000 declarações de imposto sobre propriedade pessoal. Eles faziam isso durante quase metade do ano, todos os anos.

Depois, passaram a usar um sistema de RPA independente de sistema. Esse sistema automatizou a tarefa repetitiva e tediosa de inserir dados das declarações no sistema. Usando regras de negócios condicionais, o RPA até ajudava a sinalizar dados incorretos ou fraudulentos, que eram então enviados a um auditor humano para revisão. No primeiro ano desse sistema, o condado processou um terço de suas declarações sem qualquer ponto de contato humano.

Educação

A Universidade Estadual de Indiana (ISU) enfrentava desafios com suas soluções de terceiros existentes para operações no campus, incluindo desempenho lento e funcionalidade limitada, particularmente no processamento de auxílio financeiro.

Para resolver essas questões, a ISU implementou o Hyland Automate, uma plataforma nativa da nuvem que se integra perfeitamente ao seu sistema existente Hyland Perceptive Content. O Automate permite formulários dinâmicos com assinaturas digitais e exibição condicional de campos, melhorando a eficiência e a experiência do usuário.

Ao substituir sua solução legada de formulários, a ISU superou limitações como inflexibilidade e integração precária. A universidade planeja expandir o uso do Automate para outros departamentos, simplificando fluxos de trabalho e aprimorando a eficiência operacional em toda a instituição.

> Leia o estudo de caso | A Universidade Estadual de Indiana transformou a forma como gerenciava formulários e processos

Descubra como a Universidade Estadual de Indiana aproveitou a solução nativa da nuvem da Hyland para melhorar a eficiência operacional.

> Leia o estudo de caso |  A Universidade Estadual de Indiana transformou a forma de gerenciar formulários e processos

Departamento de contas a pagar

O maior produtor de pelotas de minério de ferro da América do Norte enfrentou dificuldades com operações descentralizadas baseadas em papel para suas 360 mil faturas anuais, o que causou lentidão no processamento e visibilidade limitada. A empresa implementou soluções de automação da Hyland AP para centralizar e automatizar suas operações de contas a pagar. Agora os modelos específicos do fornecedor possibilitam que o sistema extraia e carregue automaticamente os dados das faturas, eliminando esforços duplicados e encaminhando todas as faturas para a sede da empresa.

Essa mudança para a automação inteligente trouxe benefícios financeiros profundos. O sistema oferece visibilidade em toda a empresa que atribui um valor a cada fatura e garante que todos os descontos de pagamento antecipado disponíveis sejam capturados. Essa atualização nos sistemas gerou uma economia anual de R$ 5 milhões. Eliminar a entrada manual de dados também minimizou o erro humano e aumentou a capacidade, permitindo que o departamento de AP processasse mais faturas com menos recursos e realocasse quase metade de sua equipe para funções de maior valor.

Departamento de Recursos Humanos

A equipe de RH de uma empresa de varejo tinha dificuldade em gerenciar operações com processos baseados em papel e múltiplos escritórios. Isso mudou quando a equipe incorporou um componente de automação de processos em sua plataforma de serviços de conteúdo. A nova tecnologia digitalizou o conteúdo, automatizou a retenção de documentos e eliminou silos de fluxos de trabalho. Documentos que antes ficavam presos em mesas por dias agora se tornavam visíveis para toda a equipe e podiam avançar com mais agilidade.

À medida que as soluções de automação evoluem, gostamos de lembrar a observação de Sir Isaac Newton: “Se vi mais longe do que outros, foi por estar sobre os ombros de gigantes.”

A automação de processos pode empregar uma variedade de tecnologias de automação, desde as relativamente simples até as altamente avançadas, incluindo as tecnologias mais modernas de hoje, que utilizam IA. É importante lembrar que o caso de uso e os requisitos da sua organização geralmente determinarão a solução de automação adequada. A boa notícia é que existem muitas opções disponíveis. Há a ferramenta certa para cada tarefa, e algumas tarefas podem até exigir várias tecnologias de automação funcionando juntas.

Vamos dar uma olhada em algumas das opções à sua disposição:

Automação de processos comerciais (BPA)

A automação de processos de negócios (BPA) ajuda a unificar e automatizar atividades e serviços de negócios repetitivos. Ela melhora a precisão, a eficiência, a visibilidade e a conformidade de tarefas essenciais de negócios no dia a dia.

Automação do processo inteligente (IPA)

A automação inteligente de processos (IPA) revoluciona os processos organizacionais e elimina as tarefas robóticas diárias dos usuários. Em vez disso, bots com IA incorporada concluem esse trabalho repetitivo. A IPA acelera o trabalho, reduz erros manuais e simplifica interações.

Processamento inteligente de documentos (IDP)

Processamento inteligente de documentos (IDP) é uma solução digital com IA que vai além das capacidades fixas da RPA e do reconhecimento óptico de caracteres (OCR). O IDP usa IA para ler e compreender o texto e a formatação em conteúdos semiestruturados e não estruturados. Essa capacidade permite que formulários e documentos sejam processados automaticamente.

Enquanto aplicações legadas de IDP usavam tecnologia de aprendizado de máquina (ML) para “ensinar” o software de IDP a interpretar documentos, as soluções de IDP de próxima geração aproveitam grandes modelos de linguagem (LLMs) para ir do simples reconhecimento de texto ao entendimento profundo de documentos e raciocínio.

Automatização do workflow

A automação de fluxos de trabalho é o processo de automatizar tarefas manuais, documentação e fluxos de dados usando regras e lógica. Um fluxo de trabalho em si é uma sequência de tarefas que devem ser concluídas em uma ordem específica para atingir um objetivo.

Automatização do Processo de Robótica

O RPA usa software com bots para impulsionar a eficiência e a precisão dos negócios, automatizando e padronizando tarefas repetitivas de negócios. Ele imita o comportamento humano previsível dentro de um sistema, como realizar os cliques que um trabalhador faria em um fluxo de trabalho padronizado.

Integração de aplicativos

A integração direta entre duas ou mais aplicações também pode ser uma ótima maneira de automatizar tarefas centradas em dados sem exigir qualquer intervenção humana.

Automação agêntica de processos

A automação agêntica de processos é o próximo nível da automação inteligente, aproveitando agentes de IA para executar tarefas complexas ou até mesmo processos de negócios inteiros de forma autônoma ou semiautônoma, sem scripts predefinidos. Se necessário, agentes de IA podem trabalhar com humanos, outros agentes de IA e até usar integrações de sistemas, aplicativos de software e outras ferramentas e tecnologias de automação não agêntica para concluir a tarefa.

A automação de processos agêntica não precisa substituir todas as outras tecnologias de automação da sua organização. Na verdade, complementar sua estratégia de automação existente com agentes de IA pode ser a maneira mais rápida de gerar valor com essa tecnologia de próxima geração.

Usando tecnologias de IA, a automação de processos agêntica pode remodelar a forma como você conduz seus negócios, ajudando a reduzir a intervenção humana e a impulsionar decisões mais inteligentes. Com ferramentas que orquestram agentes impulsionados por IA, você pode criar e implementar agentes de IA, bem como adicionar componentes, serviços, agentes e bots de RPA aos seus processos.

> Saiba mais | Explore o poder dos agentes de IA

As primeiras gerações de soluções de automação de processos não possuíam os recursos das opções atuais, orientadas por IA. Em poucas palavras: a inteligência artificial muda tudo.

Com a maturidade da IA, as organizações podem expandir seus horizontes sobre o que é automatizável.

As oportunidades de automação de processos costumavam se limitar a caminhos repetitivos e programáveis. Com a IA, agora ela pode ser aplicada a processos não estruturados e dinâmicos. Onde antes era necessária a revisão e intervenção humanas, hoje o processamento preciso pode ser ensinado às máquinas. Essas máquinas podem então aprender a se tornar ainda mais semelhantes aos humanos à medida que trabalham, ao mesmo tempo em que entregam maior precisão em uma velocidade maior.

A fusão da IA com a automação de processos aumenta drasticamente o valor e o impacto que as organizações obtêm de seus esforços para expandir a automação.

Processos que dependem de uma base de conhecimento histórico — aquela situação preocupante que acontece quando o conhecimento institucional está retido em apenas uma pessoa, por exemplo — podem ser significativamente aprimorados com a IA. Uma solução de automação com IA não apenas pode acessar e compreender grandes volumes de dados complexos de situações anteriores, mas também pode extrair insights e conclusões desses dados.

“Investir em inteligência artificial para crescimento, eficiência e competitividade não é mais um salto de fé, mas sim uma necessidade estratégica para os negócios”, disse Tiago Cardoso, gerente principal de produto na Hyland. “As tecnologias de IA em rápida evolução podem representar riscos significativos para organizações que não as adotarem. Chegar atrasado ao jogo da IA pode significar não apenas perder oportunidades, mas também colocar os negócios em risco de se tornarem obsoletos, incapazes de acompanhar concorrentes habilitados por IA.”

“Em vez de substituir pessoas por completo, a IA pode substituir as partes do trabalho delas que as desaceleram”, escreveu Jitesh S. Ghai, CEO da Hyland, em um artigo recente na Fast Company. “Só precisamos usá-la de forma estratégica.”

E muitas organizações já estão fazendo isso. Na verdade, a Deep Analysis constatou que “o uso de automação inteligente e IA parece estar levando as organizações a considerar abandonar seus atuais stacks de aplicações corporativas.”

Por exemplo, uma maioria significativa dos respondentes planejava substituir sistemas centrais:

• 74% disseram que estariam dispostos ou muito dispostos a substituir seu sistema ERP por uma alternativa habilitada por IA.

• 82% disseram o mesmo sobre seu sistema ECM/gerenciamento de documentos.

Em resumo, a questão não deveria ser “Como podemos eliminar empregos com IA?” — em vez disso, líderes no caminho certo deveriam perguntar: “Qual é a tecnologia de que precisamos para ajudar nossas equipes a realizarem seu trabalho mais significativo?”

> Saiba mais | 10 insights sobre o futuro da automação inteligente

As soluções de automação inteligente de processos da Hyland transformam a forma como as empresas operam, digitalizando processos de negócios sem dificuldades, otimizando fluxos de trabalho e capacitando equipes com os insights necessários para trabalharem de forma mais inteligente e rápida.

Com a automação orientada por IA em seu núcleo, a Hyland entrega resultados mensuráveis. Nossas ferramentas abrangentes de automação não apenas eliminam tarefas manuais — elas capacitam você com fluxos de trabalho inteligentes que se adaptam às necessidades exclusivas da sua organização, ao mesmo tempo em que fornecem a escalabilidade e a segurança que líderes corporativos exigem.

Ferramentas de automação da Hyland:

• Hyland RPA: oferece um pacote completo de automação robótica de processos que utiliza ferramentas low-code de arrastar e soltar para proporcionar automação de ponta a ponta para tarefas previsíveis.

• Hyland IDP: usa IA avançada para automatizar a captura, a extração e a classificação de documentos, possibilitando um processamento de dados eficiente e preciso.

• Hyland Automate: aproveita a automação habilitada por IA para simplificar processos complexos, reduzir tarefas manuais e aumentar a eficiência operacional.

• Hyland Agent Builder: cria uma força de trabalho agêntica inteligente para impulsionar processos mais eficazes e implementar IA em escala.

O pacote de ferramentas de automação da Hyland fornece inteligência semelhante à humana ao fluxo de trabalho de automação de processos. Ao remover os pontos de contato humanos mais lentos e menos precisos nesses processos tradicionais, a Hyland ajuda você a melhorar a eficiência e a precisão, ao mesmo tempo em que viabiliza o uso de tecnologia orientada por IA.

Comece sua jornada de automação de processos de forma inteligente. Converse com a Hyland hoje.