Um guia para iniciantes sobre processamento inteligente de documentos (IDP)

O que é processamento inteligente de documentos (IDP)?

O IDP é um subconjunto da automação inteligente que usa inteligência artificial (IA) de ponta para processar informações em dados não estruturados e semiestruturados. Ele extrai, lê, reconhece e entende o conteúdo do texto antes de convertê-lo em um formato estruturado e acessível.

Pense no IDP como um assistente inteligente para seus documentos comerciais — ele permite o processamento direto de vários formatos de arquivos dinâmicos, como faturas, contratos, e-mails e imagens, com velocidade e escala, tudo isso sem a necessidade de intervenção humana adicional. Ao eliminar a necessidade de trabalho manual enfadonho, ele aumenta sua eficácia operacional e a produtividade da força de trabalho.

As soluções de IDP são desenvolvidas para imitar a cognição humana. Elas operam com mecanismos avançados de aprendizado contínuo que se tornam mais inteligentes com o tempo, implementando automaticamente melhorias em seus algoritmos de captura de dados e extração para resultados aprimorados.

> Leia mais: O futuro da empresa inteligente é o IDP impulsionado por IA 

Como funciona o IDP?

O IDP combina automação e tecnologias de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) com captura e dados contextualizados para um nível aprimorado de precisão.

Embora muitos desses recursos já existam há algum tempo (pense nas soluções de "captura inteligente"), os avanços na IA e na tecnologia de pouco código permitiram que os principais fornecedores de software trouxessem ao mercado plataformas de IDP verdadeiramente de próxima geração.

Veja como uma solução de IDP de nível empresarial funciona:

Etapa 1: Pré-processamento dos documentos

Os documentos são inseridos na plataforma de processamento e preparados para análise. Primeiro, eles são digitalizados por meio da tecnologia de OCR e processados usando técnicas de captura, como redução de ruído e redução de distorção, para melhorar a legibilidade e a qualidade dos dados.

Etapa 2: Separação dos documentos

Grandes pacotes de vários documentos são divididos em documentos individuais para processamento posterior.

Etapa 3: Classificação dos documentos

Então, o documento é classificado com base em seu conteúdo, formato e estrutura. Os algoritmos de PNL, que analisam os dados de forma humana, são então implantados para interpretar o texto contextualmente para reconhecer informações críticas para os negócios.

Etapa 4: Extração de dados

Em seguida, o software identifica e extrai os dados relevantes, como nomes, endereços e números. O ML refina continuamente o desempenho do software de IDP ao longo do tempo, melhorando a precisão e a eficiência do processo de extração.

Etapa 5: Validação de dados

Todos os erros nos dados extraídos são sinalizados para revisão. A validação "human-in-the-loop" resolve discrepâncias enquanto ajusta os algoritmos de previsão do modelo para acelerar seu processo de aprendizado. Então, o resultado final é integrado a bancos de dados ou a outros fluxos de trabalho mais à frente para análise posterior.

IDP e RPA são a mesma coisa?

RPA é uma solução programática implementada para automatizar tarefas repetitivas e previsíveis, enquanto o IDP possui inteligência nativa para lidar com trabalhos mais complexos e centrados em dados. Juntos, o IDP amplia os recursos do RPA para formar uma solução de automação ponta a ponta realmente abrangente, que oferece resultados melhores e mais eficientes.

Esse fluxo de trabalho automatizado se integra, sem dificuldades, aos sistemas contábeis relevantes, resultando em um sistema de processamento de faturas econômico, com gestão de documentos aprimorada.

Por que o IDP é importante?

Além de apenas digitalizar documentos, o IDP é um poderoso catalisador para a modernização. À medida que informações comerciais importantes aumentam em volume e complexidade, o processamento manual de documentos não é mais uma opção viável; ele leva a erros dispendiosos e gargalos no fluxo de trabalho que podem interromper as operações.

A implementação do IDP contorna esses desafios, possibilitando um processamento de documentos rápido, aprimorado e econômico.

Veja as faturas, por exemplo: o IDP resolve as ineficiências do manuseio manual de faturas em papel, pois as informações essenciais, como números de ordens de compra e nomes de fornecedores, são extraídas e convertidas em um formato digital, acelerando o processo de entrada de dados.

Esse fluxo de trabalho automatizado se integra, sem dificuldades, aos sistemas contábeis relevantes, resultando em um sistema de processamento de faturas econômico, com recursos aprimorados de gestão de documentos.

De acordo com a Bain and Company, os executivos descobriram que os membros da equipe podem realizar um trabalho de maior valor com a automação em seu fluxo de trabalho. Esse mesmo relatório sugere um aumento de 45% na flexibilidade da equipe após a implementação, além de alguns outros benefícios para seus resultados. 

Além disso, o IDP também atua como um diferencial competitivo, transformando dados brutos em inteligência empresarial crítica, que estimula maior inovação e crescimento.

Com esses pontos fortes em mente, é fácil entender por que muitas organizações estão começando a priorizar o IDP em seus esforços de otimização de processos — e por que você também deveria fazê-lo.

Quais são os benefícios do IDP?

As soluções modernas de IDP são um divisor de águas (mesmo quando comparadas às ofertas de IDP legadas) para qualquer empresa com processos com muitos documentos. Elas trazem benefícios comerciais tangíveis como:

Melhor eficiência e precisão

O IDP minimiza os erros humanos comumente associados ao processamento manual ao capturar dados de forma confiável para resultados aprimorados. A automação de tarefas baseada em documentos também otimiza fluxos de trabalho e reduz o tempo dos ciclos de negócios, aumentando a eficiência em toda a empresa.

Economia de tempo e custos

Otimizar os processos rotineiros de back-office por meio da implantação de técnicas de extração baseadas em IA pode economizar às empresas de 30 a 40% das horas e 20% dos custos operacionais normalmente gastos no processamento de documentos.

Tomada de decisões mais rápida e poderosa

Aproveite informações valiosas baseadas em dados para apoiar decisões comerciais rápidas e estratégicas que utilizam as tendências emergentes ou obtêm uma vantagem competitiva.

Maior produtividade dos funcionários

Como o IDP dispensa seus funcionários do trabalho manual de entrada, agora eles podem se concentrar em iniciativas estratégicas de maior valor.

Atendimento ao cliente aprimorado

O IDP capacita sua equipe a oferecer experiências excepcionais aos clientes, reduzindo drasticamente os tempos de resposta às consultas. Os dados extraídos também oferecem uma abordagem personalizada para atender às necessidades individuais dos clientes.

Compliance e gerenciamento de riscos

Os recursos automatizados de classificação de documentos do IDP fortalecem os esforços de compliance e governança de dados, garantindo que os registros sejam gerenciados e retidos de acordo com as políticas regulatórias apropriadas.

Segurança de dados

Proteja os dados confidenciais reduzindo o toque humano e com medidas de segurança integradas robustas, como criptografia de dados e controles de acesso, que cumprem os padrões globais de privacidade e segurança de dados.

Uma plataforma configurável e escalável

As soluções IDP podem variar em recursos, mas as plataformas ideais são versáteis (em vez de soluções fixas, com fio e pró-código) e podem ser personalizadas para atender a uma ampla variedade de aplicações do setor. Sua arquitetura escalável também acomoda volumes crescentes de documentos sem comprometer o desempenho.

Integração perfeita

Projetado para se integrar perfeitamente aos aplicativos corporativos existentes, como plataformas de ERP e CRM, o IDP une silos de conteúdo para oferecer suporte a uma colaboração interfuncional eficaz.

Leia mais: O que você pode fazer com o Hyland IDP?

5 casos de uso comuns para IDP

Devido à sua natureza ágil e versátil, o IDP oferece uma solução independente do setor para processamento de dados. Confira abaixo algumas de suas aplicações comuns:

• Seguros: as seguradoras implantam o IDP para automatizar o ciclo de sinistros, agilizar os tempos de resposta e otimizar o processo de subscrição. A IA de aprendizado contínuo do software também analisa padrões de dados para detectar atividades fraudulentas.

• Saúde: o IDP reduz a carga administrativa dos médicos ao simplificar o processamento de registros de pacientes, imagens médicas e resultados laboratoriais. O IDP também extrai informações valiosas desses conjuntos de dados, para permitir uma visão unificada do paciente e obter melhores resultados.

• Serviços financeiros: em setores altamente regulamentados, como bancos comerciais, o IDP extrai e valida com precisão os dados do cliente para solicitações de empréstimos, aberturas de contas e verificações KYC (Know Your Customer).

• Contas a pagar: o software baseado em IA do IDP acelera as aprovações de faturas, garantindo pagamentos pontuais que permitem à sua equipe obter descontos por pagamento antecipado. Seus recursos de análise preditiva também oferecem uma perspectiva geral para o gerenciamento otimizado do fluxo de caixa.

• Recursos humanos: a capacidade do IDP de reconhecer texto e sintaxe complexos o torna ideal para lidar com as responsabilidades baseadas em conteúdo do RH, do recrutamento ao gerenciamento de desempenho. Ele simplifica esses processos ao ingerir grandes quantidades de documentos e extraí-los e armazená-los automaticamente para aplicações futuras.
  

> Leia mais: 20 casos de uso de processamento inteligente de documentos (IDP)

Escolhendo o software IDP certo para sua organização

Com várias ofertas de IDP disponíveis no mercado, pode ser difícil selecionar uma para sua empresa. É importante considerar como o IDP pode atender às suas necessidades organizacionais específicas e se ele tem as funcionalidades certas para apoiá-las.

Aqui estão algumas características que você deve procurar ao avaliar opções:

Qual é seu grau de precisão?

A maioria das soluções IDP tem uma taxa de precisão que varia de 80% a 99%. Pergunte ao fornecedor qual é a precisão do mecanismo impulsionado por IA da solução ao extrair, classificar e verificar tipos de documentos complexos, incluindo formatos estruturados e não estruturados.

Ele entrega resultados consistentemente?

Avalie o grau de confiabilidade da solução para lidar com um ingresso de documentos e, ao mesmo tempo, garantir a qualidade da saída.

É escalável para atender às suas necessidades?

Procure uma opção configurável que permita que até mesmo usuários não técnicos ampliem os recursos da plataforma com ferramentas com pouco ou nenhum código para acomodar as necessidades da empresa comerciais em expansão.

É fácil de usar?

A solução deve ter uma interface de usuário intuitiva, baseada na web, que seja fácil de usar e se integre perfeitamente aos aplicativos de negócios existentes.

Quais são suas políticas de governança de dados?

A governança da informação é uma alta prioridade para muitas empresas. Certifique-se de que a solução tenha políticas robustas de registro de dados e retenção de documentos estruturados para fins de compliance e auditoria.

O quanto seu modelo de treinamento é eficaz?

As soluções IDP operam em um modelo de inteligência integrado que pode aprender, melhorar e se treinar com o tempo. Certifique-se de compreender a extensão de seus recursos e limitações baseados em IA e a eficácia com que ele pode incorporar informações humanas.

Você tem acesso a suporte técnico?

O fornecedor também deve fornecer acesso a treinamento técnico abrangente e suporte especializado, conforme a necessidade.