O que é um workflow e por que ele é importante?

O que é um workflow?

Um workflow é um conjunto de etapas necessárias para atingir os objetivos de negócios e é traçado visualmente por meio de diagramas e gráficos. Os workflows são usados em todas as empresas para operar de forma mais transparente, eficaz e com um ROI mais rápido.

Os três componentes de um workflow

Existem diferentes tipos de workflow de acordo com as funções de negócios e seus respectivos objetivos finais. No entanto, três componentes essenciais devem fazer parte de todo bom workflow. São eles:

• Entrada: o início de um workflow, que envolve recursos (documentos, formulários etc.), ferramentas ou funcionários essenciais para concluir as etapas desse processo.
• Transformação: todas as ações que são acionadas a partir da entrada e mudanças que levam à saída.
• Saída: o resultado da transformação. Como alternativa, a saída pode servir como entrada para a próxima etapa nos próximos workflows.

Tipos de workflows

Dependendo de quão complexos são, os workflows podem ser categorizados em três categorias principais. São workflows sequenciais, de máquina de estado e orientados por regras.

• Os workflows sequenciais são baseados em gráficos, e a conclusão de uma tarefa de negócios específica depende da etapa anterior.
• Os workflows de máquina de estado podem ir e voltar entre as etapas do workflow — e são frequentemente vistos em processos que envolvem muitas partes interessadas ou dependem de feedback dos principais tomadores de decisões.
• Os workflows orientados por regras são executados com base em workflows sequenciais com ferramentas variadas e complexas para determinar o sucesso.

Diferenças entre workflows, processos e listas de verificação

Um workflow é uma série de etapas mapeadas e repetíveis que precisam ser executadas para concluir uma tarefa. Os processos descrevem como os workflows e procedimentos específicos funcionam para alcançar objetivos de negócios maiores, enquanto as listas de verificação são apenas um breve resumo das tarefas a serem realizadas. 

A diferença entre um workflow automatizado e manual

Em um workflow manual, cada etapa só pode progredir com o envolvimento humano. Workflows automatizados usam tecnologia de automação de processos para atribuir tarefas e encaminhar documentos. Os workflows automatizados são mais rápidos e precisos do que os manuais. Eles também utilizam a tecnologia de automação de processos para atribuir tarefas e encaminhar documentos com mais velocidade — minimizando a necessidade de etapas manuais e repetitivas que atrapalham os processos.

Exemplos de workflows entre funções e organizações

Os workflows capacitam decisões precisas e mais rápidas entre departamentos e funções de negócios. Nas operações cotidianas, eles são realizados para simplificar processos como:

Integração de novos funcionários e RH

Atividades administrativas manuais e repetitivas podem reduzir qualquer departamento de RH a processos frustrantes de correr atrás de papéis e alternar entre sistemas. Com a ajuda da automação do workflow — o RH pode simplificar:

• Integração de novos funcionários
• Treinamento de novos recrutas
• Aprovação ou rejeição de pedidos de licença anuais
• Gerenciamento de reclamações de assédio
• Investigação de incidentes de segurança
• Simplificação do reconhecimento de documentos do funcionário

Solicitações de serviço de TI

Quando se trata de facilitar o trabalho de suas equipes de TI, um sistema de workflow conectado permite que eles resolvam problemas ou implementem atualizações mais rapidamente com uma visão completa de todas as informações cruciais necessárias.

Contas a pagar (CP)

Está ficando cada vez mais caro processar faturas em papel, e o custo se multiplica quando você inclui a entrada manual de dados. Workflows de fatura automatizados, no entanto, fornecem informações precisas às mãos das partes interessadas certas em uma empresa — para revisões e aprovações mais rápidas antes que os dados confirmados sejam publicados nos respectivos sistemas financeiros. Específico para a jornada de contas a pagar, a implantação de workflows pode:

• Padronizar os processos de contas a pagar em uma empresa para eliminar a confusão
• Não precisar mais de papel com ferramentas eletrônicas de captura de dados
• Minimizar atrasos e permitir um acesso mais rápido às informações

O que são fluxogramas e como eles são criados?

Os fluxogramas (também chamados de diagramas de workflow) são representações gráficas das etapas sequenciais que devem ser executadas para concluir uma tarefa com êxito, acompanhadas de detalhes do que deve ocorrer e em qual sequência.

Como é um fluxograma?

As práticas recomendadas ao criar um fluxograma incluem:

1. Restringir o primeiro acionador do workflow, seguido pela aparência de uma tarefa concluída com êxito.
2. Ramificar seu primeiro “acionamento” e mapear cada etapa subsequente do início ao fim de uma tarefa.
3. Identificar e descrever os recursos necessários. Eles podem vir na forma de documentos, funcionários responsáveis ou tomadores de decisões importantes que vão acelerar os processos.
4. Executar este workflow. Para uma conclusão mais rápida, identifique possíveis gargalos no workflow e alternativas de interrupção, se ocorrerem, para garantir que os processos continuem.
5. Introduzir a automação em seu workflow para aumentar a produtividade e eliminar os riscos de entradas manuais propensas a erros.

O que é um sistema de gerenciamento de workflow e como ele funciona?

O gerenciamento de workflow automatiza os processos, compartilhando o trabalho de forma eficiente entre os funcionários e combinando-os com a melhor tarefa para suas respectivas habilidades e funções de trabalho. 

Em um ambiente de admissão de ensino superior , por exemplo, isso significaria que, depois que uma inscrição para a faculdade fosse colocada em um software de automação de workflow, ela seria encaminhada eletronicamente para o funcionário certo. Isso pode ser baseado na carga horária, especialização ou qualquer outro fator decidido pela universidade.

Material de apoio, como transcrições e redações, poderia ser anexado e facilmente recuperado, o que liberaria a equipe das tarefas menos importantes como caçar documentação em papel solta.

Assim que concluírem o trabalho, a tarefa é encaminhada automaticamente para o próximo funcionário.

Quais são os benefícios de um sistema de gerenciamento de workflow?

Os sistemas de gerenciamento de workflow beneficiam as organizações que são desafiadas com:

• Os funcionários gastando muito tempo procurando documentos 
• Alguns funcionários sobrecarregados de trabalho, enquanto outros estão ociosos 
• Tomadores de decisões ocupados causando gargalos no processo
• Os funcionários escolhem a dedo o trabalho (mais interessante, mais valioso para eles etc.) em detrimento dos objetivos corporativos

Um sistema de gerenciamento de workflow resolve os desafios acima — com ferramentas ágeis que suportam rotas mais rápidas para documentos, processos eficientes e envolvimento manual mínimo. Eles podem resultar em:

Redução de riscos na gestão de projetos

Workflows eficientes garantem que os atrasos no cronograma sejam reduzidos ao mínimo. As empresas também minimizam as perdas de produtividade decorrentes da falta de um local centralizado para armazenar, compartilhar e acessar os documentos necessários para o andamento do workflow.

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Mais responsabilidade com definições de funções mais claras

Com um workflow visível, fica mais fácil para os membros da equipe verem quem está no comando (ou apenas envolvido) em sequências específicas — para que não haja confusão sobre as responsabilidades das tarefas e quando concluí-las.

Monitoramento transparente de todas as missões críticas

Cada estágio crucial do workflow pode ser examinado instantaneamente para garantir que não haja problemas que impeçam a conclusão das equipes. Isso beneficiará muito os gerentes de projeto quando eles precisarem avaliar a fluidez do procedimento do início ao fim.

Conformidade regulatória sólida

Trilhas sólidas de workflow descrevem cada etapa, mostrando como as metas são alcançadas, apoiando os esforços de conformidade e permitindo uma linha transparente de responsabilidade entre as organizações.

Experiências de atendimento ao cliente de alto nível

As organizações que implementam a automação do workflow podem liberar seus funcionários para se concentrarem em tarefas de maior valor, como oferecer melhores experiências ao cliente.