Indiana State University
A renomada universidade utiliza o Hyland Automate para modernizar coleções de formulários, aprimorar a eficiência operacional e melhorar as experiências dos alunos.
Destaques da história
Sobre a Indiana State University: Uma renomada universidade pública comprometida com a modernização das operações do campus e o aprimoramento das experiências de estudantes e funcionários.
Produto da Hyland: Hyland Automate, Hyland Perceptive Content
Principais conquistas:
- Revolucionou as operações de auxílio financeiro com formulários dinâmicos que apresentam assinaturas digitais e exibições de campos condicionais que se adaptam em tempo real
- Eliminou as limitações do sistema legado ao substituir documentos estáticos por soluções escaláveis e nativas da nuvem que se integram perfeitamente à infraestrutura existente
- Eficiência operacional aprimorada em todos os departamentos com fluxos de trabalho simplificados e processos automatizados de ponta a ponta
- Posicionou a universidade para a expansão de toda a organização, além do auxílio financeiro, para o departamento financeiro e outros departamentos
- Proporcionou uma experiência de usuário aprimorada para alunos, pais e funcionários por meio de uma tecnologia de formulário intuitiva e responsiva
O desafio
A Indiana State University (ISU) frequentemente dependia de suporte de terceiros para cumprir seu compromisso de modernizar as operações do campus e atender melhor a seus alunos e funcionários. No entanto, essa abordagem pode resultar em mais atrasos do que ganhos de eficiência. A universidade necessitava de segurança e funcionalidades atualizadas, resultando em correções rápidas e atualizações mais frequentes, que eram demoradas e frustrantes para os usuários. Os dados de auxílio financeiro dos alunos (inseridos por meio de uma solução de formulários legados e validados pelos pais ou responsáveis dos alunos) existiam como documentos estáticos, limitando sua usabilidade além da coleta.
A universidade necessitava de uma solução escalável que pudesse ser facilmente implementada e integrada aos seus sistemas existentes para automatizar e facilitar fluxos de trabalho contínuos de ponta a ponta.
Nosso sistema anterior estava nos impedindo de avançar. A natureza estática dos formulários e os desafios de integração com nosso SIS criavam barreiras significativas, especialmente em um ambiente dinâmico como o de auxílio financeiro. Sabíamos que precisávamos de uma solução mais dinâmica que pudesse crescer conosco.
— Julie Cuffle, Gerente de Sistemas de Candidaturas, Indiana State University
A solução
Para enfrentar esses desafios, a ISU procurou um sistema que pudesse oferecer formulários dinâmicos e responsivos, bem como integrações sem falhas com a infraestrutura existente. Como a ISU já utilizava e confiava no Perceptive Content, a universidade escolheu o Automate por sua implantação nativa em nuvem e suas capacidades de integração.
A arquitetura nativa da nuvem do Automate proporcionou acessibilidade e escalabilidade, e sua capacidade de se integrar perfeitamente com o Perceptive Content permitiu uma abordagem unificada para a gestão de conteúdo — essencial para otimizar/simplificar as operações da universidade. Julie Cuffle, Gerente de Sistemas de Candidaturas da ISU, afirmou: “O Hyland Automate destacou-se como a solução ideal, pois não apenas ofereceu uma integração perfeita com nossos sistemas existentes, mas também proporcionou a flexibilidade e o suporte necessários para modernizar nossos processos.”
O Automate também permite que os usuários criem formulários dinâmicos com opções de assinatura digital. Os campos condicionais exibem formulários que se adaptam em tempo real com base na entrada do usuário, otimizando ainda mais o processo para os candidatos.
Com acesso ao suporte direto da equipe da Hyland (um serviço disponível com cada investimento no Automate), a ISU conseguiu superar os obstáculos de adoção sem dificuldades, promovendo escalabilidade e confiabilidade em seu novo sistema e facilitando a confiança na parceria com a Hyland.
Use IA para criar, implementar e gerenciar automações centradas em conteúdo
O Hyland Automate aproveita a IA para impulsionar a automação de processos agênticos e a orquestração, permitindo simplificar processos complexos, reduzir tarefas manuais e aumentar a eficiência operacional.
Com o Automate, é fácil integrar-se a seus sistemas centrais de negócios e transformar a forma como você gerencia conteúdo digital e fluxos de trabalho.
Veja o que você pode fazer com o AutomateA diferença
Eficiência em escala
A transição para o Automate revolucionou as operações na ISU possibilitando formulários dinâmicos com assinaturas digitais, melhorando consideravelmente a experiência do usuário e aumentando a eficiência no departamento de auxílio financeiro.
“O Hyland Automate transformou a forma como gerenciamos formulários e processos,” declarou Carol Wiemuth, analista e programadora da ISU. “Tivemos melhorias na eficiência e isso é só o começo. "Estamos ansiosos para utilizar o Automate em outros departamentos no futuro”.
Resolvendo desafios legados
O Automate aborda desafios consideráveis relacionados à solução de formulários legados da ISU, incluindo suporte, funcionalidade e integração.
Sistemas legados frequentemente carecem de flexibilidade, com usuários incapazes de adaptar facilmente os campos com base na entrada, resultando em ineficiências e taxas de erro mais elevadas.
A Automate estabelece a base para uma maior versatilidade e personalização.
"As exibições de campos condicionais melhoraram consideravelmente nossos fluxos de trabalho", afirmou Wiemuth. Agora os formulários podem se alterar dinamicamente com base nas respostas dos usuários, algo que não era possível anteriormente. Isso deixou todo o processo mais suave e eficiente".
Ao se integrar perfeitamente com diversos aplicativos de linha de negócios, o Automate possibilita que as organizações completem integralmente os ciclos de processos.
Aplicabilidade em toda a organização
Preparando-se para o futuro, a ISU pretende expandir o uso do Automate para funções além da assistência financeira. A universidade pretende integrar completamente o departamento financeiro e simplificar os fluxos de trabalho em toda a instituição para melhorar a conectividade e a operabilidade, garantindo uma abordagem mais dinâmica e responsiva aos formulários e processos.
